ngân sách nhà nước qua Kho bạc nhà nước Ba Vì
4.2.2.1. Hoàn thiện về hồ sơ, mẫu biểu và chứng từ kiểm soát chi
Một là, đối với tài liệu cơ sở của dự án: công tác đền bù GPMB thƣờng xuyên là một trong những cản trở lớn nhất đối với quá trình triển khai thực hiện dự án. Trong thực tế nhiều dự án tạm ứng vốn nhƣng chƣa có mặt bằng để thi công, dẫn đến tồn đọng một lƣợng vốn khá lớn trong thi công xây dựng. Hơn nữa, việc chậm thi công, không có khối lƣợng hoàn thành của các dự án phần lớn do vƣớng mắc về công tác đền bù GPMB. Để khắc phục tồn tại này, trong quá trình kiểm soát tạm ứng, thanh toán chi phí xây dựng chủ đầu tƣ phải gửi đến KBNN biên bản bàn giao mặt bằng thi công xây dựng.
Hai là, kiểm soát chi vốn mua sắm hàng hóa, thiết bị trong các dự án đầu tƣ: KBNN căn cứ vào biên bản nghiệm thu mua sắm hàng hóa, thiết bị và hợp đồng mua sắm thiết bị giữa chủ đầu tƣ và nhà thầu để thanh toán cho đơn vị thụ hƣởng.
Ba là, mở tài khoản và ghi chép chứng từ kế toán áp dụng TABMIS: Việc mở và sử dụng tài khoản của Kho bạc hiện nay là chƣa mang tính chuyên nghiệp, vì vậy khi thanh toán khách hàng thƣờng bị lúng túng về phƣơng pháp ghi chép tài khoản do đó dễ sai sót khách hàng phải lập lại chứng từ nhiều lần, kéo dài thời gian thanh
86
toán. Vì vậy, KBNN cần phải mã hóa và hƣớng dẫn việc ghi chép tài khoản trên chứng từ sao cho thuận lợi, đơn giản, dê viết mà chủ đầu tƣ không phụ thuộc quá nhiều vòa các loại mã hiệu do KBNN đặt ra. Theo đó, học viên xin đề xuất nhƣ sau:
- KBNN cần hƣớng dẫn và thông báo thống nhất tài khoản chuẩn cho khách hàng giao dịch. Khi chủ đầu tƣ mở tài khoản, KBNN chỉ thông báo cho khách hàng một tài khoản chính, khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán hoặc tạm ứng, cán bộ kê toán của KBNN hạch toán và ghi chép vào ô “dành cho KBNN ghi” đúng nội dung phát sinh; đối với nguồn ứng trƣớc cán bộ kiểm soát ghi rõ nguồn vốn ứng trƣớc cùng với niên độ kế hoạch, cán bộ kế toán nhận dang nguồn vốn và ô tạm ứng hoặc thanh toán để ghi chép và hạch toán nhận dạng tài khoản (ứng trƣớc có khối lƣợng hoặc ứng trƣớc chƣa có khối lƣợng)
- Để tránh trƣờng hợp phải qua nhiều bƣớc trung gian, việc mở tài khoản nên giao cho phòng (bộ phận) kế toán trực tiếp nhận và giải quyết mở tài khoản cho khách hàng. Bốn là, sắp xếp lƣu trữ hồ sơ chứng từ thanh toán: Để thuận tiện trong quá trình kiểm soát thanh toán từng lần cũng nhƣ việc tra cứu hồ sơ tài liệu lƣu trữ, KBNN cần có văn bản hƣớng dãn việc sắp xếp hồ sơ tài liệu trong lƣu trữ. Hiện nay, mỗi địa phƣơng, mỗi cán bộ chuyên quản theo kinh nghiệm kiểm soát chi tự đặt ra cho mình một kiểu sắp xếp riêng nên quá trình kiểm soát, kiểm tra, tra cứu, lƣu trữ gặp không ít khó khăn. Vì vậy, theo trình tự tần suất xuất hiện hồ sơ chứng từ và theo thời gian, học viên đề xuất công tác lƣu trữ hồ sơ, chứng từ của dự án:
Nhóm hồ sơ pháp lý, đƣợc xếp theo trình tự:
- Quyết định phê duyệt quyết toán công trình hoàn thành (nếu có) - Quyết định phê duyệt dự toán thiết kế bản vẽ thi công
- Quyết định phê duyệt Dự án đầu tƣ xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tể-kỹ thuật), các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
- Văn bản phê duyệt kết quả đấu thầu xây dựng, thiết bị; - Hợp đồng xây dựng, thiết bị giữa chủ đầu tƣ và nhà thầu;
87
tài liệu chính của dự án nên xếp cùng hồ sơ pháp lý)
- Giấy chứng nhận mã ĐVSDNS (hoặc mã dự án đầu tƣ XDCB); - Các loại chứng từ khác có liên quan (nếu có)
- Tập dự án đầu tƣ xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế- kỹ thuật), tập tổng dự toán, dự toán.
Nhóm chứng từ phát sinh sắp xếp theo từng hạng mục, tiểu mục và theo trình tự thời gian phát sinh, chứng từ nào phát sinh sau thì đƣợc xếp ở trên. Thứ tự của chứng từ sẽ là: Giấy rút vốn đầu tƣ hoặc giấy rút dự toán ngân sách; Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ; tờ trình lãnh đạo ý kiến, đề xuất; phụ lục 03a; Các quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, hợp đồng kinh tế các khoản chi phí tƣ vấn và chi phí khác lƣu theo chứng từ phát sinh.
4.2.2.2. Áp dụng công nghệ tin học vào công tác kiểm soát chi đầu tư XDCB từ NSNN qua KBNN Ba Vì
a. Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ tin học
Quản lý và ứng dụng công nghệ tin học trong hoạt động Kho bạc Nhà nƣớc đang là yêu cầu bức thiết theo chức năng nhiệm vụ của Kho bạc nhằm thực hiện mục tiêu chiến lƣợc phát triển Kho bạc Nhà nƣớc đến 2010 và định hƣớng 2020.
Việc ứng dụng công nghệ tin học trong kiểm soát TTVĐT là rất quan trọng và hiệu quả mang lại là rất rõ ràng. Chƣơng trình đã theo dõi đƣợc cả đời dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ đến khi thực hiện dự án, theo dõi đƣợc Tổng mức đầu tƣ, Tổng dự toán và toàn bộ quá trình thanh toán cho các hạng mục của dự án, từng lần tạm ứng và thanh toán...
Hiện này KBNN đang triển khai một dự án lớn mang tầm vóc quốc gia về công nghệ thông tin là dự án TABMIS.
TABMIS bao gồm rất nhiều quy trình trong đó phân công nhiệm vụ công việc rất rõ ràng, rành mạch. Trong đó, công tác nhập dự toán XDCB NSTW và dự toán ngân sách xã do KBNN đảm nhận; cơ quan Tài chính nhập dự toán các nguồn còn lại. KBNN thực hiện cấp phát trên số liệu dự toán đã đƣợc nhập vào hệ thống.
88
trình TABMIS đi vào hoạt động trên phạm vi cả nƣớc, sẽ thay đổi một số quy trình nghiệp vụ tại KBNN, trong đó có quy trình kiểm soát chi tại KBNN, việc kiểm soát chi vốn đầu tƣ cho dự án sẽ gắn liền với cam kết chi trả của chính phủ, điều này khiến cho việc điều hành NSNN đƣợc hiệu quả hơn, khắc phục đƣợc hiện tƣợng nợ đọng trong XDCB, đồng thời đáp ứng yêu cầu của công tác thông tin báo cáo; công tác kiểm soát chi NSNN sẽ có một bƣớc tiến đáng kể trong việc gộp các loại vốn với nhau, thuận tiện cho cán bộ trực tiếp làm nghiệp vụ kiểm soát thanh toán. Thông tin của các dự án minh bạch hơn cũng sẽ góp phần giảm thiểu thất thoát lãng phí trong thanh toán.
Bên cạnh đó, việc lập báo cáo XDCB tử ĐTKB-LAN còn rất nhiều hạn chế. Vì vậy, cần sớm phải xây dựng một chƣơng trình hỗ trợ khai thác báo cáo các nguồn vốn XDCB NSNN từ hệ thống dữ liệu TABMIS tại các địa phƣơng. Có nhƣ vậy mới tạo điều kiện thuận lợi trong công tác tổng hợp toàn quốc cũng nhƣ phục vụ kịp thời số liệu cho các cấp.
b. Nâng cấp chƣơng trình kiểm soát chi NSNN về đầu tƣ XDCB
Để phục vụ công tác kiểm soát chi, kiến nghị chƣơng trình kiểm soát chi NSNN về đầu tƣ XDCB phải hoàn thiện theo hƣớng sau:
Một là, phải quản lý chi tiết đến từng dự án và đƣợc kết nối từ phòng thanh toán vốn đầu tƣ đến phòng kế toán để đảm bảo việc đối chiếu số liệu giữa các phòng trên.
Hai là, phải có cơ sở dữ liệu dùng chung để từ đó có thể kết xuất ra các báo cáo phục vụ công tác tra cứu liên quan đến việc kiểm soát chi, cũng nhƣ phục vụ công tác thông tin báo cáo thƣờng định kỳ và báo cáo quyết toán vốn đầu tƣ XDCB hàng năm theo quy định ( vì các mẫu biểu này có thể thay đổi theo quy định với từng thời điểm).
Ba là, đảm bảo kết nối giữa cơ quan KBNN và cơ quan Tài chính đẻ kịp thời ập nhật số liệu về nguồn vốn cũng nhƣ số chi vốn đầu tƣ, phục vụ mục tiêu điều hành của các cấp thẩm quyền nhằm nâng cao hiệu quả của nguồn vốn đầu tƣ XDCB
89