góp phần thu hồi tiền về cho NSNN. Theo quy định tại Thông tƣ số 130/2007/TT- BTC ngày 02/11/2007 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điểm của thông tƣ số 27/2007/TT-BTC ngày 03/4/2007 của Bộ Tài chính và hiện nay là Thông tƣ số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn về quản lý, thanh toán vốn đầu tƣ và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ thuộc nguồn vốn NSNN thì KBNN thực hiện kiểm soát hồ sơ đề nghị thanh toán của CĐT theo điều khoản thanh toán trong hợp đồng. CĐT tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lƣợng thực hiện, định mức, đơn giá, dự toán các loại công việc, chất lƣợng công trình; KBNN không chịu trách nhiệm về vấn đề này. Tuy nhiên, trong quá trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ XDCB, KBNN Ba Vì đã từ chối thanh toán và yêu cầu CĐT hoàn thiện hàng trăm hồ sơ, chứng từ thanh toán chƣa đúng quy định, trong đó hồ sơ, thủ tục thanh toán.
3.3.2. Hạn chế trong công tác kiểm soát chi vốn đầu tư XDCB từ NSNN qua KBNN Ba Vì KBNN Ba Vì
Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc nhƣ đã nêu ở trên, từ thực tế trong quá trình kiểm soát chi vốn đầu tƣ tại KBNN Ba Vì đã bộc lộ những hạn chế liên quan trực tiếp tới quá trình kiểm soát thanh toán của hệ thống KBNN Ba Vì từ việc cải cách thủ tục hành chính trong giải quyết thanh toán vốn đầu tƣ, đến quy trình thanh toán vốn, luân chuyển chứng từ kế toán… nếu không đƣợc sửa đổi, hoàn thiện sẽ ảnh hƣởng không nhỏ tới việc thực hiện nhiệm vụ của KBNN Ba Vì và là kẽ hở mà từ đó Chủ đầu tƣ, nhà thầu…lợi dụng làm thất thoát, lãng phí trong việc sử dụng vốn đầu tƣ XDCB từ NSNN, đó là:
68
3.3.2.1. Về Bộ máy kiểm soát chi đầu tư xây dựng cơ bản
Cơ cấu tổ chƣ́c , phân cấp kiểm soát chi đầu tƣ XDCB chƣa hợp lý : Các cán bô ̣ ta ̣i phòng Tổng hợp KBNN huyện , ngoài công tác kiểm soát chi đầu tƣ XDCB còn kiêm nhiệm các công việc khác nhƣ văn thƣ , hành chính. Trong công tác kiểm soát chi đầu tƣ XDCB thì việc kiểm soát thanh toán cho một hồ sơ , chƣ́ng tƣ̀ với giá trị vài triệu đồng cũng giống với việc kiểm soát thanh toán cho một hồ sơ giá trị vài tỷ, vài chục tỷ về số lƣơ ̣ng hồ sơ , nô ̣i dung kiểm soát và quy trình luân chuyển hồ sơ, chƣ́ng tƣ̀. Lƣợng vốn ngân sách quâ ̣n thấp nhƣng số lƣợng dƣ̣ án la ̣i nhiều do đó với số lƣợng cán bô ̣ ta ̣i các KBNN huyện nhƣ hiê ̣n nay thì thời gian để cán bô ̣ thƣ̣c hiê ̣n công tác kiểm soát chi đầu tƣ XDCB đảm bảo đúng quy đi ̣nh đã khó , nhất là vào thời điểm cuối quý , cuối năm do đó không thể có thời gian để cán bô ̣ ho ̣c tâ ̣p , nghiên cƣ́u văn bản chế đô ̣ , nâng cao nghiê ̣p vu ̣ chuyên môn, dẫn đến chất lƣợng công tác kiểm soát chi đầu tƣ XDCB thấp.
3.3.2.2. Về công cụ kiểm soát chi :
- Về ứng dụng công nghệ thông tin: Hiện nay, hệ thống KBNN nói chung và KBNN Ba Vì đang ứng dụng các phần mềm tin học: ĐTKB-Lan; THBC; ĐT- TAB để phục vụ cho công tác kiểm soát chi vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản. Việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, kiểm soát chi vốn đầu tƣ XDCB sẽ giúp cho cán bộ kiểm soát chi lƣu trữ và tra cứu nhanh các thông tin cần thiết của dự án để phục vụ công tác kiểm soát. Tuy nhiên hiện nay có phần mềm ĐTKB-Lan chạy trên mạng nội bộ từng đơn vị Kho bạc trong thành phố, việc quản lý hồ sơ dự án, chứng từ, thông tin về khách hàng chƣa đƣợc đầy đủ, đồng nhất trong việc trao đổi thông tin trong toàn hệ thống. Phần mềm THBC chỉ dùng để kết xuất báo cáo theo yêu cầu quản lý. Phần mềm ĐT-TAB quản lý các nguồn vốn trái phiếu Chính phủ.
Hệ thống các ứng dụng công nghệ thông tin của KBNN còn ở mức thấp, còn nhiều hạn chế, chủ yếu nhập hồ sơ, tài liệu, chứng từ thanh toán phục vụ cho công tác kiểm soát số dƣ của dự toán, giá hợp đồng và kế hoạch vốn đầu tƣ; không theo dõi, quản lý, kiểm soát đƣợc khối lƣợng đã thanh toán hay chƣa, đơn giá đã đúng,
69
sai, điều chỉnh thế nào; Giai đoạn thanh toán khối lƣợng đến đâu, .... Nhiều tác nghiệp của cán bộ kiểm soát chi không kết xuất đƣợc trên phần mềm ứng dụng, mà phải thực hiện theo hình thức thủ công nhƣ báo cáo kết quả kiểm soát thanh toán, tất toán dự án, quyết toán vốn đầu tƣ hàng năm, tình hình giao nhận tài liệu, ...
3.3.2.3. Về thực hiện quy trình kiểm soát chi
a. Cơ chế một cửa trong kiểm soát chi đầu tƣ XDCB
Qua thời gian triển khai kiểm soát chi theo phƣơng thức giao dịch một cửa tại hệ thống KBNN Ba Vì nhằm mục đích công khai, minh bạch, rõ ràng và thuận tiện cho các tổ chức và cá nhân đến giao dịch tại KBNN. Phƣơng thức giao dịch này đã bộc lộ một số hạn chế nhƣ sau:
Quy trình theo cơ chế “mô ̣t cƣ̉a” này đã làm tăng thêm đầu mối trong tiếp nhâ ̣n, xƣ̉ lý hồ sơ chƣ́ng tƣ̀ , tăng thêm khối lƣợng công vi ệc và thời gian giải quyết hồ sơ phải thƣ̣c hiê ̣n thêm bƣớc giao nhâ ̣n hồ sơ giƣ̃a các bô ̣ phâ ̣n , ảnh hƣởng đến thời gian kiểm soát của cán bô ̣ nghiê ̣p vu ̣ . Trình độ năng lực của cán bộ tại bộ phận giao di ̣ch mô ̣t cƣ̉a còn có h ạn chế nhất định và chƣa đồng đều . Tại đây cán bộ kiểm soát chi đầu tƣ XDCB chỉ có 3 cán bộ trong khi đó khối lƣợng công việc nhiều , do đó không thể bố trí cán bô ̣ tách thanh hai bô ̣ phâ ̣n là bô ̣ phâ ̣n mô ̣t cƣ̉a và bô ̣ phâ ̣n x ử lý nghiệp vụ . Nhiều khách hàng không đến nhâ ̣n kết quả đúng he ̣n nên ta ̣i bô ̣ phâ ̣n giao di ̣ch “mô ̣t cƣ̉a” phải quản lý mô ̣t lƣợng chƣ́ng tƣ̀ tồn đo ̣ng khá lớn . Hơn nƣ̃a, đă ̣c điểm XDCB là tính đơn chiếc của sản phẩm do đó mỗi mô ̣t dƣ̣ án, công trình la ̣i có đặc điểm khác nhau , hồ sơ, thủ tục và tiến độ của mỗi một dự án khác nhau , vì vâ ̣y nhất thiết phải có cán bô ̣ chuyên quản của tƣ̀ng da ̣ án . Cán bộ chuyên quản phải nắm rõ tình hình triển k hai thƣ̣c hiê ̣n của tƣ̀ng dƣ̣ án ta ̣i tƣ̀ng chủ đầu tƣ , thƣ̣c hiê ̣n kiểm tra tiến đô ̣, kiểm tra sƣ̉ du ̣ng vốn của chủ đầu tƣ , đôn đốc, hƣớng dẫn chủ đầu tƣ thƣ̣c hiê ̣n thanh toán , quyết toán dƣ̣ án hoàn thành , đối chiếu số liê ̣u , phối hợp theo yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền… Do đó , khi tách riêng cán bô ̣ giao dịch “một cửa” và cán bộ xử lý nghiệp vụ thì phát sinh một vấn đề là khi khách hàng giao nhận hồ sơ thanh toán qua cán bộ giao dịch “m ột cửa” của KBNN thì cán bô ̣ giao di ̣ch của KBNN chỉ kiểm tra đƣợc tính pháp lý của hồ sơ chƣ́ng tƣ̀ chƣ́
70
không thể nắm rõ đƣợc tình hình chi tiết , cụ thể của dự án (giá trị hợp đồng kinh tế , số tiền đã ta ̣m ƣ́ng , thanh toán từng lần, giá trị còn lại bao nhiêu… ). Do đó khi cán bô ̣ chuyên quản thƣ̣c hiê ̣n kiểm soát , thanh toán phát hiê ̣n sai sót cần phải bổ sung thì phải lập phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ gửi chủ đầu tƣ qua cán bộ giao dịch , tƣ̀ đó làm cho cán bộ của chủ đầu tƣ phải đi lại nhiều lần, ảnh hƣởng đến tiến độ giải ngân của dự án.
Mô ̣t trong nhƣ̃ng mu ̣c đích của giao di ̣ch mô ̣t cƣ̉a là ha ̣n chế tiêu cƣ̣c , phiền hà của cán bộ nghiệp vụ khi trực tiếp giao dịch với khách tại trụ sở làm việc . Tuy nhiên, nhƣ̃ng vƣớng mắc trong hồ sơ thanh toán nếu đƣợc trao đổi thông qua thủ tu ̣c giấy tờ hành chính sẽ nhiêu khê và châ ̣m trễ hơn rất nhiều nếu đƣợc trao đổi trƣ̣c tiếp giƣ̃a cán bô ̣ nghiê ̣p vu ̣ và đơn vi ̣ giao di ̣ch . Trƣờng hợp đơn vi ̣ giao di ̣ch chƣa đồng tình với xƣ̉ lý nghiê ̣p vu ̣ của KBNN thì cán bô ̣ tiếp nhâ ̣n hồ sơ không thể trƣ̣c tiếp giải thích với khách hàng mô ̣t cách thỏa đáng ngay , mà phải trao đổi với cán bô ̣ trƣ̣c tiếp xƣ̉ lý nghiê ̣p vu ̣ trƣớc khi giải thích la ̣i với khách hàng làm cho khách hàng phải chờ đợi , vì thế đƣơng nhiên khách hàng không đồng tình . Đó là chƣa kể đến trƣờng hợp “tam sao thất bản” của cán bô ̣ giao di ̣ch.
Trong quy trình luân chuyển hồ sơ chƣ́ng tƣ̀ kiểm soát chi đầu tƣ XDCB , Phòng Kế toán trình ký hồ sơ , chƣ́ng tƣ̀ với lãnh đa ̣o KBNN . Khi lãnh đa ̣o kiểm soát và ký chứng từ phát sinh nội dung muốn trao đổi hoặc làm rõ thì cán bộ Kế toán lại không thể trả lời ngay đƣợc , đây chính là mô ̣t bất câ ̣p trong quy trình luân chuyển hồ sơ chƣ́ng tƣ̀ hiê ̣n nay.
Về phía đơn vi ̣ giao di ̣ch thì không phải đơn vi ̣ nào cũng nắm vƣ̃ng cơ chế , chính sách tron g quản lý chi ngân sách , trình độ kế toán – tài chính của các đơn vị giao di ̣ch chƣa đồng đều, đă ̣c biê ̣t là trong điều kiê ̣n hiê ̣n ta ̣i nhiều cơ chế chính sách đƣơ ̣c ban hành chƣa đồng bô ̣, thƣờng xuyên thay đổi , bổ sung, ảnh hƣởng đến viê ̣c câ ̣p nhâ ̣t và bổ sung kiến thƣ́c của ngƣời thƣ̣c thi công viê ̣c , nên hồ sơ chƣ́ng tƣ̀ gƣ̉i đến KBNN không tránh khỏi thiếu sót phải trả lại để hoàn chỉnh nhiều lần nếu tiếp tục giao dịch theo mô hình một cửa nhƣ hiện nay.
71
Về công tác bố trí kế hoạch vốn còn chƣa khoa học và chƣa sát với tình hình thực tế, dẫn đến tình trạng có nhiều dự án bị thừa vốn hoặc thiếu vốn gây khó khăn cho hoạt động của đơn vị. Ngoài ra vẫn tồn tại những hiện tƣợng bố trí kế hoạch vốn cho những dự án chƣa đáp ứng đủ các điều kiện đƣợc quy định trong các Thông tƣ hƣớng dẫn quản lý thanh toán vốn đầu tƣ và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ thuộc NSNN (TT 86/2011/TT-BTC) nhƣ các dự án chƣa đủ thủ tục đầu tƣ, chƣa có thiết kế hay quy hoạch đƣợc duyệt, có những dự án đƣợc bố trí vốn trƣớc khi có thủ tục đầu tƣ.
Việc bố trí kế hoạch và thông báo điều chỉnh kế hoạch vốn còn quá chậm, thậm trí có những dự án đến cuối năm (ngày 29 -30/12) mới đƣợc thông báo điều chỉnh kế hoạch vốn dẫn đến việc phải kéo dài thời gian thực hiện và thanh toán vào năm sau, gây ảnh hƣởng trực tiếp đến tiến độ thi công, tiến độ giải ngân theo kế hoạch hàng năm, nhiều Bộ điều chỉnh kế hoạch nhiều lần trong một thời gian ngắn gây khó khăn cho công tác kiểm soát thanh toán.
c. Kiểm soát thanh toán khối lƣợng hoàn thành
Chƣa qui định rõ các loại dự toán làm căn cứ thanh toán KLHT
Thông tƣ số 86/2011/TT – BTC ngày 17/6/2011 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn về quản lý, TTVĐT và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ thuộc NSNN, tại phần II, mục B điểm II hƣớng dẫn tài liệu cơ sở của dự án, trong đó quy định một trong những tài liệu cơ sở của dự án mà chủ đầu tƣ phải gửi đến KBNN để thanh toán cho dự án thực hiện đầu tƣ đối với dự án vốn trong nƣớc là:
“Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trƣờng hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiên các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng”.
Dự toán trong xây dựng có đặc thù riêng và khác với dự toán chi thƣờng xuyên của các đơn vị thụ hƣởng ngân sách. Dự toán công trình đƣợc lập căn cứ trên cơ sở xác định khối lƣợng các công việc xác định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công, nhiệm vụ phải thực hiện của công trình, định mức chi phí tính theo tỷ lệ phần trăm (%) cần thiết để thực hiện khối lƣợng, nhiệm vụ công việc đó.
72
Nhƣ vậy chủ đầu tƣ sẽ gửi cho KBNN loại dự toán do đơn vị nào lập để làm căn cứ kiểm soát? Rất có thể vấn đề này sẽ dẫn đến tai nạn nghề nghiệp trong kiểm soát chi đầu tƣ của cán bộ KBNN.
d. Cam kết chi
- Về quản lý cam kết chi trên TABMIS:
Quy trình nghiệp vụ đối chiếu cam kết chi khi nhập yêu cầu thanh toán, hình thức cấp phát (tạm ứng, thực chi) cũng nhƣ điều chỉnh tăng, giảm cam kết chi, xử lý đối với trƣờng hợp có cam kết chi bị trả lại từ Ngân hàng, đối với hợp đồng có nhiều nhà cung cấp, các khoản chi có cam kết chi thanh toán qua kênh liên kho bạc, xử lý cuối năm... phải thực hiện quá nhiều bƣớc, mỗi bƣớc của từng nghiệp vụ phải có thủ thuật xử lý khác nhau gây phức tạp cho ngƣời sử dụng. Cụ thể:
Khi có phát sinh điều chỉnh tăng hoặc giảm cam kết chi của chủ đầu tƣ, thao tác bằng cách sửa trực tiếp vào số tiền đã nhập cam kết chi tăng hoặc giảm, do đó không thể lƣu đƣợc số tiền cam kết chi trƣớc đó đã nhập, hệ thống chỉ lƣu vết đã cập nhật nên khó khăn cho việc quản lý và theo dõi phát sinh.
Trong chƣơng trình, khi nhập yêu cầu thanh toán phải thực hiện đối chiếu cam kết chi, đối với trƣờng hợp tạm ứng thì phải hủy bút toán thực chi để chuyển sang bút toán đúng tạm ứng chi NSNN nên đã tăng khối lƣợng công việc cho cán bộ thực hiện.
Đối với những chứng từ có cam kết chi Ngân hàng trả lại do sai lầm trong thanh toán, ngoài việc hạch toán trên phân hệ sổ cái, đồng thời phải hạch toán bổ sung trên phân hệ cam kết chi bằng số tiền bị trả lại, do vậy việc hạch toán quá phức tạp. Mặt khác việc lƣu trữ chứng từ đối với việc nhập lại cam kết chi trong trƣờng hợp này chƣa quy định cụ thể, gây khó khăn lƣu trữ chứng từ.
Các chủ đầu tƣ chƣa có thói quen theo dõi số liệu cam kết chi đã gửi ra kho bạc: nhiều chủ đầu tƣ quên đã gửi cam kết chi của các gói thầu hoặc các hợp đồng trƣớc đó nên khi ra thanh toán phải quay về bổ sung hoặc điều chỉnh cam kết chi.
73
Một số nhà cung cấp có nhiều hơn một mã trên hệ thống TABMIS gây chậm quá trình nhập thông tin nhà cung cấp và nhập hợp đồng khung. Có nhà cung cấp tồn tại tới 3,4 mã và cán bộ kiểm soát chi phải soát để chọn một mã hợp lý nhất.
Cam kết chi không có kỳ 13: Việc nhận và nhập cam kết chi phải trƣớc ngày 30/12 mỗi năm. Tuy nhiên ở kỳ 13 hàng năm (tháng 01 năm sau) nhiều đơn vị và chủ đầu tƣ vẫn tiếp tục điều chỉnh số liệu cam kết chi dẫn đến mâu thuẫn với việc bố trí kế hoạch vốn.
- Về cơ chế thực hiện cam kết chi:
Về phạm vi đối tƣợng: Theo chế độ quy định đối tƣợng áp dụng đối với chi thƣờng xuyên trên địa bàn Hà Nội là các hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 100 triệu trở lên chƣa phù hợp với điều kiện thực tế triển khai trong gia đoạn đầu do chƣơng trình chƣa hoàn thiện; về phía ngƣời sử dụng chƣơng trình là