Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc chiếm dụng và bị chiếm dụng vốn giữa các doanh nghiệp là điều bình thường do luôn phát sinh các quan hệ thanh toán giữa các doanh nghiệp vừa là nhà cung cấp, vừa là khách hàng. Việc quản lý công nợ không tốt sẽ dẫn đến các khoản nợ khó đòi, các khoản nợ không có khả năng thu hồi làm ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy để đảm bảo hiệu quả sử dụng VKD nói chung và VLĐ nói riêng thì cần phải quản lý tốt các khoản phải thu.
Tại thời điểm đầu năm 2012, các khoản phải thu ngắn hạn là 63.151,8 (Trđ), chiếm tỷ trọng 49,43% trong nợ ngắn hạn. Đến cuối năm 2012, các khoản phải thu ngắn hạn là 70.282,1 (Trđ) chiếm tỷ trọng 73,38% trong nợ ngắn hạn. So với thời điểm đầu năm, các khoản phải thu ngắn hạn đã tăng 7.130,3 (Trđ) tương ứng với mức tăng 11,29% và tăng 23,94% về tỷ trọng. Nguyên nhân làm nợ phải thu ngắn hạn tăng là do: khoản phải thu của khách hàng và các khoản phải thu khác tăng trong khi các khoản trả trước cho người bán và khoản dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi lại giảm giảm tuy nhiên tốc độ giảm của 2 khoản này nhỏ hơn tốc độ tăng của phải thu khách hàng và phải thu khác.
Trong cơ cấu các khoản phải thu ngắn hạn thì chiếm tỷ trọng lớn nhất là các khoản phải thu khách hàng và các khoản phải thu khác. Khoản trả trước người bán và dự phòng các khoản phải thu khó đòi chiếm tỷ trọng không đáng kể. Để xem xét cơ cấu các khoản phải thu ngắn hạn ta theo dõi Bảng 2.9.
Khoản phải thu khách hàng luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong kết cấu các khoản phải thu ngắn hạn. Tại thời điểm đầu năm 2012, các khoản phải thu khách hàng là 44.462,6 (Trđ) chiếm tỷ trọng 70,41%. Đến cuối năm 2012, các khoản phải thu khách hàng là 53.735,5 (Trđ) chiếm tỷ trọng 76,46%. So với đầu năm thì các khoản phải thu khách hàng tăng cả về số tuyệt đối và tỷ trọng. Trong vòng một năm, số vốn công ty bị khách hàng chiếm dụng đã tăng thêm 9.272,9 (Trđ), tỷ lệ tăng 20,86%. Đây là mức tăng khá cao của khoản phải thu khách hàng. Nguyên nhân làm khoản phải thu khách hàng tăng là do trong năm vừa qua công ty đã thực hiện việc tăng cung cấp tín dụng cho khách hàng. Điều này cho thấy với sự gia tăng tính cạnh tranh trên thị trường xây dựng và xây lắp, việc thanh quyết toán công trình ngày càng khó khăn. Việc thanh quyết toán của công ty phụ thuộc rất nhiều từ phía chủ đầu tư theo hợp đồng: có thể hoàn thành công trình đến đâu thanh toán đứt điểm đến đó hoặc thanh toán tất cả sau bàn giao công trình hoặc có thể chủ đầu tư ứng trước vốn. Doanh thu của công ty tăng lên đáng kể cũng là nguyên nhân làm cho các khoản phải thu khách hàng tăng lên. Vì vậy, sự gia tăng của khoản phải thu của khách hàng là khá phù hợp với điều kiện và tình hình thực tế hiện nay của công ty. Dù vậy, công ty cũng cần phải có những biện pháp quản lý khoản phải thu khách hàng một cách chặt chẽ bởi nếu không cẩn thận sẽ tổn hại đến lợi ích của chính công ty và là một biện pháp trong ngắn hạn mà thôi.
Khoản trả trước cho người bán chiếm tỷ trọng nhỏ nhất trong kết cấu các khoản phải trả của công ty (chiếm 0,9% cuối năm 2012). So sánh cuối năm 2012 và đầu năm 2012, trả trước cho người bán đã giảm đi 5.485,3 (Trđ)
với tỷ lệ giảm 89,67% và tỷ trọng cũng giảm 8,79%. Đây là khoản công ty đặt trước tiền hàng cho đối tác làm ăn, do năm 2012 công ty thu hẹp hoạt động kinh doanh nên làm giảm lượng hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào nên khoản
này giảm cũng là hợp lý. Mặt khác nhu cầu thị trường còn thấp, đặc biệt ảnh hưởng của thị trường bất động sản đang đóng băng khiến cho việc xây dựng mới cũng giảm đi. Cho nên công ty đã giảm khoản trả trước cho người bán một phần là giảm lượng vốn bị chiếm dụng, một phần cũng để tiết kiệm chi phí.
Phải thu nội bộ ngắn hạn: Trong năm 2012, công ty đã thu hồi được hết khoản phải thu nội bộ ngắn hạn là 158,6 (Trđ)
Các khoản phải thu khác chiểm tỷ trọng khá lớn trong kết cấu các khoản phải thu của công ty. Đầu năm 2012, các khoản phải thu khác là 14.394,6 (Trđ) chiếm tỷ trọng 22,79%. Đến cuối năm 2012, các khoản phải thu khác là 17.895,9 (Trđ) chiếm tỷ trọng 25,46%. So với đầu năm 2012, các khoản phải thu khác đã tăng 3.501,3 (Trđ) tương ứng tăng 24,32%. Các khoản phải thu khác của công ty chiếm phần lớn là lỗ trước cổ phần hóa, còn lại là phải thu khác. Trong năm 2012, các khoản phải thu khác tăng là do bộ phận phải thu khác tăng. Công ty cần xem xét và quản lý tốt khoản mục này để tránh làm ứ đọng vốn và làm tăng chi phí sử dụng vốn của công ty.
Dự phòng các khoản phải thu khó đòi của công ty bao gồm khoản trích lập dự phòng cho các khoản thu khó đòi ở Nhà máy chế biến nông sản thực phẩm Hưng Yên, Nhà máy xi măng Sông Gianh Quảng Bình (chủ yếu) và Vinaconex 6.
Để có cái nhìn chính xác hơn về công tác quản lý các khoản phải thu ta đi xem xét thêm hai chỉ tiêu là vòng quay khoản phải thu và kì thu tiền trung bình theo số liệu ở Bảng 2.10
Qua bảng 2.10 ta thấy, vòng quay các khoản phải thu liên tục tăng qua các năm 2010, 2011 và năm 2012. Năm 2010 vòng quay các khoản phải thu là 2,73 vòng thì đến năm 2011 số vòng quay các khoản phải thu đã tăng lên 4,01 vòng và tăng lên 4,62 vòng ở năm 2012. Sự tăng lên của vòng quay các khoản
phải thu đã làm cho kỳ thu tiền bình quân của công ty giảm xuống từ 132,03 ngày ở năm 2010 giảm xuống 89,73 ngày năm 2011 và còn 77,89 ngày ở năm 2012. Điều này cho thấy hiệu quả quản lí nợ phải thu năm 2012 là khá tốt. Khoảng thời gian chờ đợi khách hàng trả nợ đã giảm đi, làm giảm chi phí thu hồi các khoản nợ khó đòi, giảm chi phí sử dụng vốn khi phải huy động vốn từ các nguồn khác để bù đắp vào phần thiếu hụt vốn trong hoạt động SXKD. Nguyên nhân là do trong năm 2012 doanh thu thuần tăng còn nợ phải thu bình quân lại giảm. Đây là hệ quả tất yếu trong năm 2012 khi công ty đã thực hiên tốt trong khâu quản lý các khoản phải thu và đưa ra những biện pháp hợp lý như đã nói ở trên. Doanh thu thuần về bắn hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm doanh thu hợp đồng xây dựng và doanh thu cung câp dịch vụ. Doanh thu thuần tăng là do khoản mục doanh thu hợp đồng xây dựng tăng. Đây có thể được đánh gái là thành tích của công ty vì trong điều kiện thu hẹp quy mô vốn kinh doanh mà công ty có thể tăng được doanh thu thuần như vậy chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn của công ty đã được tăng lên.
Để hiểu rõ hơn việc công ty bị chiếm dụng vốn hay đi chiếm dụng vốn, ta đi xem xét mối tương quan giữa các khoản phải thu và các khoản phải trả được thể hiện trong Bảng 2.11.
Qua số liệu bảng trên cho thấy cả đầu năm và cuối năm 2012, số phải thu của công ty đều nhỏ hơn số phải trả. Như vậy trong năm 2012, vốn công ty đi chiếm dụng nhiều hơn số vốn công ty bị chiếm dụng. Cuối năm 2012, các khoản phải thu tăng 7.130,3 (Trđ) tương ứng tăng 11,29% trong khi các khoản phải trả lại giảm 34.243,8 (Trđ) tương ứng giảm 28,03%. Ở thời điểm đầu năm 2012 số chênh lệch giữa khoản phải thu và khoản phải trả là -59.002,14 (Trđ) đến cuối năm 2012 số chênh lệch này tăng lên -17.628 (Trđ), tương ứng tăng 41.374,1 (Trđ). Chênh lệch này tăng lên cho thấy công ty
chính sách tín dụng cho khách hàng, đồng thời do ảnh hưởng của suy thoái kinh tế, tình hình kinh doanh khó khăn nên khoản khách hàng trả tiền trước giảm mạnh cũng là điều dễ hiểu. Các khoản phải thu tăng chủ yếu là do khoản phải thu khách hàng tăng (tăng 7.130,3 Trđ) và các khoản phải thu khác tăng (tăng 3.501,3 Trđ). Các khoản phải trả giảm chủ yếu là do khoản người mua trả tiền trước giảm (giảm tới 31.362,6 Trđ) và các khoản phải trả người bán giảm (giảm 7.400 Trđ).
Nếu các khoản phải trả chưa đến hạn thanh toán thì việc công ty chiếm dụng được số tiền lớn hơn bị chiếm dụng là tốt. Công ty có thể sử dụng nguồn vốn đi chiếm dụng chưa đến hạn này như nguồn vốn để bổ sung vốn lưu động trong ngắn hạn. Việc sử dụng tín dụng thương mại đối với công ty là tương đối thuận lợi và linh hoạt vì công ty sẽ không mất khoản chi phí nào cho việc sử dụng nguồn vốn này cũng như không phải thế chấp tài sản. Tuy nhiên công ty cũng nên chú ý đến hạn thanh toán các khoản nợ này vì nếu thanh toán chậm sẽ phải chịu lãi phạt trong hợp đồng khá lớn. Tại thời điểm cuối năm 2012, khoản vốn công ty đi chiếm dụng chủ yếu là khoản phải trả người bán (chiếm 62,21% trong phải trả ngắn hạn). Công ty cần chú ý thanh toán các khoản nợ đúng hạn để tránh bị phạt hợp đồng và gây mất uy tín với các nhà cung cấp. Đồng thời công ty cũng nên tăng cường áp dụng các biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán sớm tiền hàng trước thời hạn công trình hoàn thành bàn giao nhằm thu hồi vốn sớm, giảm nhu cầu vay nợ, giảm lãi vay phải trả, tăng lợi nhuận tài chính mà vẫn đảm bảo quan hệ tín dụng với khách hàng.