Vật Tƣ
Vai trị
- Tham mƣu và gúip việc cho Tổng Giám đốc Cơng ty trong việc lập kế hoạch sản xuất phù hợp với năng lực sản xuất thực tế và đáp ứng yêu cầu giao hàng;
- Tham mƣu cho Tổng Giám đốc trong cơng ty quản lý, sắp xếp hệ thống kho nguyên liệu, bao bì, vật tƣ (kho nguyên liệu), quy trình quản lý nguyên vật liệu tại Cơng ty đạt hiệu quả cao nhất;
- Tham mƣu cho Tổng Giám đốc trong việc tính tốn, xây dựng giá thành kế hoạch của các sản phẩm phục vụ cho cơng tác điều hành;
- Tham mƣu cho Ban Giám đốc trong cơng ty lựa chọn nhu cung cấp nguyên liệu sản xuất các sản phẩm của Cơng ty với giá cả hợp lý và đúng theo tiêu chuẩn đăng ký.
Nhiệm vụ:
- Trực tiếp xây dựng và là trung tâm điều hành quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất của Cơng ty theo tuần và tháng trình Ban Giám đốc Cơng ty duyệt; - Trên cơ sở làm việc với các phịng ban, bộ phận liên quan đến kế hoạch sản
xuất thì tiến hành đánh lệnh sản xuất sau khi cĩ sự chuẩn bị đầy đủ về nguyên vật liệu, nhân lực, thiết bị…đảm bảo cam kết giao hàng theo đúng thời gian và số lƣợng;
- Hàng tháng phải báo cáo bằng văn bản cho Tổng Giám đốc Cơng ty về kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất của Cơng ty, đánh giá kết quả, phân tích nguyên nhân để cĩ phƣơng hƣớng xử lý phù hợp;
- Xây dựng giá thành kế hoạch làm cơ sở phục vụ cho cộng tác lập kế hoạch kinh doanh, xây dựng giá bán sản phẩm Cơng ty và sản xuất gia cơng; - Chủ trì phối hợp cùng các phịng ban liên quan để nắm bắt sự thay đổi quy
trình cơng nghệ sản xuất sản phẩm đồng thời cập nhật sự biến động gi cả cc loại vật tƣ nguyên liệu trên thị trƣờng cũng nhƣ sự thay đổi về chính sách của Nhà nƣớc trình Tổng Giám đốc Cơng ty quyết định điều chỉnh giá thành sản phẩm của Cơng ty cho phù hợp;
- Thƣờng xuyên cập nhật chi phí sản xuất nhằm phát hiện các chi phí bất hợp lý trong quá trình sản xuất đồng thời qua đĩ đề xuất các phƣơng hƣớng cải tiến trong quá trình sản xuất nhằm tăng năng suất lao động và hạ giá thành sản phẩm trình Tổng Gim đốc Cơng ty quyết định;
68 - Tìm kiếm, cập nhật danh sách các nhà cung cấp vật tƣ nguyên liệu; tiến hnh
đánh giá, thƣơng thảo để tổ chức mua vật tƣ nguyên liệu đƣợc nhanh chống, hiệu quả, tiết kiệm chi phí đảm bảo đúng quy trình theo Quy chế của Cơng ty;
- Tìm hiểu, liên hệ các nhà sản xuất, các đại lý phân phối về vật tƣ nguyên liệu trong và ngồi nƣớc để chủ động nguồn cung cấp đảm bảo nguồn cung ứng vật tƣ đƣợc ổn định, đúng chất lƣợng. Sau quá trình thƣơng thảo thì trình Tổng Gim đốc phê duyệt;
- Cịn đối vật tƣ đầu vào để chuẩn bị đầy đủ và sẵn sàng phục vụ kịp thời cho sản xuất;
- Phân tích hiệu quả sử dụng các nguyên liệu, vật tƣ bao bì phục vụ cho hoạt động sản xuất, đề xuất các biện pháp nhằm tiết kiệm nguyên liệu đầu vào; - Biên soạn và trình Tổng Giám đốc các quy trình lm việc của phịng nhƣ: quy
trình mua nguyên liệu vật tƣ bao bì…(nguyên liệu), quy trình đấu giá mua nguyên liệu, quy trình thanh lý hợp đồng mua nguyên liệu, Quy trình xử lý nguyn liệu tồn kho; quy trình quản lý dƣợc liệu độc hại, nguyn hiểm, hợp đồng mua nguyên liệu, vật tƣ, bao bì…nhằm tiến đến quy trình hĩa các hoạt động của phịng đạt hiệu quả cao nhất;
- Đảm bảo số liệu về tồn kho nguyên vật liệu chính xác, cập nhật liên tục, định kỳ hàeeng tuần cung cấp thơng tin số liệu về nguyên liệu tồn kho, xử lý tồn kho… cho Tổng Giám đốc;
- Quản lý, sắp xếp cĩ hiệu quả diện tích kho, tổ chức hệ thống máy mĩc thiết bị, lƣu trữ dữ liệu, tiếp nhận lƣu kho, bảo quản các nguyên liệu của Cơng ty phù hợp theo tiêu chuẩn GSP và đảm bảo cơng tác PCCC;
- Tổ chức quản lý các tài sản, lƣu trữ các hồ sơ, tài liệu, giấy chứng
nhận…đƣợc Cơng ty giao đúng quy định và thực hiện gia hạn các loại giấy tờ trên (nếu cĩ);
- Cĩ ý kiến bằng văn bản với phịng Tổ chức Hành chính về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật nhân viên trong phịng…; - Chủ động phối hợp với các phịng ban khác trong phạm vi chức năng nhiệm
vụ của phịng ban mình nhằm đem lại hiệu quả hoạt động chung của phịng và trong Cơng ty;
69 - Thực hiện các cơng việc khác do Tổng Giám đốc phân cơng
Mối quan hệ với các phịng ban khác
Mối quan hệ với phịng Tổ chức Hành chính:
- Xây dựng và cung cấp cho phịng Tổ chức Hành chính kế hoạch nhân sự của phịng theo kế hoạch quý, năm;
- Đề xuất khen thƣởng, kỷ luật, điều động nhân sự, đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên hàng năm làm cơ sở cho việc thực hiện chính sách nhân sự của phịng;
- Phối hợp với phịng Tổ chức Hành chính tuyển dụng, đào tạo nhân sự và xây dựng các quy trình, quy chế áp dụng riêng tại phịng;
- Phối hợp cùng Phịng Tổ chức trong việc xây dựng định mức khốn, cập nhật số liệu phục vụ cho cơng tác tính giá thành;
- Thực hiện các cơng việc khác cĩ liên quan.
Mối quan hệ với Kế tốn tài chính
- Xây dựng và cung cấp cho Phịng Kế tốn tài chính kế hoạch sản xuất năm để Phịng KTTC làm cơ sở xây dựng kế hoạch kinh doanh;
- Xây dựng và cung cấp cho phịng Kế tốn tài chính về kế hoạch nhập, mua nguyên liệu, vật tƣ bao bì…theo kế hoạch tháng, quý, năm;
- Cung cấp phịng Kế tốn tài chính các hợp đồng, báo giá, đối chiếu cơng nợ, hĩa đơn chứng từ, kế hoạch thanh tốn tiền cho nhà cung cấp;
- Cung cấp cho Phịng Kế tốn tài chính số liệu thành phẩm nhập kho để Phịng KTTC kiểm tra sau khi đối chiếu nhận thấy xảy ra việc dƣ thừa hoặc thiếu hụt bao bì, nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất trình sổ sách; - Phối hợp với phịng Kế tốn, Marketing, Bán hàng xây dựng gái bán sản
phẩm, giá thành kế hoạch phục vụ cho gia cơng sản phẩm, phƣơng thức bán hàng, hạch tốn tài chính….;
- Phối hợp cùng Phịng KTTC trong việc nắm thơng tin về thị trƣờng ngoại tệ phục vụ cho kế hoạch nhập khẩu nguyên vật liệu đƣợc hiệu quả và tiết kiệm; - Phối hợp với phịng Kế tốn thực hiện đối chiếu cơng nợ với nhà cung cấp
70 - Phối hợp với phịng Kế tốn tài chính kiểm thực tế nguyên liệu, vật tƣ, bao
bì cịn tồn kho;
- Đề nghị phịng Kế tốn hỗ trợ cơng tác chuyên mơn cho các nhân viên của phịng, thực hiện đúng các quy định về kế tốn tài chính Cơng ty theo yêu cầu của phịng Kế tốn
- Thực hiện các cơng việc khác cĩ liên quan.
Mối quan hệ với phịng Bán hàng:
- Yêu cầu phịng Bán hàng dự trữ đặt hàng theo tháng/quý/năm, đột xuất theo đúng thời hạn và đúng quy định;
- Trên cơ sở dự trù đặt hàng của phịng Bán hàng và số lƣợng tồn kho bao bì, vật tƣ, nguyên liệu hiện cĩ, phịng Kế hoạch làm việc với các phịng ban nhƣ KTTC, NCPT, QA, QC, Xƣởng sản xuất để lên kế hoạch tổng thể và chi tiết về nguồn tài chính mua nguyên vật liệu, quy trình sản xuất, thời gian kiểm nghiệm, nhân lực sản xuất, my mĩc… nhằm lên kế hoạch sản xuất đồng bộ đáp ứng thời gian giao hàng theo cam kết;
- Chủ động phối hợp cùng Phịng bán hàng trong việc nắm thơng tin về tình hình tiêu thụ các sản phẩm trên thị trƣờng cĩ xu hƣớng theo mã vùng, thời điểm… để cĩ kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu phục vụ kịp thời cho bán hàng; - Thơng báo cho phịng Bán hàng biết về thời gian nhập nguyên liệu vật tƣ bao
bì, số lƣợng nguyên vật liệu tồn kho…để phịng Bán hàng đặt những mặt hàng cĩ thể sản xuất ngay;
- Thực hiện các cơng việc khác co liên quan.
Mối quan hệ với phịng Nghiên cứu phát triển, QA, QC:
- Nhận kế hoạch sản xuất các mặt hàng nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới của phịng Nghiên cứu phát triển để lên kế hoạch cung ứng nguyên liệu, vật tƣ, bao bì;
- Tìm kiếm đánh giá các nhu cung cấp liên quan đến kế hoạch sử dụng nguyên liệu, vật tƣ, bao bì mới theo đề nghị của phịng Nghiên cứu phát triển;
- Yêu cầu Phịng QC cung cấp phiếu kiểm nghiệm đúng thời gian nhƣ thỏa thuận để đáp ứng kịp thời cho sản xuất và bán hàng;
71 - Đề nghị Phịng QA cung cấp hồ sơ lơ của các mặt hàng sau khi nhận thấy cĩ
sự chênh lệch về định mức sử dụng vật tƣ, bao bì trong quá trình sản xuất; - Phối hợp cùng Phịng NCPT QA rà sốt các định mức vật tƣ bao bì để ổn
định quy trình nhằm giảm hao hụt;
- Tiếp nhận các kết quả kiểm tra của phịng QC và trình Tổng Giám đốc các biện pháp xử lý do nguyên liệu, vật tƣ, bao bì khơng đạt;
72
Phần III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Sau 1 tuần thực tập tại cơng ty cổ phần dƣợc phẩm Trung Ƣơng 25 cùng với những kiến thức đã đƣợc tiếp thu trên lớp em đã đƣợc làm quen với cơng việc của ngƣời dƣợc sỹ trong một cơng ty dƣợc, nắm bắt đƣợc những kiến thức chuyên mơn hơn mà khi cịn ở trên lớp em khơng đƣợc tiếp xúc nhiều nhƣ:
- Cách sắp xếp và bảo quản thuốc tại các kho của xí nghiệp.
- Cách bố trí một xí nghiệp sản xuất thuốc theo tiêu chuẩn GMP-WHO. - Quy trình hệ thống xử lý nƣớc thải hiện đại.
- Cách thức hoạt động cùa các phịng QC, phịng vi sinh, phịng hĩa lý, đƣợc tiếp cận nhiều máy mĩc thiết bị hiện đại phục vụ cho cơng tác kiểm nghiệm - Mối quan hệ chặt chẽ giữa các phịng ban trong cơng ty.