- Phiếu xuất kho (phụ lục 2)
2.2.5. Kế toán chi phí sử dụng máy thi công tại công ty
Để tiến hành hoạt động xây dựng, công ty cần máy thi công. Các loại máy phục vụ công tác xây lắp bao gồm: máy trộn bê tông, máy cẩu, máy xúc, máy ủi, máy lu, máy đầm rung… Tuy nhiên, khi thực hiện hợp đồng, thi công nhiều công trình, công ty thường gặp vấn đề không đáp ứng đủ nhu cầu về máy móc cho các đội xây dựng. Hoặc trong trường hợp thi công công trình ở xa, việc điều chuyển máy thi công đến địa điểm xây dựng công trình là khó khăn. Khi đó, công ty sẽ chọn phương án thuê máy thi công, vì chi phí đi thuê rẻ hơn so với mua mới hoặc việc vận chuyển đi xa sẽ đem lại ít lợi ích kinh tế hơn. Do đó, khi kế toán chi phí sử dụng máy thi công cần chia loại:
* Đối với những loại máy móc thiết bị thuộc sở hữu của công ty: để tiện cho việc quản lý và tiến hành thi công, công ty giao cho các đội tự quản lý những máy móc cần dùng. Đối với những loại chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng máy móc, các đội phải báo cáo kịp thời về công ty hạch toán chi phí.
Chi phí cho chạy máy bao gồm chi phí nhiên liệu (xăng, dầu, mỡ…) tiền lương của công nhân lái máy, phụ máy, chi phí khấu hao máy móc và các chi phí khác (chi phí điện, nước mua ngoài).
- Chi phí vật liệu cho chạy máy: hạch toán chi phí xăng dầu, mỡ cho chạy máy tương tự như hạch toán chi phí NVL trực tiếp, khi có nhu cầu, các đội tự lo mua sắm bằng tiền tạm ứng, sau đó hạch toán lại cho công ty theo nguyên tắc: chi phí phát sinh ở công trình nào, ứng với máy nào thì tập hợp riêng cho công trình, cho máy đó vào sổ chi tiết TK 623
- Tiền lương của công nhân lái máy và phụ máy:
Do tính chất của công việc điều khiển máy là phức tạp nên công nhân điều khiển máy phải có trình độ và kinh nghiệm. Tại công ty thì công nhân điều khiển máy thi công đều là lao động thuộc danh sách của công ty được cử xuống các đội xây dựng và chịu sự quản lý của các đội. Cũng như các công
nhân thuộc biên chế khác, công nhân điều khiển máy thi công được hưởng lương theo thời gian. Do việc hạch toán chi phí công nhân điều khiển máy thi công cũng tương tự như hạch toán chi phí nhân viên quản lý đội.
Các chứng từ ban đầu cũng là bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương… Bảng chấm công do cán bộ phụ trách lập để theo dõi thời gian lao động của công nhân, sau đó chuyển cho nhân viên thống kê đội để làm căn cứ lập bảng thanh toán lương. Cuối tháng, các chứng từ, bảng biểu này sẽ được chuyển về phòng kế toán để tiến hành thủ tục thanh toán lương và hạch toán tương tự như tiền lương nhân viên quản lý đội. Chi phí nhân công điều khiển máy thi công được hạch toán vào TK 6231.
Hàng ngày, đội trưởng theo dõi quá trình làm việc của tổ máy qua bảng chấm công. Kết thúc hợp đồng làm khoán, đội trưởng tính tiền lương cho tổ, cho phần việc đó. Cuối tháng, nhân viên thống kê đội sẽ chuyển các số liệu này về phòng kế toán. Việc nhập liệu giống như đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Căn cứ vào bảng tổng hợp lương, thanh toán lương, kế toán tiền lương và kế toán tổng hợp nghiệp vụ vào tờ chứng từ gốc lấy đó làm căn cứ để vào sổ tổng hợp, sổ cái và sổ chi tiết TK 622, TK 141. Sau khi khớp số liệu, máy tính tự động kết chuyển chi phí nhân công lái máy vào TK 154.
- Chi phí khấu hao máy thi công:
Chi phí khấu hao máy thi công phục vụ CT nào được tính trực tiếp vào CT đó theo thời gian ghi trong yêu cầu điều động máy thi công của các đội. Công ty tính KH TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng theo công thức sau:
Số KH của đội = Tổng KHMMTB trong kỳ Tổng số giờ sử dụng.
Nếu đội thi công nhiều công trình thì số khấu hao TSCĐ tính cho từng công trình là:
Số KH của từng
công trình =
Tổng KHMMTB trong kỳ x Số giờ sử dụng từng công trình Tổng số giờ sử dụng
Kế toán sử dụng bảng tổng hợp khấu hao TSCĐ, tính khấu hao TSCĐ chi tiết theo đối tượng sử dụng. Bảng tổng hợp khấu hao TSCĐ do phần mềm kế toán tính được lập cho tất cả các TSCĐ: thời gian khấu hao, nguyên giá khấu hao khai báo cho phần mềm kế toán. Việc tính toán và hạch toán khấu hao TSCĐ được kế toán TSCĐ tại phòng kế toán công ty thực hiện vào cuối mỗi tháng.
Căn cứ vào số liệu trên bảng tính khấu hao TSCĐ chi tiết theo đối tượng sử dụng, kế toán chi phí thông báo cho đội về giá trị khấu hao TSCĐ tính cho từng công trình mà đội thi công vào thời điểm cuối tháng. Như vậy, số liệu về chi phí khấu hao máy thi công được phản ánh trên bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công hàng tháng, chi phí khấu hao TSCĐ được công ty hạch toán vào TK 6234.
Hàng tháng, căn cứ vào bảng tính khấu hao, công ty lập cho mọi loại TSCĐ trong công ty mà công ty đã đăng ký, sổ chi tiết TSCĐ, lệnh điều động xe máy của công ty, kế toán trích khấu hao máy móc cho từng loại máy, từng công trình.
- Chi phí khác bằng tiền:
Các hoá đơn chứng từ liên quan đến các chi phí khác phục vụ máy thi công sẽ được kế toán đội tập hợp và cuối tháng lập bảng kê rồi vào bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công, khoản chi phí này được hạch toán vào TK 6238.
* Đối với máy móc thuê ngoài:
Thông thường, khi chọn phương án thuê ngoài, công ty thuê luôn cả máy, người lái và các loại vật tư cho chạy máy (thuê trọn gói). Khi bắt đầu đi thuê, công ty và đơn vị cho thuê máy lập hợp đồng thuê thiết bị. Quá trình hoạt động của máy sẽ được theo dõi qua nhật trình sử dụng máy thi công và lệnh điều động máy. Các chứng từ làm căn cứ để hạch toán là: Hợp đồng
thuê máy, phiếu theo dõi ca máy thi công. Trong trường hợp này, tiền thuê máy thi công đã bao gồm tất cả các khoản chi phí liên đến hoạt động của máy như: chi phí nhân công, chi phí nhiên liệu, chi phí khấu hao…
Minh họa số liệu CT Nhà 19T1- Vĩnh Yên- Vĩnh Phúc - Sổ chi tiết TK 6234 (phụ lục 9)
- Sổ cái TK 623 (phụ lục 10)