* Nội dung:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là toàn bộ chi phí về nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu… tham gia trực tiếp vào xây dựng CT, HMCT. Chi phí NVL trực tiếp là một phần không thể thiếu trong quá trình sản xuất. Đặc biệt trong các doanh nghiệp xây lắp đây là bộ phận chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành của các công trình, thông thường chiếm khoảng 60% - 70%.
Do vậy, việc quản lý nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả, giảm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng thi công của các công trình là rất cần thiết. Tại Công ty nguyên vật liệu để cấu thành nên sản phẩm xây lắp gồm:
- Vật liệu xây dựng: bê tông, gạch, vữa khô, xi măng, thép… - Vật liệu luân chuyển như: cốt pha, cây chống…
- Vật liệu đúc sẵn: cấu kiện chế tạo sẵn…
- Vật liệu hoàn thiện: hệ thống chiếu sáng, điện nước…
Mỗi loại nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại. Ví dụ như vữa khô có loại bao có loại rời… nguyên vật liệu đưa vào thi công phải phù hợp với yêu cầu kỹ thuật. Việc tập hợp chi phí nguyên vật liệu được tập hợp theo từng công trình, hạng mục công trình và được thực hiện ở từng đội xây dựng. Do đặc điểm xây lắp của công ty là “khoán gọn” cho các đội xây dựng nên công tác thu mua nguyên vật liệu cho các công trình chủ yếu do các đội trực tiếp thực hiện. Mặt khác, nguyên vật liệu thi công thường đa dạng, khối lượng lớn, không tiện lưu kho bãi nên nguyên vật liệu chủ yếu được mua theo dự toán thi công, và được xuất thẳng từ kho người bán đến chân công trình. Do đó, nguyên vật liệu thi công được tính theo giá thực tế đích danh:
Giá NVL phục vụ thi
công
= Giá mua ghi trên hóa đơn +
Chi phí thu mua +
Chi phí vận chuyển bốc dỡ
* Nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu của công ty: Những nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình nào phải tính trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình đó theo số lượng thực tế đã sử dụng. * Chứng từ sử dụng: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập xuất thẳng, hóa đơn GTGT, Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào…
* Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 621 “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” và mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.
* Trình tự hạch toán:
Đội căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất thi công để tính toán lượng vật tư cần thiết cho đội sản xuất. Khi có nhu cầu thi công sản xuất thì đội làm giấy xin tạm ứng (theo mẫu) để mua vật tư, có xác nhận của đội trưởng, kỹ thuật viên và gửi về phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch sau khi xem xét thấy hợp lý sẽ chuyển sang phòng kế toán. Sau khi nhận được tiền, cán bộ quản lý vật tư của đội tiến hành đi thu mua vật tư. NVL mua về được chuyển thẳng đến chân công trình. Sau khi vật tư đến chân công trình, căn cứ vào hóa đơn GTGT do người bán gửi đến, cán bộ phụ trách vật tư của đội sẽ làm thủ tục kiểm nghiệm vật tư đúng, đủ về số lượng và chất lượng.
Hàng tháng, nhân viên thống kê của đội thi công sẽ tập hợp hóa đơn mua hàng để lập bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào, làm giấy đề nghị hoàn ứng (theo mẫu) để hoàn ứng số tiền mua nguyên vật liệu phục vụ việc thi công công trình. Sau khi lập xong bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào nhân viên thống kê đội sẽ chuyển bảng kê này cùng những chứng từ gốc lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán viên sẽ kiểm tra đối chiếu giữa bảng kê với các hóa đơn gốc. Nếu không có sai sót gì, kế toán viên sẽ căn cứ vào bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào để kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán.
*Trình tự nhập liệu:
- Đối với NVL nhập kho: Từ giao diện màn hình chính của phần mềm xuất hiện các chương trình con, trong mục này chọn “ Mua hàng và công nợ phải trả”, chọn “Phiếu nhập mua hàng”, tiếp theo chọn thời gian làm việc nhấn “Enter” màn hình nhập liệu sẽ hiện ra cho phép nhập nội dung chứng từ. Nhấn nút “Mới” máy tính sẽ chèn thêm một bản ghi chứng từ vào vị trí con trỏ, kế toán tiến hành nhập các dữ liệu vào máy như màn hình dưới đây:
Mục Mã khách: kế toán gõ theo tên mã hóa của khách hàng nếu như là khách hàng quen, còn với khách hàng lần đầu thì gõ Enter và hiện lên một cửa sổ khác. Trong cửa sổ này, ấn F4 để thêm khách hàng mới, điền các mục bắt buộc như mã khách, tên khách, địa chỉ, ... Sau khi điền đầy đủ các mục đó thì ấn “ Nhận” sau đó Enter và tiếp tục nhập các thông tin khác. Trong mục “ Diễn giải” ghi nội dung của giao dịch. Với ngày hạch toán: ghi nhận ngày vật tư nhập kho và với ngày lập phiếu: ghi nhận ngày phiếu nhập kho được lập. Ấn Enter với các mục quyển số, số phiếu nhập: các mục này sẽ nhảy tự động. Tiếp tục, ở mục “Mã hàng” với những vật tư đã nhập trước đó thì gõ vào mã hóa của vật tư đó, còn nếu chưa nhập vật tư đó lần nào thì ấn Enter, trên màn hình sẽ hiện ra danh sách các vật tư. Ấn F4 để thêm vật tư, màn hình sẽ hiện các thông số như tên vật tư, mã vật tư, kho chứa, điền tất cả các thông tin rồi kích vào “Nhận”. Tiếp tục ở mục “Tên hàng” khi gõ mã vật tư sẽ nhảy tự động. Sau đó điền các thông tin vào các cột kế tiếp, ghi vào “mã vụ việc” theo hợp đồng kinh tế ký kết, tồn, nhập bao nhiêu, đơn giá và các tài khoản liên quan đến giao dịch này.
Phía cuối phiếu nhập sẽ có phần tổng hợp “ tiền hàng”, “chi phí”, “ tiền thuế” và tổng. Các mục này sẽ nhảy tự động khi nhập các thông tin trên. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin ấn “ Lưu” .
Sau khi lưu xong tất cả các số liệu đã được cập nhật vào sổ kế toán liên quan. Để xem sổ kế toán, từ giao diện màn hình chính của phần mềm chọn “Kế toán tổng hợp” phần mềm sẽ hiển thị tất cả các sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, ta chọn Sổ chi tiết một tài khoản ( hoặc sổ Nhật ký chung, hoặc sổ cái một tài khoản), màn hình sẽ hiển thị các thông số cần lựa chọn như tên tài khoản, khoảng thời gian….Sau khi điền đầy đủ thì ấn “Nhận”, ngay lập tức sổ kế toán sẽ hiển thị. Để in sổ ta ấn F7.
- Đối với NVL xuất kho: kế toán chọn “phiếu xuất kho” trong phân hệ “Hàng tồn kho” và nhập các thông tin tương tự như phiếu nhập kho dưới đây:
Cuối kỳ, thực hiện các bút toán kết chuyển như sau:
Trên giao diện chính vào phân hệ “Kế toán tổng hợp” chọn “Khai báo các bút toán phân bổ tự động”. Trên màn hình sẽ hiện ra cửa sổ chọn năm,
gõ 2012 rồi ấn “Nhận” sẽ hiện ra 2 cửa sổ chia đôi, phía trên là ghi TK Có, bên dưới là TK Nợ. Nhấn F4 để thêm các bút toán kết chuyển.
Trên màn hình hiện ra một cửa sổ “Thêm bút toán” gồm: -Số thứ tự:
-Tên bút toán: kết chuyển chi phí NVL trực tiếp -Tài khoản ghi Có: TK 621
-Phân bổ theo vụ việc: gõ 1
Sau đó ấn Enter trên màn hình lại hiện ra một cửa sổ mới gồm: -Tài khoàn ghi Nợ: TK 154
-Vụ việc:
-Bộ phận hạch toán: -Mã phí:
-Tính hệ số phân bổ theo số PS:
Sau đó ấn Enter, các bút toán sẽ tự động khai báo liên quan đến chi phí NVL trực tiếp.
Thoát ra và vào mục “Các bút toán kết chuyển tự động”. Lúc này trên màn hình hiện ra một loạt danh sách các bút toán. Ấn tổ hợp phím Ctrl+A nếu chọn hết các bút toán hoặc chọn các bút toán muốn kết chuyển rồi ấn F4. Trên màn hình sẽ hiện ra cửa sổ “Bút toán kết chuyển tự động” chọn thời gian làm việc rồi ấn Enter. Toàn bộ mục kết chuyển này sẽ được phần mềm thực hiện và chạy vào các sổ liên quan.
Do đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp, công ty tiến hành thực hiện thi công nhiều công trình vào cùng một thời điểm, trong bài luận văn của mình em chọn công trình nhà 19T1 - Vĩnh Yên- Vĩnh Phúc để lấy số liệu minh họa. - Hóa đơn GTGT (phụ lục 1)
Do đặc điểm của ngành xây lắp nên việc nhập kho này chỉ mang tính hình thức. Kế toán đội lại tiến hành ghi phiếu xuất kho ngay cho số NVL đã thu mua và ghi vào thẻ kho. Số NVL này được đưa vào sử dụng ngay.