4. Phƣơng pháp nghiên cứu
3.2.3.Hoàn thiện quy trình lập dự toán
Để công tác dự toán đạt hiệu quả thì quy trình lập dự toán phải khoa học. Hiện nay, quy trình lập dự toán tại Công ty còn bộc lộ nhiều hạn chế nhƣ chƣa xây dựng đƣợc quy trình lập dự toán hoàn thiện, công tác thu thập thông tin còn chƣa đƣợc quan tâm đúng mức, hơn nữa biểu mẫu dự toán tại Công ty chƣa thật sự phù hợp với đặc điểm tại đơn vị, làm giảm tính linh hoạt và hiệu quả trong việc sử dụng thông tin dự toán . Vì vậy, Công ty cần hoàn thiện hơn quy trình lập dự toán tại đơn vị. Tại Công ty TNHH MTV Sản xuất và Lắp ráp ô tô tải Chu Lai - Trƣờng Hải, quy trình lập dự toán nên thực hiện theo các ba giai đoạn cụ thể nhƣ sau:
Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị
Trƣớc tiên Ban Giám đốc cần xác định rõ mục tiêu chung cho toàn Công ty. Hàng năm, HĐQT, Ban Giám đốc sẽ tiến hành mở các cuộc họp với trƣởng các phòng ban, các bộ phận để thông qua mục tiêu chung của Công ty trong năm đến. Thông thƣờng mục tiêu chung mà Công ty đƣa ra là các mục tiêu về mức sản lƣợng tiêu thụ, mức doanh thu và lợi nhuận mong muốn. Các mục tiêu sẽ đƣợc xác định dựa vào năng lực và tình hình thực tế tại Công ty, hơn nữa các mục tiêu sản xuất, kinh doanhh, tiêu thụ phải đƣợc cụ thể hóa bằng các số liệu cụ thể.
Tiếp theo, để thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra, ban lãnh đạo Công ty cần có kế hoạch phân công nhiệm vụ cho các bộ phận, cá nhân phối hợp thực hiện công việc một cách chủ động và hiệu quả. Hiện nay Phòng Kế toán chịu trách nhiệm chính trong việc lập dự toán, khối lƣợng các báo cáo dự toán tại bộ phận này chiếm phần lớn. Tuy nhiên, Phòng Kế toán chỉ giao nhiệm vụ cho một nhân viên kế toán thực hiện. Công ty cần bổ sung thêm số lƣợng nhân viên để hỗ trợ cho công tác lập dự toán tại đơn vị mình.
Sau đó, bộ phận lập dự toán tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết cho công tác lập dự toán tại Công ty. Các biểu mẫu phải đƣợc thiết kế phù hợp với đặc điểm tại Công ty, cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, không rƣờm rà, trùng lặp và tránh đƣa ra các chỉ tiêu không cần thiết. Công ty nên lập sổ tay dự toán. Sổ tay dự toán là tập hợp các hƣớng dẫn về trách nhiệm của cá nhân và các thủ tục, sổ sách và bảng biểu liên quan với quá trình lập và sử dụng số liệu dự toán. Một trong các chức năng của dự toán là cải tiến quá trình truyền đạt nên sổ tay phải đƣợc xây dựng sao cho tất cả mọi ngƣời có thể dựa vào đó để thông tin và các hƣớng dẫn về quá trình lập dự toán. Sổ tay dự toán không phải là các bảng dự toán thực tế của kỳ tới mà chỉ có các hƣớng dẫn về cách thực hiện quá trình dự toán trong tổ chức. Sổ tay dự toán
do nhân viên kế toán quản trị soạn thảo, thƣờng gồm các nội dung chủ yếu nhƣ giải thích các mục tiêu của quá trình dự toán, cấu trúc tổ chức, phác thảo các bản dự toán chính thức, trình tự soạn thảo dự toán và một số thủ tục khác.
Cuối cùng, bộ phận lập dự toán tiến hành rà soát lại các khâu chuẩn bị đã nêu ở trên. Công tác chuẩn bị là điều kiện cần thiết để công tác lập dự toán đạt hiệu quả.
Giai đoạn 2: Giai đoạn lập ngân sách
Trong giai đoạn này, các công việc đƣợc chia ra thành các bƣớc cụ thể nhƣ sau:
Bƣớc 1: Thu thập thông tin
Để thông tin dự toán là hữu ích và chính xác nhất thì khâu thu thập thông tin là điều hết sức cần thiết. Đối với ngành sản xuất và lắp ráp ô tô, ngoài các thông tin bên trong doanh nghiệp thì khâu thu thập thông tin từ môi trƣờng bên ngoài cũng cần đƣợc quan tâm.
- Các thông tin bên trong doanh nghiệp cần thu thập nhƣ: Số liệu thực tế kỳ trƣớc về doanh thu, chi phí, lợi nhuận…; năng lực sản xuất thực tế tại đơn vị, chính sách, mục tiêu và chiến lƣợc phát triển của Công ty trong thời gian tới.
- Các thông tin từ bên ngoài bao gồm: Bối cảnh nền kinh tế trong và ngoài nƣớc; các chính sách kinh tế, xã hội của nhà nƣớc, mức lãi suất, ƣu đãi về thuế…Thêm vào đó là các thông tin về các đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nƣớc. Bởi hiện nay, tại Việt Nam đang có rất nhiều các chi nhánh, văn phòng đại diện, showroom của các tập đoàn sản xuất và lắp ráp ô tô danh tiếng trên thế giới. Ngoài ra, Công ty cần phân tích thêm xu hƣớng tiêu thụ của ngƣời dân thông qua các kênh thông tin khác nhau, thu thập thông tin về nhu cầu của ngƣời tiêu dùng để dự toán mức sản lƣợng tiêu thụ và cơ cấu sản phẩm chính xác nhất.
Bƣớc 2: Lập dự toán
Dựa trên hệ thống các biểu mẫu đƣợc xây dựng và căn cứ vào các nguồn thông tin thu thập từ bên trong và bên ngoài, bộ phận phụ trách công tác lập dự toán tiến hành lập các dự toán. Các mảng dự toán khác nhau sẽ đƣợc giao cụ thể cho từng cá nhân thực hiện. Các cá nhân sẽ có trách nhiệm gửi báo cáo dự toán cho bộ phận chuyên trách về lập dự toán sau khi hoàn thành. Bộ phận chuyên trách sẽ tiến hành kiểm tra, điều chỉnh, tổng hợp các báo cáo dự toán trình cấp trên xét duyệt.
Bƣớc 3: Xét duyệt dự toán
Sau khi hoàn thành các báo cáo dự toán, bộ phận chuyên trách tổng hợp gửi Ban lãnh đạo Công ty. Ban lãnh đạo Công ty mở cuộc họp với Hội đồng quản trị, trƣởng các phòng ban để xem xét, đánh giá tính hợp lý của các báo cáo dự toán. Sau khi đƣợc góp ý, điều chỉnh và xét duyệt, bản dự toán sẽ trở thành dự toán chính thức và đƣợc công bố cho toàn Công ty thực hiện.
Giai đoạn 3: Điều chỉnh dự toán
Dự toán phải đƣợc các bộ phận lập dự toán, các phòng ban chức năng, Công ty thực hiện theo dõi thƣờng xuyên, liên tục để so sánh giữa kết quả thực tế với các chỉ tiêu trong kế hoạch. Khi so sánh, nếu có chênh lệch giữa dự toán và thực tế các bộ phận liên quan cần xem xét tìm ra nguyên nhân và giải pháp, góp phần giảm thiểu những sai lệch cho các lần lập ngân sách tiếp theo. Khi tình hình thực tế có sự biến động, các bộ phận liên quan cần tiến hành điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh tại Công ty, qua đó rút kinh nghiệm để công tác lập dự toán đạt hiệu quả và chính xác hơn.
3.3. HOÀN THIỆN NỘI DUNG LẬP DỰ TOÁN TỔNG THỂ TẠI CÔNG TY
-
Hiện nay, Công ty TNHH MTV Sản xuất và Lắp ráp ô tô tải Chu Lai - Trƣờng Hải đã xây dựng đƣợc một hệ thống báo cáo dự toán. Tuy nhiên hệ thống báo cáo còn chƣa đầy đủ, thiếu một số dự toán quan trọng nhƣ Dự toán tồn kho thành phẩm, Dự toán bằng tiền, Dự toán Bảng cân đối kế toán….Hơn nữa các báo cáo dự toán của Công ty còn tồn tại một số hạn chế (nhƣ đã phân tích ở phần thực trạng). Vì vậy, để công tác lập dự toán đạt hiệu quả, tác giả xin đề xuất một số ý kiến về việc hoàn thiện hệ thống báo cáo dự toán tại Công ty. Hệ thống báo cáo dự toán mới gồm các loại dự toán sau :
- Dự toán tiêu thụ - Dự toán sản xuất - Dự toán chi phí - Dự toán giá thành sản phẩm - Dự toán thành phẩm tồn kho - Dự toán chi phí QLDN - Dƣ toán chi phí tài chính -
- Dự toán tiền
- Dự toán Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Dự toán Bảng cân đối kế toán
Dự toán tiêu thụ là nền tảng của dự toán tổng thể doanh nghiệp. Dự toán này sẽ xác định mục tiêu của Công ty trong năm tài chính. Tất cả các dự toán khác tại Công ty đều dựa vào Dự toán tiêu thụ nên Dự toán tiêu thụ phải đƣợc xây dựng sát với thực tế tại Công ty. Để xác định số lƣợng, chủng loại sản phẩm sản xuất cho kỳ đến Công ty cần thiết phải lập Dự toán sản xuất. Dự
toán sản xuất còn là cơ sở để lập Dự toán Chi phí sản xuất. Dự toán Chi phí sản xuất cũng là một dự toán không thể thiếu trong hệ thống dự toán tổng thể tại Công ty. Dự toán này sẽ giúp Công ty xác định toàn bộ chi phí nhƣ chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung trên cơ sở khối lƣợng sản phẩm sản xuất đã đƣợc xác định ở trên. Muốn xác định giá vốn hàng bán, cần thiết phải có thông tin về giá trị hàng xuất bán, vì vậy Công ty phải lập Dự toán giá thành sản phẩm và Dự toán thành phẩm tồn kho.
Dự toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cũng là một trong những dự toán chủ yếu trong hệ thống báo cáo dự toán tổng thể doanh nghiệp. Dự toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh sẽ phản ánh kết quả kinh doanh dự kiến năm kế hoạch và là cơ sở để đƣa ra đánh giá tình hình thực hiện mục tiêu của Công ty. Nhƣ vậy để xác định đƣợc kết quả kinh doanh trong kỳ, Công ty cần lập thêm Dự toán Chi phí QLDN, Dự toán Chi phí tài chính nhằm cung cấp thông tin về các khoản chi phí phát sinh trong kỳ.
Ngoài ra, để cung cấp thông tin tổng quát về tình hình tài chính cũng nhƣ dự kiến đƣợc luồng tiền thu, chi trong kỳ để sử dụng tiền sao cho hợp lý và hiệu quả nhất, Công ty cần lập thêm Dự toán Bảng cân đối kế toán, Dự toán bằng tiền, Dự toán Chi đầu tƣ xây dựng.
Nói tóm lại, để thực hiện đƣợc mục tiêu cơ bản của dự toán tổng thể doanh nghiệp là phục vụ cho việc hoạch định, kiểm tra hoạt động kinh doanh, cũng nhƣ cung cấp thông tin cho nhà quản lý đạt đƣợc mục tiêu của Công ty là hƣớng tới tối đa hóa lợi nhuận thì Công ty nên lập đầy đủ các loại dự toán nêu trên. Hơn nữa để việc lập các dự toán đƣợc tiến hành một cách khoa học, Công ty nên thực hiện theo trình tự và nội dung cụ thể của các dự toán nhƣ sau:
3.3.1. Dự toán tiêu thụ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Dự toán tiêu thụ là dự toán quan trọng nhất, là cơ sở để lập các báo cáo dự toán khác. Chính vì vậy để công tác lập dự toán đạt hiệu quả Dự toán tiêu thụ phải phản ánh chính xác, sát thực tế tình hình tiêu thụ của Công ty trong năm kế hoạch, đảm bảo cho việc tồn kho hợp lý, vừa đủ cung cấp hàng hóa cho khâu tiêu thụ lại không gây ứ đọng, tăng hiệu quả sử dụng vốn cho Công ty.
Dự toán tiêu thụ bao gồm hai phần:
Phần I: Dự toán sản lƣợng và doanh thu tiêu thụ
Dự toán tiêu thụ phần I sẽ đƣợc Phòng Kinh doanh thực hiện. Điều này là phù hợp vì bộ phận Kinh doanh có sự am hiểu về tình hình kinh doanh của Công ty, thƣờng xuyên nghiên cứu, khảo sát nhu cầu thị trƣờng. Hơn nữa nhiệm vụ của Phòng Kinh doanh là mục tiêu về doanh số, nên Dự toán tiêu thụ còn thể hiện sự nỗ lực hoàn thành mục tiêu của bộ phận.
Hiện tại, Công ty TNHH MTV Sản xuất và Lắp ráp ô tô tải Chu Lai - Trƣờng Hải đã tiến hành lập Kế hoạch tiêu thụ. Đây là một chỉ tiêu trong Kế hoạch kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên trên Kế hoạch doanh thu chƣa thể hiện thuế GTGT đầu ra, phục vụ cho việc lập Dự toán tiền. Do sản xuất nhiều loại sản phẩm nên ngoài việc lập Dự toán tiêu thụ cho các sản phẩm Công ty cần lập thêm chỉ tiêu sản lƣợng tiêu thụ tổng hợp theo từng dòng xe để cung cấp thông tin tổng hợp cho nhà quản lý khi cần thiết.
Dự toán tiêu thụ phần I bao gồm các chỉ tiêu sau: + Sản lƣợng tiêu thụ:
Hàng năm, dựa vào mức doanh thu kế hoạch mà nhà quản lý mong muốn, Phòng Kinh doanh sẽ xem xét tình hình tiêu thụ thực tế năm trƣớc, cân nhắc thêm các nguồn thông tin bên ngoài nhƣ biến động ngành sản xuất và lắp ráp ô tô trong năm, nhu cầu tiêu thụ của ngƣời dân, đối thủ cạnh tranh và
các chính sách vĩ mô của nhà nƣớc để lập Dự toán tiêu thụ. Ngoài ra, do thị hiếu của ngƣời tiêu dùng ngày càng thay đổi nên P
khảo sát, nghiên cứu thị trƣờng để xác định cơ cấu các mặt hàng tiêu thụ phù hợp, hỗ trợ cho công tác lập Dự toán tiêu thụ đƣợc chính xác hơn.
+ Doanh thu tiêu thụ:
Doanh thu tiêu thụ = Sản lƣợng tiêu thụ X Đơn giá bán
Đơn giá bán đƣợc dựa vào giá thành và mức lợi nhuận mong muốn cho từng sản phẩm. Thêm vào đó, Phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào giá bán thực tế năm trƣớc, giá bán kế hoạch năm trƣớc, xem xét các mức giá của các sản phẩm cùng loại, sản phẩm thay thế của đối thủ cạnh tranh để đƣa ra mức giá bán phù hợp. Mức giá phù hợp là mức giá ngƣời tiêu dùng có thể chấp nhận đƣợc và Công ty thu đƣợc mức lợi nhuận nhƣ mong muốn, vừa đảm bảo tính cạnh tranh và vị thế của Công ty trên thƣơng trƣờng.
+ Thuế GTGT đầu ra:
Thuế GTGT đầu ra = Doanh thu tính thuế X Thuế suất thuế GTGT Doanh thu tính thuế đƣợc xác định theo luật thuế GTGT.
Thuế suất thuế GTGT của các loại sản phẩm là 10%.
(Dự toán tiêu thụ phần I đƣợc trình bày trong Phụ lục 3.1a) Phần II: Dự toán thu tiền
Hiện nay, Công ty không tiến hành lập Dự toán thu tiền. Việc lập Dự toán thu tiền tại Công ty là điều cần thiết để Công ty có thể chủ động hơn trong tài chính. Dự toán tiêu thụ phần II sẽ do Phòng Kế toán đảm nhận. Công ty không trực tiếp bán hàng, thành phẩm sau khi hoàn thành đƣợc chuyển đến các đại lý, showroom của Trƣờng Hải. Các đại lý và showroom sẽ chịu trách nhiệm trong việc bán hàng và thu tiền. Sau từng quý, các đại lý sẽ báo cáo tình hình tiêu thụ và bàn giao tiền lại cho Công ty. Dự toán tiêu thụ phần II sẽ
đƣợc lập cho từng quý và đƣợc lập chung cho tất cả các dòng xe. Dự toán thu tiền bao gồm các chỉ tiêu sau:
+ Khoản phải thu năm trƣớc thu đƣợc trong kỳ: Là khoản phải thu khách hàng năm trƣớc ƣớc thu đƣợc trong năm kế hoạch. Căn cứ để lập chỉ tiêu này là khoản phải thu khách hàng cuối quý 4 ƣớc tính năm trƣớc.
+ Phải thu bán hàng trong kỳ: Là khoản tiền phải thu từ bán hàng trong kỳ. Khoản này bao gồm doanh thu tiêu thụ và thuế GTGT đầu ra trong kỳ.
+ Tiền thu trong kỳ: Là khoản tiền bán hàng ƣớc tính thu đƣợc trong kỳ. Thông thƣờng, tiền bàn giao từ các đại lý, showroom trong quý chiếm khoảng 70% tổng lƣợng phải thu từ bán hàng trong kỳ, 30% còn lại sẽ đƣợc thu sau 1 quý.
+ Tổng cộng tiền thu trong kỳ: Tổng cộng tiền thu trong kỳ bao gồm khoản phải thu năm trƣớc thu đƣợc trong kỳ và tiền thu trong kỳ.
(Dự toán tiêu thụ phần II đƣợc trình bày trong Phụ lục 3.1b)
3.3.2. Dự toán sản xuất
Trên cơ sở sản lƣợng tiêu thụ trong kỳ, sản lƣợng thành phẩm tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, Phòng Kế hoạch sản xuất tiến hành lập Dự toán sản xuất để ƣớc tính sản lƣợng sản xuất trong kỳ. Dự toán sản xuất sẽ đƣợc cho từng sản phẩm theo từng quý. Dự toán này bao gồm các chỉ tiêu sau:
+ Sản lƣợng tiêu thụ trong kỳ: Là chỉ tiêu sản lƣợng tiêu thụ trên Dự toán tiêu thụ phần I.
+ Sản lƣợng tồn kho cuối kỳ: Phòng Kế hoạch sản xuất phải ƣớc tính sản