4. Phƣơng pháp nghiên cứu
3.2.2. Hoàn thiện phƣơng pháp lập dự toán
Hiện tại, Công ty đang áp dụng phƣơng pháp lập dự toán từ trên xuống. Một trong những hạn chế của phƣơng pháp này là không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của Công ty. Vì vậy, Công ty cần phải lập dự toán theo phƣơng pháp từ dƣới lên. Ƣu điểm của phƣơng pháp này là ngƣời tham gia trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp lập dự toán nên số liệu sẽ chính xác và thực tế hơn, hơn nữa khi các bộ phận lập dự toán cho bộ phận mình sẽ phát huy tích cực vai trò trong việc thực hiện để phấn đấu hoàn thành kế hoạch do mình lập ra. Vì vậy, khi áp dụng phƣơng pháp này các báo cáo dự toán có tính khả thi cao và hƣớng mọi ngƣời đến mục tiêu chung của Công ty.
Theo phƣơng pháp này, thông tin về các chỉ tiêu dự toán sẽ đƣợc bắt đầu từ các phòng ban cơ sở. Nó cho phép các phòng ban tự đánh giá nguồn lực của bộ phận mình để làm cơ sở lập dự toán phù hợp. Với phƣơng pháp lập dự toán từ dƣới lên đòi hỏi các bộ phận, các phòng ban liên quan cần phải phối hợp chặt chẽ, kịp thời và thống nhất trong cả quy trình lập dự toán. Công ty cần theo dõi và kiểm soát quá trình thực hiện dự toán để đƣa ra những giải pháp điều chỉnh kịp thời. Theo mô hình này, nhiệm vụ của các phòng ban đƣợc xây dựng cụ thể nhƣ sau:
Phòng Kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm lập Dự toán tiêu thụ. Phòng Kinh doanh dựa trên số liệu thực tế năm trƣớc, năng lực sản xuất tại Công ty và các thông tin thu thập từ môi trƣờng bên ngoài để đƣa ra số liệu sản lƣợng tiêu thụ dự kiến. Sau khi hoàn thành, Phòng Kinh doanh sẽ chuyển đến bộ phận chuyên trách về công tác lập dự toán xem xét.
Phòng Kế hoạch Sản xuất sẽ phối hợp với phòng Kinh doanh và các bộ phận sản xuất của nhà máy để lập Dự toán sản xuất và kế hoạch mua hàng.
Các dự toán này sau khi hoàn thành cũng đƣợc gửi lên bộ phận chuyên trách về công tác lập dự toán cân nhắc, chỉnh sửa.
Phòng Kế toán sẽ kết hợp với Phòng Kinh doanh, Phòng Kế hoạch Sản xuất, các bộ phận sản xuất để lập các dự toán còn lại nhƣ Dự toán chi phí NVL trực tiếp, Dự toán chi phí nhân công trực tiếp, Dự toán sản xuất chung, Dự toán giá thành, Dự toán giá vốn, Dự toán chi phí bán hàng, Dự toán chi phí QLDN, Dự toán tiền, Dự toán Báo cáo kết quả kinh doanh, Dự toán Bảng cân đối kế toán.
Tất cả các dự toán sau khi hoàn thành đều đƣợc bộ phận chuyên trách xét duyệt. Nếu thấy chƣa hợp lý, bộ phận chuyên trách sẽ tiến hành điều chỉnh. Sau khi các thành viên trong Ban chuyên trách đều thống nhất ý kiến, bản dự toán này sẽ đƣợc đƣa ra trong cuộc hợp với HĐQT, Ban giám đốc và trƣởng các phòng ban thông qua. Nếu vẫn còn tồn tại, bộ phận chuyên trách sẽ làm việc lại với các bộ phận lập dự toán để điều chỉnh lại một lần nữa theo những ý kiến thống nhất trong cuộc họp với cấp trên. Bản dự toán sau khi điều chỉnh sẽ trở thành bản dự toán chính thức tại Công ty.