4. Phƣơng pháp nghiên cứu
2.2.1. Tổng quan về công tác dự toán tổng thể tại Công ty
a. Kỳ lập dự toán tại Công ty
Tại Công ty TNHH MTV Sản xuất và Lắp ráp ô tô tải Chu Lai - Trƣờng Hải, công tác lập dự toán đƣợc thực hiện theo năm. Việc lập dự toán đƣợc Công ty thực hiện vào cuối quý IV năm hiện tại. Hàng năm dựa vào số liệu của các bộ phận liên quan và tình hình thực tế, bộ phận lập dự toán tiến hành lập cho năm sản xuất, kinh doanh tiếp theo. Tuy nhiên trong năm dự toán, căn cứ trên tình hình thực tế sản xuất, kinh doanh của năm trƣớc và kế hoạch kinh
Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký chung Sổ Cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng Tổng hợp chi tiết Bảng Cân đối số phát sinh
doanh của Công ty, bộ phận lập dự toán sẽ tiến hành chỉnh sửa dự toán đã lập cho phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty.
b. Vai trò và nguyên tắc lập dự toán tổng thể tại Công ty
+ Vai trò lập dự toán tổng thể tại Công ty
Tại Công ty TNHH MTV Sản xuất và Lắp ráp ô tô tải Chu Lai - Trƣờng Hải, công tác lập dự toán tổng thể giữ vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Dự toán giúp nhà quản trị truyền đạt kế hoạch và mục tiêu sản xuất, kinh doanh tới từng bộ phận, phòng ban trong Công ty. Dự toán giúp Công ty phân bổ và điều phối các nguồn lực một cách phù hợp và chủ động trong một khoảng thời gian nhất định. Các báo cáo dự toán trở thành thƣớc đo hữu ích giúp các nhà quản trị trong việc kiểm tra và đánh giá việc thực hiện mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty.
Với tầm quan trọng của công tác lập dự toán, đòi hỏi báo cáo dự toán phải đảm bảo tính tính chính xác nhằm làm tiêu chuẩn đánh giá kế hoạch thực hiện. Vì vậy, ngoài việc sử dụng thông tin bên trong doanh nghiệp, Công ty còn thu nhập các nguồn thông tin bên ngoài để kết hợp cho việc lập dự toán một cách phù hợp, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí và có tính khoa học để đảm bảo hiệu quả hoạt động và quản lý của Công ty.
+ Nguyên tắc lập dự toán tổng thể tại Công ty
- Công tác lập dự toán phải đƣa ra các mục tiêu định lƣợng cần phải đạt đƣợc trong năm, các mục tiêu phải rõ ràng để các bộ phận trong tổ chức cùng thực hiện. Các chỉ tiêu sẽ là một tiêu chí để đánh giá thành tích cuối năm và còn là chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch trong năm.
- Dự toán đƣợc theo dõi thƣờng xuyên để có những điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế diễn ra trong năm kế hoạch vì dự toán chứa yếu tố không chắc chắn, hơn nữa môi trƣờng sản xuất kinh doanh luôn biến động.
- Thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá việc thực hiện dự toán và theo dõi ngân sách hoạt động để so sánh với thực tế, điều chỉnh cho phù hợp, đảm bảo tính linh hoạt của các báo cáo dự toán.
Ngoài ra, một trong những nguyên tắc lập dự toán tại Công ty là các báo cáo dự toán phải đƣợc lập một cách có cơ sở, sát thực tế, hợp lý nhƣng phải tiết kiệm thời gian và chi phí.
c. Bộ phận lập dự toán tổng thể tại Công ty
Bộ phận chịu trách nhiệm chính về công tác lập dự toán tổng thể tại Công ty TNHH MTV Sản xuất và Lắp ráp ô tô tải Chu Lai - Trƣờng Hải là Phòng Kế toán, cụ thể là bộ phận kế toán quản trị, trong đó ngƣời đứng đầu là Kế toán trƣởng. Tuy nhiên, ngoài Phòng Kế toán việc lập dự toán tổng thể còn đƣợc thực hiện kết hợp với các phòng ban, bộ phận liên quan nhƣ Phòng Kinh doanh, Phòng Kế hoạch sản xuất…Phòng Kế toán sẽ có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo dự toán của các bộ phận trình ban lãnh đạo xét duyệt. Tại Công ty TNHH MTV Sản xuất và Lắp ráp ô tô tải Chu Lai - Trƣờng Hải đang sử dụng thuật ngữ “lập kế hoạch” thay cho “lập dự toán”. Các loại kế hoạch và các bộ phận lập kế hoạch tại Công ty đƣợc thể hiện khái quát thông qua bảng 2.1. Ph
nhiên riêng Kế hoạch ti
P K
Trên cơ sở Kế hoạch tiêu thụ, Phòng Kế hoạch sản xuất sẽ có trách nhiệm tính toán để lập Kế hoạch sản xuất. Nhƣ vậy, ngoài trách nhiệm chính của Phòng Kế toán, các phòng ban khác trong Công ty cũng tham gia vào quá
trình lập dự toán ngân sách tại Công ty. Nội dung công việc và trách nhiệm đƣợc xác định một cách rõ ràng, cụ thể cho từng bộ phận cá nhân, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập dự toán và là cơ sở để nhà quản trị đánh giá hiệu quả công việc của từng phòng ban liên quan.
Loại kế hoạch Bộ phận lập kế hoạch
Kế hoạch kinh doanh Phòng Kinh doanh
Kế hoạch sản xuất Phòng Kế hoạch sản xuất
Phòng Kế toán Kế hoạch chi phí hoạt động Phòng Kế toán Kế hoạch Kết quả sản xuất kinh doanh theo dòng xe Phòng Kế toán
Kế hoạch chi đầu tƣ Phòng Kế toán
Kế hoạch thuế Phòng Kế toán
Kế hoạch Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Phòng Kế toán
2.1:
d. Phương pháp lập dự toán tổng thể tại Công ty
Công ty TNHH MTV Sản xuất và Lắp ráp ô tô tải Chu Lai - Trƣờng Hải
năm, vào giữa quý IV, Hội đồng quản trị và Ban lãnh đạo cùng trƣởng các phòng ban mở cuộc họp bàn về kế hoạch tài chính trong năm tới. Hội đồng quản trị sẽ ấn định một số chỉ tiêu cơ bản nhƣ doanh thu, sản lƣợng sản xuất, lợi nhuận…Ban Giám đốc Công ty dựa trên các chỉ tiêu đó xem xét đƣa ra các mục tiêu, chiến lƣợc cụ thể và phân công cho các bộ phận liên quan tiến hành xây dựng các dự toán. Phòng Kế toán là bộ phận giữ nhiệm vụ chính trong việc lập dự toán. Phòng Kinh doanh sẽ dựa vào các chỉ tiêu cấp trên giao xuống kết hợp với các nguồn thông tin khác nhƣ sản lƣợng thực tế năm trƣớc, nhu cầu tiêu dùng hay năng lực sản xuất của Công ty
hành tính toán giữa số lƣợng tồn kho với nhu cầu tiêu thụ để lập K sản xuất kế hoạch
Kế hoạch giá thành, Kế hoạch
e. Quy trình lập dự toán tổng thể tại Công ty
căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị và số liệu thực tế năm trƣớc tiến hành lập các dự toán liên quan. Sau khi hoàn thành Phòng Kế toán sẽ tổng hợp trình Ban Giám đốc Công ty và Hội đồng quản trị thông qua.
Quy trình lập dự toán tại Công ty đƣợc thực hiện chủ yếu qua ba bƣớc đó là thu nhập thông tin, lập các báo cáo dự toán và xét duyệt dự toán.
Bƣớc 1: Thu thập thông tin.
Các bộ phận có trách nhiệm lập dự toán tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thông tin cần thiết cho việc lập dự toán tại bộ phận mình. Tuy nhiên tại Công ty việc thu nhập thông tin để lập dự toán chủ yếu dựa vào các số liệu thực tế năm trƣớc, các nguồn thông tin từ bên ngoài ít đƣợc chú trọng.
Bƣớc 2: Lập các báo cáo dự toán.
Sau khi tiến hành thu thập các thông tin cần thiết, trên cơ sở mục tiêu, chiến lƣợc sản xuất kinh doanh, các chỉ tiêu cơ bản về sản lƣợng tiêu thụ, số lƣợng sản phẩm sản xuất đã đƣợc ấn định, các bộ phận tiến hành lập dự toán.
Nhƣ đã nêu ở phần trên, Phòng Kế toán sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp thông tin, lập báo cáo dự toán tổng thể cho doanh nghiệp.
Bƣớc 3: Xét duyệt dự toán.
Sau khi hoàn thành tất cả các báo cáo dự toán liên quan, Phòng Kế toán tổng hợp gửi Ban lãnh đạo Công ty xem xét đánh giá tính hợp lý của dự toán. Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo và trƣởng các bộ phận liên quan tiến hành các cuộc họp giao ban để điều chỉnh dự toán, đƣa ra bản dự toán hoàn chỉnh. Sau khi đƣợc điều chỉnh và xét duyệt, bản dự toán ngân sách chính thức đƣợc sử dụng và công bố trong Công ty. Các phòng ban chức năng và các bộ phận căn cứ vào đó để tiến hành thực hiện.