Sự cần thiế t, yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện.

- Khoá sửa dữ liệu và Khoá sổ dữ liệu

410 Vốn chủ sở hữu

3.2.1 Sự cần thiế t, yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện.

Ngày nay, kế toán không chỉ đơn thuần là thu thập và ghi chép tính toán về vốn và sự vận động của vốn trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, mà còn là bộ phận chủ yếu của hệ thống kinh tế, là công cụ thiết yếu quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Để có thể thực hiện tốt vai trò của kế toán thì yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý vi mô và vĩ mô là vấn đề vô cùng cấp bách.

Kế toán bán hàng và kết quả bán hàng là một phần khá quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp, là bộ phận cung cấp thông tin về kết quả bán hàng giúp cho nhà lãnh đạo công ty có được cái nhìn tổng quát về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp để từ đó đánh giá những điểm mạnh, yếu trong kinh doanh của doanh nghiệp giúp cho công việc hoạch định chiến lược của doanh nghiệp. Vì vậy hoàn thiện tổ chức kế toán nói chung, kế toán bán hàng và kết quả bán hàng nói riêng là hết sức cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp.

Trước yêu cầu hoàn thiện hơn công tác kế toán tại công ty, trên cơ sở những kiến thức đã học cùng với quá trình tìm hiểu tổ chức kế toán bán hàng và kết quả bán hàng trong công ty, em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và kết quả bán hàng tại công ty như sau:

* Yêu cầu

Trong cơ chế quản lý kinh tế mới, hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải đảm bảo yêu cầu sau:

- Cung cấp số liệu, thông tin về tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả bán hàng một cách trung thực khách quan, dễ hiểu.

- Số liệu kế toán phải kịp thời, chớnh xỏc

- Số liệu kế toán phải đảm bảo rõ ràng minh bạch và công khai - Đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả, thiết thực và khả thi.

* Nguyên tắc hoàn thiện

- Về tính hiệu quả của kế toán : Theo nguyên tắc này thì thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp cho ban lãnh đạo công ty phải thiết thực, hữu ích để từ đó có quyết định đúng đắn.

- Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải phù hợp với tỡnh hình thực tế của công ty và đảm bảo nguyên tắc thích ứng.

- Phải phù hợp với chế độ chính sách về kế toán của nhà nước.

- Phải phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán.

- Đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả. 3.2.2 Một số kiến nghị

Qua một thời gian ngắn thực tập tại công ty, dưới góc độ là một sinh viên thực tập, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến sau nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty.

Ý kiến 1: Theo dõi quản lý hợp đồng kinh tế chặt chẽ hơn

Viợ̀c thiếu bất kỳ thành phần chủ yếu nào trong bộ chứng từ bán hàng đều làm giảm đi tính pháp lý của hoạt đồng bán hàng. Nếu có phát sinh tranh chấp thì sẽ thiếu căn

cứ và thiệt hại sẽ do công ty gánh chịu. Các hợp đồng kinh tế với giá trị lớn nờn viợ̀c quản lý các chứng từ cẩn thận là hết sức cần thiết.

Bộ chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng ở công ty phải có những thành phần chủ yếu sau:

+ Hợp đồng kinh tế

+ Biên bản nghiệm thu và bàn giao + Hoá đơn bán hàng

+Biên bản thanh lý hợp đồng

Kế toán tổng hợp cũng cần tập hợp riêng bộ chứng từ theo từng mặt hàng, lưu ở các file khác nhau.Tuy nhiên ở mỗi bộ chứng từ lại thiếu văn bản nào đú.Sự thiếu hụt đó chủ yếu do bộ chứng từ bán hàng được luân chuyển qua nhiều phòng ban, được nhiều người sử dụng.Sự thiếu cẩn trọng và sự nhận thức của các nhân viên về tầm quan trọng của các văn bản đú đó làm cho chúng bị thất lạc.Vì vậy đòi hỏi kế toán tổng hợp phải quản lý chặt chẽ hơn.

Trước tiên, kế toán chỉ viết hóa đơn khi đã nhận được Hợp đồng kinh tế ; biên bản nghiệm thu và bàn giao từ bộ phận liên quan hoặc yều cầu họ ký xác nhận giao lại trong thời gian gần nhất. Sau khi nhận được đầy đủ các văn bản, nếu có ai đó mượn thì phải thỏa thuận ngày trả và người mượn phải kí nhận

Ý kiến 2: Thực hiện chiết khấu thanh toán.

Mặc dù việc thu hồi tiền hàng của công ty là tương đối tốt, công ty không có khoản nợ xấu. Tuy nhiên việc thu tiền của khách hàng vẫn có thể tốt hơn nếu công ty áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng.

Trong điều khoản thanh toán,thường thì thời hạn khách hàng thanh toán cho công ty trong khoảng từ mụ̣t đờ́n hai tháng. Với tình hình lạm phát ,giá cả tăng, đồng tiền bị mất giá như hiện nay, cùng với nhu cầu vờ̀ vụ́n kinh doanh thì doanh nghiệp cần thu hồi vốn càng sớm càng tốt. Công ty không nên bỏ qua bất kỳ phương án kinh doanh nào mang lại hiệu quả.

Công ty nên thực hiện chiết khấu thanh toán cho các khách hàng trả tiền hàng trước hạn. Như vậy có thể khuyến khích khách hàng trả nợ sớm, nhanh thu hồi được vốn cho doanh nghiệp.

Để thực hiện chiết khấu thanh toán, công ty cần phải ghi rõ về chiết khấu thanh toán trong hợp đồng kinh tế.

Công ty có thể thực hiện chiết khấu thanh toán như sau:

Ví dụ: Ngày 10 tháng 11 năm 2011 công ty bán 2 máy xúc lật ZL-30E cho công ty Thiết Bị.Trị giá hợp đồng là : 1.002.474.000 VNĐ.

Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng chuyển khoản.

+ Đợt 1: 20% tổng giá trị hợp đồng tương đương 200.494.800VNĐ sẽ được bên mua chuyển cho công ty trong vòng 3 ngày sau khi ký hợp đồng.

+ Đợt 2: 80% tổng giá trị hợp đồng tương đương 801.979.200 VNĐ sẽ được bên mua chuyển cho công ty trong vòng 20 ngày sau ngày ký hợp đồng.

Công ty có thể thực hiện chiết khấu thanh toán với tỉ lệ 0.05% /1 ngày thanh toán trước hạn cho đợt 2.

Như vậy nếu khách hàng thanh toán ngay thì sẽ được hưởng số tiền là: 801.979.200 x 0.05% x 20 = 8.019.792VNĐ

Như vậy khách hàng chỉ phải thanh toán cho công ty số tiền 801.979.200 - 8.019.792 = 793.959.408 VNĐ.

Bằng việc thực hiện chiết khấu thanh toán công ty sẽ khuyến khích khách hàng thanh toán tiền hàng sớm, công ty thu hồi được vốn tiếp tục đầu tư vào hoạt động kinh doanh mang lại lợi nhuận cao hơn cho công ty.

Tuy nhiên tỉ lệ chiết khấu thanh toán phải phù hợp vừa có lợi cho công ty, vừa có lợi cho khách hàng.

Tỉ lệ chiết khấu thanh toán phải lớn hơn lãi suất ngân hàng mới khuyến khích được khách hàng trả nợ trước hạn.

Căn cứ vào thỏa thuận chiết khấu thanh toán trong điều khoản thanh toán trong hợp đồng. Cùng với việc ghi nhận doanh thu, kế toán nhập liệu khoản chiết khấu thanh toán vào phần mềm kế toán như sau:

Từ giao diện nền của phần mềm kế toán,vào thực đơn “ Kế toán tổng hợp”, chọn “ Phiếu kế toỏn”, sau đó khai báo các thông tin cần thiết trên phiếu kế toán như: ngày hạch toỏn(ngày nhập liệu vào phần mềm kế toán), diễn giải(chiết khấu thanh toán), TK(số hiệu tài khoản được chọn từ danh mục tài khoản bằng cách dựng phớm “Enter”): TK635(TK ghi Nợ), TK 131(136)…(TK ghi Cú), mó khỏch(đó được mã hóa trong phần mềm), tên khách hàng, phát sinh Nợ (trờn dũng tương ứng với TK 635:

khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng là: 8.019.792, phát sinh Có (khoản chiết khấu thanh toán khách hàng được hưởng),

Ý kiến 3:

Qua việc xem xét sổ chi phí bán hàng em thấy kế toán cần chú ý hơn trong việc ghi nhận.

Phòng (ban)dự án thương mại là bộ phận trực tiếp quản lý và phụ trách lĩnh vực bán hàng trong công ty. Các nhân viên trong phòng dự án thương mại có vai trò như các nhân viên bán hàng. Vì vậy tiền lương trả cho họ phải hạch toán là chi phí bán hàng.

Viợ̀c không ghi nhận lương của ban dự án thương mại vào chi phí bán hàng làm cho khoản chi phí bán hàng không chính xác, giảm đi đáng kờ̉.Cũng vì thế mà việc xác định kết quả bán hàng không chính xác, ảnh hưởng đến việc đưa ra các chiến lược kinh doanh.

Vì kế toán không ghi nhận khoản trên vào chi phí bán hàng nên chi phí bán hàng của công ty không hợp lý.

Ví dụ: Căn cứ vào bảng lương nhân viên công ty tháng 12 có lương của các nhân viên ban dự án thương mại là 50.018.000 đồng

Kế toán ghi nhận như sau: Nợ TK 641: 50.018.000 Có TK 334: 50.018.000

Do trong kỳ, đơn vị đang ghi nhận hàng hóa nhập khẩu tại ngày đăng ký tờ khai hải quan mà không ghi nhận tại thời điểm hàng hóa thực nhập về kho do vậy :

Đơn vị nên ghi nhận giá trị hàng hóa tại thời điểm thực tế nhập kho.

Trong trường hợp bên bán đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho đơn vị mà hàng vẫn chưa về kho thì đơn vị nên ghi nhận giá trị hàng hóa trờn TK151-Hàng mua đang đi đường. Khi hàng thực tế về kho sẽ ghi giảm giá trị hàng đang đi đường và ghi tăng giá trị hàng hóa:

Nợ TK 156: ...

Có TK 151: ...

Ý kiến 5: Về việc quản lý hạch toán lương và các khoản trích theo lương

Công ty nên hạch toán lương sản phẩm vào chi phí bán hàng. Khi đó kế toán sẽ ghi nhận như sau:

Nợ TK 642: ... Có TK 334: ... Ý kiến 6:

Công ty nên thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khú đũi. Việc lập dự phòng các khoản nợ phải thu khú đũi tuân theo quy định của chế độ hiện hành:

- Khoản nợ này phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách hàng về số tiền còn nợ, bao gồm các hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, biên bản thanh lý hợp đồng, cam kết vay nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.

- Các khoản nợ phải thu khú đũi có đủ căn cứ xác định sau:

+ Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trên Hợp đồng kinh tế, các khế ước vay, hoặc các cam kết nợ khác.

+ Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng bên nợ đã lâm vào tình trạng phá sản, giải thể, đang bị pháp luật giam giữ.

- Mức trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khú đũi theo quy định hiện hành: + 30% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm.

+ 70% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.

Đối với các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán được coi là các khoản phải thu khú đũi thỡ doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Khoản lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Đối với các khoản nợ phải thu sau khi đó cú quyết định xử lý thì doanh nghiệp vẫn theo dõi riờng trờn sổ kế toán và được phản ánh vào Bảng cân đối kế

toán trong thời gian tối thiểu là 10 năm, và tối đa là 15 năm kể từ ngày thực hiện xử lý các biện pháp để thu hồi nợ.

Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu :

Ghi

chú:

(1) Cuối kỳ kế toán năm, kế toán xác định số dự phòng phải thu khú đũi cần phải trích lập.

(2) Năm N+1 xử lý nợ khó đòi không có khả năng thu hồi.

TK 131,138 TK 6426 TK 6424 TK 004 TK 139 TK 711 TK 111, 112 (1) (2a) (2b) (3a) (3b) (4) (4b)

(3) Cuối kỳ, căn cứ vào số phải trích lập năm sau với số dư tài khoản dự phòng phải thu để xác định số phải trích lập thêm hay hoàn ứng dự phòng

(4) Các khoản nợ phải thu khú đũi đó được xử lý xoá nợ nhưng sau đó thu hồi được. Việc lập dự phòng nợ phải thu khú đũi giỳp doanh nghiệp tính trước vào chi phí một khoản chi để khi phát sinh các khoản nợ khú đũi, không có khả năng đòi được thì tình hình tài chính của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng.

Dưới góc độ là một sinh viên thực tập, kết hợp với những kiến thức đã học và những hiểu biờt về công ty Cổ Phần Vật Tư Thiờt Bị Giao Thông trong thời gian thực tập em hy vọng những kiến nghị trên của mình có thể góp phần hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng tại công ty Cổ Phần Vật Tư Thiờt Bị Giao Thông.

KẾT LUẬN

Trong nền kinh tế thi trường, các doanh nghiệp cần phải cạnh tranh với nhau đẻ khẳng định chỗ đứng của mỡnh trờn thi trường. Bởi vậy các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải có những định hướng rõ ràng trên con đường của mình. Đẻ đạt được điều này thì công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng phải luôn được củng cố và hoàn thiện hơn nữa để công tác này thực sự trở thành công cụ quản lý tài chính của doang nghiệp.Đặc biệt đối với doanh nghiệp thương mại công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng càng phải được tổ chức hợp lý, đảm bảo phản ánh ghi chép một cách đầy đủ,chớnh xỏc tình hình và kết quả bán hàng. Thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp giỳp cỏc nhà quản trị daonh nghiệp đưa ra các quết định kinh tế phù hợp nhằm nâng cao kết quả bán hàng nói riêng và kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung.

Qua quá trình học tập ở trường và quá trình đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu thực tế kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Giao Thông; được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Đào Tựng cựng cỏc cụ ,cỏc chị phòng kế toán của công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Giao Thông , em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài: “Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty Cổ Phần Vật Tư Thiết Bị Giao Thông ”.

Sau thời gian thực tập, em thấy mình hiểu rừ hơn về thực tế công tác kế toán nói chung; kế toán bán hàng và xác định kết quả núi riờng.Do hạn chế về hiểu biết cũng như kinh nghiệm thực tế nên luận văn của em khó tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và cỏc cụ cỏc chị trong công ty để luận văn tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn.

Sau cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Đào Tùng và cỏc cụ ,cỏc chị phòng kế toán trong công ty đã chỉ bảo, hướng dẫn em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này.

Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên

Nguyễn Thi Thùy Chi