- Khoá sửa dữ liệu và Khoá sổ dữ liệu
2.2.4 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.4.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Việc ghi nhận doanh thu bán hàng tại công ty được ghi nhận theo nguyên tắc sau: - Phần lớn rủi ra và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa đã được chuyển giao cho người mua.
- Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích từ giao dịch bán hàng - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Chứng từ và tài khoản và hệ thống sổ kế toán sử dụng
* Chứng từ kế toán sử dụng:Các chứng từ sử dụng trong hạch toán doanh thu bán hàng: Hóa đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo có của ngân hàng,bảng sao kê của ngân hàng, phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng…
Tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Khi xuất hàng, căn cứ vào hợp đồng, biên bản bàn giao nghiệm thu kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng theo mẫu nhà nước quy định. Hoá đơn GTGT được đánh số liên tục từ đầu đến cuối quyển.
- Phiếu xuất kho gồm 3 liên: + Liên 1, 3 lưu tại phòng kế toán
+ Liên 2 mang xuống kho làm chứng từ vận chuyển
- Khi thu tiền bán hàng bằng tiền mặt thì phiếu thu sẽ được lập. Phiếu thu được viết gồm 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại phòng kế toán
+ Liên 2: Khách hàng giữ đẻ làm cơ sở thanh toán + Liên 3: Căn cứ để thủ quỹ ghi sổ
* Tài khoản kế toán sử dụng
- Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ gồm các tài khoản:
+ Tài khoản 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ - Tài khoản 512- doanh thu bán hàng nội bộ
+ Tài khoản 5121 - doanh thu bán hàng nội bộ- nhựa đường + Tài khoản 5122 - doanh thu bán hàng nội bộ- thiết bị + Tài khoản 5123- doanh thu bán hàng nội bộ - khác
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan đến hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ như: TK 3331, TK111, TK112, TK 131…
* Hệ thống sổ kế toán sử dụng:
- Sổ cái chi tiết TK511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Sổ cái chi tiết TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ
Quy trình và phương pháp ghi sổ kế toán nghiệp vụ phát sinh trong quá trình bán hàng.
* Quy trình hạch toán đối với nghiệp vụ bán hàng
Đối với hàng hóa thiết bị của công ty chủ yếu là hàng nhập khẩu thế nên hàng hóa sau khi được cán bộ kỹ thuật kiểm tra chất lượng tại cửa khẩu giao hàng thì sẽ được đưa về nhập kho của công ty. Người nhận hàng của phòng kinh doanh đưa hàng từ địa điểm giao hàng( tại cửa khẩu) về công ty. Thủ kho căn cứ vào khối lượng thực tế để báo với phòng kế toán tài chính viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập trên cơ sở tờ khai hải quan.Phiếu nhập kho gồm 3 liên:
- Liên 1, 3 lưu tại phòng kế toán
- Liên 2 mang xuống kho làm chứng từ vận chuyển Mẫu phiếu nhập kho:
Sau khi nhập hàng về kho công ty cán bộ kinh doanh gửi giấy báo nhận hàng đến cho khách hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng căn cứ vào đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế phòng kế toán tài chính viết hóa đơn bán hàng. Trên hóa đơn phải ghi rõ tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng đơn giá thành tiền, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền thanh toán. Nếu ghi sai hoặc điều chỉnh phải huỷ ngay theo quy định của cơ quan thuế, trường hợp đã xé rời 02 liên số 2 và 3 phải có biên bản huỷ hoá đơn. Không được sửa chữa, gạch xoá ngay trờn hoỏ đơn và vẫn lưu lại quyển gốc rồi viết hoá đơn khác liền kề. Hoá đơn GTGT được lập thành 03 liên.
+ Liên 1 : Màu tím lưu tại quyển gốc
+ Liên 2 : Màu đỏ giao khách hàng ( làm căn cứ để vận chuyển hàng khi lưu thụng trờn đường và khấu trừ thuế GTGT cho người mua )
+ Liên 3 : Màu xanh, chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ
Sau khi kế toán lập xong hoá đơn GTGT trình kế toán trưởng và giám đốc công ty ký.
Sau đó sẽ giao cho khách hàng một bản. Khi khách hàng cầm hóa đơn GTGT xuống kho để nhận hàng, căn cứ vào cột số lượng ghi trên hóa đơn thủ kho tiến hành xuất hàng cho khách hàng.
Sau đó vào sổ nhật ký chung, căn cứ vào sổ nhật ký chung kế toán ghi sổ cái chi tiết các tài khoản.
* Quy trình nhập liệu:
Căn cứ vào hoá đơn kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán. Thao tác nhập dữ liệu căn cứ vào hoá đơn GTGT được thực hiện như sau :
+ Từ giao diện nền của phần mềm kế toán,vào thực đơn “kờ́ toán bán hàng và công nợ phải thu”
+ Chọn “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” Nhấn “mới” để nhập dữ liệu
Ngày : Ngày vào phần mềm kế toán Số HĐ: Mã số ghi trên hóa đơn
Đvkh: Gồm có mã khách hàng và tên khách hàng
Khi dữ liệu được lưu vào máy, phần mềm kế toán sẽ tự động xác định giá vốn và in phiếu xuất kho( phương pháp cụ thể được trình bày ở phần giá vồn)
Quy trình ghi sổ chi tiết TK 5122: Doanh thu bán thiết bị nội bộ: Sổ này được mở để theo dõi hoạt động bán thiết bị của công ty đối với các công ty thành viên diễn ra trong kỳ theo một trình tự thời gian và từng nghiệp vụ phát sinh, kể cả khi khách hàng thanh toán tiền ngay hay chấp nhận thanh toán.
Mặt khác để thuõn tiện cho việc quản lý riêng rẽ từng loại hàng hóa, công ty mở sổ chi tiết vật tư hàng hóa, đây cũng chính là căn cứ để so sánh đối chiếu với sổ cái chi tiết tài khoản 156- hàng hóa
* Sau khi dữ liệu được lưu, kế toán có thể xem, in sổ chi tiết và sổ cái TK 5122. Muốn xem sổ cái và sổ chi tiết TK 5122 thao tác như sau:
-Tại giao diện nền của phần mềm kế toán chọn “kờ́ toán tổng hợp”, sau đó chọn “sụ̉ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung”.
Khai báo sụ̉ muụ́n xem là 5122.
Từ ngày 01/10/2011đờ́n ngày 31/12/2010 Để in sổ ta nhấn nút “F7”
2.2.4.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Trong kỳ công ty không có các khoản giảm trừ doanh thu về hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán nên công ty không sử dụng các tài khoản 521: Chiết khấu thương mại, 521: Hàng bán bị trả lại, 532: Giảm giá hàng bán.
Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, không thực hiện xuất khẩu hàng hóa đồng thời hàng hóa do công ty nhập khẩu không nằm trong danh mục chịu thuế tiêu thụ đặc biệt nên không có các khoản giảm trừ doanh thu về các khoản thuế. Như vậy công ty không có các khoản giảm trừ doanh thu. Doanh thu thuần của công ty bằng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.