- Khoá sửa dữ liệu và Khoá sổ dữ liệu
2.2.6 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
2.2.6.1 Kế toán chi phí bán hàng
* Chi phí bán hàng tại công ty bao gồm:
- Chi phí nhân viên bán hàng chủ yếu là tiền lương của cán bộ nhân viên tham gia trong quá trình bán hàng. Kế toán sử dụng Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương làm cơ sở để hạch toán vào chi phí bán hàng trong kỳ.
- Chi phí đồ dùng văn phòng. Kế toán sử dụng các hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định( phương tiện vận tải, máy móc thiết bị, thiết bị quản lý…). Kế toán sử dụng bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
- Chi phí mua ngoài : Chi phí điện, nước, điện thoại phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm,chi phí vận chuyển hàng cho khách hàng. Kế toán sử dụng giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn tiền điện nước, điện thoại, hóa đơn giá trị gia tăng, … làm căn cứ hạch toán chi phí bán hàng.
- Các chi phí bằng tiền khác : Chi phí cho hội nghị khách hàng,chi phí lắp đặt, công tác phí, quảng cáo giới thiệu sản phẩm...Kế toán căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán, hoá đơn bán hàng..đờ̉ lọ̃p phiờ́u chi hoặc uỷ nhiệm chi.
Khi phát sinh chi phí bán hàng, phải tập hợp đầy đủ chứng từ, giấy tờ hợp lệ để kế toán ghi sổ, tiến hành xác định chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh.
* Tài khoản sử dụng :
- Kế toán sử dụng TK 641 để hạch toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng được mở chi tiết đờ́n cṍp 4.
TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng
TK 6414: Chi phí khấu hao gồm 2 tài khoản:
TK 64141:Chi phí khấu hao đồ đạc, thiết bị cửa hàng TK 64142: Chi phí khấu hao phương tiện vận tải
TK 6415: Chi phí thuê và sửa chữa cửa hàng TK 6416: Chi phí quảng cáo tiếp thị
TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418 : Chi phí bằng tiền khác gồm: TK 64181: Chi phí vận chuyển
TK 641821: Phí ngân hàng- nhựa đường TK 641822: Phí ngân hàng – thiết bị TK 64183:Chi phí đăng kiểm
TK 64184: Chi phí bán hàng khác * Quy trình hạch toán:
Đối với các nội dung của chi phí bán hàng,kế toán chủ yếu dùng phiếu chi và giấy báo nợ của ngân hàng để kế toán chi phí bán hàng. Kế toán căn cứ vào các chứng từ : phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng để vào phần mềm kế toán .
Ví dụ: Đối với phiếu chi thanh toán lệ phí đăng kiểm 02 máy xúc lật ZL40B có quy trình nhập liệu như sau: Mẫu phiếu chi
Công ty Cp Vật Tư Thiết Bị Giao Thông
Địa chỉ:162- Khuất Duy Tiến- Thanh Xuân- Hà Nội
PHIẾU CHI
Ngày 22 tháng 11 năm 2011 Số: 0611 Nợ TK 64183: Có TK 1111: - Họ và tên người nhận tiền : Nguyễn Nữ Quỳnh
- Địa chỉ: Cục đăng kiểm Việt Nam - Lý do : Trả tiền chi phí đăng kiểm
- Số tiền : 1.341.560 đ (Một triệu ba trăm bốn mươi mốt nghìn năm trăm sáu mươi đồng chẵn)
- Kèm theo ...Chứng từ gốc...
- ……….Đã nhận đủ số tiền trên: ( bằng chữ ) ……… …………. Ngày 22 Tháng 11 năm 2011
GĐ đơn vị KT trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận
(Ký,họ tên, (Ký. họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đóng dấu)
+ Tỷ giá ngoại tệ ( Vàng bạc đá quý )... + Số tiền quy đổi ... Quy trình nhập vào máy:
Tại giao diện nền của phần mềm kế toán chọn thực đơn “ Kế toán tiền mặt , tiền gửi, tiền vay”
Chọn “phiếu chi”. Sau đó máy tính sẽ hiện ra màn hình nhập liệu: Loại chứng từ : nhấn phím “F5” để chọn “phiếu chi tiền mặt” Ngày : Ngày nhập vào phần mềm
Số HĐ: Được ký hiệu trên hóa đơn GTGT và ngày là ngày được ghi trên hóa đơn
Khoản mục`: Nội dung của phiếu chi Diễn giải : Nội dung của phiếu chi Đvkh: Mã đơn vị và tên đơn vị thu tiền Ông/ bà: Tên người nhận tiền
Sau đó kế toán sẽ hạch toán Tk nợ : Tk 64183 (…) TK có :1111(…)
Sau đó nhấn nút lưu. Khi đó màn hình sẽ hiện ra như sau: (………)
Như vậy sau khi lưu khoản chi phí bán hàng này tự đụ̣ng chuyển vào sổ quỹ tiền mặt và và sổ cái chi tiết TK chi phí bán hàng.
Để xem sổ, tại giao diện nền của phần mềm kế toán chọn “kờ́ toán tổng hợp” Chọn “sụ̉ sách kế toán theo hình thức NKC”
Khai báo sổ cần xem 641 “ từ ngày 01/10/2011 đến ngày 31/12/2011” Muốn in sổ ta nhấn phím “F7”
2.2.6.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp * Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty gồm:
- Chi phí nhân viên: Gồm tiền lương của nhân viên quản lý và các khoản trích theo lương của tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty,tiền phụ cấp ăn trưa của . Kế toán sử dụng bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương, bảng thanh toán tiền ăn trưa.
- Chi phí công cụ, dụng cụ đồ dùng văn phòng: Kế toán sử dụng các hóa đơn hàng hóa dịch vụ mua vào.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài( điện, nước, chi phí điện thoại, chi phí thuê văn phòng) và các chi phí bằng tiền khác( công tác phí, chi hội nghị tiếp khách, thuế, phí lệ ...). Kế toán sử dụng giấy đề nghị thanh toán, hóa đơn tiền điện nước, điện thoại, hóa đơn giá trị gia tăng, …làm căn cứ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương,giấy đề nghị thanh toán, hoá đơn mua hàng, …Kờ́ toán viờ́t phiờ́u chi hoặc uỷ nhiệm chi.
* Tài khoản sử dụng :
- Kế toán sử dụng TK 642 để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp được mở chi tiết đờ́n cṍp 4.
TK 64211: Chi phí nhân viên quản lý: Văn phòng TK 64212: Chi phí nhân viên quản lý XKLĐ TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý
TK 64231: Chi phí in ấn và văn phòng phẩm TK 64232:Chi phí CCDC quản lý
TK 64241: Chi phí khấu hao nhà cửa, thiết bị TK 64242: Chi phí khấu hao quyền sử dụng đất TK 6425: Thuế phí, lệ phí
TK 6426: Chi phí dự phòng
Ví dụ: Đối với phiếu chi thanh toán chi phí xăng xe ô tô 14368 có quy trình nhập liệu như sau: Mẫu phiếu chi
Quy trình nhập vào máy:
Tại giao diện nền của phần mềm kế toán chọn thực đơn “ Kế toán tiền mặt , tiền gửi, tiền vay”
Chọn “phiếu chi”. Sau đó máy tính sẽ hiện ra màn hình nhập liệu: Loại chứng từ : nhấn phím “F5” để chọn “phiếu chi tiền mặt” Ngày : Ngày nhập vào phần mềm
Chứng từ: Số chứng từ ghi trên phiếu chi
Số HĐ: Được ký hiệu trên hóa đơn GTGT và ngày là ngày được ghi trên hóa đơn
Khoản mục`: Nội dung của phiếu chi Diễn giải : Nội dung của phiếu chi Đvkh: Mã đơn vị và tên đơn vị thu tiền Ông/ bà: Tên người nhận tiền
Sau đó kế toán sẽ hạch toán Tk nợ : Tk 6428 (…)
TK có :1111(…)
Sau đó nhấn nút lưu. Khi đó màn hình sẽ hiện ra như sau: (………)
Như vậy sau khi lưu khoản chi phí quản lý doanh nghiệp này tự động chuyển vào sổ quỹ tiền mặt và và sổ cái chi tiết TK chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối tháng tập hợp chi phí quản lý kinh doanh, kết chuyển xác định kết quả kinh doanh.
Để xem sổ, tại giao diện nền của phần mềm kế toán chọn “kờ́ toán tổng hợp” Chọn “sụ̉ sách kế toán theo hình thức NKC”
Khai báo sụ̉ cõ̀n xem 642 “ từ ngày 01/10/2011 đến ngày 31/12/2011” Muốn in sổ ta nhấn phím “F7”