9. Kết cấu của luận văn
3.3.2. Xây dựng hệ thống báo cáo và đánh giá KPI
Sau khi có kết quả KPI, các chỉ sổ phàn nàn của khách hàng vậy làm sao có thể xác minh được chính xác nguồn gốc của những lỗi đó. Nhà quản lý cần phân tích kết quả đó. Phân tích nguyên nhân, kết quả hay những hạn chế còn tồn tại, lý do vì sao ? Tất cả quá trình phân tích kết quả này rất quan trọng để đưa ra kết quả chính xác nhất cho báo cáo đánh giá kết quả thực hiện công việc, từ đó đưa ra những chính sách và quyết định đúng.
Người đứng đầu của mỗi tổ chức có trách nhiệm giám sát việc thực hiện theo dõi KPI, cùng nhân viên đánh giá và đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả ứng với từng KPI. Cụ thể là thời gian để thực hiện những giải pháp đó, ai chịu trách nhiệm thực hiện cho từng phần công việc. Tất cả mọi công việc đều phải được trao đổi và tiếp nhận thông tin từ hai bên. Từ đó mới có thể đưa ra những giải pháp hợp lý
Các nhà quản lý có trách nhiệm giám sát, đánh giá lại và cải tiến các tiêu chuẩn được đề ra và đề xuất các yêu cầu về nguồn nhân lực, tài chính, công cụ và trang thiết bị cần thiết để làm cho các nhiệm vụ hiệu quả hơn
Chỉ ra thành quả của một mục tiêu bằng số liệu định lượng của công ty, phòng ban, thậm trí là cá nhân. Giúp đưa ra các quyết định nhanh khi có những số liệu đo lường chính xác.Đánh giá thành tích nhân viên sẽ công bằng và cụ thể hơn, qua đó giúp gìn giữ phát triển nhân tài.
Hàng tháng dựa vào kết quả kinh doanh của Công ty, ban giám đốc phần thưởng lương mềm (Thưởng KPI) cho toàn công ty và phân bổ về các đơn vị. Các
99
đơn vị dựa vào tổng số điểm KPI để tính ra tiền thưởng trên số điểm KPI. Về lâu dài, công ty có thể hướng tới khoản lương thưởng và để các phòng ban tự chia.
Ngoài ra, phòng hành chính – nhân sự nên hình thành nhóm xung kích, bao gồm các cá nhân am hiểu về KPI và BSC để đảm nhận trách nhiệm giúp ban giám đốc triển khai thành công
Sử dụng thang điểm 100 để đánh giá. Trong đó, điểm tối đa của tự đánh giá và đánh giá của cấp trên trực tiếp cho mỗi NMT là 100 điểm. Điểm tổng trung bình cộng (có tỷ trọng) tối đa là 100. Điểm tổng được làm tròn đến hàng đơn vị.
Phân loại đánh giá:
Xuất sắc: 90 -100 Loại A Giỏi: 73 - 89 Loại B
Hoàn thành nhiệm vụ: 53 – 72 Loại C Cần cải tiến: 38 - 52 Loại D
Yếu: Dưới 38 Loại E
Vi phạm kỷ luật: 0 Loại F Chuyển sang khen thưởng kỷ luật xử lý
Trong trường hợp kết quả tự đánh giá của cá nhân/tập thể và của cấp trên trực tiếp rơi vào 2 mức phân loại đánh giá khác nhau thì 2 bên phải thảo luận để quy về 1 mức; nếu 2 bên vẫn không thể thống nhất được mức đánh giá chung thì chuyển lên cấp cao hơn ra quyết định.
Hạn mức về phân loại đánh giá
1. Điểm đánh giá KPIs của Trưởng bộ phận sẽ là điểm đánh giá KPIs của tập thể bộ phận đó.
2. Điểm đánh giá KPIs của các phó bộ phận lấy điểm đánh giá KPIs của đơn vị nhân với tỷ trọng của mảng công việc được phân công theo mẫu.
3. Cá nhân & tập thể:
- Tập thể bộ phận đạt loại A, tối đa 40% cá nhân đạt loại A và B; - Tập thể bộ phận đạt loại B, tối đa 20% cá nhân đạt loại A và B;
100
- Tập thể bộ phận đạt loại C, tối đa 10% cá nhân đạt loại A và B; - Tập thể bộ phận đạt loại D, tối thiểu 10% cá nhân đạt loại D và E; - Tập thể bộ phận đạt loại E, tối thiểu 20% cá nhân đạt loại D và E.
Theo một số chuyên gia quản trị doanh nghiệp, việc áp dụng KPI trong doanh nghiệp là rất cần thiết, đặc biệt là những công ty có chủ trương quản lý theo mục tiêu và định hướng quản lý theo hiệu quả công việc. Có thể xây dưng theo mẫu sau:
Mẫu thiết lập các tiêu chí đánh giá thực hiên
KPI Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch Ưu tiên
Danh mục các thước đo Tài chính
F1Gia tăng lợi nhuận
F1.Doanh Thu ngoài nước
F1.Thu nhập nhân viên
F1.4: Tỷ suất sinh lợi trên tổng vốn
Danh mục các thước đo Khách hàng F1.giữ lượng khách hàng truyền thống
F2.Phát triển khách hàng mới
F3:Nâng cao sự thỏa mãn khách hàng F4: Nâng cao thương hiệu Danh mục các thước đo Qui trình nội bộ F1.Nâng cao năng lực sử dụng tài sản
101
F3: giảm thiểu rủi ro
F4: Mở rộng dịch vụ
F5: Nâng cao hiệu quả công việc F6: Cải thiện môi trường làm việc
Danh mục các thước đo Đào tạo và Phát triển
F1: Nâng cao năng lực ban lãnh đạo
F2: Nâng cao năng lực nhân viên
F3: Nâng cao đạo đức nghề nghiệp
F4: Môi trường làm việc cải tiến
Tuy nhiên để áp ứng dụng thành công KPI cần chú ý những yếu tố chủ chốt sau đây:
Tạo sự thống nhất cao (từ Ban lãnh đạo đến các bộ phận, nhân viên), trong đó lãnh đạo có giá trị cao nhất.Xác định rõ ràng các mục tiêu và chiến lược và các nhân tố then chốt để thành công trong khoảng 3-5 năm tới. Từ đó xác định các khu vực cần có chỉ số đo lường KPI, mục tiêu của các chỉ số đo lường.
Từ đó, Ban lãnh đạo và tổ dự án xây dựng các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả, phân bổ trách nhiệm, nguồn lực, hạn định thời gian hoàn thành và truyền thông nội bộ để tất cả các thành viên thấu hiểu và áp dụng tự nguyện, chủ động cho từng mục tiêu của mình.