9. Kết cấu của luận văn
2.5.2.2.Quy trình thực hiện
68
Hình 2.6. Quy trình thực hiện công tác đánh giá
Tiến trình trên mang tính cổ điển trong đánh giá, ULI VN có xu hướng chuyển việc đánh giá cuối cùng sang việc đánh giá quá trình. Nghĩa là việc đánh giá ngay cả khi các hoạt động chuẩn bị diễn ra cho đến sau các hoạt động kết thúc nhằm tối ưu hóa các chỉ số đánh giá một cách chặt chẽ hơn từ quy trình cho đến bước đánh giá tổng kết cuối cùng.
Bước 1: Dựa trên mục tiêu BSC, xây dựng và triển khai BSC cho đánh giá thực hiện công việc
Trên cơ sở xem xét các viễn cảnh, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi, chiến lược của ULI VN và các mục tiêu chiến lược của ULI VN được xây dựng cụ thể và chi tiết ở hệ thống thẻ điểm cân bằng về các chỉ tiêu đo lường và các chương trình hoạt động của từng viễn cảnh, sứ mệnh.
69
Hình 2.7.Sơ đồ triển khai BSC tại ULI VN (Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự - 2014)
Nhìn vào hình 2.7, chúng ta có thể thấy được sơ đồ triển khai BSC tại ULIVN đến các bược hoạt động khác của công ty có mối quan hệ nhân quả với nhau. Từ các mục tiêu được xây dựng và triển khai thì quản lý đánh giá thực hiện công việc là một trong những hoạt động quan trọng và chiến lược. Từ đó giúp ban lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh, sửa đổi hay bổ sung các chỉ số đánh giá
Làm rõ, thống nhất chiến lược Xây dựng bản đồ các vấn đề chiến lược Xây dựng BSC ULI VN Xây dựng BSC các bộ phận Theo dõi và đánh giá Xem xét , lập kế hoạch năm Mục tiêu phát triển Phương pháp xác định mục tiêu Quản lý đánh giá công việc Đào tạo và phát triển Hệ thống đãi ngộ
70
phù hợp hơn với các mục tiêu hoạt động của từng viễn cảnh. Đảm bảo các quy trình được thực hiện đúng thì mới có thể đưa ra được các quyết định nhân sự hay các quyết định kinh doanh hợp lý.
Bước 2:Thiết lập hệ thống các thước đo KPI theo BSC ty.
Dựa trên các viễn cảnh BSC xây dựng, ban lãnh đạo ULI phân bổ các mục tiêu hoạt động đến các phòng /ban và xây dựng các KPI mục tiêu cho từng bộ phận. Ví dụ điển hình, chúng ta có thể nhìn thấy cụ thể việc áp dụng KPI của phòng hành chính nhân sự như sau:
KPIs phòng và bộ phận
Bảng 2.12. KPI đánh giá việc thực hiện các mục tiêu BSC cho Phòng hành chính nhân sự năm 2013
Viễn cảnh BSC Các yếu tố KPI của phòng Điểm đánh giá
% Hoàn thành 1.Tài chính - Thu nhập nhân viên
- % Sử dụng ngân sách cho các hoạt động nhân sự 3.5 3.8 70% 76% 2.Khách hàng - số lượng khách hàng truyền thống - số lượng khách hàng mới - % khách hàng thỏa mãn dịch vụ - Thương hiệu dịch vụ được tin dung
4.8 3.5 4.0 3.5 96% 70% 80% 70% 3.Qui trình nội bộ - giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực
hiện công việc
- Thời gian thực hiện công việc - Hiệu suất làm việc của nhân viên
- Số lượng các chương trình hoạt động nhân sự 3.0 3.5 3.5 4.8 65% 70% 70% 96%
71 4. Học hỏi và phát
triển
- Mức độ chuyên môn của nhà lãnh đạo - Mức độ chuyên môn của nhân viên - Mức độ huấn luyện, đào tạo nhân sự - Ngân sách đào tạo nhân sự
- Số lượng nhân viên vi phạm
- Mức độ liên kết giữa các nhân viên phòng HCNS 5 5 5 3.5 0 4.0 100% 100% 100% 70% 100% 80%
Bước 3: Xây dựng các chỉ số KPI dựa tên mô tả công việc
Từ việc xây dựng các chỉ số đo lường KPI đến từng phòng ban, bộ phân của công ty. Các nhà quản lý trực tiếp của từng phòng ban sẽ xây dựng cho các chức danh công việc trong đơn vị mình chi tiết bảng mô tả công việc, thống kê các nhiệm vụ công việc phải hoàn thành. Sau đó, trưởng các phòng ban sẽ ghi chép nhật ký công việc và kết quả thực hiện công việc dựa trên các chỉ số KPI áp dụng trên từng công việc mà các vị trí sẽ thực hiện theo mô tả trong bản mô tả công việc. Điều này cũng giúp hình thành nên KPI cơ bản giúp công tác đánh giá thực hiện công việc được cụ thể và đạt hiệu quả cao hơn ( có mẫu bảng mô tả công việc trong phụ lục đính kèm)
Vậy, sẽ có sự phân chia công việc từng phòng ban, bộ phận theo từng chức danh vị trí công việc cụ thể. Cho nên chỉ số đánh giá cho từng công việc được phân ra theo từng phòng ban, bộ phận, vị trí công việc khác nhau, như :
Chỉ số KPI dành cho nhân viên kinh doanh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chỉ số KPI dành cho khối hỗ trợ: nhân viên hành chính – nhân sự và tài chính - kế toán
Do đặc thù của Công ty TNHH Quốc Tế Unique Logistics (Việt Nam) là công ty về lĩnh vực giao nhận vận tải, xuất nhập khẩu cho nên quy trình tuyển dụng của
72
ULI VN khá bài bản và chuyên nghiệp.Công việc tuyển dụng tại công ty do bộ phận quản trị tiến hành.
Chỉ số KPI dành cho nhân viên chứng từ
Hàng tháng, quản lý có trách nhiệm đánh giá nhân viên theo chỉ số KPI. Kết quả của chỉ số KPI sau đó được kết hợp với kết quả của phiếu điểm để tổng hợp được kết quả đánh giá của nhân viên trong tháng đó.
Bước 4:Theo dõi và Báo cáo kết quả đánh giá
So sánh KPI mục tiêu và KPI cơ bản hình thành nên KPI tổng hợp, theo nguyên tắc ưu tiên KPI mục tiêu và lựa chọn KPI cơ bản
Trong công ty, bộ phận phòng nhân lực phải chịu trách nhiệm thiết kế và kiểm tra các chương trình đánh giá nhân viên. Trách nhiệm tiến hành trực tiếp tùy theo sự phân công ở mỗi công ty, nhưng hầu hết các cấp lãnh đạo trực tiếp đều phải tham gia vào quá trình này .
Bảng 2.13. Chủ thể đánh giá
Phòng nhân sự Các chủ thể đánh giá
Thiết kế và duy trì hệ thống Thiết kế hệ thống báo cáo Bảo đảm các báo cáo đúng hạn Huấn luyện người đánh giá
Tiến hành đánh giá người lao động Thực hiện các báo cáo chính thức
73