1. Lý do chọn đề tài
2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Phòng Tài chính Kế toán (TCKT):Có nhiệm vụ tuân thủ pháp luật, pháp quy, tổ chức một cách hợp lý toàn bộ hoạt động tài chính, tài vụ, quản lý dự toán, hạch toán kinh tế và giám sát tài vụ, nâng cao hiệu quả kinh tế của đơn vị.
Phòng Tổ chức Lao động – Hành chính (TCLĐ-HC): Dưới sự lãnh đạo của Giám đốc lập quy hoạch tổng hợp, tổ chức thực hiện và phối hợp các công tác về các mặt chế độ nhân sự, quan hệ nhân sự, nguồn nhân lực, phân phối nhân lực, đào tạo cán bộ, công nhân viên và quản lý hành chính.
Phòng Kinh doanh thị trường:Kinh doanh thị trường là tiến trình nghiên cứu, phân tích những nhu cầu của khách hàng, những sản phẩm, dịch vụ du lịch và những phương thức cung ứng, hỗ trợ để đưa khách hàng đến với sản phẩm nhằm hài lòng nhu cầu của khách hàng đồng thời đạt được mục tiêu của tổ chức.
Phòng kinh doanh thị trường là đơn vị trực tiếp tìm kiếm thị trường thông qua nhiều kênh thông tin, trên nhiều lĩnh vực. Bên cạnh đó, không ngừng tìm kiếm và mở rộng thị trường nhằm mục đích làm tăng thị phần, bán được nhiều sản phẩm dịch vụ thông qua uy tín thương hiệu, thông tin về chất lượng sản phẩm, giá cả và quyền lợi của khách hàng khi sử dụng.
Trung tâm Lữ hành Xanh: Xây dựng và thường xuyên đổi mới các Tour,
tuyến, các chương trình du lịch để chào bán cho khách hàng.
Một Tour, tuyến hay chương trình du lịch trọn gói, bao gồm những khâu quan trọng như: vận chuyển, khách sạn, ăn, uống, đưa đón khách, tham quan, vui chơi giải trí. Một chương trình du lịch trọn gói, tối thiểu phải có hai thành phần chính là vận chuyển và khách sạn. Trong du lịch trọn gói, có 3 đơn vị kết hợp chủ yếu: Công ty Lữ hành (vận chuyển), đơn vị cung ứng lưu trú (khách sạn) và tham quan giải trí. Tuy nhiên, khi kết hợp Tour, tùy theo loại Tour và đối tượng khách để chọn những thành phần cơ bản cho phù hợp với mỗi loại Tour.
Nhà hàng Xanh: Mục tiêu quản lý kinh doanh của dịch vụ ăn uống chính
40
tạo ra không khí thoải mái, khiến khách cảm thấy ấm áp, dễ chịu như ở nhà mình, thấy vui mà tới, thấy hài lòng mà đến.
Bộ phận Tiền sảnh: Bộ phận tiền sảnh là trung tâm vận hành nghiệp vụ
của khách sạn, nhận thông tin, tiếp nhận khách và phục vụ khách trong suốt quá trình quan hệ giữa khách và khách sạn từ khâu đặt phòng trước khi tới khách sạn, khách đến ăn nghỉ, cho tới khi khách thanh toán và rời khách sạn. Hằng ngày kịp thời nắm các thông tin về nguồn khách, tình hình khách, nhu cầu của khách, cung cấp những căn cứ tham khảo để lãnh đạo khách sạn biết, điều chỉnh kế hoạch và sách lược kinh doanh của khách sạn.
Bộ phận Chăm sóc khách hàng:Mục tiêu quản lý của Bộ phận chăm sóc khách hàng là thể hiện sự nhiệt tình, chủ động, thường xuyên quan tâm, thăm hỏi, hướng dẫn cho khách khi đến khách sạn, tranh thủ mọi thời điểm để giới thiệu bằng được những thông tin về khách sạn, những sản phẩm dịch vụ mà chắc chắn khách hàng sẽ quan tâm. Một mặt vừa nâng cao vị thế của khách sạn, vừa đề cao giá trị của khách hàng; khẳng định với khách hàng về tiêu chuẩn khách sạn, nhiều loại hình dịch vụ, trình độ nghiệp vụ của cán bộ nhân viên làm tăng thêm giá trị thương hiệu, tạo sự an tâm cho khách khi lưu trú hoặc khi sử dụng dịch vụ tại khách sạn.
Bên cạnh đó, trách nhiệm của bộ phận còn bao gồm việc giải quyết những thông tin phản ảnh từ phía khách hàng kịp thời, ân cần, chu đáo và cầu tiến; làm cho khách hàng cảm thấy yên tâm, tin tưởng, phục vụ chu đáo và thân thiện nhất để khách cảm thấy “nghỉ ở khách sạn như nghỉ ở nhà”. Trường hợp yêu cầu nằm ngoài khả năng, nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn thì trực tiếp đề đạt lên Giám đốc để giải quyết kịp thời.
Bộ phận buồng phòng:Mục tiêu quản lý của bộ phận buồng phòng là phục vụ khách theo tiêu chuẩn quản lý quốc tế, dịch vụ chuẩn mực, khiến khách thoải mái, thuận tiện, an toàn như sống ở nhà mình để có nhiều khách mới và khách quen tới ăn nghỉ tại khách sạn, nâng cao danh tiếng của khách sạn ở trong và ngoài nước.
Quản lý toàn diện bộ phận buồng phòng phục vụ khách ăn nghỉ tại Khách sạn một cách có hiệu quả chất lượng tốt, bảo đảm các phòng khách luôn sạch sẽ như mới, khiến khách hài lòng và để lại ấn tượng tốt đối với khách sạn.
Bộ phận Ẩm thực: Mục tiêu quản lý kinh doanh của dịch vụ ăn uống là
làm ra những món ăn ngon, giá cả hợp lý, phục vụ với thái độ văn minh lịch sự, tạo ra không khí thoải mái, khiến khách cảm thấy ấm áp, dễ chịu như ở nhà mình, thấy vui mà tới, thấy hài lòng mà đến.
Bộ phận Sức khoẻ giải trí: Chịu trách nhiệm toàn diện về công tác quản lý khu vui chơi giải trí, cung cấp cho khách hàng dịch vụ hạng nhất, hoàn thành các chỉ tiêu kinh tế do cấp trên giao.
Bộ phận Bảo trì: Duy trì bảo dưỡng cơ sở vật chất trang thiết bị trong khách sạn, là nhằm mục tiêu bảo đảm hoạt động kinh doanh của khách sạn được diễn ra bình thường, an toàn, không gián đoạn tạo cảm giác yên tâm đối với khách hàng, cấp hạng sao.
Bộ phận An ninh:Làm tốt công tác bảo vệ an toàn khách sạn là tiền đề cơ bản của mọi công tác khách sạn…Bên cạnh đó, kết hợp với việc tăng cường công tác bảo vệ nội bộ, đề ra các quy định và các biện pháp an toàn có hiệu quả, tiến hành tuyên truyền, giáo dục pháp luật, nâng cao ý thức bảo vệ an toàn cán bộ, công nhân viên, phòng ngừa xảy ra các sự cố bất ngờ. Ngoài nhiệm vụ bảo vệ an toàn tài sản của khách sạn, bộ phận An ninh còn phải bảo đảm tính mạng và tài sản của khách, tạo ra bầu không khí kinh doanh tốt, làm cho khách có cảm giác như ở nhà mình, tạo điều kiện yên tâm công tác cho cán bộ và nhân viên.