Trường đại học Bách khoa Hà Nội là một trong những trường dẫn đầu về chất lượng đào tạo các ngành kỹ thuật hiện nay. Hàng năm nhà trường đào tạo ra hàng nghìn các kỹ sư, cử nhân cho đất nước. Cơ cấu tổ chức của trường được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
Ban giám hiệu
hiệu Trung cấp Các phòng Cao đẳng Khoa Đại học Chính quy Liên kết Sau đại học
• Ban giám hiệu: Gồm có hiệu Trưởng, hiệu Phó.
• Các phòng: phòng đào tạo, phòng hành chính… mỗi phòng chịu trách nhiệm trong những vấn đề khác nhau.
• Các khoa: Việc chia khoa dựa trên tính chất các ngành đào tạo thường thì những ngành có cùng tính chất sẽ cùng một khoa. Trong khoa trưởng khoa là người đứng đầu là người có uy tín, trình độ chuyên môn; các phó khoa và hội đồng các giảng viên.
Trong bài toán này em xin phép được lấy một bộ phận rất nhỏ của trường làm ví dụ, đó là hệ cao đẳng thuộc khoa toán tin ứng dụng. Hiện nay, do một số điều kiện nhất định về cơ sở vật chất của nhà trường mà hệ phải đi thuê địa điểm khác để học tập và giảng dạy. Đây là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến những khó khăn trong việc quản lý sinh viên của hệ.
1) Tiếp nhận hồ sơ
Văn phòng ban quản lý khoa toán tin ứng dụng thuộc hệ cao đẳng liên kết của trường đại học Bách khoa Hà Nội gồm có ba người: một người chịu trách nhiệm quản lý chung mọi mặt, một người quản lý về hồ sơ sổ sách cũng như điểm của sinh viên, người còn lại chịu trách nhiệm về tài chính. Như vậy, ta thấy rằng công tác quản lý hàng trăm sinh viên mỗi năm chỉ được tiến hành một cách thủ công dựa trên sức lực của một nhân viên văn phòng. Hàng năm kèm theo mỗi sinh viên nhập học khi trúng tuyển vào trường là một bộ hồ sơ sinh viên bao gồm rất nhiều loại giấy tờ khác nhau:
• Giấy khai sinh • Học bạ cấp III
• Bằng tốt nghiệp trung học • Giấy khám sức khoẻ
Và rất nhiều các loại giấy tờ kèm theo khác. Trong hồ sơ sinh viên lưu trữ tất cả các thông tin của sinh viên như:
• Họ tên
• Ngày tháng năm sinh • Giới tính • Quê quán • Dân tộc • Tôn giáo • Trình độ văn hoá • Họ tên, nghề nghiệp bố mẹ …..
Vậy chúng ta hãy hình dung mỗi năm các nhân viên văn phòng sẽ phải cập nhật và lưu giữ thêm tới hàng trăm bộ hồ sơ của các sinh viên khoá mới đấy là chưa kể hàng nghìn bộ hồ sơ của các sinh viên khoá cũ và các cựu sinh viên đã từng học tập tại khoa, đấy là một công việc khá vất vả.
2) Cách tổ chức của sinh viên
a - Lớp học
Các nhân viên văn phòng sau khi tiếp nhận hồ sơ của các sinh viên khoá mới phải tổng hợp lại số lượng sau đó phân chia thành các lớp để tiện cho việc học tập và giảng dạy. Sự phân chia lớp có thể được tiến hành một cách ngẫu nhiên bằng cách xác định số lớp cần chia sau đó
Lớp học là đơn vị học tập cơ sở của hầu hết các trường học từ bậc tiểu học cho tới các trường đại học. Đó là nơi diễn ra chủ yếu các hoạt động về học tập và rèn luyện của sinh viên. Lớp học của hệ cao đẳng Bách Khoa thường có từ 90-100 sinh viên. Lớp học được đặt dưới sự quản lý trực tiếp cuả một giáo viên chủ nhiệm do ban quản lý khoa bầu ra.
Trong lớp học có ban cán sự lớp bao gồm lớp trưởng, lớp phó, bí thư chi đoàn… được giáo viên cử ra sau khi thành lập lớp hoặc do chính các sinh viên trong lớp bầu ra dưới hình thức bỏ phiếu. Định kỳ hàng tháng giáo viên chủ nhiệm lớp cùng với ban cán sự lớp có nhiệm vụ tổ chức tiến hành họp lớp để tổng kết, rút kinh nghiệm tình hình học tập cũng như kỷ luật của lớp.
b – Đoàn và hội sinh viên
Hai tổ chức này luôn sát cánh cùng với nhau trong mục tiêu chung là giúp đỡ tạo điều kiện cho các sinh viên được tham gia vào môi trường học tập và rèn luyện trong môi trường lành mạnh, năng động và sáng tạo