Qua thực trạng trên chúng ta thấy việc quản lý sinh viên tại văn phòng hệ cao đẳng khoa toán tin ứng dụng nói chung có một số nhược điểm sau:
Các công việc hầu hết được làm một cách thủ công bằng tay là chính. Công việc đòi hỏi khá nhiều công sức của các nhân viên văn phòng. Nhất là vào dịp cuối năm khi phải tổng kết điểm của hàng trăm sinh viên cùng một lúc. Mặc dù phải bỏ ra nhiều công sức nhưng kết quả thu được lại không cao bởi sự tính toán bằng tay rất dễ gây ra sai sót dẫn tới thiếu công bằng trong việc đánh giá cũng như xếp loại sinh viên.
Bên cạnh đó công tác quản lý hồ sơ sinh viên cũng có nhiều vấn đề cần bàn tới. Khi chúng ta muốn cập nhật thông tin về một sinh viên nào đó thì nhân viên phòng phải tìm kiếm lần lượt trong đống hồ sơ hàng nghìn bản như thế rất mất thời gian.
Mức cung ứng thông tin không đảm bảo về mọi mặt: chất lượng, thời gian…
IV.Hướng phát triển của đề tài.
Cùng với sự phát triển của xã hội thì công nghệ thông tin đã và đang được ứng dụng trên khắp các địa bàn trong toàn quốc dần dần tiến tới tin học hoá tất cả các hoạt động trong mọi lĩnh vực. Đặc biệt là trong công tác quản lý đã đạt được nhiều thành tựu to lớn từ khi áp dụng tin học đã giảm bớt được đáng kể sự lãng phí về công sức con người tạo điều kiện cho con người có thể phát huy tối đa trí tuệ của mình vào các công việc khác. Máy tính thật sự trở thành công cụ đáng tin cậy không thể thiếu được trong mọi hoạt động của con người.Vậy tại sao một trường đứng đầu trong việc đào tạo ra các kỹ sư tin học lại không áp dụng tin học vào công việc của mình. Khi công việc đó được thực hiện sẽ khắc phục hệ thống và sẽ có những ưu điểm sau:
- Giảm thời gian ghi chép
- Thực hiên sửa chữa, cập nhật dữ liệu thuận tiện - Độ chính xác của thông tin cao
- Tận dụng được tối đa khả năng tính toán của máy tính - Mức cung ứng thông tin kịp thời.
CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
---o0o---
I - Mục Đích.
Phân tích là phần không thể thiếu trong quá trình xây dựng hệ thống. Chúng ta không thể đưa tin học hoá mà không cần phân tích hệ thống. Hiệu quả mà hệ thống đem lại là phụ thuộc vào độ nông sâu của hệ
thống mà ta phân tích ban đầu. Trong quá trình phân tích này chúng ta phải thực hiện hai nhiệm vụ chính là phải.
• Phân tích hệ thống về mặt xử lý • Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu
Phân tích về mặt hệ thống giúp ta hình thành lên cách xử lý công việc trong hệ thống quản lý của chúng ta, đồng thời cũng giúp ta hoàn thiện các chức năng chính của bài toán đặt ra.
Phân tích về mặt dữ liệu cho ta biết dòng dữ liệu được vận chuyển từ chức năng này sang chức năng khác. Muốn có được điều này thì ta phải lắm bắt được đầy đủ các thông tin đầu vào và các thông tin đầu ra trước khi thực hiện quá trình. Trên cơ sở đó ta có thể nói lên một số thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống như sau:
1/ Thông tin đầu vào 2/ Thông tin đầu ra