Mọi thông tin về quá trình học tập của sinh viên như: điểm các năm học, khen thưởng, kỷ luật (nếu có)…chỉ được lưu trên một máy tính đơn lẻ của văn phòng. Vì thế khối lượng công việc của các nhân viên văn phòng là khá nhiều nhất là vào dịp cuối năm.
1) Quá trình và quy chế thi cử
a – Tiêu chuẩn xét thi
Kết thúc mỗi môn học ban quản lý khoa sẽ tổ chức thi hết môn. Mỗi môn học, sinh viên được thi tối đa 4 lần, sau 4 lần thi nếu sinh viên nào vẫn chưa qua thì sẽ bị treo chờ khoá sau trả nợ. Để được dự thi lần 1
sinh viên phải đáp ứng được đầy đủ các điều kiện do ban quản lý hoặc giáo viên bộ môn đưa ra như:
Nghỉ học không quá 20% tổng số tiết học của môn đó. Điểm trung bình các bài kiểm tra điều kiện hoặc bài tập lớn phải lớn hơn hoặc bằng 5
b – Quy trình thi và chấm thi
Nhân viên văn phòng sẽ lập một danh sách các sinh viên được thi dưới dạng sau:
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
HÀ NỘI
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---o0o--- NĂM HỌC:
DANH SÁCH SINH VIÊN THI LẦN: …. MÔN HỌC:
LỚP: GIÁO VIÊN DẠY:
Stt Họ và tên Ngày sinh Quế quan Ghi chú
1 Nguyễn Văn Hải 21/9/1985 Ninh Bình
2
Đề thi do giáo viên dạy phân môn ra. Giáo viên ra đề thi nộp lại cho văn phòng
Văn phòng có trách nhiệm photo dủ số lượng đề thi ứng với số sinh viên thi môn đó.
Căn cứ vào danh sách sinh viên được thi mà nhân viên văn phòng chia làm số các phòng thi. Thông thường mỗi lớp sẽ được chia làm 2 phòng, thí sinh sẽ dược gọi vào phòng thi ngồi đúng theo số thứ tự của mình đã được đánh trên mặt bàn.
Sau đó giám thị coi thi phát đề thi cho sinh viên theo nguyên tắc chéo nhau để giảm thiểu tối đa các trường hợp coi bài xảy ra.
Bài thi của các phòng thi được tập hợp lại dưới văn phòng để chuyển cho giáo viên chấm thi.
Giáo viên sau khi chấm thi xong sẽ đưa gửi lại cho văn phòng Khi đã có toàn bộ điểm thi của từng sinh viên, người quản lý phải tập hợp danh sách những sinh viên qua, những sinh viên thi lại và phải lưu giữ để tìm ra những người thi lại cho lần thi tiếp theo. Cứ như thế đến bao giờ không còn sinh viên nào thi lại hay nợ môn thì thôi.
Văn phòng có trách nhiệm phải lên điểm vào bản chính và phải photo làm các bản: bản chính được gửi lên phòng đào tạo của trường, một bản văn phòng lưu lại, một bản đưa về các lớp cho sinh viên xem.
c - Các hình thức kỷ luật trong khi thi
-50% tổng số điểm bài thi tuỳ vào nỗi vi phạm, hay bị đuổi khỏi phòng thi…
2) Cách tính điểm
a - Điểm trung bình
Điểm trung bình môn = Điểm thi cuối môn Điểm trung bình học kỳ = DSDVHT VHT * Σ ΣDTBM SD
Điểm cuối khoá =
SHKDTBHK DTBHK
ΣΣ Σ
b - Điểm rèn luyện
Điểm rèn luyện được chấm ở cuối mỗi kỳ học do ban quản lý khoa và giáo viên chủ nhiệm kết hợp với nhau căn cứ vào thái độ học tập và rèn luyện của mỗi sinh viên. Thang điểm được tính theo 100 nếu sinh viên nào vi phạm kỷ luật với hình thức nặng sẽ có điểm rèn luyện tối đa không quá 50 điểm.
3) Xử lý học tập hàng năm
Cuối năm nhân viên văn phòng sẽ tổng kết điểm trung bình cho sinh viên căn cứ vào cách tính điểm trung bình như trên đồng thời cũng là tổng kết xem mỗi sinh viên còn nợ bao nhiêu đơn vị học trình để xét khen trưởng kỷ luật cho sinh viên.
a - Được lên lớp: sinh viên muốn được lên lớp cần đảm bảo đầy đủ các diều kiện sau:
• Điểm trung bình chung cao nhất ≥ 5
• Số đơn vị học trình có điểm < 5: ≤ 1/ 4 tổng số đơn vị học trình của cả năm học.
• Số học phần có điểm < 5 các năm trước ≤ 1 học phần. • Phải hoàn thành học phí của các năm học trước ngày 30/ 6.
b - Để được nhận đồ án tốt nghiệp (đối với sinh viên cuối khoá)
Từ đầu khoá học tới học kỳ 6 không có học phần nào < 5 và điểm trung bình của 6 học kỳ phải > 6.0(có thể thay đổi tuỳ từng năm).
c – Xét lưu ban và bảo lưu
Nếu một sinh viên không đáp ứng được điều kiện lên lớp thì sẽ bị lưu ban học lại cùng với khoá sau đó.
Nếu sinh viên vì điều kiện như hoàn cảnh gia đình, sức khoẻ không thể theo học tiếp thì có thể làm đơn xin bảo lưu kết quả 1 năm để năm sau tiếp tục theo học tiếp.
4)Cách xét bằng tốt nghiệp
Các sinh viên sau khi thi tốt nghiệp hoặc bảo vệ tốt nghiệp xong đủ điều kiện sẽ được cấp bằng. Cách xếp loại của bằng dựa trên nguyên tắc sau:
• Điểm cuối khoá ≥ 5.0 và < 6.5: Trung bình • Điểm cuối khoá ≥ 6.5 và < 7.0: Trung bình khá • Điểm cuối khoá ≥ 7.0 và < 8.0: Khá
• Điểm cuối khoá ≥ 8.0 : Giỏi
5) Một số kết quả đầu ra
• Bảng điểm của các môn
• Danh sách thi (học) lại các môn • Bằng tốt nghiệp
• Một số giấy tờ khác
Trong đó thực hiện 4 chức năng chính như sau:
+ Quản Lý Đào Tạo(1): thực hiện toàn bộ việc Quản Lý Sinh Viên, Quản lý các lớp học, Quản lý môn học và quản lý giáo viên. Với chức năng chính là Sao lưu toàn bộ hồ sơ sinh viên, hồ sơ giáo viên, danh sách lớp học.
+ Quản lý Điểm: Thực hiện toàn bộ việc nhập, sao lưu, cập nhật điểm của toàn bộ sinh viên trong khoa và để thực hiện một cách khoa học và phân chia nhanh do đó chức năng này được chia làm 3 chức năng chính sau: Cập nhật điểm theo khoá học, cập nhật điểm theo lớp và cập nhật điểm theo sinh viên.
+ Tra Cứu - Tìm Kiếm: thực hiện toàn bộ thao tác tìm kiếm trên máy, chức năng này bao gồm (Tìm kiếm theo lớp, Tìm kiếm theo mã sinh viên, Tìm kiếm theo họ, Tìm Kiếm theo Ten và Tìm Kiếm theo giới tính)
+ In – Báo Cáo: thực hiện toàn bộ việc in các danh sách để nhằm mục đích thông báo hay báo cáo, chức năng này bao gồm (In danh sách được thi lần 1, In danh sách thi lại, In danh sách học lại, In bảng điểm của lớp, In bảng điểm của khoa).
+ Chuyển Lớp: Thực hiện việc chuyển lớp cho Sinh Viên nào có nguyện vọng mà Sinh Viên đó đang theo học hai trường hoặc có một công việc phải làm mà trái buổi học.