- Xưởng thiết kế: Lập các dự án đầu tư thiết kế quy hoạch, thiết kế kỹ
2.2.2.1.1 Tổ chức hạch toán ban đầu
* Vị trí hạch toán ban đầu: Hạch toán ban đầu về tiền lương và các
khoản trích theo lương có ý nghĩa quan trọng vì hạch toán ban đầu chính xác từ đó mới có thể vào sổ kế toán và bảng phân bổ, bảng tổng hợp chi tiết mới phản ánh đúng tình hình hoạt động của trung tâm và giúp ban lãnh đạo nắm được tình
* Nhiệm vụ hạch toán ban đầu: Phải phản ánh đầy đủ chính xác, kịp
thời vào chứng từ, bảng chấm công, bảng tính BHXH, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phải kiểm tra liên tục các khoản chi lương, BHXH toàn công ty, đồng thời quy định rõ người chịu trách nhiệm ghi các thông tin trên kế toán.
* Chứng từ sử dụng.
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Phiếu nghỉ hưởng chế độ BHXH - Phiếu chi
+ Bảng chấm công: được Tập Đoàn sử dụng để phản ánh số ngày làm việc
thực tế, số ngày nghỉ việc của từng người lao động. Bảng chấm công do phụ trách bộ phận trực tiếp ghi chép và chịu trách nhiệm tính chính xác. Đây là cơ sở, là chứng từ để phòng kế toán tính lương cho từng lao động.
+ Bảng thanh toán tiền lương: Được Tập Đoàn dùng để thanh toán tiền
lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động. Hàng tháng kế toán phải lập “bảng thanh toán tiền lương” cho từng tổ đội phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào bảng chấm, phiếu báo công việc hoàn thành của từng bộ phận.
+ Phiếu nghỉ hưởng chế độ BHXH: Là chứng từ làm cơ sở xác nhận số ngày
công người lao động nghỉ việc vì lý do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… Đây là căn cứ để kế toán tính số tiền lương cơ quan BHXH trả thay lương.
+ Bảng thanh toán BHXH: Được Tập Đoàn lập để làm căn cứ tổng hợp
và thanh toán trợ cấp cho người lao động, lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH cấp trên. Kế toán lập bảng này cho toàn DN. Bảng này là phiếu nghỉ hưởng BHXH, bảng thanh toán BHXH khi lập phải phân bổ chi tiết theo từng trường hợp như: nghỉ ốm, thai sản… cuối tháng sau khi kế toán tính
toán tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và toàn trung tâm. Bảng này được chuyển cho trưởng ban BHXH của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt.
+ Bảng phân bổ tiền lương: Được Tập Đoàn dùng để tập hợp và phân bổ
tiền lương thực tế phải thu BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, thanh toán làm thêm giờ, làm đêm… kế toán tập hợp phân loại chứng từ từng đối tượng sử dụng tính toán để ghi vào bảng phân bổ theo các dòng phù hợp ghi TK 334.Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN và tổng số tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng tính ra số tiền phải trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN ghi vào các dòng phù hợp cột ghi có TK 338.
+ Phiếu chi: Dùng để xác định các khoản tiền mặt xuất quỹ chi cho các
khoản lương và trích theo lương cho người lao động.
* Quy trình luân chuyển chừng từ:
Bước 1:
+ Từ bảng chấm công, phiếu báo công việc hoàn thành hàng tháng kế toán lên bảng thanh toán tiền lương.
Bước 2:
Từ bảng thanh toán tiền lương của các bộ phận để kế toán lập bảng tổng hợp tiền lương; Bảng phân bổ lương và BHXH cho toàn DN.