Trong công tác thư viện và lưu trữ, công tác bảo quản tài liệu luôn giữ một vị trí quan trọng, đặc biệt là việc bảo quản đặc biệt đối với các tài liệu quý hiếm.
Thư viện tỉnh Thanh Hoá đã có nhiều cố gắng nhằm bảo quản lâu dài vốn tài liệu địa chí. Tuy nhiên, trong điều kiện hoàn cảnh còn khó khăn về kinh phí, trang thiết bị và nguồn nhân lực, phần lớn các tài liệu địa chí tại những thư viện này đều đang đứng trong tình trạng xuống cấp nghiêm trọng.
69
Trong thời gian tới, các thư viện cần quan tâm hơn nữa công tác này bằng cách:
- Đào tạo đội ngũ cán bộ bảo quản có trình độ chuyên môn cao, am hiểu về tài liệu địa chí, làm chủ và vận hành hiệu quả thiết bị hiện đại.
- Tiếp tục chú trọng công tác bảo quản bằng phương pháp truyền thống, tránh tình trạng làm qua loa, chiếu lệ, sử dụng các phương pháp sao cho gần giống nhất với bản gốc. Chẳng hạn đựng tài liệu trong các hộp bảo quản làm bằng chất liệu đặc biệt; bồi vá tài liệu rách nát, đóng lại bìa; có tủ đựng thiết bị chuyên dụng cho các tài liệu địa chí dạng bản đồ, tranh ảnh , văn bia… có kích cỡ lớn; xếp giá và bảo quản trong môi trường có nhiệt độ, độ ẩm thích hợp, vệ sinh kho thường xuyên không để tài liệu bị tổm hại bởi các loại côn trùng, sinh vật, bụi bẩn… ngoài việc sử dụng hoá chất để bảo quản có thể khai thác các chất liệu bảo quản dân gian như dùng lá cây mần tưới, bọ mắm, nghẹn răm… sao chụ toàn bộ tài liệu địa chí để phục vụ người đọc dưới dạng bản sao, giảm thiểu tổn hại đến tài liệu gốc…
- Trang bị thêm công cụ để có thể tiến hành bảo quản bằng phương pháp hiện đại như: chụp microfilm, số hoá, sử dụng hệ thống điều hào trung tâm kết hợp với phần mềm chuyên dụng để kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm qua máy tính…
- Tuyên truyền về bảo quản tài liệu cho độc giả để nâng cao ý thức giữ gìn và bảo vệ tài liệu địa chí trong quá trình sử dụng.