+ Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ cái TK 632, 511, 512, 521, 531, 532, 641, 642, 911, 421,…. + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”.
Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
• Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
• Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
1.3.4. Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán máy bao gồm:
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được
đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Chương 2 :
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIỄN THÔNG TNC 2.1. Đặc điểm chính của công ty TNHH Công Nghệ Viễn Thông TNC
2.1.1. Đặc điểm hình thành phát triển của công ty:
Công ty TNHH Công Nghệ Viễn Thông TNC thành lập theo giấp phép kinh doanh số 192043000046 ngày 27 tháng 07 năm 2008 phù hợp với quy định của luật doanh nghiệp năm 2005.Cơ cấu tổ chức của công ty cụ thể như sau:
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm: Ban giám đốc, phòng tài chính kế toán, phòng tư vấn chăm sóc khách hàng, phòng kinh doanh, phòng hành chính nhân sự và phòng kĩ thuật.
Ban giám đốc: Quyết định các vấn đề hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty.Quyết định các vấn đề liên quan đến phương án đầu tư kinh doanh và chính sách trong từng thời kì của Công ty.Ban giám đốc là người quyết định những vấn đề quan trọng nhất liên quan đến hoạt động của công ty.Hai phó Gíam đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc trên các phần công việc được giao.
Phòng tài chính-kế toán: Thực hiện ghi chép,xử lý,cung cấp số liệu về tình hình tài chính;huy động,phân phối giám sát các nguồn vốn,bảo toàn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn,tổ chức trả lương cho cán bộ công nhân viên.
Phòng tư vấn chăm sóc khách hàng: Tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu và thắc mắc của khách hàng.Tạo mối quan hệ với khách hàng tiềm năng,lưu giữ hồ sơ,khai thác thông tin phục vụ phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh: Tham mưu cho Ban giám đốc về các vấn đề:Thị trường tiêu thụ,kế hoạch kinh doanh ngắn hạn,trung hạn,dài hạn.
Phòng hành chính nhân sự: Tuyển dụng,xây dựng đội ngũ nhân viên,đảm bảo các bộ phận thực hiện đúng nhiệm vụ,không chồng chéo,không bỏ sót.
Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về các vấn đề kĩ thuật liên quan đến hàng hóa như: lắp ráp,bảo hành,...
Có thể khái quát cơ cấu tổ chức công ty qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
2.1.2: Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty :
Giám đốc Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Phòng tài chính - kế toán Phòng kinh doanh Phòng tư vấn chăm sóc khách hàng Phòng hành chính nhân sự Phòng kỹ thuật
Phòng kế toán công ty là nơi tập trung xử lý và tổng hợp số liệu kế toán của công ty . Công tác kế toán của công ty quản lý trực tiếp bởi trưởng phòng tài chính kế toán , dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc .
Phòng tài chính , kế toán của công ty gồm năm người , mỗi kế toán viên phụ trách việc theo dõi ghi chép một số sổ và các tài liệu liên quan đến phần việc của mình .
- Kế toán trưởng : Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản , gon nhẹ phù hợp với yêu cầu quản lý , hướng dẫn , chỉ đạo , kiểm tra công việc kế toán viên thực hiện , tổ chức lập báo có theo yêu cầu quản lý , chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán.
- Kế toán TSCĐ , hàng hóa : Theo dõi số hiện có , tình hình biến động của từng loại vật tư , TSCĐ xác định chi phí vật liệu cho từng công trình cũng đồng thời theo dõi tình hình thanh toán công nợ với khách.
- Kế toán tiền lương và các khoản trích thao lương : Tiến hành tính lương và BHXH phải trả cho người lao động trong doanh nghiệp đồng thời ghi chép tổng hợp tiền lương trong doanh nghiệp.
- Kế toán tiền , các khoản công nợ : Có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõi các khoản thu chi tiền mặt , các khoản thanh toán trong công ty .
- Thủ quỹ : Quản lý quỹ tiền mặt của công ty , hằng ngày căn cứ vào phiếu thu , phiếu chi tiền mặt để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt . Ghi số quỹ các khoản thu, chi . Tổng hợp , đố chiếu với số kế toán liên quan.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty có thể khái quát như sau:
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán : Kế toán trưởng Kế toán tiền lương Kế toán tài sản cố Kế toán tiền và Thủ quỹ
Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty :
-Chế độ kế toán áp dụng : Công ty áp dụng chế độ kế toán ban hành thao quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006
- Đơn vị tiền tệ sử dụng : Đồng Việt Nam (VND)
- Kỳ kế toán năm : Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc 31/12 hàng năm
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho : Đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên . Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc.
- Phương pháp tính thuế GTGT : Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. - Hình thức kế toán áp dụng : Kế toán thủ công theo hình thức Nhật ký chung
2.1.3 . Tổ chức tài khoản kế toán tại công ty:
Sử dụng hệ thống tài khoản phù hợp với nhu cầu quản lý của công ty dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC. Cụ thể :
Hệ thống tài khoản cấp 1 được áp dụng thống nhất thep quyết định 48/2006/QĐ-BTC
Công ty ít sử dụng Loại TK 0: TK ngoài bảng.
- Hệ thống TK cấp 2 được thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty , trên cơ sở TK cấp 1 , mục đích để quản lý và hoạch toán cho thuận
tiện . TK cấp 2 được chi tiết theo hệ thống TK kế toán doanh nghiệp và chi tiêu theo đối tượng .
Chẳng hạn : TK 131 – Phải thu của khách hàng được chi tiết theo từng khách hàng để thuận tiện cho việc theo dõi và xử lý các khoản phải thu.
- Hệ thống TK cấp 3 của công ty được thiết kế linh hoạt, hợp lý, để phục vụ cho nhu cầu quản lý trong báo cáo nội bộ .
Chẳng hạn : TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa được chi tiết theo từng nhón hàng hóa để thuận tiện cho việc cung cấp số lệu cho ban quản lý trong quá trình ra các quyết định.
2.1.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán .
Báo cáo kế toán của công ty TNHH Công Nghệ Viễn Thông TNC được lập phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Về báo cáo tài chính, công ty đã lập đầy đủ các báo cáo theo quy định bao gồm :
-
- Bảng cân đối kế toán : Mẫu số B 01 – DNN - Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh : Mẫu số B 02 – DNN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ : Mẫu số B 03 – DNN - Bản Thuyết minh báo cáo tài chính : Mẫu số B 09 – DNN
Về báo cáo kế toán quản trị: Trong suốt quá trình hoạt động đều có những báo cáo quản trị nhưng đều ở dạng sơ khai, chỉ là tập hợp số liệu, chưa có những phân tích sâu sắc.
Hiện nay những báo quản trị mà công ty sử dụng là: - Báo cáo chi tiết theo doanh thu theo từng nhóm hàng hóa. - Báo cáo tổng hợp tình hình chi phí sản xuất kinh doanh.
- Báo cáo tình hình công nợ.
- Bảng kê nhập xuất tồn hàng hóa theo từng nhóm hàng.
2.2. Thực tế tình hình kế toán tại công ty TNHH Công Nghệ Viễn Thông TNC:2.2.1. Phương thức bán hàng. 2.2.1. Phương thức bán hàng.
Hiện nay công ty đang áp dụng hai phương thức bán hàng là bán hàng trực tiếp và bán hàng qua đại lý.
2.2.1.1. Phương thức bán hàng trực tiếp :
Theo phương thức này công ty giao hàng trực tiếp cho khách hàng , đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán . Khi đó doanh thu được ghi nhận vì đã thỏa mãn đầy đủ các điều kiện .
Phương thức bán hàng trực tiếp tại công ty TNHH Công Nghệ Viễn Thông TNC bao gồm : Bán hàng thu tiền trực tiếp , bán hàng chưa thu tiền.
2.2.1.2. Phương thức gửi bán qua đại lý :
Theo phương thức này, hàng hóa của công ty sẽ được gửi đến các đại lý, các cửa hàng hưởng hoa hồng. Định kỳ, các đại lý và các cửa hàng này thông báo số lượng hàng hóa xác định là đã bán và số hàng hóa còn tồn cho công ty. Công ty căn cứ vào báo cáo bán hàng của đại lý và cửa hàng này để hoạch toán doanh thu . Đây là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty.
2.2.2. Phương pháp tính thuế.
Thuế GTGT là loại thuế gián thu tính trên phần giá trị tăng thêm của hàng hóa dịch vụ trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng, thuế này do người tiêu dùng hàng hóa và dịch vụ chịu, doanh nghiệp chỉ là người thu hộ. Tuy nhiên, mỗi nghiệp vụ bán hàng đều liên quan đến việc hoạch toán thuế GTGT đầu ra, mặt khác thì thuế GTGT có quan hệ mật thiết với hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp và việc hoạch toán thuế GTGT là một công việc thường xuyên và quan trọng của kế toán.
Công ty TNHH Công Nghệ Viễn Thông TNC đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Mức thuế suất của hàng hóa và dịch vụ bán ra của công ty là 10%. Vì vậy, hóa đơn bán hàng công ty đang sử dụng là hóa đơn GTGT mẫu 01GTKT và được in 3 niên. Theo phương pháp khấu trừ, số thuế của công ty được tính như sau:
Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào Trong đó:
Thuế GTGT đầu ra = Doanh số bán chưa tính thuế x 10%
Thuế GTGT đầu vào tập hợp trên các chứng từ và bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào .
Các chứng từ mà kế toán sử dụng để hoạch toán thuế GTGT là: Hóa đơn GTGT, bảng kê hóa đơn chứng thừ hàng hóa bán ra, tờ khai thuế GTGT.
Việc xác định thuế GTGT đầu ra được thực hiện ngay từ khâu hóa viết đơn GTGT khi bán hàng cho khách hàng. Kế toán khi viết hóa đơn ghi rõ tổng số tiền hàng chưa bao gồm thuế, số thuế GTGT phải nộp và tổng số tiền thanh toán.
Như vậy, thuế GTGT và doanh thu được phản ánh tách rời, đây là điều kiện thuận lợi giúp công ty theo dõi thuế GTGT và doanh thu bán hàng được dễ dàng cũng như việc xác đinh kết quả kinh doanh đơn giản hơn.
Cuối mỗi tháng, khi lập tờ khai thuế GTGT để nộp hồ sơ cho cơ quan thuế, kế toán lập bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra cùng với bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào để gửi kèm.
2.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng .
2.2.3.1.Tổ chức chứng từ , tài khoản kế toán .
Công ty TNHH Công Nghệ Viễn Thông TNC chủ yếu các mặt hàng về công nghệ, thiết bị máy tính , thiết bị văn phòng , thiết bị máy ảnh máy quay, thiết bị viễn thông ... Hóa đơn GTGT là cơ sở để kế toán theo dõi, ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ. Như vậy, chứng từ ban đầu làm căn cứ kế toán ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng là hóa đơn GTGT.
Doanh thu của công ty chỉ phát sinh khi nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh . Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được phản ánh trong kỳ là doanh thu của số lượng hàng hóa đã xác định tiêu thụ trong kỳ, đã được khách hàng chấp nhận thanh toán, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Công ty áp dụng phương thức tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, nên doanh thu bán hàng của công ty là toàn bộ số tiền bán hàng chưa có thuế GTGT.
• Chứng từ kế toán sử dụng:
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu thu
- Giấy báo có của ngân hàng
- ...
Ngoài ra, còn sử dụng các chứng từ như: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu chi,...
Đây là những chứng từ được dùng làm căn cứ để xác định doạnh thu và ghi số kế toán liên quan
• Tài khoản kế toán sử dụng:
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Trong đó sử dụng chủ yếu là tài khoản cấp hai TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa.
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 131, TK 331, TK 111, ...
2.2.3.2. Trình tự ghi sổ .
Kế toán tại công ty sử dụng các sổ kế toán sau :
Số kế toán tổng hợp gồm : sổ nhật ký chung , sổ cái các tài khoản TK 511 , TK 131 , TK 333 ...
Số chi tiết bao gồm : Sổ chi tiết doanh thu bán hàng , sổ chi tiết phải thu khách hàng ...
Ngoài ra kế toán công ty còn mở các sổ nhật ký đặc biệt như : sổ nhật ký bán hàng , nhật ký thu tiền , ... để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều , có quan hệ đối ứng giống nhau .
Cơ sở ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng bao gồm : Hóa đơn , phếu giao nhận hàng hóa hoặc chứng từ thanh toán như phiếu thu hay giấy báo có của ngân hàng. Trình tự ghi số nghiệp vụ bán hàng :
Hằng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán bao gồm : Hóa đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng,... , sau khi đã được kiểm tra, phân loại, tiến hành ghi sổ nhật ký chung, sổ nhật ký bán hàng, sổ chi tiết hàng hóa và sổ kế toán chi tiết doanh thu bán hàng để theo dõi doanh thu và giá vốn , đồng thời ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng để theo dõi công nợ và mức độ giao dịch với từng khách hàng. Đối với các khoản tiền thu ngay , kế toán ghi vào sổ quỹ thiền mặt ( nếu thu bằng tiền mặt ) hoặc sổ tiền gửi ngân hàng ( nếu thu bằng tiền gửi ngân hàng ). Đối với những khoản nợ của khách hàng , khi thu tiền kế toán còn ghi sổ nhật ký thu tiền .
2.2.3.3.Kế toán doanh thu bán hàng.
- Chứng từ, tài khoản, số kế toán :
Để kế toán doanh thu bán hàng kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT và sử dụng TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra