Việc củng cố và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý nhằm đạt được hiệu quả về tổ chức thông qua từng nội dung cụ thể:
3.3.5.1. Điều chỉnh về cơ cấu tổ chức
Những thay đổi thường xuyên trong cơ cấu tổ chức có thể sẽ tạo ra những ảnh hưởng và những biến động không nhỏ trong tư tưởng của CBCNV, song nó lại thích ứng và phù hợp với môi trường kinh doanh luôn biến đổi. Hơn nữa, nếu một cơ cấu tổ chức cứng nhắc và lỗi thời có thể sẽ tạo ra rào cản đối với hiệu quả hoạt động của tổ chức. Đó là sự cần thiết phải điều chỉnh để có một cơ cấu tổ chức linh hoạt, phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty trong tương lai.
3.3.5.2. Mở rộng quyền hạn và trách nhiệm đối với các bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống các qui chế trong Công ty
- Tăng cường phân cấp, phân quyền cho các đơn vị trực thuộc Công ty trong công tác quản lý các hoạt động sản xuất- kinh doanh theo nguyên tắc công việc không trùng lặp, chồng chéo nhau giữa các cấp quản lý. Trong phân cấp cần phân định đúng, rõ ràng và hợp lý giữa quyền hạn và trách nhiệm của cấp quản lý trong
Công ty theo các mối quan hệ: trực tuyến, tham mưu, chức năng,... đó là những quan hệ cấp - bậc, quan hệ phải kiểm tra, giám sát và báo cáo cho nhau.
- Xây dựng các qui chế, nội qui, qui tắc, qui trình thực hiện công việc, tiêu chuẩn chất lượng đối với từng công việc, từng nhiệm vụ được giao. Qui định hoạt động kiểm tra, đánh giá công việc theo tiêu chuẩn hoá.
- Xây dựng và hoàn thiện các quy định cần thiết liên quan đến quản lý nguồn nhân lực trong Công ty. Các quy định này được xây dựng trên cơ sở những qui định hiện hành của Nhà nước, của Tổng công ty và phù hợp với đặc thù riêng của Công ty (qui mô, phạm vi quản lý, đặc điểm ngành nghề, ...), sau đây là một số các quy định quan trọng:
+ Quy định về quyền hạn, trách nhiệm cũng như qui chế tổ chức hoạt động của các phòng chức năng, của các đơn vị sản xuất cũng như đối với người lao động trong toàn Công ty.
+ Các quy định trong tuyển dụng, trong đó cần cụ thể hoá các nội dung quan trọng bao gồm: các tiêu chuẩn, thủ tục tuyển dụng, các qui định về thời gian tập sự, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, nghỉ lễ, nghỉ ốm, nghỉ không hưởng lương, điều động, luân chuyển cán bộ,...
+ Hoàn thiện quy chế tiền lương bao gồm các qui định về cách thức phân phối thu nhập trong Công ty, các hình thức trả lương, cách tính lương, xếp lương khởi điểm, điều kiện được tăng lương, các loại phụ cấp và điều kiện được hưởng phụ cấp, các qui chế khen thưởng, qui chế và điều kiện được thăng cấp.
+ Quy chế đào tạo qui định các loại hình đào tạo, bồi dưỡng và huấn luyện, điều kiện, tiêu chuẩn xét chọn cử người đi đào tạo, bồi dưỡng, chi phí cho các khoá học đào tạo, bồi dưỡng và các chế độ ưu đãi, khuyến khích đối với người lao động có thêm các văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp.
+ Các qui chế khen thưởng- kỷ luật lao động và các qui định về phúc lợi, y tế, các qui định về an toàn và vệ sinh lao động.
- Xây dựng Văn hóa doanh nghiệp và hoàn thiện bộ Quy tắc ứng xử áp dụng trong nội bộ Công ty và các đơn vị trực thuộc.
3.3.5.3. Bảo đảm sự phối hợp nhịp nhàng, thống nhất giữa các bộ phận, các đơn vị, các cá nhân trong toàn Công ty
- Trước hết phân định định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận, từng đơn vị, từng cá nhân từ cấp cao nhất (Giám đốc Công ty) đến cấp thấp nhất trong hệ thống quản lý của Công ty (người công nhân trực tiếp sản xuất).
- Xác định rõ các mối liên hệ, trách nhiệm và quyền hạn về công tác quản lý tổ chức và chia sẻ thông tin trong bộ máy quản lý từ Công ty đến các đơn vị. Các quyết định về tổ chức phải được xây dựng và ban hành một cách chuẩn mực, dứt khoát, mang tính bắt buộc mọi người trong Công ty (thuộc phạm vi điều chỉnh) phải thực hiện.
- Bảo đảm sự thống nhất trong mối quan hệ giữa tổ chức Đảng, bộ máy quản lý, tổ chức Công đoàn, tổ chức Đoàn thanh niên từ Công ty đến các đơn vị thành viên, các tổ đội sản xuất. Tính thống nhất trong Công ty được luật hoá bằng các qui chế phân cấp, phân quyền. Đồng thời phải giải quyết tốt mối quan hệ giữa các cấp và các cán bộ quản lý, đặc biệt là mối quan hệ trực tuyến- chức năng, mối quan hệ giữa cấp trên- cấp dưới.
- Tăng cường công tác giám sát, kiểm tra và đánh giá kết quả của công tác điều chỉnh cơ cấu tổ chức, góp phần nhấn mạnh, đẩy nhanh tiến độ và thể chế hoá những bước điều chỉnh về cơ cấu tổ chức đã được thực hiện.
Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty là một công cụ hữu hiệu để thực hiện các mục tiêu chung của Công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy có đủ các bộ phận cấu thành để thực hiện các điều kiện cần thiết, mối quan hệ công tác giữa các bộ phận, đơn vị trong cơ cấu tổ chức thực sự linh hoạt, không chồng chéo.