Hình 2.2: S đ ng d ng công ngh thông tin trong ki m soát n i b
S đ trên bi u hi n toàn b quy trình nghi p v ng d ng công ngh thông tin trong ho t đ ng nghi p v BHXH Kiên Giang. Qu n lý d li u t đ u vào th c hi n khâu cu i cùng là chi tr cho ng i tham gia BHXH, đ rõ ta xét quy trình.
2.2.4.1.2. Mô t quy trình ki m soát:
(1),(9) n v s d ng lao đ ng n p danh sách ng i lao đ ng tham gia
BHXH cho phòng thu BHXH tnh c ng nh cho BHXH huy n.
(2),(10) Phòng thu, cán b thu huy n c p nh t d li u vào ph n m m qu n
lý thu, chuy n danh sách cho phòng c p s th đ c p s BHXH, th BHYT.
(3) Phòng c p s th c p nh t thông tin cá nhân c a ng i lao đ ng
(4),(6) Khi ng i lao đ ng đ ngh h ng ch đ , phòng thu chuy n d li u
phòng ch đ BHXH; i chi u d li u, thông tin c a ng i lao đ ng đã đóng n p
(9) (14) (15) (11) (8) (13) (5) n n vv ss dd ngng l laaoo đđ ngng (1) P Phhòònngg cc pp ss t thh (4) P Phhòònngg tthhuu B BHHXXHH D D llii u u tthhuu tt i i t tnhnh P Phhòònngg cchh đđ B BHHXXHH D D llii uu kk ttooáánn t t i i ttnhnh P Phhòònng g kk ttooáánn D D llii u u cchhíínnhh s sáácchh tt i i ttnhnh D D llii u u tthhuu tt i i h huuyy n n B BHHXXHH hhuuyy n,n, t thh, , tthhàànnhh (3) (6) (7) D D kkii uu kk ttooáánn t t ii hhuuyy nn (12) (10) NNgg i iđđ cc h h nngg cchh đđ (2)
(5) Phòng ch đ c p nh t thông tin c a ng i đ ngh h ng ch đ
(7),(14) Phòng ch đ gi i quy t xong chuy n cho phòng k toán c p nh t
và chi tr cho ng i đ c h ng ch đ BHXH.
(8) i chi u luân chuy n d li u gi a thu và k toán
(11),(12) nh k huy n chuy n d li u thu, k toán v t nh đ t ng h p
(13) Phòng ch đ chuy n d li u cho huy n đ đ a vào d li u k toán
huy n chi tr .
(14), (15) chi tr ti n cho ng i đ c h ng ch đ t i t nh và huy n.
2.2.4.2. Mô t các ho t đ ng ki m soát
M c đ bao ph c a h th ng BHXH đ n ng i dân ngày càng cao, t đó
s ng i dân đ c th h ng các d ch v BHXH ngày càng t ng lên.
Ho t đ ng ki m soát đ c đ m b o tính hi u qu và hi u l c c a c ch
thu, chi BHXH b i l có giám sát, ki m tra thì m i phát hi n nh ng m t đ c và
ch a đ c c a c ch ho t đ ng. Kh n ng ki m soát đ c hi u theo hai h ng:
m t là ki m soát c a xã h i đ i v i các c quan thu BHXH đ c g i là ki m soát
bên ngoài; hai là ki m soát vi c thu n p và chi tr các ch đ chính sách BHXH c a chính c quan BHXH g i là ki m soát n i b .
2.2.4.2.1. Ki m soát bên ngoài:
c ti n hành t i các c s , đ n v c a ng i s d ng lao đ ng mà m c tiêu hàng đ u là xác đ nh trách nhi m đóng góp c a ng i s d ng lao đ ng và đ m
b o r ng h làm tròn trách nhi m c a mình b ng cách n p ti n đóng góp đ y đ và
đúng h n. i chi u ki m tra các kho n ti n l ng, ti n công th c l nh v i các (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
kho n đ c ghi trong các b n báo cáo n p cho c quan BHXH.
2.2.4.2.2. Ki m soát n i b :
Tính chính xác c a các b n báo cáo chi ti t liên quan đ n ng i lao đ ng,
d li u liên quan đ n cá nhân ng i lao đ ng. Các kho n ti n l ng, ti n công qua các giai đo n làm vi c, các m i quan h và m c đ đáng tin c y c a nh ng th i đi m đó, vi c kh u tr tri n l ng đ đóng n p BHXH.
B o hi m xã h i Kiên Giang th c hi n giám sát th ng xuyên thông qua các kênh qu n lý: các phòng nghi p v , đoàn ki m tra n i b . Hàng tháng, quý n m
th c hi n ki m tra đ nh k các phòng nghi p v và BHXH các huy n th trên c s
ch c n ng nhi m v chuyên môn đ c môn đ c giao đ t đó có c s ng n ch n,
u n n n k p th i nh ng hành vi bi u hi n tiêu c c. Nh ng th c ra công tác ki m tra,
giám sát v n còn m t s h n ch nh t đ nh:
- Kh i l ng công vi c quá l n, nhân viên phòng l i ít ch có 05 ng i, trong khi đó ph i ki m tra:
+ Bên ngoài: nh các doanh nghi p, s l ng doanh nghi p, đ n v tham
gia BHXH nhi u, các c s h p đ ng khám ch a b nh, ng i tham gia BHXH, ti p
nh n đ n th gi i quy t khi u n i, t cáo v ch đ , chính sách.
+ Bên trong: ki m tra n i b ch a đ c cân đ i, quan tâm nhi u so v i kh i l ng công vi c và đ i ng ki m tra trên quy mô, h th ng đ n v t ch c c a
BHXH Kiên Giang. Vi c ki m tra chéo trong th c hi n quy trình c a các phòng nghi p v ch a đ c th c hi n tri t đ , trong khi đó quy trình gi i quy t nghi p v
ph n nhi u theo ý mu n ch quan, gây khó kh n cho công tác ki m tra v sau.
- i v i các ho t đ ng thu - chi BHXH th ng xuyên đ c ki m tra n i b nh ng ch m c gi i h n nghi p v , ki m tra xác su t trên m t s l nh v c, ch ng
t ho t đ ng, ho t đ ng giám sát ch y u b ng tay, nghi p v phát sinh nhi u, v n
b n quy đ nh v ch đ c a ngành l i liên t c thay đ i cho phù h p c ch ho t đ ng c a Nhà n c. Nên vi c giám sát toàn b ho t đ ng t ng khâu qu n lý ch a đ c th c hi n h t các ch c n ng.
2.2.5. H th ng thông tin trong ho t đ ng ki m soát
Ho t đ ng c b n c a h th ng BHXH Kiên Giang bao g m ba ho t đ ng
ch y u: qu n lý, khai thác ngu n thu BHXH; th c hi n ch đ , chính sách BHXH cho ng i tham gia lao đ ng; cân đ i ngu n chi các ch đ , chính sách BHXH và chi ho t đ ng qu n lý b máy.
L nh v c công ngh thông tin c ng đ c chú tr ng và đ c đ a vào ng
nh t t ng gi m danh sách l ng h u c a đ i t ng đ c h ng tr c p t n m 1995
tr v tr c (thu c ngu n chi tr c a Ngân sách Nhà n c) k t khi BHXH Kiên
Giang đ c thành l p thì ti p nh n các đ i t ng h ng l ng h u và tr c p
BHXH này; t sau n m 1995 tr v sau (thu c ngu n qu BHXH đ m b o chi tr )
BHXH gi i quy t ch đ .
n n m 2004, ph n m m qu n lý, c p nh t danh sách chi tr l ng h u và
tr c p BHXH đ c phát tri n th ng nh t th c hi n cho toàn b h th ng ngành BHXH t BHXH Vi t Nam đ n BHXH các t nh trên ngôn ng Foxpro. Tuy nhiên, t i các t nh lúc này do thi u cán b có trình đ v công ngh thông tin đ khai thác (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
và ng d ng vào trong qu n lý nghi p v nên mãi cho đ n 02 n m sau ph n m m
m i đ c th c hi n r ng rãi trên toàn h th ng. i v i BHXH Kiên Giang, đã kp
th i b t tay vào ng d ng ngay sau khi ph n m m ban hành n m 2004. Toàn b
thông tin d li u đ c qu n lý t excel đ c chuy n sang qu n lý t ph n m m
foxpro, th hi n rõ các đi m m nh trong ng d ng ph n m m, c th :
- Toàn b thông tin đ i t ng đ c qu n lý t các xã, ph ng, th tr n,
th ng nh t trong m t c s d li u, t o đi u ki n cho vi c t ng gi m k p th i, khi có đ i t ng b ch t, h t h n h ng, h t tu i h ng, di chuy n n i c trú.
- Giúp cho vi c đi u ch nh t ng l ng h u c a ng i đ c h ng l ng h u và tr c p theo quy t đ nh đi u ch nh t ng l ng c a Nhà n c sau các l n th c
hi n ch đ chính sách ti n l ng m i đ c k p th i và chính xác.
- Công tác th ng kê đ i t ng theo t ng lo i ch đ h ng c ng giúp cho
công tác qu n lý đi u hành, ho ch đ nh, qu n lý ngu n ch tr th c hi n k p th i.
- L u tr , sao l c h s đ c nhanh chóng h n, c th có nh ng đ i t ng h ng l ng h u BHXH nh ng quá trình tham gia cách m ng c ng giúp cho ngành
lao đ ng v chính sách h tr quá trình ho t đ ng kháng chi n.
Nh v y, đ i v i vi c ng d ng công ngh thông tin trong vi c s d ng
ph n m m đ u tiên trong nghi p v qu n lý BHXH đã giúp cho công tác ki m soát
n i b b c đ u đ c an toàn và hi u qu h n qua m t s m t giám sát nh : tr c đây khi ch a đ a CNTT vào ng d ng thì t ng BHXH huy n t l p danh sách chi
tr chuy n lên tnh, BHXH t nh th ng kê và c p kinh phí l i cho huy n th c hi n. ây là khâu qu n lý d li u h t s c l ng l o, đ i t ng t ng gi m không đ c n m
kp th i t phía BHXH t nh, nên c ng t o gian l n trong qu n lý danh sách t c p d i. Chính vì th , nh n đ nh rõ tình hình này, BHXH Kiên Giang tri n khai ng
d ng CNTT ngay trong qu n lý t ph n m m nghi p v . BHXH Vi t Nam c ng d n
hoàn thi n ph n đ phù h p v i ti n trình phát tri n kinh t xã h i, m r ng đi u
ki n, ch đ nên sau r t nhi u l n đi u ch nh ph n m m tùy theo t ng quá trình, t ng lo i đ i t ng c ng nh ch đ đãi ng c a Nhà n c.
ng tr c tình hình này, nh n đ nh rõ ch c n ng, nhi m v c a ngành
ngày càng đ c m r ng, không th qu n lý d li u b ng ph ng pháp th công,
c ng nh tính toán các ch đ h ng BHXH c a ng i h ng ch đ b ng tay, theo
dõi s hàng ngày, đi u ch nh tính toán thô s . BHXH Vi t Nam ti p t c nghiên c u,
tri n khai đ a vào ng d ng ph n m m xét duy t ch đ BHXH.
B o hi m xã h i Kiên Giang ho t đ ng theo h th ng d c, m i đ c thành l p, trình đ v CNTT c a ngu n nhân l c cho vi c vi t ph n m m ng d ng CNTT
trong qu n lý l i thi u, các ch đ còn m i m so v i đ a ph ng, ng i m i vào
ngành ch a am hi u nhi u. Nên BHXH Kiên Giang t p trung đào t o, nâng cao n ng l c ng d ng, qu n lý ph n m m CNTT c a ng i s d ng ngay sau khi ph n
m m đ c tri n khai trên c h th ng. Chính vì v y, ngay sau khi ph n m m xét (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
duy t ch đ BHXH tri n khai n m 2005, BHXH Kiên Giang cho ng d ng ngay
vào nghi p v qu n lý, tuy ph n m m còn m c s khai. Ph n m m ch y u th c
hi n nghi p v gi i quy t nh ng ch đ , chính sách l ng c a Nhà n c khi ng i lao đ ng đ c h ng các ch đ BHXH.
2.2.6. Th c tr ng và m c đ ng d ng CNTT:
2.2.6.1. Th c tr ng s d ng các ph n m m nghi p v :
B o hi m xã h i t nh Kiên Giang c ng nh n đnh đ c tính c p bách và c n thi t ph i đ a ng d ng CNTT vào trong qu n lý s m, bao g m các ph n m m nghi p v : qu n lý danh sách chi tr l ng h u và tr c p BHXH (g i t t là BHXHNET); qu n lý th BHYT b t bu c; qu n lý th BHYT t nguy n (g i t t là
MISBHYT); xét duy t ch đ dài h n; xét duy t ch đ ng n h n; qu n lý t ch c cán b ; qu n lý tài s n; qu n lý thu BHXH (g i t t là SMS); k toán (g i t t là VSA); ti p nh n qu n lý h s ; thanh toán vi n phí, ph n m m truy n và nh n d li u (g i t t là FPT).
2.2.6.2. M c đ l ng hoá các ph n m m nghi p v :
H u h t các ph n m m nghi p v trên đ u ch a hoàn thi n, ch m c qu n
lý bán th công, ho c c ng có nh ng ph n m m qu n lý không mang l i hi u qu và
đáp ng cho nhu c u qu n lý. Vì v y, nhân viên s ph n m m ch a thi t tha ng d ng và nghi p v chuyên môn. Ph n nghi p v quá nhi u, m i ph n m m ch có ph c v riêng cho m t nghi p v , gây khó kh n cho công tác th ng kê, tích h p, l y
thông tin d li u không đ m b o tính chính xác và duy nh t. Tính cho đ n nay, m t s ph n m m có kh n ng đ m b o tính khá thi ng d ng là: qu n lý danh sách chi tr , xét duy t ch đ , thu BHXH, k toán, nh ng ch m c riêng l , vi c liên k t và k t xu t d li u còn thi u tính ràng bu c. Nh v y, có th nói t i c quan BHXH Kiên Giang ch m i đ a ng d ng công ngh thông tin m c kho ng 40% trên các nghi p v qu n lý.
Nh v y, BHXH Kiên Giang ho ch đ nh rõ chi n l c c a ngành là thi u
nhân l c, y u trình đ nghi p v , công tác giám sát ki m tra không đ đ th c hi n
trên c đ a bàn. Nên ngay t Ban giám đ c BHXH t nh ph i nh t thi t đ a ng d ng
CNTT d n d n trên các m t qu n lý; m t m t trông ch ph n m m t phía BHXH
Vi t Nam; m t m t đào t o, thu hút cán b có trình đ v tin h c đ tri n khai t t
các ph n m m nghi p v vào trong qu n lý.
2.3. ánh giá chung v mô hình ki m soát n i b BHXH Kiên Giang 2.3.1. Phân tích đánh giá h th ng ki m soát n i b 2.3.1. Phân tích đánh giá h th ng ki m soát n i b
2.3.1.1. Môi tr ng ki m soát:
B o hi m xã h i Kiên Giang ngay t b c đ u thành l p n m 1995 ch có 60 ng i các ngành Lao đ ng, Công đoàn v làm, nên lnh v c ho t đ ng BHXH
còn m i k c ng i làm trong công tác BHXH c ng nh ng i tham gia BHXH.