- Chính sách bảo hành: Nhằm đem lại sự hài lòng cho khách hàng sau khi mua sản phẩm tại Trần Anh, công ty đưa ra chính sách bảo hành đối với tất cả các
2.3.2 Thực trạng kế toán chi phí tại công ty cổ phần thế giới số Trần Anh
2.3.2.1 Nội dung chi phí tại công ty cổ phần thế giới số Trần Anh
Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức là các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ làm giảm vốn chủ sở hữu.
Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh là công ty kinh doanh thương mại và dịch vụ, do đó, chi phí kinh doanh thông thường chỉ bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, không có các loại chi phí về sản xuất. Ngoài ra, công ty còn có các khoản chi phí tài chính và chi phí khác.
Đối với công ty cổ phần thế giới số Trần Anh, hoạt động kinh doanh thương mại chiếm tỷ trọng rất lớn, mang lại nguồn thu chủ yếu. Do đó, việc hạch toán chính xác, đầy đủ, kịp thời giá vốn hàng bán có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Công ty cổ phần thế giới số Trần Anh sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán hàng tồn kho và áp dụng phương pháp bình quân cuối kỳ để tính giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán được xác định căn cứ vào giá mua hàng hóa và chi phí mua hàng. Chi phí thu mua của lô hàng nào thì được tính và phân bổ vào giá trị hàng hóa của lô hàng đó.
Đối với các dịch vụ hoàn thành tiêu thụ trong kỳ, theo chế độ kế toán quy định sẽ được hạch toán từ TK 154 (đối với phương pháp kê khai thường xuyên) hoặc TK 631 (đối với phương pháp kiểm kê định kỳ) sang TK 632. Tuy nhiên, tại công ty cổ phần thế giới số Trần Anh, hoạt động cung cấp dịch vụ hiện tại chiếm tỷ trọng nhỏ, chủ yếu là cung cấp kèm với hoạt động kinh doanh, do đó hiện nay công ty chưa xác định giá thành các dịch vụ cung cấp. Vì vậy vào cuối kỳ kế toán không tiến hành kết chuyển giá thành dịch vụ hoàn thành tiêu thụ trong kỳ để xác định giá vốn hàng bán. Các chi phí liên quan như chi phí nhân công hay khấu hao TSCĐ.. được hạch toán chung vào TK chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng bao gồm chi phí lương nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu, cung cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài.. Đây là những chi phí phục vụ cho việc tiêu thụ hàng hóa.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phát sinh từ lương, phụ cấp của cán bộ quản lý, khấu hao TSCĐ phục vụ quản lý và các chi phí khác.
Chi phí tài chính của công ty thông thường phát sinh về thủ tục phí tại các ngân hàng, chi lãi vay, lỗ khi đánh giá tỷ giá các ngoại tệ và chi phí trong thanh toán.
Chi phí khác bao gồm: Chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, giá trị còn lại của tài sản cố định thanh lý, nhượng bán, chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ đã xóa sổ kế toán, chi phí để thu tiền phạt, chi phí về tiền phạt do vi phạm hợp đồng; các chi phí khác.
2.3.2.2 chứng từ sử dụng
Hàng hóa của công ty một phần là mua hàng hóa nội địa, một phần là nhập khẩu hàng hóa. Phòng kinh doanh căn cứ tinh hình thực tế số lượng hàng tồn kho và dự kiến nhu cầu tiêu thụ sẽ xác định khối lượng hàng hóa đầu vào, đồng thời xác định rõ loại hàng nội địa hay nhập khẩu. Sau khi được phê duyệt về định mức và tổng số lượng hàng hóa đầu vào, phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm tìm nguồn hàng, cùng với bộ phận có liên quan ký các Hợp đồng kinh tế. Hợp đồng kinh tế mua sản phẩm hàng hóa sẽ được tổng giám đốc ký kết với các nhà cung cấp. Khi chuyển hàng hóa hàng hóa đến công ty theo các hợp đồng đã ký kết, đơn vị bán hàng đồng thời phải bàn giao Hoá đơn giá trị gia tăng (liên 2-giao khách hàng) cho bộ phận kiểm nhận
hàng hóa. Sau khi hoàn thành thủ tục nhập kho, Hoá đơn GTGT này và Phiếu nhập kho sẽ được chuyển đến cho bộ phận kế toán để thực hiện việc tính toán và ghi chép.
Đối với các hàng hóa, hàng hóa nhập khẩu, do đặc thù của hàng nhập khẩu phải qua Cục Hải quan kiểm tra, kiểm định, nên ngoài giấy tờ trên, chứng từ của lô hàng nhập khẩu còn có Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa nhập khẩu, Biên bản chứng nhận của Cục Hải Quan, Biên lai thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) và thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Ngoài chi phí mua hàng theo giá trên hợp đồng, công ty còn phải chịu các khoản chi phí thu mua đến khi hàng hóa nhập kho. Chứng từ về chi phí thu mua là Hóa đơn GTGT về chi phí vận chuyển, bốc dỡ, với hàng nhập khẩu chi phí này còn bao gồm chi phí vận chuyển hàng hóa về Việt Nam do đó, còn có Vận đơn hàng không,..
Đối với các khoản chi phí liên quan đến nhân công như: Chi phí tiền lương, phụ cấp tiền lương, các khoản chi theo chế độ,… căn cứ vào Bảng chấm công tháng, Bảng thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, các quyết định thanh toán lên lương,… Kế toán thực hiện hạch toán vào chi phí bán hàng (nếu liên quan đến đội bán hàng) hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp.
Các khoản chi phí khác, căn cứ vào Phiếu đề nghị thanh toán, Hóa đơn GTGT, chứng từ liên quan đến thanh toán như Phiếu chi, Giấy báo Nợ của Ngân hàng,.. kế toán thực hiện ghi nhận vào chi phí.
2.3.2.3 tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng một số tài khoản để phản ánh chi phí trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình như TK 632- giá vốn hàng bán, TK 641- chi phí bán hàng, TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp, TK 635- chi phí tài chính. Trong đó để phục vụ cho việc quản lý cũng như hạch toán được thuận lợi thì TK 632 được công ty chi tiết thành TK 6321 –Giá vốn bán hàng hóa và TK 6322 –Giá vốn cung cấp dịch vụ. Đồng thời công ty còn chi tiết cho từng danh mục như sau:
* TK 63211 – Giá vốn từ bán thiết bị văn phòng
* TK 63212 – Giá vốn từ bán thiết bị âm thanh, điện tử * TK 63213 – Giá vốn từ bán hàng điện lạnh
* TK 63214 – Giá vốn từ bán hàng đồ gia dụng * TK 63215 – Giá vốn từ bán hàng điện thoại * TK 63216 – Giá vốn từ bán thiết bị kỹ thuật số * TK 63217 – Giá vốn từ bán laptop
* TK 63218 – Giá vốn từ bán tablet
* TK 63219 – Giá vốn từ bán máy tính và linh kiện * TK 63221 – Giá vốn cung cấp dịch vụ bảo trì, bảo hành * TK 63222 – Giá vốn cung cấp dịch vụ khác
Đối với chi phí bán hàng công ty cũng chi tiết theo tưng khu vực gồm TK 6411 chi phí bán hàng trong khu vực Hà Nội, được chi tiết cho từng siêu thị
+ 6411- CG (cầu giấy) + 6411- LB (long biên) + 6411- HBT (hai bà trưng) + 6411- HĐ (hà đông) + 6411- TL (từ liêm) + 6411- ĐĐ (đống đa) + 6411- TX (thanh xuân) + 6411- TC (times city) + 6411- HM (hoàng mai)
Và TK 6412 chi phí bán hàng ngoài khu vực Hà Nội, được chi tiết cho từng siêu thị +6412- NB (ninh bình) +6412- NĐ (nam định) +6412- BN (bắc ninh) +6412- PT (phú thọ) +6412- NA (nghệ an) +6412- HD (hải dương) +6412- HP (hải phòng) +6412- BG (bắc giang)
Những chi phí khác phát sinh ngoài hoạt động kinh doanh thông thường được phản ánh vào TK 811- chi phí khác.
2.3.2.4 Kế toán chi phí
* Về giá vốn hàng bán
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán hàng tồn kho. Trong kỳ, khi mua hàng hóa, mọi chi phí hạch toán vào TK 156, chi tiết thành 1561 – Giá mua hàng hóa, theo dõi chi tiết cho từng loại hàng hóa và 1562 – Chi
phí mua hàng. Trong đó, TK 1562 được theo dõi chi tiết cho từng lô hàng để tính và phân bổ vào giá trị hàng hóa.
Khi mua hàng hóa, căn cứ vào Bộ chứng từ thu mua, kế toán nhập vào chương trình, chương trình sẽ tự động cập nhật vào các tài khoản tương ứng.
Công ty áp dụng phương pháp bình quân cuối kỳ để tính giá vốn hàng bán. Khi xuất bán hàng hóa, giá vốn hàng bán được tính bằng đúng giá trị của hàng hóa đó (bao gồm giá mua và chi phí thu mua nếu có đã phân bổ). Căn cứ vào Phiếu xuất kho, mã hàng hóa xuất bán, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán: ghi nợ TK 632 đồng thời ghi có cho TK 156
Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK xác định kết quả kinh doanh. Kế toán ghi Nợ TK 911 đồng thời ghi Có cho TK 632
* Về chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ thực tế về các chi phí trực tiếp phát sinh, kế toán lập chứng từ ghi sổ, hệ thống tự động ghi nhận các khoản chi phí đó vào các sổ chi tiết, sổ cái; cuối kỳ, hệ thống tự động tổng hợp vào Bảng tổng hợp chi tiết và cân đối số phát sinh. Khi phát sinh nghiệp vụ kế toán ghi Nợ cho TK 641 hoặc TK 642 đồng thời ghi Có cho các TK liên quan
Cuối kỳ, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp được kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Kế toán ghi nợ TK 911 đông thời ghi có cho TK 641, 642.
* Về chi phí tài chính và các chi phí khác
Khi nhận được các chứng từ liên quan như thông báo lãi vay của ngân hàng, hóa đơn phí ngân hàng… kế toán lập chứng từ và ghi sổ cái TK 635 và các sổ kế toán có liên quan.
Ngoài ra, do các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ khá thường xuyên, với số lượng lớn và đa dạng về ngoại tệ giao dịch, chênh lệch tỷ giá cũng là một nội dung ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá được công ty thực hiện theo các quy định hiện hành. Khi đánh giá số dư ngoại tệ cuối năm, nếu chênh lệch lỗ về tỷ giá thì phần chênh lệch sẽ được ghi nhận vào chi phí tài chính.
Các khoản chi phí khác như chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ, công ty sử dụng TK 811- chi phí khác để ghi nhận. Căn cứ vào chứng từ thực tế, kế toán nhập vào chương trình, hệ thống tự động cập nhập vào các tài khoản tương ứng. Cuối kỳ, TK 635 và 811 được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
* Vận dụng thực tế
+ Nghiệp vụ tương ứng với doanh thu được ghi nhận ở ngày 02 tháng 12 năm 2014 theo hóa đơn GTGT số 1168.
Kế toán định khoản nghiệp vụ trên như sau:
Khi xuất kho kế toán phản ánh giá vốn hàng bán, trị giá vốn xuất kho mã sản phẩm MT tigerPC S100 là 5.250.000 đồng / bộ. Khi đó kế toán phản ánh trị giá vốn hàng bán vào bên Nợ TK 632 (số tiền 47.250.000 đồng) đồng thời ghi giảm hàng hóa trong kho phản ánh vào bên Có TK 156 (số tiền 47.250.000 đồng).
+ Nghiệp vụ tương ứng với doanh thu được ghi nhận vào ngày 02 tháng 12 năm 2014 theo hóa đơn GTGT số 1191.
Kế toán định khoản nghiệp vụ trên như sau:
Khi xuất kho hàng hóa kế toán phản ánh giá vốn hàng bán. Trị giá vốn xuất kho mã sản phẩm điều hòa LG9000 BTU là 5.692.500 đồng / bộ. Kế toán phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán vào bên Nợ TK 632 (số tiền 102.465.000 đồng) đồng thời ghi giảm hàng hóa tồn kho phản ánh vào bên Có TK 156 (số tiền 102.465.000 đồng).
+ Ngày 02 tháng 12 năm 2014 căn cứ vào hóa đơn tiền điện thoại, cước internet (tháng 11 năm 2014) dùng cho bộ phận bán hàng ở siêu thị điện máy – máy tính Royal City. Kế toán xuất tiền mặt để thanh toán cho đơn vị cung cấp.
Kế toán định khoản nghiệp vụ trên như sau:
Căn cứ vào hóa đơn tiền điện thoại, cước internet kế toán ghi Nợ TK 641 (số tiền 1.403.200 đồng), ghi Nợ TK 133 (số tiền 140.320 đồng), đồng thời ghi có cho TK 111 (số tiền 1.543.520 đồng).
+ Ngày 02 tháng 12 năm 2014 căn cứ vào hóa đơn tiền điện thoại (tháng 11 năm 2014) dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. Kế toán xuất tiền mặt để thanh toán cho đơn vị cung cấp.
Căn cứ vào hóa đơn tiền điện thoại kế toán ghi Nợ TK 642 (số tiền 3.125.430 đồng), ghi Nợ TK 133 (số tiền 312.543 đồng), đồng thời kế toán ghi có cho TK 111 (số tiền 3.437.973 đồng).
2.3.2.5 Sổ kế toán
Kế toán chi phí sử dụng các sổ kế toán như:
Sổ nhật ký chung (xem phụ lục 05), căn cứ ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra như: Hóa đơn GTGT liên 2, hóa đơn GTGT liên 3, hóa đơn bán hàng, bảng kê bán lẻ, phiếu chi tiền, phiếu nhập kho, phiếu hạch toán, phiếu thu, phiếu xuất kho, giấy báo có, bảng sao kê tài khoản, các chứng từ khác: Bảng chấm công, bảng lương, bảng phân bổ khấu hao,… được dùng làm căn cứ ghi vào sổ nhật ký chung, phát sinh theo trình tự thời gian.; sổ cái TK 632 – Giá vốn hàng bán (xem phụ lục số 07), căn cứ ghi sổ: Kế toán căn cứ vào số liệu được ghi trên sổ nhật ký chung và các chứng từ liên quan như: Phiếu xuất kho, phiếu kế toán, hóa đơn GTGT … làm căn cứ để ghi vào sổ cái tài khoản 632, sổ chi tiết bán hàng TK 632 – Giá vốn hàng bán (xem phụ lục số 11)…; sổ cái TK 641 – chi phí bán hàng; Sổ cái TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp; Sổ cái TK 635 – chi phí tài chính; sổ quỹ tiền mặt; sổ tiền gửi ngân hàng…