6- Tổ chức bộ máy kế toán, kiểm toán
6.1- Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của Công ty:
Công ty t vấn xây dựng điện I có quy mô hoạt động rộng lớn . Vì vậy bộ máy kế toán của Công ty cần có một cơ cấu hợp lý , phù hợp với yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của Công ty . Phòng Tài chính - kế toán chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về công tác tài chính - kế toán theo chế độ sản xuất và các khoản đợc phân phối . Công tác kế toán không chỉ đợc thực hiện tại phòng kế toán của Công ty mà Công ty còncó phòng kế toán của các xí nghiệp . Bốn xí nghiệp thành viên có t cách pháp nhân không đầy đủ hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc có con dấu riêng , có phòng kế toán đợc tổ chức giống nh tổ chức bộ máy kế toán của Công ty . Chức năng nhiệm vụ của các nhân viên kế toán xí nghiệp tơng tự nh chức năng nhiệm vụ của nhân viên kế toán Công ty . Ngoài ra Công ty còn có kế toán phân x- ởng ( Kế toán đoàn, đội ) . Toàn Công ty có 14 đoàn, đội, mỗi đoàn , đội có l kế toán chịu trách nhệm ghi chếp , phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đó và báo cáo lên bộ phận kế toán Công ty .
Bộ máy kế toán của Công ty t vấn xây dựng điện I đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mu . Kế toán trởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán Công ty . Còn đối với phòng kế toán các xí nghiệp và các đơn vị trực thuộc , kế toán trởng đa ra các quyết định tài chính thông qua phó phòng kế toán . Kế toán trởng còn có mối quan hệ với các bộ phận tham mu về những vấn đề chuyên trách khác
Bộ máy kế toán của Công ty đợc thể hiện qua sơ đồ sau : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán tr ởng Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán than h toán tiền Kế toán thanh toán với ngân hàng Kế toán giá thành Kế toán tổng hợp Kế toán tài sản cố định Kế toán vật t Kế toán than h toán tiền l ơng
6.1.1- Nhiệm vụ của nhân viên kế toán Công ty :
- Trởng phòng kế toán kiêm kế toán trởng :
Phụ trách chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty . Nhiệm vụ của kế toán trởng là tổ chức bộ máy kế toán trên cơ sở xác định đúng khối lợng công tác kế toán nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế toán là : Thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh . Kế toán trởng trực tiếp điều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán , chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty về nghiệp vụ chuyên môn kế toán , tài chính của Công ty , thay mặt Nhà nớc kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của Nhà nớc về lĩnh vực kế toán cũng nh lĩnh vực tài chính .
- Phó phòng kế toán :
Lập kế hoạch tài chính hàng năm báo cáo Tổng Công ty điện lực Việt Nam . Lập và ra kế hoạch tài chính hàng năm cho các xí nghiệp trực thuộc Công ty , xem xét kế hoạch tài chính hàng quý của các đơn vị khoán . Phó phòng cùng với phòng Kế hoạch và phòng Khoa học môi trờng xem xét giá cả chất lợng máy móc thiết bị mua sắm . Sửa chữa lớn theo kế hoạch đợc duyệt , đăng ký nộp thuế giá trị gia tăng hàng quý và quyết toán thuế hàng năm với các Cục thế địa phơng , tham gia nghiệm thu và thanh toán với bên A ở một số công trình .
Theo dõi kiểm tra tổng hợp báo cáo tài chính của hai đơn vị :
Đoàn thiết kế YALY và Ban t vấn Sông Hinh . Theo dõi chi tiết tài khoản : 161 ,461 , 333 . Lập báo cáo quyết toán vốn nghiên cứu khoa học hàng quý , năm trình Tổng Công ty . Lập báo cáo chi tiết tài khoản 333 hàng quý . Giải quyết công việc chung của phòng khi trởng phòng đi công tác xa
- Kế toán tổng hợp :
Tổng hợp khối cơ quan và toàn Công ty để báo cáo với Tổng Công ty và Nhà nớc .
Quản lý toàn bộ bảng kê chứng từ sổ sách kế toán của khối cơ quan Công ty , kiểm tra tổng hợp báo cáo tài chính hàng quý , năm của hai đơn vị đoàn I , vật lý , các xí nghiệp , đơn vị khác . Vào sổ chi tiết tài khoản 421 ,431 , 711 , 721 , 811 , 821 , 911 , chi tiết TK 1363 , cùng kế toán thanh toán ngân hàng hoàn thiện dân công tác kế toán vào chơng trình máy tính . Đồng thời hớng dẫn mở sổ sách và nghiệp vụ kế toán cho nhân viên kế toán mới về đơn vị .
- Kế toán thanh toán tiền mặt :
Kiểm tra các thủ tục chứng từ trớc khi thanh toán và các khoản chi bằng tiền mặt . Lập , đóng chứng từ , lên bảng kê , vào sổ chi tiết TK 111 ,
002 . Vào máy số liệu thu chi , theo dõi số d hàng ngày . Thờng xuyên đối chiếu số phát sinh , số d với thủ quỹ .
Hàng tháng cùng thủ quỹ , kế toán tổng hợp và phó phòng tổ chức kiểm kê quỹ , xác định số d cuối tháng . Kiểm tra tổng hợp báo cáo tài chính của hai đơn vị : Đoàn thiết kế II , và phòng Địa chất .
- Kế toán thanh toán với ngân hàng :
Làm công tác kế toán giao dịch với ngân hàng đầu t Hà Nội , Ngân hàng ngoại thơng , lên bảng kê vào sổ chi tiết TK 112 , 311 , 131 . Cuối mỗi tháng đối chiếu xác nhận số d với các ngân hàng , lên phiếu đối chiếu để đóng vào bảng kê cuối tháng và lập báo cáo quyết toán hàng quý với cơ quan Công ty . Cuối mỗi quý lập báo cáo chi tiết số d TK 131 .
Phụ trách việc hớng dẫn và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán của phòng . Lập báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học về việc tín dụng chơng trình vi tính trong công tác kế toán của Công ty xây dựng điện I.
- Kế toán giá thành :
Theo dõi đề cơng dự án đợc duyệt của các công trình để cùng
phòng kế hoạch xem xét nghiệm thu cho các đơn vị , xí nghiệp cũng nh giải trình với Cục đầu t khi thanh toán . Theodõi chi tiết hợp đồng nghiệm thu A - B , các công trình và lập báo cáo giá thành khối cơ quan Công ty hàng quý . Vào sổ chi tiết các tài khoản 642 ,627 , 154 , 511, 3318 . Hàng quý lên báo cáo chi tiết TK 642 , theo khoản mục , TK 3318 theo đối tợng . Đa công tác giá thành vào máy vi tính , kiểm tra tổng hợp báo cáo tài chính của hai đơn vị : Phòng đờng dây và phòng trạm .
- Kế toán tài sản cố định :
Theo dõi TSCĐ và nguồn vốn toàn Công ty , lập số d TSCĐ, vào sổ chi tiết TK 211 , 214 , 411 , 009 , 335 , 1361.Lập thẻ TSCĐ theo quy định của Nhà nớc . Lập báo cáo hàng quý theo yêu cầu của Tổng Công ty . Báo cáo tổng hợp kiểm kê TSCĐ theo định kỳ hàng năm . Phối hợp với phòng kế hoạch trình hội đồng kiểm kê và hội đồng thanh lý TSCĐ về thừa thiếu thanh lý nhợng bán TSCĐ theo quy định của Nhà nớc và của Tổng Công ty . Kiểm tra tổng hợp báo cáo tài chính của hai đơn vị : Phòng nhiệt điện và đội khảo sát .
- Kế toán vật t :
Theo dõi vật t , vào sổ chi tiết các TK 152 , 153 ,142 , 331 . Hàng quý báo cáo số d chi tiết TK 331 . Báo cáo tổng hợp kiểm kê vật t , công cụ , dụng cụ theo định kỳ hàng năm . Chịu trách nhiệm lên báo cáo giải quyết những tồn đọng sử lý sau kiểm kê . Kiểm tra tổng hợp báo cáo tài chính hàng quý của hai đơn vị : Xởng tài liệu và phòng địa hình
- Kế toán thanh toán tiền lơng và các khoản phải thu phải trả khác : Hàng quý , kế toán đối chiếu số d với các cá nhân ( TK 141 ) và các đơn vị ( TK138 , 338 ) sau khi đã vào sổ chi tiết các tài khoản trên .
Báo cáo số d chi tiết để lập báo cáo quyết toán khối cơ quan Công ty . Kiểm tra tổng hợp báo cáo tài chính hàng quý của hai đơn vị phòng thí nghiệm và phòng điện địa phơng .
- Thủ quỹ :
Làm công tác xuất nhập tiền cho các khoản thu , chi và làm văn th văn phòng .
6.1.2- Tổ chức sổ kế toán :
Với mỗi năm Công ty t vấn xây dựng điện I thờng có một hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với tình hình kinh doanh trong năm . Một số hình thức nh trong sổ mà Công ty đã áp dụng là : Nhật ký chứng từ , chứng từ ghi sổ . Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chung . Hình thức ghi sổ này thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính . Tuy nhiên , việc ghi một số nghiệp vụ có trùng lắp lên cuối tháng phải loại bỏ các số liệu trùng lắp với ghi vào sổ cái . Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian phát sinh và định khoản kinh tế của nghiệp vụ đó . Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật lý để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh .
* Các loại sổ sử dụng : - Số nhật ký chung - Sổ cái
- Sổ ( Thẻ ) kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ :
Trình tự ghi sổ
kế toán của công ty t vấn xây dựng điện 1 theo hình thức nhật ký chung
Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký đặc biệt Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hăng ngày
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chyếu