II .Tình hình thực tế về công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty
1.2 Kế toán tập hợp chi phí nguyênvật liệu trực tiếp:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp toàn bộ các chi phí về nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ dụng cụ...dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm.
Để tạo ra sản phẩm là xi măng, Công ty đã sử dụng nguyên vật liệu chính bao gồm: Đá vôi, đá sét, than, xỷ, thạch cao, dầu FO, quặng sắt, đá bazan, vỏ bao, thuốc nổ, vật liệu nổ...Còn dầu mỡ bôi trơn, chất trợ nghiền, bi đạn...chỉ là nguyên vật liệu phụ.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đợc căn cứ vào các phiếu xuất kho để tính ra giá thành thực tế vật liệu xuất dùng và căn cứ vào các đối tợng tập hợp chi phí đã xác định để tập hợp.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho các phân xởng đợc quy định tập hợp nh sau:
Nguyên vật liệu xuất dùng cho phân xởng khai thác mỏ:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của phân xởng này bao gồm: Thuốc nổ, Vật liệu nổ, nhiên liệu và các vật liệu khác sử dụng tại khai trờng sản xuất đất sét và khai trờng sản xuất đá vôi. Các chi phí này phải đợc tập hợp trực tiếp cho từng khai trờng.
Phiếu xuất kho phải ghi rõ lý do lĩnh vật t là sử dụng cho khai thác đá vôi hay khai thác đất sét. Căn cứ vào đối tợng chịu chi phí này kế toán vật liệu hạch toán ghi Nợ cho tài khoản 621 chi tiết 621111” Chi phí nguyên vật liệu tập hợp trực tiếp cho sản xuất đá vôi” hoặc ghi Nợ cho Tài khoản 621 chi tiết 621112 “ Chi phí nguyên vật liệu tập hợp trực tiếp cho sản xuất đất sét”.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phải chi tiết theo các yếu tố chi phí nh sau: 1. Thuốc nổ. 2. Vật liệu nổ khác. 3. Xăng. 4. Dầu. 5. Nhớt máy. 6. Mỡ máy. 7. Vật liệu khác.
Việc chi tiết theo các yếu tố chi phí trên cần đợc thực hiện ngay từ khi hạch toán phiếu xuất kho và đợc tổng hợp để vào sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
* Nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho phân xởng nguyên liệu; Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của phân xởng này đợc tập hợp trực tiếp cho ba đối tợng tập hợp chi phí nh sau:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất đá vôi. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất đất sét. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất Clinker.
* Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho phân xởng Lò nung:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của phân xởng này đợc tập hợp trực tiếp cho công đoạn sản xuất Clinker.
* Nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho phân xởng nghiền đóng bao:
Nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho phân xởng nghiền đóng bao đ- ợc tập hợp trực tiếp cho công đoạn sản xuất xi măng bột và công đoạn sản xuất xi măng bao.
Toàn bộ việc hạch toán này đợc thực hiện trong phần kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm chỉ tổng hợp lại các số liệu đã đợc kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào sổ và lên các bảng phân bổ.
Có thể nói, vật t trong đơn vị thờng đa dạng về chủng loại, quy cách, kích cỡ. Bởi vậy, trên cơ sở phân loại vật t đơn vị cần lập danh điểm vật t, đặc biệt trong điều kiện áp dụng phần mềm công tác kế toán nh hiện nay.
Tại Công ty xi măng Bút Sơn, hệ thống phần mềm kế toán FAST sẽ giúp xây dựng danh điểm vật t, thành phẩm bằng cách:
Kế toán chọn mục” Hệ thống danh điểm vật t” trên menu ” Linh tinh” chọn phân loại vật t cần lập bảng danh điểm, bấm nút ” Thêm”. Sau đó, kế toán thêm số hiệu vật t mới đợc tự động khởi tạo. Cuối cùng, kế toán nhập diễn giải chi tiết về vật t, đơn vị tính và ấn tổ hợp phím Ctrl + W. Đồng thời, kế toán sẽ tiến hành đăng ký hệ thống kho vật t, thành phẩm và theo dõi các nguồn nhập, xuất trên máy theo yêu cầu quản lý của Công ty.
Các nguyên vật liệu của Công ty đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau và giá nhập khác nhau. Do đó, giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho đợc đánh giá theo trị giá vốn thực tế nhập kho.
Đối với vật t mua ngoài:
Giá thực tế = Giá mua ghi trên + Chi phí mua – Khoản chiết khấu nhập kho hoá đơn thực tế giảm giá(nếu có).
Các vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng đợc tính theo phơng pháp đơn giá bình quân gia quyền:
Giá thực tế tồn + Giá thực tế nhập đầu tháng trong tháng Đơn giá thực tế =
bình quân. Số lợng tồn + Số lợng nhập đầu tháng. trong tháng Giá thực tế xuất dùng = Số lợng xuất dùng x Đơn giá thực tế trong tháng trong tháng bình quân
( Đơn giá thực tế bình quân đã đợc lập sẵn trên máy vi tính và máy sẽ tự động tính khi có nghiệp vụ phát sinh)
* Tài khoản sử dụng:
Toàn bộ chi phí nguyên vật liệu đợc tập hợp trực tiếp vào TK621, do đặc điểm sản xuất của Công ty nên tài khoản này đợc mở thêm chi tiết để theo dõi cho từng đối tợng tập hợp chi phí là các bớc công nghệ sản xuất. Khi mở thêm tài khoản chi tiết kế toán tiến hành các bớc sau:
- Chuyển con trỏ đến tài khoản 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, bấm nút “Thêm”, chơng trình kế toán sẽ tự động hiện ra số hiệu tài khoản chi tiết theo thứ tự đã khai báo trớc đó: TK621111(nếu trớc đó cha mở chi tiết nào).
- Đánh tên tài khoản cần nhập: “Chi phí nguyên vật liệu tập hợp trực tiếp cho sản xuất đất sét”.
Tiếp tục khai báo và cài đặt các chi tiết mới theo trình tự trên, sẽ đợc các tài khoản mở cần chi tiết nh sau:
- TK621112: “Chi phí nguyên vật liệu tập hợp trực tiếp cho sản xuất đá vôi”.
- TK621115: “Chi phí nguyên vật liệu tập hợp trực tiếp cho sản xuất Clinker”.
- TK621116: “Chi phí nguyên vật liệu tập hợp trực tiếp cho sản xuất Xi măng bột”.
- TK621117: “Chi phí nguyên vật liệu tập hợp trực tiếp cho sản xuất Xi măng bao”.
* Chứng từ sử dụng:
Kế toán vật t sẽ sử dụng các chứng từ sau để hạch toán Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
- Hoá đơn .
- Phiếu nhập kho.
- Phiếu yêu cầu lĩnh vật t. - Phiếu xuất kho.
* Trình tự hạch toán :
Để đảm bảo cho nhiệm vụ cung ứng vật t kịp thời, đúng với các yêu cầu kỹ thuật trong quá trình sản xuất, tất cả các nguyên vật liệu bắt đầu mua về nhập kho đến khi xuất dùng đều đợc kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ từ kho cho đến phòng kế toán.
Nội dung trình tự ghi chép kế toán chi tiết vật t đợc Công ty áp dụng một trong ba hình thức tuỳ theo yêu cầu sử dụng: Hình thức ghi thẻ song song, hình thức sổ số d, hình thức đối chiếu và luân chuyển. Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho dùng cho sản xuất, Công ty sử dụng Hoá đơn của bên bán và Phiếu nhập kho.
Đối với nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu cho sản xuất:
Hàng ngày theo yêu cầu sử dụng của mỗi xởng (tất cả các nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu phải dựa trên nhiệm vụ cụ thể, phải căn cứ vào định mức tiêu hao dựa trên kế hoạch sản xuất trong tháng của mỗi xởng) tổ trởng viết Phiếu yêu cầu lĩnh vật t. Trên phiếu ghi rõ tên vật t cần dùng, số lợng, chủng loại, có chữ ký của quản đốc phân xởng và đợc sự phê duyệt của Giám đốc.
Căn cứ vào Phiếu yêu cầu lĩnh vật t do tạp vụ của xởng mang lên phòng vật t, phòng vật t viết Phiếu xuất kho chỉ bao gồm chỉ tiêu số lợng:
Phiếu xuất kho lập thành 4 liên kê giấy than viết một lần: Liên 1 lu gốc, 3 liên còn lại sau khi có chữ ký xác nhận của thủ kho đợc giao cho ngời nhận 1 liên, thủ kho giữ 1 liên để vào thẻ kho sau đó chuyển về lu phòng Vật t. Phòng kế toán giữ một liên để hạch toán.
Hàng ngày, kế toán vật t xuống kho để lấy Phiếu nhập, Phiếu xuất vật t, đối chiếu với thẻ kho, ký và xác nhận số tồn, sau đó tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, kế toán sẽ tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính.
* Quy trình nhập dữ liệu:
Thông thờng, các phần mềm kế toán có một màn hình “nhập số liệu” chung cho các phần hành kế toán và tại màn hình này có rất nhiều chỉ tiêu để kế toán lựa chọn khi nhập số liệu. Phần mềm đợc áp dụng tại Công ty lại không nh vậy. Mỗi một phần hành kế toán với những đặc thù riêng sẽ có một màn hình nhập số liệu tơng ứng nhng ở các màn hình nhập số liệu có một đặc điểm chung là chỉ cho phép ghi các chứng từ theo đúng cân bằng Nợ -Có đối với các tài khoản trong cân đối kế toán, và khi nhập dữ liệu (định khoản) ta phải vào từ các tài khoản chi tiết (nếu tài khoản mở chi tiết).
Kế toán sẽ nhập số liệu vào máy nh sau:
Cụ thể với Phiếu xuất số 000008, kế toán vào mục: “Nhập số liệu xuất” tại thanh menu “Số liệu”và tiến hành vào các chỉ tiêu nh sau: