9. Kết cấu luận văn
3.2.Triển khai xây dựng khung năng lực cho nhân viên tổ chức lao
vụ công tác đào tạo nhân viên
Bước 1: Xác định mục đích của việc xây dựng KNL ở đây là phục vụ cho
công tác đào tạo.
Bước 2: Xác định chức danh, vị trí việc làm để xây dựng KNL là chức danh
TCLĐ. Trong đó gồm có: nhân viên đào tạo, nhân viên chính sách, nhân viên quản lý cơ sở dữ liệu, nhân viên tiền lương, nhân viên tổ chức biên chế và nhân viên tuyển dụng- quản lý quân số. Dưới đây, tôi sẽ xây dựng cụ thể KNL cho chức danh nhân viên đào tạo. Các chức danh khác có thể tham khảo thêm trong phụ lục.
Hiện nay tại doanh nghiệp đã có bản mô tả công việc và tiêu chuẩn nghiệp vụ cho chức danh nhân viên đào tạo, có thể xem trong phụ lục. Cấu trúc của bản mô tả công việc và tiêu chuẩn nghiệp vụ chức danh nhân viên đào tạo mà đơn vị đã xây dựng gồm 4 phần:
Phần 1 giới thiệu về vị trí chức danh công việc, nêu rõ chức danh là nhân viên đào tạo; thuộc đơn vị: phòng TCLĐ; chức vụ cấp trên quản lý trực tiếp là trưởng phòng TCLĐ; ngành dọc yêu cầu: tổ chức nhân lực; chuyên ngành: ISO- Đào tạo.
Phần 2 mô tả về nội dung công việc và đưa ra hướng dẫn thực hiện. Nội dung công việc chia ra làm nhiệm vụ chính và nhiệm vụ hỗ trợ. Nhiệm vụ chính
gồm 03 nhiệm vụ: Nhiệm vụ thứ nhất là lập kế hoạch đào tạo định kỳ năm, quý,
tháng và xây dựng các chương trình đào tạo, huấn luyện nâng cao năng lực cho CBCNV: Các đầu việc của công tác lập kế hoạch đào tạo được liệt kê là rà soát,
thống kê, phân tích, tổng hợp nhu cầu đào tạo; xác định mục đích đào tạo từ đó lập kế hoạch đào tạo. Các đầu việc của công tác xây dựng quy chế đào tạo, chương trình đào tạo, huấn luyện: tham gia xây dựng Quy chế đào tạo của Công ty Tổ chức biên soạn bài giảng; viết tài liệu đào tạo ngành TCLĐ từ đó xây dựng chương trình
đào tạo. Nhiệm vụ thứ hai là tổ chức thực hiện việc đào tạo định kỳ và đột xuất theo
63
việc được liệt kê là tổ chức triển khai các khóa đào tạo theo nhu cầu thực tế của các đơn vị, theo chương trình đã được phê duyệt và tổng hợp, phân tích, đánh giá kết quả sau đào tạo: làm thủ tục đánh giá kết quả đào tạo, báo cáo và chuyển kết quả tới
Nhân viên quản lý hồ sơ. Nhiệm vụ thứ ba là Quản lý, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị
được phân công quản lý thực hiện các quy định về công tác TCLĐ. Các đầu việc
của công tác quản lý là kiểm tra việc thực hiện công tác đào tạo của các đơn vị và hỗ trợ các đơn vị về mặt nghiệp vụ. Nhiệm vụ hỗ trợ gồm các đầu việc là thiết lập, duy trì các nguồn đào tạo bên trong Tập đoàn Viettel và bên ngoài đảm bảo luôn đáp nhu cầu của Tổng công ty; phối hợp với lãnh đạo xây dựng và nâng cấp các chương trình đào tạo của công ty; các công việc đột xuất khác theo sự phân công của trưởng phòng TCLĐ. Hướng dẫn thực hiện các đầu việc được mô tả như trên là tài liệu ISO gồm quy trình đào tạo bên ngoài, quy trình đào tạo nội bộ, quy trình đào tạo hội nhập.
Phần 3 là các quy định về quyền hạn, trách nhiệm, mối quan hệ và chế độ báo cáo đối với chức danh nhân viên đào tạo được quy định như sau: Về quyền hạn, được quyền tham mưu đề xuất các giải pháp thực hiện chức trách nhiệm vụ, trực tiếp làm việc với các cơ quan, đơn vị theo yêu cầu nhiệm vụ. Về trách nhiệm, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng TCLĐ về kết quả công việc được phân công; chấp hành nghiêm chỉ thị, mệnh lệnh, tuân thủ các quy trình quy định của Tổng công ty, Công ty. Về mối quan hệ, nhân viên chịu sự quản lý và giám sát trực tiếp của cấp trên, kết hợp cùng các nhân viên trong phòng hoàn thành nhiệm vụ chung; phối hợp chặt chẽ với CBCNV trong công ty. Bên cạnh đó, nhân viên đào tạo có mối quan hệ với các đơn vị, trung tâm đào tạo, trường học và các chuyên viên đào tạo bên ngoài. Về chế độ báo cáo, nhân viên đào tạo có trách nhiệm báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch công tác tuần, kết quả thực hiện các khóa đào tạo hàng tháng, quý, kế hoạch đào tạo hàng năm cho trưởng phòng dưới hình thức email hoặc văn bản.
Phần 4 là các quy định về tiêu chuẩn nhân sự. Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá chất lượng lao động là hoàn thành công việc theo đúng quy trình tác nghiệp.
Quy định về tiêu chuẩn tuyển dụng: yêu cầu trình độ học vấn là tốt nghiệp đại học,
ngành dọc quản trị nhân lực, chuyên ngành ISO- Đào tạo. Yêu cầu về giới tính: nam và nữ trên 25 tuổi, không yêu cầu về địa phương. Yêu cầu về kinh nghiệm: Đối với
64
nhân viên tối thiểu 01 năm kinh nghiệm công tác TCLĐ; đối với chuyên viên 1 tối thiểu 02 năm kinh nghiệm; đối với chuyên viên 2 tối thiểu 02 năm kinh nghiệm, đã qua đơn vị tối thiểu 01 năm (được đánh giá hoàn thành công việc). Yêu cầu về đặc điểm tính cách cá nhân: thẳng thắn, trung thực; cẩn thận, kiên trì và có tinh thần trách nhiệm cao; nhanh nhẹn, linh động trong việc giải quyết vấn đề; phong cách làm việc nghiêm túc, hợp tác, tôn trọng đồng nghiệp. Nhóm kiến thức, kỹ năng yêu cầu: kiến thức về văn hóa doanh nghiệp Viettel yêu cầu hiểu và vận dụng; các kiến
thức về chuyên môn nhân sự và kiến thức nghiệp vụ ngành bưu chính. Các kỹ năng về nhân sự: kỹ năng giao tiếp yêu cầu khá, kỹ năng tổng hợp yêu cầu tốt, kỹ năng
phân tích; kỹ năng tiếng anh trình độ B; kỹ năng tin học khai thác tốt internet, văn
phòng thành thạo, E-VTP, phần mềm quản lý quân số. Các năng lực cốt lõi: năng
lực tư duy vận dụng kiến thức; năng lực truyền thông; năng lực không ngừng học hỏi; năng lực xây dựng và quản lý mối quan hệ; năng lực đổi mới.
Nhìn vào bản mô tả công việc trên mà doanh nghiệp đã xây dựng, ta nhận thấy rằng tuy đơn vị đã mô tả về nhiệm vụ, trách nhiệm cùng với hướng dẫn thực hiện công việc, nhưng chưa thể hiện rõ tập hợp các năng lực gồm kiến thức, kỹ năng và đặc điểm cá nhân mà vị trí này yêu cầu. Các kiến thức, kỹ năng và năng lực cốt lõi được xây dựng lên với mục đích sẽ giúp nhân viên cũng như tổ chức đánh giá được năng lực đang có và năng lực cần có, từ đó giúp nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyên môn cũng như nhiệm vụ hỗ trợ ban Giám Đốc xây dựng kế hoạch và mục tiêu đào tạo CBCNV. Thiết lập, hướng dẫn và kiểm soát việc thực hiện chính sách đào tạo, quy trình đào tạo của Tổng công ty đảm bảo tính thống nhất và tuân thủ trong toàn hệ thống. Tổ chức, sắp xếp các chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu và kế hoạch đề ra; lựa chọn đối tác đào tạo phù hợp và có chất lượng. Phối hợp với giảng viên nội bộ và giảng viên thuê ngoài để thiết kế và chuẩn hóa tài liệu đào tạo. Thực hiện đào tạo các nội dung hội nhập cho nhân viên và các nội dung liên quan đến các kỹ năng mềm, kỹ năng làm việc cơ bản. Quản lý ngân sách đào tạo, đánh giá tính hiệu quả của kế hoạch, chương trình đào tạo, đối tác cung cấp dịch vụ đào tạo. Tìm kiếm, phát hiện và tổ chức những khóa đào tạo mới phù hợp với yêu cầu hoàn thành công việc của cá nhân và đơn vị. Phối hợp với các phòng ban, bộ phận, các giảng viên nội bộ để tổ chức các khóa học đào tạo theo kế hoạch
65
và theo yêu cầu phát sinh của công ty. Bên cạnh các nhiệm vụ chuyên môn kể trên, công tác hỗ trợ đối với nhân viên đào tạo được yêu cầu là tư vấn, hỗ trợ các cấp quản lý của đơn vị định hướng nghề nghiệp cho nhân viên và đặc biệt chú trọng vào các nhân viên có tiềm năng phát triển. Phối hợp với các phòng ban xây dựng, quản lý và triển khai các kế hoạch đào tạo và phát triển trung hạn, ngắn hạn theo định hướng của công ty. Báo cáo định kỳ/đột xuất cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan trong phạm vi trách nhiệm công việc được giao.
Bước 3: Thu thập thông tin để xây dựng KNL từ tài liệu của Tập đoàn, từ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
hiệp hội nhân sự, tham khảo thêm từ các doanh nghiệp khác đã xây dựng KNL nhân viên. Sử dụng các phương pháp: quan sát hoạt động, phỏng vấn trực tiếp theo bảng câu hỏi thu thập thông tin tại từng vị trí chức danh nhân viên đào tạo để xây dựng KNL theo cấu trúc và cấp độ.
Bước 4: Xác định các tiêu chí đánh giá năng lực theo cấu trúc của KNL đối
với chức danh nhân viên đào tạo gồm kiến thức, kỹ năng và thái độ. Để giúp cho việc áp dụng được thuận lợi và tránh những ý kiến khác nhau trong cách hiểu thì tác giả đã có phần nội dung định nghĩa rõ yêu cầu của từng cấp độ, như trong bảng dưới đây.
Bảng 3.1. Cấu trúc khung năng lực cho nhân viên đào tạo Năng lực cốt lõi Yêu cầu cấp độ Định nghĩa yêu cầu
Kiến thức Văn hóa doanh
nghiệp
Hiểu và vận dụng- Cấp độ Tốt
Hiểu và vận dụng văn hóa Viettel
Quản lý nhân lực Hiểu và áp dụng- Cấp độ Khá
Hiểu các kiến thức cơ bản về quản lý nhân lực
Luật lao động
Hiểu và áp dụng- Cấp độ Khá
Hiểu và vận dụng được những quy định của Luật lao động trong triển khai thực hiện các chính sách quản lý nhân lực một cách đúng đắn, không vi phạm Luật
Luật bảo hiểm xã hội
Hiểu và áp dụng- Cấp độ Trung
bình
Hiểu quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội để giải quyết đúng đắn công tác bảo hiểm xã hội cho người lao động
66 ISO- Đào tạo
Hiểu và áp dụng- Cấp độ Trung
bình
Biết định nghĩa về hệ thống quản lý chất lượng, biết được lợi ích của ISO trong công tác lập văn bản các hoạt động một cách rõ ràng, làm cơ sở để đào tạo nhân lực và cải tiến công việc có hệ thống
Nghiệp vụ ngành
bưu chính Hiểu biết- Cấp độ Trung bình
Nắm bắt được quy trình nghiệp vụ Viettel
post, kiến thức kinh doanh các dịch vụ gia tăng của Viettel post, khuynh hướng phát triển của lĩnh vực bưu chính.
Kỹ năng Kỹ năng giao tiếp
Hiểu và áp dụng- Cấp độ Tốt
Biết cách lắng nghe, giải thích, xử lý và truyền đạt thông tin rõ ràng, xúc tích và khéo léo
Kỹ năng thuyết trình
Hiểu và áp dụng- Cấp độ Khá (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Không e ngại phải nói trước tập thể, tự tin khi thuyết trình
Kỹ năng làm việc nhóm
Hiểu và áp dụng- Cấp độ Tốt
Hòa đồng, sẵn sàng phối hợp, hợp tác tốt với các đồng nghiệp trong nhóm để tập trung điểm mạnh, bổ sung điểm yếu, mang lại thuận lợi hiệu quả hoàn thành công việc và khẳng định được văn hóa doanh nghiệp
Kỹ năng giải
quyết vấn đề Hiểu và áp dụng- Cấp độ Khá
Chủ động giải quyết được các tình huống phát sinh linh hoạt, ổn thỏa, hài hòa được mối quan hệ giữa người lao động- người sử dụng lao động
Thái độ Tuân thủ quy tắc
đạo đức Tốt
Tuân thủ theo đúng nội quy, quy định của công ty
Yêu thích làm
việc với người Tốt
Thích thú khi phải đảm nhận những công việc tiếp xúc hàng ngày và thường xuyên với mọi người
Công bằng- trung
thực Tốt
Không được để cảm tình cá nhân ảnh hưởng tới quyết định trong công việc
67
Bước 5: Sau khi xác định được các tiêu chí đánh giá năng lực, bước tiếp
theo là xây dựng cấp độ của KNL. Mỗi vị trí khác nhau sẽ có các yêu cầu về cấp độ khác nhau . Các bảng năng lực dưới đây Thông thường, chúng ta phải xác định cấp độ tối thiểu và cấp độ xuất sắc của mỗi năng lực cho từng công việc. Cấp độ tối thiểu là cấp độ thấp nhất phải đạt được và được sử dụng nhiều trong tuyển dụng,
đào tạo và xếp lương. Cấp độ xuất sắc mô tả nội dung của các hành vi thể hiện
trong một năng lực cụ thể để đạt được thành tích vượt trội khi thực hiện một loại công việc nhất định. Cấp độ náy được sử dụng chủ yếu cho phát triển nhân sự và quản trị thành tích để giúp nhân viên đạt được thành tích vượt trội hay xuất sắc. Cấp độ xuất sắc cho tổ chức biết được nỗ lực đào tạo phát triển cần phải tập trung vào đâu để đạt được sự cải thiện hiệu quả công việc cao nhất. Cấp độ xuất sắc không phải là tiêu chuẩn tối thiểu cũng như không phải là mức không thể đạt được mà là xác định một cấp độ ở đó người thực hiện công việc sẽ đạt được hiệu quả cao nhất và có thể thực hiện được trong giới hạn của mỗi vị trí. Bảng trên là ví dụ về năng lực làm việc nhóm. Đối với các vị trí là nhân viên trong một bộ phận, cấp độ yêu cầu thường là cấp độ 1 và cấp độ xuất sắc là 2 hoặc 3 trong khi đối với một trưởng bộ phận có thể yêu cầu ở cấp độ 3 và cấp độ xuất sắc là ở mức 4
Dưới đây là 05 bảng mô tả cụ thể về 5 năng lực cốt lõi đối với chức danh nhân viên đào tạo được phân theo các cấp độ từ 1 đến 4.
68
Bảng 3.2. Năng lực tư duy, vận dụng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ quản trị nhân lực
Định nghĩa
Là khả năng chuyên sâu về kiến thức nhân sự, khả năng vận dụng các nguyên tắc và thực hành quản trị nhân lực, đưa ra các giải pháp mang tính chuyên môn để giải quyết những vấn đề về đào tạo và phát triển nhân lực.
Các cấp độ
Cấp độ 1 Cấp độ 2 Cấp độ 3 Cấp độ 4
-Đưa, áp dụng kiến thức ISO- Đào tạo, kỹ năng nhân sự vào thực tế thực hiện công tác đào tạo phát triển nhân lực của doanh nghiệp
-Tích cực tham gia vào các hoạt động học tập của Tổng công ty và Tập đoàn để nâng cao kiến thức, kinh nghiệm, khả năng áp dụng kiến thức vào thực hiện công việc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Điều chỉnh các kiến thức HR cho phù hợp với yêu cầu và thực tế của công ty.
-Áp dụng nhanh những kiến thức, kỹ năng đã học vào trong công việc. -Đưa ra những phương pháp, chương trình đào tạo mới phù hợp với tổ chức -Dám thử - sai – sửa. -Áp dụng hiệu quả các mô hình, chương trình đào tạo cũ và mới vào trong công việc. -Tìm ra những giải pháp mới để hoàn thiện quy trình quy chế đào tạo, hoàn thiện những kiến thức, kỹ năng đang được áp dụng để đổi mới, đưa ra quy trình mới tiên tiến.
69
Bảng 3.3. Năng lực truyền thông áp dụng cho nhân viên đào tạo
Định nghĩa
Là khả năng trình bày thông tin một cách rõ ràng xúc tích thông qua việc nói, viết, các công cụ điện tử hoặc các phương tiện thông tin khác, đảm bảo thông tin đào tạo được chạy thông suốt giữa các đơn vị trong Tổng công ty, Tập đoàn và với các đơn vị bên ngoài.
Các cấp độ
Cấp độ 1 Cấp độ 2 Cấp độ 3 Cấp độ 4
-Trình bày rõ ràng, xúc tích ý kiến bằng văn bản về các chương trình đào tạo -Nói rõ ràng và dễ hiểu nội dung cần
truyền đạt đến
CBCNV
- Sắp xếp và truyền đạt quy trình quy chế đào tạo bằng văn bản và lời nói để gây ảnh hưởng và thuyết phục đối với CBCNV - Đưa ra được các