Tổ chức công tác phân tích chỉ tiêu tài chính bao gồm các công việc cơ bản là lựa chọn loại hình phân tích phù hợp với yêu cầu mục đích phân tích, xây dựng quy trình phân tích phù hợp và tổ chức bộ máy thực hiện. Các công việc này cụ thể như sau:
Thứ nhất là lựa chọn loại hình phân tích phù hợp. Các loại hình phân tích được phân chia theo nhiều tiêu thức khác nhaụ Người phân tích cần nắm vững đặc điểm của từng loại hình, cụ thểđược phân loại như sau:
- Theo thời điểm phân tích, phân tích tài chính bao gồm phân tích trước, phân tích hiện hành và phân tích sau: Phân tích trước là phân tích khi chưa tiến hành hoạt động kinh doanh như phân tích dự án, kế hoạch, dự toán…Để một dự án hay kế hoạch có tính thuyết phục cao, người ta cần tính toán hiệu quả của dự án trên cơ sở phân tích các chỉ tiêu tài chính, đây cũng là căn cứđểđánh giá và lựa chọn dự án hay kế hoạch kinh doanh. Phân tích hiện hành là phân tích được tiến hành đồng thời với quá trình kinh doanh. Dựa trên đó, nhà phân tích có thể xác minh hiệu quả của hoạt động kinh doanh và tính đúng đắn của các dự án, kế hoạch nhằm điều chỉnh kịp thời các bất hợp lý trong các dự án, kế hoạch đó. Phân tích sau là phân tích được tiến hành khi dự án, kếhoạch…
đã hoàn thành. Phân tích sau nhằm đánh giá hiệu quả toàn bộ dự án, kế hoạch… - Theo nội dung phân tích, phân tích chỉ tiêu tài chính bao gồm phân tích toàn diện và phân tích chuyên đề. Phân tích toàn diện là phân tích tất cả các khía cạnh tài
SVTH: Phạm Thị Tuyết 26 Lớp ĐH Kế Toán K53
chính trong mối quan hệ liên kết chặt chẽ với nhaụ Phân tích chuyên đề là phân tích tập trung vào một khía cạnh nào đó như phân tích khả năng thanh toán, phân tích khả
năng sinh lãi, phân tích hiệu quả sử dụng tài sản…
- Theo phạm vi phân tích, phân tích tài chính bao gồm phân tích tổng thể và phân tích bộ phận. Phân tích tổng thể là phân tích trong phạm vi toàn doanh nghiệp còn phân tích bộ phận chỉ giới hạn trong những bộ phận hay đơn vị cụ thể của doanh nghiệp. Khi tiến hành phân tích, cần xác định rõ mục tiêu phân tích để lựa chọn loại hình phân tích phù hợp. Trên thực tế, tùy theo mục tiêu cụ thể, có thể kết hợp nhiều loại hình trong quá trình phân tích.
Thứ hai là xây dựng quy trình phân tích phù hợp. Tùy theo đặc điểm kinh doanh, mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng quy trình phân tích riêng, tuy nhiên nói chung, phân tích tài chính thường bao gồm các giai đoạn sau:
- Giai đoạn lập kế hoạch phân tích: đây là giai đoạn khởi đầu của quy trình phân tích, là một giai đoạn quan trọng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng phân tích. Lập kế
hoạch phân tích bao gồm việc xác định mục tiêu, nội dung, phạm vi, thời gian và các bước phân tích. Mục tiêu phân tích được xác định trên cơ sở yêu cầu của quản lý doanh nghiệp. Trên cơ sở mục tiêu đặt ra cần xác định rõ nội dung, phạm vi và thời gian phân tích. Nội dung phân tích bao gồm các vấn đề cần được phân tích, có thể là toàn bộ tình hình tài chính của doanh nghiệp hoặc chỉ một số vấn đề cụ thể. Phạm vi phân tích có thể là toàn doanh nghiệp hoặc một số đơn vị trong doanh nghiệp. Thời gian ấn định trong kế hoạch phân tích được xác định trên cơ sở phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp. Các bước phân tích bao gồm các công việc cụ thể được tiến hành trong quá trình phân tích.
- Giai đoạn tiến hành phân tích: đây là giai đoạn thực hiện các công việc đã
được xác định trong kế hoạch. Tiến hành phân tích thường bao gồm các công việc cụ
thể như sau:
• Thu thập và kiểm tra tài liệu: đây là khâu quan trọng nhằm đảm bảo chất lượng thông tin cho phân tích tài chính. Tài liệu được thu thập kịp thời từ các nguồn khác nhau và được tiến hành đối chiếu, kiểm tra tính chính xác để có được thông tin chuẩn xác đưa vào phân tích.
• Trên cơ sở mục tiêu và nội dung phân tích đã được xác định, lựa chọn các chỉ
tiêu tài chính và phương pháp phân tích phù hợp
• Tính toán các chỉ tiêu tài chính, xác định các yếu tố ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng đến các chỉ tiêu này
• Tổng hợp kết quả, rút ra nhận xét, kết luận về tình hình tài chính của DN
- Giai đoạn kết thúc: đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình phân tích, giai
SVTH: Phạm Thị Tuyết 27 Lớp ĐH Kế Toán K53
• Viết báo cáo phân tích: báo cáo phân tích là bản tổng hợp những đánh giá cơ
bản được rút ra từ quá trình phân tích cùng những tài liệu minh họạ Đánh giá và minh họa cần nêu rõ thực trạng, điểm mạnh, điểm yếu và các nguyên nhân. Trên cơ sởđó có thểđề xuất biện pháp phát huy ưu điểm và khắc phục nhược điểm.
• Hoàn chỉnh hồ sơ phân tích
Thứ ba là tổ chức bộ máy thực hiện phân tích: Để phân tích tài chính được tiến hành đầy đủ, kịp thời và có hiệu quả trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp cần có bộ
phận phân tích riêng. Với mục tiêu đó, doanh nghiệp cần xây dựng bộ phận phân tích tài chính phù hợp với quy mô của doanh nghiệp. Tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể giao nhiệm vụ phân tích tài chính cho một cán bộ chuyên trách. Với các công ty lớn và các tổng công ty nên thiết lập một bộ phận phân tích tài chính riêng, bộ phận này có thể đặt nằm trong bộ máy tài chính kế toán. Để thu thập đầy đủ, kịp thời thông tin cho phân tích tài chính, bộ phận phân tích phải có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban chức năng như kế toán, kế hoạch, phòng kinh doanh…
Doanh nghiệp cần thiết lập quy trình cung cấp thông tin từ các bộ phận chức năng cho bộ phận phân tích tài chính nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác. Trên cơ sởđó, bộ phận phân tích sẽ tổng hợp, đánh giá tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đưa ra những nhận xét, tư vấn cho ban giám đốc và hội đồng quản trị, giúp cho doanh nghiệp có những quyết định đúng đắn trong kinh doanh.