2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu
Số liệu được thu thập chủ yếu các sách lý luận, các niên giám thống kê, các tạp chí, các công trình nghiên cứu từ trước, thông tin trên internet… Những thông tin này chủ yếu phục vụ cho tổng quan. Số liệu từ các chứng từ, sổ sách, các báo cáo vế doanh thu, chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh và các báo cáo tài chính,về tình hình tài sản và nguồn vốn, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm 2011-2013 và 6 tháng đầu năm 2014 so với 6 tháng đầu năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2012.
2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu
-Đối với mục tiêu 1: Sử dụng phương pháp liệt kê, hệ thống hóa cơ sở lý luận chung ,phân loại và chi tiết hóa các phần trong quy trình bán hàng để chỉ ra thực trạng thực hiện về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.
-Đối với mục tiêu 2,3: (i) Sử dụng phương pháp kế toán : hệ thống các chứng từ sử dụng trong doanh nghiệp đưa ra các tài khoản sử dụng và sổ kế toán áp dụng tại công ty dựa vào các chứng từ lần lượt được ghi vào sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết theo hình thức kế toán Nhật ký chung đến cuối tháng, khóa sổ xác định kết quả kinh doanh của tháng để lập báo cáo.(ii) sử
K/c chi phí tài chính TK 911 TK632 TK641, 642 TK635 TK 811, 821 K/c giá vốn hàng bán K/c chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN K/c chi phí khác và thuế thu nhập DN K/c lãi K/c doanh thu thuần,
doanh thu nội bộ
K/c doanh thu tài chính
K/c thu nhập khác K/c lỗ TK 511, 512 TK 421 TK 711 TK 515
dụng phương pháp so sánh đối chiếu: đối chiếu giữa phương pháp hạch toán của công ty với chuẩn mực và luật kế toán, kết hợp với cơ sở lý luận ở mục tiêu trên để biết được đơn vị có tuân thủ chếđộ kế toán hay không, dựa vào số liệu thực tế và số liệu trên sổ sách để xem xét tình hình thực hiện có sự chênh lệch bất hợp lý không, có cần thay đổi những gì cho phù hợp.
-Đối với mục tiêu 4: sử dụng phương pháp tổng hợp: là liên kết các thông tin đã phân tích ở mục tiêu 2,3 sau đó so sánh, đối chiếu với Quyết định số 48/2006 QĐ-BTC, kết hợp với cơ sở lý luận ở mục tiêu 1 giúp có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình cũng như quy trình hạch toán của công ty, Từđó đề xuất các giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Mặt Trời Mới.
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MẶT TRỜI MỚI
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH PHÁT TRIỂN
Nắm bắt được nhu cầu ngày càng tăng của thị trường về sản xuất chăn nuôi , từđầu khoảng năm 2005 công ty NEW HOPE với hơn mười đại lý lớn nhỏ, nhiều khu vực, với mỗi đơn hàng từ 10-20 tấn/tháng và chia ra thành hai chi nhánh chính là NEW HOPE và SUN với ý định làm giàu trên mãnh đất quê hương giàu tiềm năng cô NGUYỄN THỊ SON và cùng chồng mình là HỒ TRUNG NGHĨA mạnh dạn đầu tư với số vốn là 2 tỷ đồng và lấy hai tên đầu của hai chi nhánh là NEW HOPE và SUN cho ra Công ty TNHH Mặt Trời Mới đó là (NEW SUN) vào ngày 14/05/2005. Từ khi thành lập công ty với ý chí nghị lực và đầy nhạy bén trong kinh doanh mà nhiều năm liên tục doanh số công ty tăng nhanh vượt trội ban đầu thành lập 2005 từ con số 20 tấn/tháng chỉ sau 5 năm (2010) con số đã vươn lên 40 tấn/tháng. Để có được kết quả như vậy đó là do sự miệt mài, cần mẫn và nắm bắt thị trường.
Người đại diện
- Công Ty do bà NGUYỄN THỊ SON chức danh giám đốc đại diện trước pháp luật. Thành viến góp vốn: (i) Nguyễn Thị Son: 1.415.230.000 đồng chiếm 83,64%; (ii) Hồ Trung Nghĩa: 276.820.000 đồng chiếm 16,36%.
3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Công ty TNHH Mặt Trời Mới thành lập với mục đích kinh doanh các mặt hàng, thức ăn gia súc, thủy hải sản tại Cần Thơ. Tuy nhiên trong quá trình kinh doanh của mình công ty còn mở rộng sang kinh doanh các dịch vụ khác.
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.3.1 Cơ cấu tổ chức
Công ty TNHH Mặt Trời Mới tổ chức quản lý được xây dựng dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và quy mô hoạt động theo phương châm gọn nhẹ, giảm tối đa lực lượng gián tiếp nhưng vẫn đảm bảo được năng lực quản lý và phục vụ tốt cho công tác quản lý trong sản xuất kinh doanh của công ty.
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN CỬA HÀNG THỨC ĂN THỦY, HẢI SẢN ĐỘI KHAI VẬN CHUYỂN Hình 3.1 Sơđồ bộ máy quản lý (Nguồn: Phòng tổ chức Công ty TNHH Mặt Trời Mới) ♦ Ban Tổng Giám đốc:
Tổng Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình. Tổng Giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau đây: quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; tổ chức thực hiện các quyết định của công ty; tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; kiến nghị cơ cấu phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty; quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Tổng Giám đốc; tuyển dụng lao động; kiến nghị phương án trả cổ tức cho cổ đông công ty.
♦ Ban Kiểm Soát
Ban kiểm soát được ban tổng giám đốc bầu ra, thay mặt giám đốc kiểm soát hoạt động của công ty chủ yếu về các vấn đề tài chính và chịu trách nhiệm bộ phận được về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
♦ Phòng Tài chính Kế toán
Phòng Tài chính kế toán phụ trách công tác kế toán, thống kê tài chính, chịu trách nhiệm về mở sổ sách, ghi chép theo dõi đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý tốt mọi nguồn vốn, quản lý tiền hàng, giá cả, hạch toán chi phí, tính toán lãi lỗ và lập báo cáo kế toán, thống kê tổng kết tài sản, quyết
toán hành chính theo đúng quy định của công ty và chế độ kế toán. Đề xuất các biện pháp về quản lý sử dụng vốn có hiệu quả đúng mục đích, thực hiện bảo toàn và phát triển vốn của công ty.
♦ Cửa hàng thức ăn gia súc, hải sản
Cửa hàng thức ăn gia súc, hải sản là nơi mua bán, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh mua bán các mặt hàng như: thức ăn cá, gia súc..., tự tìm nguồn hàng kinh doanh, linh hoạt trong giá cả, đáp ứng nhu cầu thị trường, sắp xếp, quản lý kho hàng bến bãi.
♦ Đội khai thác vận chuyển
Quản lý thức ăn gia súc, hải sản, vận chuyển thức ăn đến các đại lý nhỏ lẻ..., phụ trách việc cung cấp quản lý dòng chung chuyển và lưu kho có hiệu quả hàng hóa, dịch vụ và các thông tin liên quan từ nơi xuất xứ đến nơi tiêu thụ vì mục tiêu đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
3.3.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Căn cứ vào kế hoạch của công ty đã lập, phòng kinh doanh triển khai nhập hàng theo nhu cầu thị trường và dựa trên báo cáo bán hàng và lượng tồn hàng tại kho của công ty. Sau khi nhập hàng công ty bán hàng theo 2 phương thức: (i) Phương thức bán sỉ: công ty bán sỉ cho các đại lý trong Tỉnh theo mức chiết khấu qui định tính từ giá bán lẻ sản phẩm. Ngoài ra đại lý còn được thêm hoa hồng do bán được hàng với số lượng lớn và thanh toán tiền hàng đúng hạn qui định của công ty. Sau đó các đại lý bán ra theo giá bán lẻ qui định của công ty; (ii) Phương thức bán lẻ: công ty bán lẻđến tay người tiêu dùng thông qua kênh bán hàng trực tiếp (nhân viên bán trực tiếp). Giá bán lẻ sản phẩm được qui định thống nhất trong cả nước. Các kênh bán hàng tại công ty hoạt động rất hiệu quả cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, sáng tạo đã mang lại lợi nhuận rất cao cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.
3.3.3 Chức năng và trách nhiệm của từng bộ phận
Hoạt động sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề đăng ký; lập sổ sách kế toán, ghi chép sổ sách kế toán hóa đơn, chứng từ và lập báo cáo tài chính trung thực chính thực; đăng ký thuế, kê khai thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo qui định của pháp luật; đảm bảo chất lượng hàng hóa theo qui định đăng ký; ưu tiên sử dụng lao động trong nước, đảm bảo quyền lợi của người lao động theo qui định của pháp luật về lao động; tuân thủ pháp luật về an ninh trật tự xã hội, bảo vệ tài nguyên môi trường, di tích lịch sử, văn hóa danh lam thắng cảnh.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức
3.4.1.1 Loại hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Để tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, gọn nhẹ hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời chính xác, công ty đã lựa chọn loại hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Hình thức này tạo điều kiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như chỉđạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với hoạt động kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng.
3.4.1.2 Sơ đồ tổ chức KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN THANH TOÁN, THUẾ, THỐNG KÊ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG, CÔNG NỢ, KHO THỦ QUỸ
Hình 3.2. Sơđồ bộ máy kế toán của công ty
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Mặt Trời Mới)
Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán:
Kế toán trưởng phụ trách chung, điều hành công việc của phòng kế toán, phân công chỉ đạo và theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ các nhân viên kế toán. Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về quản lý tài chính, giám sát quan hệ với cơ quan khác về thanh toán, tín dụng và các quan hệ trong phạm vi tài chính kế toán. Báo cáo phản ánh kết quả kinh doanh và chấp hành chính sách tài chính theo định kỳ với cơ quan cấp trên và cấp quản lý.
Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ kiểm tra cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, cuối kỳ tiến hành kết chuyển các bút toán, khóa sổ lập báo cáo tài chính trình kế toán trưởng xem xét và ký báo tài chính, lưu báo cáo theo quy định.
Kế toán thanh toán, thuế, thống kê: hạch toán nghiệp vụ thu chi hằng ngày trên cơ sở chứng từ đã được duyệt, lập tờ khai các loại thuế hàng tháng và quyết toán thuế theo quy định.
Kế toán ngân hàng, công nợ, kho: theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay tại các Ngân hàng và các khoản nợ phải thu, phải trả, có trách nhiệm thu hồi công nợ kịp thời nhằm đảm bảo Công ty không bị chiếm dụng vốn. Theo dõi tình hình nhập xuất tồn các kho, định kỳđối chiếu sổ sách với thủ kho.
Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, các giấy tờ có giá trị như tiền mặt, trực tiếp liên hệ với Ngân hàng, khách hàng để giao nhận tiền theo sự chỉ đạo của Kế toán trưởng. Báo cáo hàng ngày và chịu trách nhiệm về công việc của mình.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán tại công ty
3.4.2.1 Chế độ kế toán tại công ty
- Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính. Hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: Theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thằng. - Báo cáo tài chính lập theo năm.
− Báo cáo tài chính gồm có: + Bảng cân đối kế toán..
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
+ Thuyết minh báo cáo tài chính..
Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình Công ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.
* Sơ đồ:
Hình 3.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Mặt Trời Mới)
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ, THẺ
KẾ TOÁN CHI TIẾT
SỔ CÁI
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính). Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
3.4.2.3 Phần mềm kế toán sử dụng tại công ty
Hình 3.4. Sơđồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy
- Hình thức kế toán trên máy tính: công ty sử dụng phần mềm kế toán Bravo 5.0, phần mềm kế toán giúp cho công việc kế toán trở nên nhẹ nhàng đơn giản hơn.
- Hằng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ , xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có, kế toán kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của chứng từ trước khi nhập vào máy. Sau khi kiểm tra kế
PHẦN MỀM KẾ TOÁN BRAVOI Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Báo báo tài chính Báo cáo kế toán
SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp