7. Kết luận:
3.3 Tổ chức công tác quản lý
3.3.1. Sơ đồ bộ máy máy quản lý công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty có thể khái quát bằng sơ đồ sau
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ vận tải Toàn Phát GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN SẢN XUẤT BỘ PHẬN PHÂN XƯỞNG BỘ PHẬN BÁN HÀNG
3.3.2. Nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận
- Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, là người trực tiếp điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Bộ phận sản xuất có nhiệm vụ quản lý quy trình sản xuất và quản lý máy móc, trang thiết bị dùng để sản xuất.
- Bộ phận kế toán quản lý chung việc hạch toán, theo dõi các khoản thu chi, các sổ sách, chứng từ, quan hệ với các tổ chức tín dụng, báo cáo kết quả kinh doanh của công ty.
- Bộ phận phân xưởng có nhiệm vụ gia công cán tole.
- Bộ phận bán hàng có nhiệm vụ giới thiệu các loại mặt hàng, tư vấn khi
khách hàng cần biết về đặc điểm của những mặt hàng mà khách hàng chọn để mua.
3.4. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ bộ máy kế toán 3.4.1 Sơ đồ bộ máy kế toán
3.4.2. Nhiệm vụ, chức năng của từng người ở bộ phận kế toán
Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ là hướng dẫn chế độ, thể lệ kế toán tài chính cho mọi nhân viên trong phòng kế toán. Tiến hành tổ chức và điều hành toàn bộ hệ thống kế toán, tham mưu cho ban giám đốc về hoạt động kinh doanh. Tổ chức và chỉ đạo toàn diện công tác kế toán, kiểm tra, kiểm soát, là người giúp giám đốc tổ chức thực hiện công tác thống kê thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế. Tiến hành hướng dẫn đội ngũ kế toán thực hiện chế độ, chính sách của nhà nước, là người chịu trách nhiệm quản lý tài sản của đơn vị trước giám đốc. Khi ra quyết định xong, kế toán trưởng có nhiệm vụ thuyết minh, phân tích kết quả kinh doanh để giám đốc ra quyết định và có biện pháp
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG THỦ KHO
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty THỦ QUỸ
đúng đắn trong kinh doanh. Như vậy, kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm về mọi số liệu có trên báo cáo tài chính.
Kế toán bán hàng: Có trách nhiệm lập phiếu thu, phiếu chi theo quy định khi bán hàng đồng thời ghi chép và phản ánh chính xác tình hình bán hàng của công ty cả về số lượng lẫn giá trị theo từng mặt hàng, nhóm hàng.
Kế toán thanh toán: Theo dõi chi tiết các khoản thanh toán của người mua, thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, đối chiếu chứng từ, sổ sách giữa các thành phần kế toán, theo dõi việc chi tạm ứng và thanh toán tạm ứng, các khoản thu chi mang tính chất nội bộ và bên ngoài.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ bảo quản tiền mặt, thu chi theo phiếu thu phiếu chi của kế toán bán hàng lập và báo cáo quỹ tiền mặt.
Thủ kho: Xuất kho hàng hóa để bán cho khách hàng, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng hóa từ các bảng kê mua hàng và hóa đơn đỏ của các đại lý, kiểm tra giá trị hàng tồn cuối kì.
3.5. CÁC CHÍNH SÁCH KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CÔNG TY3.5.1 Hình thức kế toán 3.5.1 Hình thức kế toán
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và xử lý kế toán bằng phần mềm excel.
Sổ sách sử dụng trong hình thức này gồm: - Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký đặc biệt - Sổ cái
- Sổ kế toán chi tiết
Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để
ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Ghi chú :
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký Chung Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán
Sổ nhật kí chung
Sổ cái
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
3.5.2 Hệ thống tài khoản của công ty áp dụng
Hiện nay công ty đang áp dụng chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính.
Niên độ kế toán được tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam đồng.
3.5.3 Các phương pháp kế toán áp dụng tại công ty
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính giá xuất kho: phương pháp nhập trước xuất trước Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
3.6. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM 2010, 2011, 2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013 NĂM 2010, 2011, 2012 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2013
Thông qua số liệu của bảng 3.1 và bảng 3.2 về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ vận tải Toàn Phát giai đoạn năm 2010, 2011, 2012 và 6 tháng đầu năm 2013. Ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty có sự biến động rất lớn về các khoản mục doanh thu, chi phí cũng như lợi nhuận. Cụ thể như sau:
Tổng doanh thu năm 2011 tăng 44.505.302.341 đồng tương ứng tăng 63,5% so với năm 2010. Bước sang năm 2012 tổng doanh thu tiếp tục tăng 26.704.358.523 đồng với tỷ lệ tăng 23,3% so với 2011. Bên cạnh đó thì doanh thu 6 tháng đầu năm 2013 cũng tăng lên 147.048.588 đồng và đạt tỷ lệ tăng là 0,2% so với 6 tháng đầu năm 2012. Thông qua số liệu này cho thấy tình hình bán hàng của công ty có bước phát triển đáng kể. Doanh thu bán hàng của năm sau đều tăng cao hơn năm trước. Nguyên nhân chủ yếu của sự gia tăng này là do công ty mở rộng quy mô, thực hiện chiến lược kinh doanh nhiều mặt hàng để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Với chiến lược kinh doanh trên thì hàng hóa của công ty ngày càng được nhiều khách hàng biết đến và chiếm được lòng tin của khách hàng dẫn đến sản lượng hàng hóa bán ra ngày càng nhiều.
Bên cạnh sự gia tăng tổng doanh thu thì khoản mục tổng chi phí cũng có chiều hướng tăng đều qua các năm. Năm 2011 tổng chi phí tăng 44.425.508.118 đồng, tương ứng tăng 63,4 % so với năm 2010. Năm 2012 thì khoản mục này cũng không ngừng tăng cao và đạt mức 26.669.180.805 đồng với tỷ lệ tăng là 23,3% so với 2011. Tương tự tổng chi phí của 6 tháng đầu
năm 2013 cũng tăng lên 121.776.699 đồng và đạt tỷ lệ tăng là 0,1% so với 6 tháng đầu năm 2012. Đây là một hiện tượng không tốt đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Tổng chi phí tăng qua các năm chủ yếu là do ảnh hưởng sự gia tăng của giá vốn hàng hóa nhập kho. Ngoài ra nguyên nhân làm chi phí tăng là do chi phí trả lương cho nhân viên của công ty tăng. Sở dĩ công ty phải tăng chi phí này là vì những năm qua do ảnh hưởng của lạm phát giá cả thị trường đều tăng cao. Vì vậy việc tăng lương cho nhân viên là điều cần thiết và thông qua đó để khích lệ nhân viên của công ty làm việc hiệu quả hơn. Mặc dù tổng chi phí của năm 2011, 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 điều tăng cao hơn nhưng tốc độ tăng của tổng chi phí vẫn nhỏ hơn tốc độ tăng của tổng doanh thu, năm 2012 tốc độ tăng tổng doanh thu là 63,5% còn tốc độ tăng tổng chi phí là 63,4% và tốc độ tăng tổng doanh thu của 6 tháng đầu năm 2013 là 0,2% trong khi tốc độ tăng của tổng chi phí là 0,1%. Như vậy chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty vẫn hiệu quả.
Về tình hình lợi nhuận, thì lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp cũng tăng, cụ thể là:
Năm 2011 thì lợi nhuận sau thuế là 79.794.226 đồng, tỷ lệ là 134,1%. Sang năm 2012 lợi nhuận sau thuế tăng là 35.077.718 đồng, tỷ lệ tăng 25,1%. So với 6 tháng đầu năm 2012 thì lợi nhuận sau thuế của 6 tháng đầu năm 2013 tăng 25.271.889 đồng, đạt mức tỷ lệ là 44,4%.
Nhìn chung tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ vận tải Toàn Phát giai đoạn năm 2010, 2011, 2012 và 6 tháng đầu năm 2013 được đánh giá là rất khả quan, thể hiện qua các chỉ tiêu tổng doanh thu, lợi nhuận sau thuế đều đạt ở mức cao.
Bảng 3.1 Bảng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm 2010, 2011, 2012.
ĐVT: đồng
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 2010 - 2012
Bảng 3.2 Bảng tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 6 tháng đầu năm 2012 và 6 tháng đầu năm 2013
ĐVT: đồng
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 6 tháng đầu 2012 và 6 tháng đầu 2013
Chênh lệch 2011/2010 Chênh lệch 2012/2011
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Tuyệt đối % Tuyệt đối %
Tổng doanh thu 70.082.832.098 114.588.134.442 141.292.392.965 44.505.302.341 63,5 26.704.358.523 23,3 Tổng chi phí 70.023.361.610 114.448.869.728 141.118.050.533 44.425.508.118 63,4 26.669.180.805 23,3 Lợi nhuận sau thuế TNDN 59.470.488 139.264.714 174.342.432 79.794.226 134,1 35.077.718 25,1
Chênh lệch 6 tháng đầu năm 2013/ 6 tháng đầu năm 2012
Chỉ tiêu 6 tháng đầu năm 2012 6 tháng đầu năm 2013
Tuyệt đối %
Tổng doanh thu 70.640.817.626 70.787.866.214 147.048.588 0,2
Tổng chi phí 70.584.019.054 70.705.795.753 121.776.699 0,1
3.7 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN 3.7.1 Thuận lợi 3.7.1 Thuận lợi
Ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên của công ty luôn có sự đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó công ty còn nhận được sự quan tâm, hổ trợ, tạo điều kiện thuận lợi của cơ quan ngành thuế và các cấp ngành địa phương.
Trụ sở chính của công ty nằm ở khu vực đô thị nên được nhiều người biết đến tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao dịch, mua bán hàng hóa.
Bộ máy công ty gọn nhẹ phù hợp với quy mô hoạt động.
3.7.2 Khó khăn
Sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt. Nguồn vốn của công ty còn hạn chế.
3.7.3 Định hướng phát triển
Nâng cao chất lượng sản phẩm để dần chiếm được lòng tin của khách hàng. Khai thác tất cả các tiềm năng sẵn có, đa dạng các mặt hàng, mở rộng hơn nữa giao dịch đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Xây dựng quy chế mới về trả lương và thưởng để khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động. Đặc biệt có chính sách đãi ngộ phù hợp với tình hình thị trường để thu hút được cán bộ quản lý giỏi.
Đưa ra kế hoạch chiến lược kinh doanh cho từng giai đoạn .Tăng cường kiểm tra giám sát để chỉ đạo kịp thời.
Mở rộng mạng lưới kinh doanh
Tăng cường trang bị cơ sở, vật chất cho công ty.
Tổ chức và sử dụng vốn hợp lý trên cơ sở đẩy mạnh tốc độ luân chuyển hàng hoá để tăng cường vòng quay của vốn nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Phải dự trữ thường xuyên các mặt hàng để đảm bảo cung cấp kịp thời nhu cầu thị trường.
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG
MẠI DỊCH VỤ VẬN TẢI TOÀN PHÁT
4.1 KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ GIÁ VỐN HÀNG BÁN 4.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng 4.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng
4.1.1.1 Phương thức bán hàng
Để đáp ứng từng loại khách hàng và đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, hiện nay tại doanh nghiệp đang áp dụng 2 phương thức bán hàng chủ yếu sau: bán hàng trực tiếp tại công ty và bán hàng qua điện thoại.
* Phương thức bán hàng trực tiếp tại công ty
Là hình thức bán hàng mà khách hàng trực tiếp đến công ty và lựa chọn hàng hóa cần mua, sau đó làm thủ tục mua hàng rồi thanh toán tiền hàng ngay.
* Phương thức bán hàng qua điện thoại
Theo phương thức này, khách hàng sẽ gọi điện thoại đến công ty và đặt hàng theo yêu cầu, sau đó công ty sẽ vận chuyển hàng hóa đến địa điểm mà khách hàng cung cấp và làm thủ tục thanh toán với khách hàng.
4.1.1.2 Phương thức thanh toán
Doanh nghiệp áp dụng 2 hình thức sau:
* Thanh toán bằng tiền mặt
Là hình thức bán hàng thu tiền ngay, nghĩa là khi giao hàng cho người mua thì người mua sẽ thanh toán tiền ngay cho doanh nghiệp.
* Thanh toán không dùng tiền mặt
Khách hàng sẽ thanh toán tiền mua hàng cho doanh nghiệp bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng.
4.1.1.3 Trình tự luân chuyển chứng từ
Bước 1: Khi khách hàng mua hàng hóa của công ty thì kế toán bán hàng sẽ viết hóa đơn giá trị gia tăng gồm 3 liên.
Bước 2: Sau khi viết hóa đơn giá trị gia tăng xong kế toán bán hàng chuyển cho kế toán thanh toán để kế toán thanh toán mang cho giám đốc công ty ký duyệt.
Bước 3: Kế toán thanh toán nhận lại hóa đơn sau khi giám đốc đã ký xong và lập phiếu thu tiền rồi giao phiếu thu đó cho thủ quỹ.
Bước 4: Thủ quỹ thực hiện thủ tục thu tiền của khách hàng theo phiếu thu.
Bước 5: Khi thu tiền xong thì thủ kho tiến hành xuất kho hàng theo hóa đơn giá trị gia tăng để giao cho khách hàng. Cuối cùng kế toán bán hàng sẽ ghi sổ kế toán các chỉ tiêu như doanh thu bán hàng, giá vốn, thuế giá trị gia tăng. Đồng thời kế toán bán hàng phải có nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản hóa đơn giá trị gia tăng.
* Nhận xét về trình tự luân chuyển chứng từ
Nhìn chung, trình tự luân chuyển chứng từ của công ty diễn ra hợp lý. Các bộ phận có liên quan đều thực hiện đầy đủ và hoàn thành trách nhiệm của mình khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ kế toán đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ và hoàn chỉnh tạo điều kiện cho kế toán hạch toán đúng, đủ, kịp thời trong quá trình kinh doanh thương mại.