- Liờn hàng đến: Là liờn hàng phản ỏnh nghiệp vụ thanh toỏn tiếp nhận
7.4.1.3. Quy trỡnh kế toỏn tại Ngõn hàng A.Kế toỏn tại Ngõn hàng đ
A.Kế toỏn tại Ngõn hàng đi
Kế toỏn viờn nhận thụng tin từ khỏch hàng
Đối với chứng từ giấy
− Phải kiểm soỏt tớnh hợp lệ, hợp phỏp của chứng từ.
− Đối chiếu, kiểm soỏt số dư tài khoản của đơn vị để đảm bảo đủ vốn thanh toỏn chuyển tiền.
− Hạch toỏn vào tài khoản thớch hợp ( nếu chứng từ hợp lệ và cú đủ số dư). − Nhập vào mỏy tớnh cỏc yếu tố theo chứng từ gốc chuyển tiền.
− Kiếm soỏt lại cỏc yếu tố đó nhập và ký vào chứng từ, sau đú chuyển chứng từ giấy đồng thời truyền dữ liệu qua mạng vi tớnh cho kế toỏn chuyển tiền điện tử.
Đối với chứng từ điện tử
− Hạch toỏn và nhập chứng từ gốc chuyển tiền.
− Kiểm soỏt lại việc hạch toỏn và nhập dữ liệu chuyển tiền, ký lại chứng từ theo quy định, chuyển chứng từ giấy đồng thời truyền qua mạng vi tớnh chứng từ điện tử và dữ liệu chuyển tiền cho kế toỏn viờn xử lý tiếp, trước khi người kiểm soỏt xử lý.
Kế toỏn viờn chuyển tiền
Kiểm soỏt: Khi tiếp nhận chứng từ (Chứng từ gốc bằng giấy hoặc in ra), kế toỏn viờn chuyển tiền sử dụng chương trỡnh để kiểm tra tớnh hợp phỏp của nghiệp vụ, tớnh hợp lệ của chứng từ và chữ ký của kế toỏn viờn giao dịch. Kế toỏn viờn chuyển tiền khụng được tự ý sửa chữa bất kỳ chứng từ giấy cũng như dữ liệu nhập vào của kế toỏn viờn giao dịch.
Lập lệnh chuyển tiền: Lệnh chuyển tiền lập riờng cho từng chứng từ thanh toỏn. Ngoài cỏc dữ liệu đó được kế toỏn viờn giao dịch nhập vào, kế toỏn viờn chuyển tiền bổ sung thờm cỏc dữ liệu theo quy định để hoàn chỉnh theo đỳng mẫu gồm:
♦ Số lệnh
♦ Ngày thỏng lập lệnh
♦ Mó chứng từ và loại nghiệp vụ ♦ Ngày giỏ trị
♦ Tờn và mó Ngõn hàng của cỏc Ngõn hàng cú liờn quan ♦ Số tiền
Người kiểm soỏt
Người kiểm soỏt kiểm tra tớnh chớnh xỏc, đầy đủ, đỳng biểu mẫu,khớp đỳng với chuyển tiền của khỏch hàng gửi vào và chữ ký của kế toỏn viờn giao dịch, kế toỏn viờn chuyển tiền theo đỳng quy định. Nếu cú sai lệch thỡ người kiểm soỏt viờn phải bỏo lại cho kế toỏn viờn giao dịch hoặc kế toỏn viờn chuyển tiền. Nếu đỳng, người kiểm soỏt ghi chữ duyệt để chuyển tiền đi. Cú hai giai đoạn theo dừi của kế toỏn thanh toỏn liờn hàng
Qui trỡnh kế toỏn
Giai đoạn tiếp nhận thụng tin từ khỏch hàng và chuyển giấy bỏo cho ngõn hàng đến
1. Nếu khỏch hàng nộp UNC ngõn hàng sẽ lập giấy bỏo Cú và ghi sổ kế toỏn Nợ TK 4211, 4221 Tiền gửi của khỏch hàng tại Ngõn hàng
Cú TK 5211 Liờn hàng đi năm nay
2. Nếu khỏch hàng nộp UNT, ngõn hàng lập giấy bỏo Nợ, và ghi vào sổ kế toỏn Nợ TK 5211 Liờn hàng đi năm nay
Cú TK 4211,4221 Tiền gửi của khỏch hàng tại Ngõn hàng
Giai đoạn quyết toỏn Liờn hàng: Vào thời điểm cuối năm cỏc ngõn hàng thành viờn sẽ tham sẽ quyết toỏn liờn hàng dưới sự chủ trỡ của HSC. Giai đoạn này cú hai bước:
- Chuyển số dư tài khoản: Số dư của TK 5211 sẽ được chuyển sang tài khoản 5221
- Sau khi đó kiểm tra chớnh xỏc số dư, kế toỏn sẽ lập giấy bỏo và chuyển tiờu liờn hàng về cho HSC
B.Kế toỏn tại Ngõn hàng đến
Người kiểm soỏt: khi nhận được lệnh chuyển tiền của Ngõn hàng khởi tạo qua trung tõm thanh toỏn phải sử dụng mật mó và chương trỡnh để kiểm soỏt chữ ký điện tử của trung tõm thanh toỏn nhằm xỏc định tớnh đỳng đắn, chớnh xỏc của lệnh chuyển tiền đến, sau đú chuyển qua mạng vi tớnh cho kế toỏn viờn chuyển tiền xử lý tiếp.
Kế toỏn viờn chuyển tiền phải in lệnh chuyển tiền đến - dưới dạng chứng từ điện tử ra giấy đỳng số liờn để sử dụng theo quy định, sau đú kiểm soỏt cỏc yếu tố của lệnh chuyển tiền để xỏc định:
− Cú đỳng lệnh chuyển tiền cho Ngõn hàng của mỡnh hay khụng?
− Cỏc yếu tố trờn lệnh chuyển tiền cú hợp lệ, hợp phỏp và chớnh xỏc khụng? − Nội dung cú gỡ nghi vấn khụng?
Sau khi kiểm soỏt xong, kế toỏn viờn chuyển tiền ký vào lệnh chuyển tiền do mỏy in ra và chuyển cho kế toỏn viờn giao dịch để xử lý và hạch toỏn.
Kế toỏn viờn giao dịch: Phải đối chiếu kiểm tra trước lại trước khi thực hiện hạch toỏn cho khỏch hàng.
Qui trỡnh kế toỏn: cú 3 giai đoạn
Giai đoạn nhận Liờn hàng: Là giai đoạn nhận giấy bỏo Nợ hoặc giấy bỏo Cú từ ngõn hàng đi, ngõn hàng đến căn cứ trờn giấy bỏo để ghi tăng hoặc giảm tiền trờn tài khoản tiền gửi cho khỏch hàng.
Nếu nhận được Giấy bỏo Cú đến
Nợ TK 5212 - Liờn hàng đến năm nay
Cú TK 4211, 4221 - Tiền gửi của khỏch hàng tại Ngõn hàng
Nếu nhận được Giấy bỏo Nợ đến: Chỉ lệnh chuyển nợ đến cú uỷ quyền hợp lệ và trờn tài khoản của khỏch hàng nhận nợ cú đủ điều kiện thỡ ngõn hàng đến mới thanh toỏn
Nợ TK 4211, 4221 - Tiền gửi của khỏch hàng tại Ngõn hàng Cú TK 5212 - Liờn hàng đến năm nay
Giai đoạn đối chiếu Liờn hàng: Là giai đoạn ngõn hàng đến nhận được sổ đối chiếu từ trung tõm thanh toỏn của HSC gửi về. Cú ba trường hợp xẩy ra:
1. Nếu thụng tin giữa giấy bỏo và sổ đối chiếu hoàn toàn giống nhau thỡ đú là đối chiếu đỳng. Kế toỏn sẽ chuyển số tiền đỳng vào TK 5213
Nếu đó nhận giấy bỏo Cú kế toỏn ghi
Nợ TK 5213 Liờn hàng đến đó đối chiếu Cú TK 5212 Liờn hàng đến năm nay Nếu đó nhận giấy bỏo Nợ kế toỏn ghi
Nợ TK 5212 Liờn hàng đến năm nay
Cú TK 5213 Liờn hàng đến đó đối chiếu 2. Nếu giữa giấy bỏo và sổ đối chiếu cú cỏc thụng tin khụng đỳng
Khi nhận được sổ đối chiếu kế toỏn sẽ chuyển số liệu sang theo dừi ở TK 5215
Nợ TK 5215 Liờn hàng đến cũn sai lầm Cú TK 5212 Liờn hàng đến năm nay hoặc
Nợ TK 5212 Liờn hàng đến năm nay
Cú TK 5215 Liờn hàng đến cũn sai lầm
Sau đú ngõn hàng đến phải chuyển thụng tin cho ngõn hàng đi và HSC để xỏc nhận thụng tin đỳng để điều chỉnh và quyết toỏn số đối chiếu cũn sai lầm
Nợ TK 5213 Liờn hàng đến đó đối chiếu
Cú TK 5215 Liờn hàng đến đợi đối chiếu hoặc
Nợ TK 5215 Liờn hàng đến đợi đối chiếu Cú TK 5213 Liờn hàng đến đó đối chiếu
Điều chỉnh số đó ghi sai theo nguyờn tắc điều chỉnh sai sút của Luật kế toỏn ban hành
3. Ngõn hàng đến chỉ nhận được thụng tin của bờn ngõn hàng đi hoặc chỉ bờn HSC gọi là đợi đối chiếu
Nợ TK 5214 Liờn hàng đến đợi đối chiếu Cú TK 5212 Liờn hàng đến năm nay hoặc
Nợ TK 5212 Liờn hàng đến năm nay Cú TK 5214 Liờn hàng đến đợi đối chiếu
Sau đú ngõn hàng đến phải chuyển thụng tin cho ngõn hàng đi và HSC để chuyển cho khỏch hàng và quyết toỏn số đợi đối chiếu
Nợ TK 5213 Liờn hàng đến đó đối chiếu Cú TK 5214 Liờn hàng đến đợi đối chiếu hoặc
Nợ TK 5214 Liờn hàng đến đợi đối chiếu Cú TK 5213 Liờn hàng đến đó đối chiếu
Giai đoạn quyết toỏn Liờn hàng: Trong năm cỏc ngõn hàng tiếp tục hoạt động và theo dừi cho từng khỏch hàng. Cuối năm cỏc ngõn hàng thành viờn sẽ quyết toỏn liờn hàng. Cú hai giai đoạn trong quyết toỏn Liờn hàng.
- Chuyển số dư của cỏc tài khoản
Số dư TK 5211 chuyển sang TK 5221 Số dư TK 5212 chuyển sang TK 5222 Số dư TK 5213 chuyển sang TK 5223 Số dư TK 5214 chuyển sang TK 5224 Số dư TK 5215 chuyển sang TK 5225 Cõn đối trờn toàn hệ thống:
Số dư TK 5211 = Số dư TK 5213
- Sau khi đó quyết toỏn chớnh xỏc số dư cỏc ngõn hàng sẽ chuyển tiờu liờn hàng về cho HSC