7. Cấu trúc của luận văn
2.4.3. Đánh giá cácyếu tố hệ thống KSRR thông qua bản khảo sát
Mục đích của việc khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát công tác thu thuế GTGT tại Cục thuế tỉnh Bình Định:
- Đánh giá các ưu điểm và tồn tại của hệ thống KSRR tại Cục thuế. - Thiết lập các mục tiêu, Nhận dạng các sự kiện tiềm tàng và đánh giá rủi ro trong công tác thu thuế nói chung và sắc thuế GTGT nói riêng.
Từ đó làm cơ sở đề xuất các giải pháp để có các phản ứng thích hợp với các rủi ro xảy ra, đề xuất hệ thống kiểm soát rủi ro trong công tác thu thuế đối với Cục thuế tỉnh Bình Định.
2.4.3.1. Nhóm các yếu tố nhằm hoàn thiện môi trường kiểm soát
Khi thực hiện một công việc nào đó thì bước đầu tiên sẽ luôn là bước quan trọng nhất. Đây là giai đoạn giúp chúng ta chuẩn bị tất cả các nguồn lực để phục vụ tốt cho công việc đó và đáp ứng yêu cầu cho các bước tiếp theo. Đối với hệ thống kiểm soát rủi ro trong tổ chức thì nhân tố Môi trường kiểm soát được xem như là nền móng đầu tiên quyết định sự thành công của toàn hệ thống, nó là nhân tố hội tụ của tất cả các điều kiện ràng buộc để có thể thực hiện các quy trình kiểm soát rủi ro theo báo cáo COSO 2004. Theo như phần trước, tác giả đã có phân tích các yếu tố chính để có thể tạo nên một môi trường kiếm soát tốt. Tuy nhiên cũng tùy vào từng tổ chức, cấu trúc và quy chế hoạt động của họ mà có thể tập trung phân bổ nguồn lực cho từng yếu tố một cách hợp lý nhất. Đó là lý do tác giả thực hiện cuộc khảo sát nhằm đo lường các yếu tố nào đang được Cục thuế tỉnh Bình Định quan tâm, để từ đó giúp Cục thuế có hướng phát triển hợp lý.
Theo dữ liệu thứ cấp
Cục thuế đang từng bước nỗ lực hoàn thiện bộ máy tổ chức nhằm nâng cao năng lực quản lý điều hành hoạt động thu thuế đang trong quá trình cải cách đổi mới bằng việc kê khai điện tử và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các khâu công việc, cải cách thủ tục hành chính của ngành theo mô hình một cửa.
Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thuế, hàng năm Cục thuế đều tổ chức các buổi tập huấn các chính sách mới cho toàn bộ công chức trong Cục thuế, cử cán bộ thuế tham dự các lớp đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ do Tổng cục thuế tổ chức, có kế hoạch tập huấn trao đổi kinh nghiệm giữa các đội thuế trong công tác kiểm tra hồ sơ khai thuế của người nộp thuế, nhằm nâng cao trình độ, đảm bảo công chức thuế đủ năng lực và phù hợp với công việc được giao.
Bên cạnh đó Cục thuế tiến hành tổ chức tuyên truyền, quán triệt Luật Phòng chống tham nhũng, các nghị định của Chính phủ và các văn bản liên quan về phòng chống tham nhũng. Kiểm tra giám sát các bộ phận tiếp công dân, giải quyết thủ tục hành chính cho NNT đúng quy trình, thủ tục hành chính không để xảy ra tình trạng tham nhũng, hạch sách gây phiền hà. Đẩy mạnh hoạt động có hiệu quả của bộ phận
“một cửa” tại Cục thuế nhằm giúp người nộp thuế nộp và nhận kết quả tại một nơi, tránh đi lại nhiều lần qua các bộ phận chức năng, đồng thời hạn chế hành vi tiêu cực, nhũng nhiễu của cán bộ thuế.
Theo kết quả bảng câu hỏi khảo sát (chi tiết Phụ Lục VII)
Theo như kết quả thống kê được ở trên, ta có thể thấy được rằng: Phần lớn các sự lựa chọn của CB-CNV về việc nên đẩy mạnh phát triển những yếu tố nào để tăng cường mức độ hiệu quả hoạt động của bộ phận Môi trường kiểm soát thiên về 4 yếu tố sau:
- Đầu tiên là yếu tố “Xây dựng chuẩn mực đạo đức, quy trình làm việc ứng xử cho các nhân viên” với số người đồng ý cho rằng yếu tố này rất quan trọng
chiếm tỷ lệ cao nhất với 41% tương đương với 51/125 người đồng ý.
- Tiếp theo là yếu tố“Có sự phân định quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận” với 51/125 người đồng ý cho rằng đây là yếu tố quan trọng cho việc xây
dựng và hoàn thiện bộ phận Môi trường kiểm soát chiếm khoảng 41% trong đó có 14% số người lựa chọn đánh giá đây là yếu tố rất quan trọng.
- Yếu tố “Cơ cấu tổ chức tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dưới lên trong các hoạt động” cũng chiếm một tỷ lệ khá lớn số lựa chọn,
cụ thể là có 39/125 người đồng ý chiếm 31% , trong đó có 15 người đánh giá rất cao tiêu chí này.
- Cuối cùng là về “Năng lực của nhân viên” yếu tố này cũng dành được
nhiều sự đồng ý từ những đáp viên, có 41/125 người lựa chọn tiêu chí này chiếm tỷ
Cơ quan thuế quan tâm tới việc định kỳ và chấp nhận điều chỉnh Lãnh đạo Cục Thuế thường và trao đổi trực tiếp với nhân Có sự phân định quyền hạn cho từng bộ phận.
Xây dựng chuẩn mực đạo đức, việc ứng xử cho các nhân viên Cơ cấu tổ chức tạo thuận lợi đạt thông tin từ trên xuống,
Năng lực Phân công công việc phù hợp chuyên môn của mỗi nhân viên Hình thức khen
rất quan trọng quan trọng
Trên đây là các con s
ta sẽ đi vào làm rõ từng yếu tố, phân tích v Cục thuế tỉnh Bình Định.
Xây dựng chuẩn mực đạo đức, quy tr nhân viên.
Đối với một tổ chức c trọng, có thể nói đây là b
đều phải thực hiện theo đúng chuẩn mực v làm việc trong nội bộ Cục th
rằng xây dựng một môi tr người khác thấy mà là yếu tố n
dựng một môi trường kiểm soát hiệu quả. Th Hình 2.5: Kết quả thống k 12 23 18 12 13 16 13 20 20 21 20 11 29 17 13 19 25 29 35 26 35 17 26 31 22 13 15 17 15 16 26 17 0 10 20 30 40 việc lập báo cáo
chỉnh khi phát… xuyên tiếp xúc viên. và trách nhiệm đức, quy trình làm viên.
cho việc truyền xuống, từ dưới lên… lực của nhân viên. hợp với trình độ viên.
khen thưởng, kỷ luật
quan trọng bình thường không quan trọng hoàn toàn không quan trọng
ác con số thống kê chi tiết từ kết quả nghiên cứu tác giả. Sau đây ừng yếu tố, phân tích và đánh giá thông qua tình hình th
ịnh.
ựng chuẩn mực đạo đức, quy trình làm việc ứng xử cho các
ới một tổ chức cơ quan nhà nước thì đây là một yếu tố cực k à bộ mặt của nhà nước tại địa phương. Vậy nên m ều phải thực hiện theo đúng chuẩn mực và các quy tắc ứng xử của nh
ệc trong nội bộ Cục thuế hay lúc tiếp dân. Tuy nhiên ta cũng phải ý thức đ ằng xây dựng một môi trường làm việc chuẩn mực khổng hẳn chỉ để thể hiện cho
ếu tố này có mức độ tương quan khá chặt chẽ với việc xây ờng kiểm soát hiệu quả. Thực hiện tốt công tác này s
ết quả thống kê nhân tố Môi trường kiểm soát.
(Nguồn: Nghiên c 40 45 49 35 42 35 51 39 41 51 40 50 60 hoàn toàn không quan trọng
ứu tác giả. Sau đây ình hình thực tế tại
ệc ứng xử cho các
ột yếu tố cực kì quan ên mọi hoạt động ắc ứng xử của nhà nước khi ũng phải ý thức được ệc chuẩn mực khổng hẳn chỉ để thể hiện cho ặt chẽ với việc xây ày sẽ tạo ra trong ờng kiểm soát.
tổ chức một môi trường làm việc thân thiện, các nhân viên và bộ phận sẽ hoạt động và tương tác với nhau trên tinh thần học hỏi tôn trọng lẫn nhau. Bên cạnh đó, nó còn giúp cho mối quan hệ giữa các nhân viên và giữa cấp trên, cấp dưới có sự tương quan mật thiết chặt chẽ. Riêng đối với các nhà quản trị thì bên cạnh việc thực hiện tốt các quy tắc ứng xử, họ còn phải có một sự công minh trong công việc, mọi chuyện nên được giải quyết trên tinh thần công bằng không thiên vị. Phải luôn kiểm soát được toàn bộ quá trình làm việc và hoạt động của tổ chức để một khi xảy ra sự cố sai sót thì có thế giải quyết một cách hợp lý. Không gây bất bình trong nội bộ các nhân viên. Như vậy, việc xây dựng chuẩn mực đạo đức và quy trình làm việc hợp lý sẽ giúp cho toàn bộ các phòng ban và Cục thuế hoạt động hiệu quả hơn, tạo nên một môi trường làm việc thân thiện. Đó là cơ sở để Cục thuế tỉnh Bình Định có thể xây dựng được một môi trường làm việc hiệu quả và dễ dàng kiểm soát.
Có sự phân định quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận.
Về việc phân định quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận, đây là yếu tố được đề cập khá nhiều trong các chuẩn quản trị rủi ro khác như ISO 31000, Basel II…Phần lớn các báo cáo khi hướng dẫn các tổ chức xây dựng một hệ thống kiểm soát rủi ro đều thông qua yếu tố này và đó có lẽ cũng là lý do tại sao đa số các lựa chọn đồng ý với nhận định này. Thật vậy, một tổ chức sẽ hoạt động rất hiệu quả nếu các phòng ban, các bộ phận hay các nhân viên chỉ nhận những nhiệm vụ chuyên biệt và họ chỉ chịu trách nhiệm cho những gì họ làm, như một bộ máy có chuyên môn hóa cao. Điều này sẽ giúp cho các nhân viên làm việc một cách hiệu quả tiết kiệm được nhiều thời gian thay vì phải làm công việc quá dàn trải, mà một khi nhân viên chỉ đảm nhận một công việc ngày này qua ngày khác thì rất khó xuất hiện các sai lầm. Tuy nhiên, ngược lại nếu đảm nhận quá nhiều các công việc khác nhau thì rất dễ xuất hiện những sai sót vì không phải nhân viên nào cũng có thể làm việc ở nhiều vị trí và nó sẽ mang lại những rủi ro khó có thể lường trước. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo của các tổ chức cũng sẽ rất dễ trong quá trình nhận dạng, đánh giá, tìm kiếm nguyên nhân rủi ro và có hướng xử lý kịp thời. Trách nhiệm cũng được gói gọn và dễ dàng trong công tác xử lý các sai phạm. Như vậy, chúng ta có thể thấy
được rằng phân định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho các bô phận sẽ tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, giảm thiểu được tối đa các rủi ro tác nghiệp, nhận diện đánh giá, và kiểm soát rủi ro hiệu quả hơn và mang lại hiệu quả hoạt động cao hơn cho tổ chức.
Cơ cấu tổ chức tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dưới lên trong các hoạt động.
Đây cũng là một yếu tố rất quan trọng trong việc xây dựng một môi trường kiểm soát hiệu quả. Như chúng ta đã biết thì ban lãnh đạo của Cục thuế sẽ không thể có đủ thời gian để quản lý hết được quá trình làm việc của nhân viên cũng như các bộ phận. Vậy nên họ chỉ có thể quản lý thông qua hệ thống thông tin trong tổ chức. Để đảm bảo việc quản trị hiệu quả, các tổ chức cần phải xây dựng một cơ cấu bố trí các phòng ban với những nhiệm vụ cụ thể nhằm đẩy mạnh công tác truyền tải hệ thống thông tin giữa các phòng ban, giữa cấp trên và cấp dưới một cách kịp thời và chính xác. Có như vậy thì công tác quản trị mới được đảm bảo và tạo ra một môi trường kiểm soát tốt. Bên cạnh đó, cũng phải xây dựng hệ thống thông tin giữa các bộ phận sao cho hoạt động hiệu quả nhất.
Ngoài ra, việc truyền tải thông tin quan trọng nhưng ta cũng phải nói chất lượng thông tin như thế nào để cho việc truyền tải có hiệu quả. Xây dựng được một hệ thống truyền tải tốt nhưng chất lượng thông tin yếu kém thì có thể sẽ làm tăng thêm nguy cơ rủi ro. Như vậy, để việc truyền đạt thông tin đạt hiệu quả thì bên cạnh việc xây dựng một cơ cấu truyền tải tốt thì cũng phải đẩy mạnh công tác chọn lọc thông tin sao cho những thông tin cung cấp cho ban lãnh đạo là các thông tin cần thiết, các văn bản nên quy định rõ ràng. Có như vậy thì cơ chế kiểm soát mới đạt hiệu quả cao nhất.
Năng lực của nhân viên.
Nhân viên càng có năng lực thì môi trường kiểm soát càng hoạt động có hiệu quả. Vì cơ cấu tạo nên môi trường kiểm soát chủ yếu vẫn là yếu tố con người, cho nên đây là yếu tố mà các tổ chức luôn đặc biệt quan tâm. Hiện nay tuy đã được hỗ trợ nhiều từ các phương tiện kĩ thuật nhưng yếu tố con người vẫn là yếu tố quan
trọng và không thể thay thế. Qua đó ta có thế thấy được rằng, công tác đào tạo con người vẫn là yếu tố chủ chốt để có thể ngày càng hoàn thiện môi trường kiểm soát trong tổ chức.
Qua phân tích có thể thấy được rằng, muốn hoàn thiện môi trường kiểm soát thì Cục thuế tỉnh Bình Định nên tập trung vào việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho từng cá nhân và bộ phận, đi kèm là công tác giáo dục tư tưởng và xây dựng một chuẩn mực đạo đức trong quá trình làm việc của mỗi nhân viên. Bên cạnh đó, việc nâng cao hiệu quả hoạt động môi trường kiểm soát tất yếu cũng cần phải có một hệ thống thông tin trong tổ chức đủ mạnh để có thể truyền tải thông tin kịp thời và chính xác nhất, đó cũng là điều kiện để kiểm soát tình hình một cách tốt hơn. Và yếu tố nữa không thể thiếu trong công tác hoàn thiện môi trường kiểm soát đó chính là con người, toàn bộ hệ thống kiểm soát rủi ro có được kiểm soát chặt chẽ hay không tất cả đều phụ thuộc vào năng lực làm việc của toàn bộ nhân viên. Vậy nên, cùng với việc đẩy mạnh phát triển hệ thống thông tin thì Cục thuế tỉnh Bình Định cũng nên chú trọng đến việc đào tạo năng lực làm việc cho nhân viên.
2.4.3.2. Nhóm các yếu tố hoàn thiện công tác xây dựng các mục tiêu
Theo dữ liệu thứ cấp
Hệ thống KSRR hiện nay không đặt việc thiết lập mục tiêu và các chiến lược lược thực hiện vào trong chu trình kiểm soát. Điều này dẫn đến rủi ro phát sinh do việc thiết lập các mục tiêu và chiến lược thực hiện không phù hợp sẽ không được xem xét để kiểm soát. Mặt khác, việc để ngoài này cũng tạo nên sự khó khăn cho đơn vị trong việc xác định cáctiêu chuẩn để xác định mức độ trọng yếu của rủi ro.
Để khắc phục những hạn chế này thì hệ thống KSRR tại các đơn vị phải mở rộng để có thể kiểm soát được rủi ro trong việc thiết lập các mục tiêu và chiến lược hoạt động. So với 5 yếu tố của hệ thống KSNB thông thường, hệ thống đề nghị ngoài yếu tố Thiết lập mục tiêu thì còn có thêm các yếu tố mới là: Nhận dạng các sự kiện tiềm tàng, Đánh giá rủi ro và Phản ứng với rủi ro. Đây là các yếu tố được phát triển từ yếu tố Phân tích và đánh giá rủi ro của hệ thống KSNB cũ. Sự mở rộng này một mặt nhấn mạnh tầm quan trọng của các yếu tố trong chu trình quản lý rủi
ro, mặt khác cũng nhằm để áp dụng các kỹ thuật khác nhau khi xem xét cácyếu tố. Vậy làm thế nào để có thể xây dựng được công tác xây dựng các mục tiêu hiệu quả. Kết quả nghiên cứu sau có thể giúp chúng ta hình dung được một phần các việc phải làm để có thể xây dựng được quy trình đó.
Dựa trên tình hình kinh tế từng năm, mỗi năm Tổng cục giao chỉ tiêu nhiệm vụ thu ngân sách cho từng Cục thuế. Trong công văn sẽ bao gồm chi tiết mục tiêu