Công ty chủ yếu đang áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp cho khách hàng, chuyển hàng theo hợp đồng và tiêu thụ qua các đại lý. Công ty thu tiền mặt nếu bán hàng trực tiếp và thu bằng chuyển khoản nếu bán hàng qua điện thoại.
a. Chứng từ và sổ sách
- Chứng từ sử dụng
Hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu báo có ban hành kèm theo Quyết định số 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính, thông tư 138/2011/TT - BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Sổ sách sử dụng
+ Sổ cái TK 511, 632
+ Sổ chi tiết TK 511,632
+ Sổ chi tiết phải thu khách hàng
+ Sổ Nhật ký chung
37
Giải thích lưu đồ:
Khách hàng đến công ty mua hàng trực tiếp, nhân viên bán hàng kiểm tra và xét duyệt, đáp ứng đủ đơn hàng và lập lệnh bán hàng gửi cho phòng kế toán, phòng kế toán xem xét hàng hóa một lần nữa rồi lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên:liên 1giữ lại để lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho thủ quỹ. Đồng thời xử lý hình thức thanh toán của khách hàng.
Trường hợp khách hàng thanh toán ngay, kế toán tiến hành lập phiếu thu gồm 2 liên. Sau đó chuyển 2 liên phiếu thu này sang thủ quỹ. Thủ quỹ sau khi nhận được hóa đơn GTGT và phiếu thu gồm 2 liên do kế toán chuyển sang, thủ quỹ xem xét và tiến hành thu tiền. Sau khi phiếu thu được duyệt xong và có đầy đủ các chữ ký hợp lệ, gửi các liên phiếu thu như sau: liên 1 đưa cho kế toán, liên 2 giao cho khách hàng. Kế toán dựa vào phiếu thu ghi sổ quỹ tiền mặt và lưu lại.
Trường hợp khách hàng nợ, kế toán dựa vào liên 3 của hóa đơn GTGT ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng.
Nhận xét: Quá trình luân chuyển chứng từ kế toán doanh thu bán hàng khá hợp lý và phù hợp với quy mô hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, nhờ đó giúp đơn vị thuận lợi trong công tác quản lý, lưu trữ và kiểm tra chứng từ. Tuy nhiên trong khâu xác nhận giao nhận hàng khi bán còn chưa chặt chẽ cần có biên bản giao nhận hàng có chữ ký của người giao hàng và người nhận để làm căn cứ bên mua đã nhận hàng, biên bản được gửi lên cho kế toán, kế toán căn cứ vào biên bản để ra hóa đơn. Trong khâu thủ quỹ thu tiền, không cần đưa hóa đơn qua thủ quỹ mà chỉ cần đưa phiếu thu để thủ quỹ thu tiền.