Mục tiêu:
- Hiểu sự cần thiết của công tác kiểm tra - Xây dựng được quy trình kiểm tra
- Phân loại các loại hình kiểm tra và vận dụng cho từng tình huống cụ thể
Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị. Kiểm tra thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản trị; tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản trị đã và đang sử dụng để đưa doanh nghiệp tiến tới mục tiêu của mình.
5.2 Tiến trình kiểm tra
5.2.1 Xây dựng các tiêu chuẩn và chọn phương pháp đo lường thực hiện
Tiêu chuẩn kiểm tra:
Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả.
Các dạng tiêu chuẩn của kiểm tra:
Các tiêu chuẩn định tính (không thể hiện bằng các con số cụ thể) và định lượng (có thể biểu diễn bằng con số) như sau:.
- Các mục tiêu của doanh nghiệp, lĩnh vực, bộ phận và con người. - Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình
- Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ
- Các định mức kinh tế - kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm
- Các tiêu chuẩn về vốn - Các tiêu chuẩn thu nhập
Trong quá trình xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra cần chú ý tới một số yêu cầu:
- Cần cố gắng lượng hoá các tiêu chuẩn kiểm tra
- Số lượng tiêu chuẩn kiểm tra cần có giới hạn trong mức cần thiết
- Có sự tham gia rộng rãi của những người thực hiện trong quá trình xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra cho hoạt động của chính họ
- Các tiêu chuẩn cần phải linh hoạt phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp, từng bộ phận, con người trong doanh nghiệp.
Lựa chọn phương pháp kiểm tra:
Trên thực tế có nhiều phương pháp kiểm tra khác nhau như: Kiểm tra toàn bộ, kiểm tra chọn mẫu, kiểm tra bằng thiết bị, kiểm tra bằng trực quan... Mỗi phương pháp kiểm tra đều có tính hai mặt, bên cạnh những ưu điểm, còn có những nhược điểm. Chính vì vậy, cần phải lựa chọn phương pháp kiểm tra một cách chính xác và phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp trong từng thời kỳ cụ thể
Việc đo lường kết quả thực hiện kế hoạch trên thực tế cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
Phải căn cứ vào những tiêu chuẩn đặt ra để đánh giá kết quả
Việc đo lường được tiến hành tại các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm tra thiết yếu trên cơ sở nội dung đã được xác định
Phải đảm bảo tính khách quan trong đo lường. Muỗn vậy, phải xác định rõ trách nhiệm, thái độ của các cấp quản trị, không được thành kiến, độc đoán, tránh buộc tội, bất công, tránh nhận định chủ quan khi chưa có đủ cơ sở
Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi cho cá nhân, bộ phận. Thông qua kiểm tra, quản trị viên cấp cao đánh giá được năng lực của cấp quản trị viên cấp dưới. Đồng thời, đối với cấp quản trị viên cấp dưới có thể qua đo lường khẳng định được vị trí của mình, nhận thức được những thiếu sót, hạn chế để có biện pháp khắc phục kịp thời.
5.2.3 Điều chỉnh các sai lệch
Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa việc thực hiện hoạt động trên thực tế so với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra nhằm không ngừng cải tiến chất lượng hoạt động
Thông qua việc đo lường và đánh giá kết quả ở bước trên, chúng ta sẽ xác định được cần phải áp dụng những biện pháp gì, ở đâu, làm như thế nào để đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động ngày càng đem lại kết quả cao hơn. Việc điều chỉnh các sai lệch trong thực tế có thể tiến hành theo các hướng: Điều chỉnh kế hoạch, thay đổi mục tiêu, sửa đổi công tác tổ chức, tăng cường nhân viên, lựa chọn bố trí lại nhân sự, tăng cường huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên, đình chỉ, cách thức…
Điều chỉnh là cần thiết nhưng cần phải đảm bảo các yêu cầu:
- Chỉ điều chỉnh khi thực sự cần
- Điều chỉnh đúng mức độ, tránh gây tác dụng xấu - Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh
- Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ
- Tuỳ điều kiện mà sử dụng phương pháp điều chỉnh cho hợp lý
Một cách thể hiện khác, quá trình kiểm tra được phân chia thành 6 bước với “đầu vào” là kết quả thực tế đã đạt và “đầu ra” là kết quả mong muốn sau khi điều chỉnh.
Kết quả thực tế (đầu vào)
Đo lường kết quả thực tế
So sánh thực tế với tiêu chuẩn Xác định các sai lệch Phân tích lý do sai lệch Chương trình điều hành Thực hiện các điều chỉnh Kết quả mong muốn (đầu ra)
(1)) )) (2 ) (3 ) (4 ) (5 ) (6 )
Sơ đồ 5: Các bước kiểm tra
5.2.3 Các loại hình kiểm tra 5.2.3.1. Kiểm tra lường trước 5.2.3.1. Kiểm tra lường trước
Kiểm tra sơ khởi nhắm đến việc chuẩn bị hành trang cho mục tiêu. Nói cách khác là phẩm và lượng của kế hoạch và tổ chức sẽ được dùng để thi hành công tác.
5.2.3.2 Kiểm tra đồng thời
Là kiểm tra diễn tiến hay quá trình công tác. Tiêu chuẩn của việc kiểm tra này được dựa trên công tác giao phó, việc làm, chính sách cũng như hoạch định.
5.2.3.3 Kiểm tra phản hồi
Hay còn gọi là kiểm tra ngược lại, chú trọng tới kết quả chung cuộc tức sản phẩm đã chế tạo. Dựa trên phẩm chất của sản phẩm, quản trị viên quyết định điều chỉnh những khâu việc (nhân sự), thay đổi nguyên liệu (phẩm chất), hay việc điều hành hiện tại (actual operations) để nâng cao phẩm chất của sản phẩm.
Chương 2:
TỔ SẢN XUẤT – VỊ TRÍ, NHIỆM VỤ VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC TỔ SẢN XUẤT TỔ SẢN XUẤT
Mã chương: MH 36-02
Giới thiệu
Tổ sản xuất là nơi trực tiếp tạo ra sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ. Là một bộ phận rất quan trọng và là đơn vị kinh tế cơ bản nhất của doanh nghiệp, do đó các hoạt động trong tổ sản xuất phải được thực hiện một cách hợp lý, có như vậy mới có thể giúp doanh nghiệp hạn chế được những tổn thất gặp phải trong quá trình sản xuất..
Trong thực tế khó có nhiều loại hình tổ sản xuất khác nhau.
Mục tiêu:
- Nêu được vị trí vai trò nhiệm vụ của tổ sản xuất.
- Trình bày được phương pháp tổ chức củng cố sản xuất và tăng năng suất.
Nội dung:
- Vị trí nhiệm vụ của tổ sản xuất
- Tổ chức sản xuất và những biện pháp củng cố tổ sản xuất