B. BẢO HIỂM
2.3. Quy trình mua bảo hiểm tại công ty Bảo hiểm Bảo Việt TP.HCM
Sơ đồ 2.4: Quy trình mua bảo hiểm tại công ty Bảo hiểm Bảo Việt TP.HCM 2.3.1. Doanh nghiệp cung cấp thông tin cho Bảo Việt
Nhân viên công ty: liên hệ với nhân viên khai thác của Bảo Việt để cung cấp một số thông tin cơ bản về lô hàng như
Loại hàng hóa
Cách đóng gói bao bì
Số lượng, trọng lượng
Tuyến vận chuyển
Giá trị lô hàng
Điều kiện bảo hiểm DN liên hệ và cung cấp thông tin cho Bảo Việt Bảo Việt gửi thư chào phí cho DN DN gửi các chứng từ và giấy yêu cầu BH DN và Bảo Việt kí kết hợp đồng bảo hiểm DN đóng phí BH và nhận giấy chứng nhận BH
Lưu ý: Điều kiện loại A/B/C phụ thuộc sự lựa chọn của doanh nghiệp mua bảo
hiểm. Căn cứ vào đặc tính của hàng hóa, cách đóng gói, phương tiện vận chuyển, yêu cầu của hợp đồng … để chọn điều kiện bảo hiểm thích hợp đảm bảo an toàn cho hàng hóa và đạt hiệu quả kinh tế cao.
Khai thác viên của Bảo Việt căn cứ vào các thông tin được cung cấp hoặc trực tiếp tiếp xúc với đối tượng bảo hiểm (là hàng hóa) để đánh giá mức độ rủi ro để có thể đưa ra tỷ lệ phí tạm thời. Sau đó lập ra một bản chào phí, đồng thời tư vấn chi tiết về quyền lợi sản phẩm bảo hiểm và tỷ lệ phí bảo hiểm.
Việc chào phí này thực hiện qua mail. Ví dụ một số thông tin trong thư chào phí của Bảo Việt gửi đến công ty xuất khẩu mặt hàng vải (Fabric) đóng trong container:
Điều kiện bảo hiểm Ðiều kiện A, ICC – 1982
Phạm vi bảo hiểm: từ cảng đến cảng
Loại trừ ẩm mốc, hấp hơi tự nhiên
Tỷ lệ phí bảo hiểm 0,15% (giá trị bảo hiểm) chưa bao gồm VAT
2.3.2. Doanh nghiệp xác nhận mua BH, lập giấy yêu cầu BH
Nhân viên công ty: xem xét bản chào phí, xác nhận mua bảo hiểm hàng hóa của Bảo Việt thông qua điện thoại.
Lưu ý: Tỷ lệ phí bảo hiểm phụ thuộc vào loại hàng hóa, phương thức đóng gói,
phương tiện vận chuyển, tuyến đường và điều kiện bảo hiểm. DN mua BH vẫn có thể đàm phán với Bảo Việt về tỷ lệ này do vẫn có thể có ưu đãi với số lượng hàng hóa nhiều, tuy nhiên nếu hàng hóa có rủi ro cao thì khó có thể giảm tỷ lệ phí BH.
Khai thác viên của Bảo Việt cung cấp Giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hóa theo form và hướng dẫn khách hàng kê khai chính xác, đầy đủ các nội dung sau:
Thông tin của người yêu cầu bảo hiểm và người được bảo hiểm, người thụ hưởng
Thông tin về lô hàng được bảo hiểm số kiện, trọng lượng, tên hàng, số tiền bảo hiểm …
Thông tin về chuyến đi phương thức vận chuyển, tên tàu, ngày khởi hành, tên các cảng …
Điều kiện bảo hiểm
Nơi bồi thường
Thời hạn thanh toán phí
Nhân viên công ty: Điền đầy đủ thông tin, gửi giấy yêu cầu bảo hiểm (có ký tên, đóng dấu) scan gửi mail cho nhân viên khai thác Bảo Việt. Đính kèm theo các chứng từ sau:
Vận đơn (B/L)
Hóa đơn thương mại
Phiếu đóng gói hàng hóa (P/L)
Hợp đồng ngoại thương
2.3.3. Bảo Việt cấp Đơn bảo hiểm và kí kết hợp đồng bảo hiểm
Sau khi tiếp nhận các chứng từ và giấy yêu cầu BH,
Nhân viên khai thác Bảo Việt xem xét và kiểm tra sự đầy đủ, hợp lệ và đạt yêu cầu của các giấy tờ trên thì tiến hành kí kết hợp đồng bảo hiểm và cấp giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate).
Tại công ty bảo hiểm Bảo Việt hiện nay có hai loại hợp đồng là hợp đồng bảo hiểm theo chuyến và hợp đồng bảo hiểm mở sẵn cả năm (Hợp đồng BH bao). Tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng, mức độ thường xuyên xuất nhập khẩu, tùy thuộc vào loại hàng hay mức độ xảy ra tổn thất mà Bảo Việt sẽ phát hành loại hợp đồng phù hợp.
2.3.4. Doanh nghiệp đóng phí bảo hiểm
Nhân viên công ty: Đóng phí trực tiếp tại công ty hoặc có nhân viên Bảo Việt đến tận nơi thu, thanh toán phí vào thời điểm nhận giấy tờ.
Đối với hợp đồng bảo hiểm hàng hóa bao trọn trong 1 khoảng thời gian cho 1 loại mặt hàng thì doanh nghiệp đóng 1 số lượng tiền phí bảo hiểm cho Bảo Việt và được trừ dần cho mỗi chuyến hàng xuất nhập khẩu.
TÓM TẮT CHƢƠNG 2
Vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu là một khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương. Hiện nay vận tải biển vẫn đang phát triển và có vô số hãng tàu trong và ngoài nước đang cùng hoạt động nhưng khác nhau về mức độ chuyên nghiệp, dịch vụ đối với khách hàng. Vì vậy, cần phải nghiên cứu và lựa chọn các hãng tàu có uy tín, chất lượng và có giá cả hợp lý để thực hiện tốt công việc vận chuyển hàng hóa.
Đối với phương thức thuê tàu chợ, DN sẽ nhận booking từng hãng tàu. Từ booking này mà DN sẽ thực hiện việc gửi hàng, sau đó nhận vận đơn được hãng tàu ký phát. Phương thức thuê tàu chuyến thì thay vì nhận booking, DN và hãng tàu sẽ kí kết hợp đồng thuê tàu chuyến, sau khi gửi hàng sẽ nhận được B/L to Charter party. Ở phương thức tàu chuyến, hàng hóa vận chuyển thường có số lượng lớn như hàng nông sản, khoáng sản nên hàng hóa được đổ xá trên tàu. Còn khi thuê tàu chợ, hàng hóa thường được vận chuyển trong các container của các hãng tàu. Vì vậy phải lưu ý thêm về việc mượn trả container của hãng trong quá trình xuất nhập khẩu.
Hiện nay, vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không đóng vai trò rất quan trọng trong kinh doanh quốc tế. Ngày càng nhiều hàng hóa đặc biệt, hàng hóa có giá trị cao, hàng mau hỏng … được vận chuyển bằng đường hàng không. Cho nên việc nắm rõ quy trình để có thể thực hiện tốt việc gửi hàng bằng đường hàng không là rất cần thiết.
Việc tham gia bảo hiểm cho hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển như đã đề cập ở chương 1 là rất quan trọng để đề phòng, hạn chế tổn thất. Đối với việc kiểm tra chứng từ, không chỉ đối với vận đơn, tất cả các chứng từ khác liên quan đến một lô hàng cần được kiểm tra để tránh sai sót, và cần phải chỉnh sửa những sai sót đó kịp thời, nếu không sẽ ảnh hưởng đến lô hàng, gây khó khăn trong các khâu còn lại của quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
Nghiệp vụ bảo hiểm cũng như nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải đường biển, đường hàng không đối nhìn chung còn khá phức tạp, đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự am hiểu cả về chuyên môn lẫn thị trường thuê tàu, cho nên các nhân viên XNK cần phải cọ sát thực tế, nâng cao nghiệp vụ và thường xuyên cập nhật những thông tin mới để có thể làm việc hiệu quả nhất.
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ CHỨNG TỪ VẬN TẢI – BẢO HIỂM TRONG THỰC TẾ VÀ NHẬN XÉT
A.VẬN TẢI
3.1. Một số chứng từ vận tải thực tế 3.1.1. Bộ chứng từ trong thuê tàu chợ 3.1.1. Bộ chứng từ trong thuê tàu chợ
Dưới đây là tờ lưu cước của hãng tàu CK Line gửi qua mail cho khách hàng: Phần tiêu đề:
Bao gồm các thông tin về đại lý hãng tàu CK Line tại TP.HCM, Việt Nam: tên đại lý, địa chỉ, số điện thoại và email liên hệ, logo hãng tàu.
Tiêu đề BOOKING NOTE được đặt giữa, bên dưới là số booking và ngày lập giấy lưu cước tàu chợ.
Thông tin về chủ hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee):
Các thông tin này cần phải đúng với nội dung người mua, người bán trong hợp đồng đã ký.
Mục số lượng, loại container:
Tại đây sẽ đề cập số lượng, kích thước (20ft hay 40ft, container cao hay thấp), kiểu container (container thường, lạnh …), hàng nguyên container hay hàng lẻ.
Cụ thể, đây là hàng hóa sẽ được vận chuyển trong 1 container kích thước 40ft, hàng được chở nguyên container (Full Container Load – FCL), loại container ở đây là container lạnh (Reefer Highcube – RH), cho nên phía dưới dòng 1x 40’RH (FCL) có ghi chú thêm về nhiệt độ cài đặt cho container là 40C, phía ngoài container sẽ có ghi chú (Remark) là PLUS 4 DEGREE CELSIUS.
Mục Cont của hãng tàu (Carrier): Tức là hàng hóa được vận chuyển trong container của hãng tàu CK Line.
Mục SOC và COC:
SOC là viết tắt của "Shipper Owned Container" và COC là viết tắt của "Carrier Owned Container". Tức là tại mục này trong booking nếu có ký hiệu SOC thì vỏ cont đó là của người gửi hàng, còn COC thì vỏ đó là của người vận chuyển (hãng tàu).
Căn cứ vào lượng vỏ rỗng tại các bãi, hãng tàu dựa vào đó như một điều kiện để định giá cước.
Nếu tại cảng xếp lượng vỏ của hãng tàu đang thiếu thì khuyến khích dùng vỏ container của chủ hàng, dẫn đến cước phí sẽ được giảm nếu sử dụng vỏ container của chủ hàng.
Nếu tại cảng xếp lượng vỏ của hãng đang dư thừa và cần điều chuyển bớt sang cảng dỡ thì hãng tàu không khuyến khích chở hàng bằng vỏ container của chủ hàng, dẫn đến cước khí sẽ giảm nếu sử dụng vỏ container của hãng tàu.
Các thông tin về hàng hóa vận chuyển:
Tên mặt hàng được viết bằng tiếng anh với trọng lượng được đề cập ở trong booking này là trọng lượng tổng trong một container (GW – Gross weight), tức là tính luôn trọng lượng hàng và cả bao bì được tính bằng đơn vị Kilogram.
Container rỗng của hãng tàu đã đề cập ở các mục trên cần phải được lấy về để đóng hàng. Ở đây container được cấp tại cảng Cát Lái. Hàng hóa có thể đóng vào container tại 2 điểm bãi container của cảng hoặc kho của công ty xuất khẩu. Cụ thể ở đây, container sẽ được kéo từ nơi cấp cont rỗng đến nơi đóng hàng là kho của công ty TNHH XNK Giải pháp công nghệ xanh.
Ngày cấp container rỗng cho công ty đưa về kho đóng hàng. Thông tin về việc hạ bãi:
Hạ bãi có nghĩa là khi xe vận chuyển container đã đóng hàng vào cảng, tài xế xe tải sẽ xin phép bộ phận điều độ cảng để hạ container xuống bãi chờ xuất đi.
Nơi hạ bãi tại đây cũng là cảng Cát Lái, ngày bắt đầu hạ bãi là ngày 20/4/2015. Tức là sau khi nhận container rỗng về kho đóng hàng xuất, và tiếp đó là hoàn thành việc đóng hàng thì ngày hôm sau, cảng bắt đầu tiếp nhận container đã đóng hàng để hạ bãi chờ xuất.
Closing time là thời hạn cuối cùng mà shipper phải hoàn thành toàn bộ các công việc thanh lý container cho cảng để cảng bốc xếp container lên tàu. Cũng có một số hãng tàu gọi là Cut off time, còn đối với người Việt Nam hay gọi là “thời gian cắt máng”.
Trong vận chuyển hàng hóa đường biển, nếu lô hàng thanh lý sau closing time hay thời gian cắt máng thì rất có khả năng bị “rớt tàu” rất cao. Rớt tàu tức là khi hàng hóa không được bốc xếp lên tàu đúng thời hạn đề ra, khi vào tình huống này, cần phải dựa vào mối quan hệ với hãng tàu để xin thêm closing time để hoàn thành việc đóng hàng và thanh lý hải quan, nếu không thì phải dời hàng lại đi vào chuyến khác, điều này ảnh hưởng nhiều đến tiến độ thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Cho nên closing time là thời hạn quan trọng, cần phải chú ý để thực hiện đúng các thủ tục.
Các thông tin về chuyến tàu:
Tên tàu và số chuyến thực tế mà hãng tàu sắp xếp cho lô hàng.
ETD (Estimated Time of Departure) là ngày dự kiến tàu chạy. Thời hạn ngắt máng diễn ra một ngày trước ngày tàu chạy để cảng bốc xếp container lên tàu.
Shipping Instruction – SI là Chi tiết làm B/L do người gửi hàng soạn và gửi cho hãng tàu chỉ dẫn việc làm hàng. Bản chỉ dẫn bao gồm việc mô tả hàng, nơi gửi và nơi đến, tên tàu vận chuyển, ngày giờ bốc dỡ, các chứng từ theo hàng và biện pháp áp dụng đặc biệt nếu cần. Thông thường các hãng tàu quy định S/I Cut off tức là thời hạn nộp Chi tiết bill (Shipping Instruction – SI) cho hãng tàu cũng chính là thời gian closing time. Chú ý đối với hàng đi Nhật Bản (Japan) hay Thượng Hải, Trung Quốc (Shanghai) thời hạn nộp chi tiết bill sớm hơn, có khi sớm hơn 3 ngày trước khi tàu chạy.
Nơi nhận hàng (Place Of Receipt – POR), cảng xếp hàng (Port Of Loading – POL) tại TP.HCM, Việt Nam. Cảng chuyển tải (Port Of Transhipment), cảng dỡ (Port Of Delivery – POD), nơi giao hàng (Delivery – DEL) tại Bangkok, Thái Lan.
Cước và các ghi chú, lưu ý khác:
Theo điều kiện Incoterms đã đề cập trong hợp đồng, thì hợp đồng này xuất khẩu hàng theo điều kiện C&F Bangkok, Thailand. Tức là người xuất khẩu là công ty TNHH xuất nhập khẩu Giải pháp công nghệ xanh sẽ chịu trách nhiệm việc thuê tàu và trả cước phí vận tải chính. Cước phí ở đây là cước phí trả trước, cho nên tại mục này có ghi chú là Freight Prepaid. Một ghi chú để lưu ý khác được đề cập là nhiệt độ và độ thoáng khí của container.
Phía trên là các thông tin về ngày lập Booking, thông tin liên hệ của nhân viên lập tờ booking này của đại lý hãng tàu CK Line Việt Nam.
Dưới đây là nội dung vận đơn mà hãng tàu CK Line cấp cho công ty TNHH XNK Giải pháp công nghệ xanh:
Tiêu đề:
Tại đây đề cập số vận đơn (B/L No.) và logo của hãng tàu.
Lưu ý: Vận đơn được hãng tàu cấp phát thường gồm 3 bản gốc và nhiều bản
copy để thuận tiện sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.
Vận đơn gốc (Original B/L): Là vận đơn được ký bằng tay có thể không có dấu "Original" và có thể giao dịch, chuyển nhượng được.
Vận đơn bản sao (Copy B/L): Là vận đơn bản phụ của vận đơn gốc, không có chữ ký tay, thường có dấu " Copy" và không giao dịch chuyển nhượng được (Non Negotiable)
Cho nên bản copy này chỉ sử dụng làm bằng chứng trong các nghiệp vụ liên quan cần đến (Cảng, quản lý xuất nhập khẩu, thống kê,...), do không có giá trị pháp lý nên không được chuyển nhượng được cho người khác (Non Negotiable) và sẽ không được các ngân hàng thương mại chấp nhận thanh toán.
Các thông tin bao gồm tên công ty và địa chỉ của người gửi hàng (Shipper) và người nhận hàng (Consignee).
Nơi, cảng bốc dỡ hàng hóa:
Thông tin về con tàu chở hàng:
Tại ô này đề cập đến tên con tàu, số chuyến, có thể sử dụng hai thông tin này để tra cứu thông tin về chuyến tàu trên website của các tân cảng Sài Gòn https://eport.saigonnewport.com.vn/Ships.aspx để có thể theo dõi tình hình lộ trình của chuyến đi. Flag là thông tin thể hiện cờ mang trên tàu được mang quốc kỳ theo hãng tàu CK Line của Hàn Quốc.
Thông tin về container:
Đây là số container, số seal mà hãng tàu đã cấp để đóng lô hàng xuất khẩu vào. Đây là 1 container lạnh 40ft, chứa đầy 2000 thùng carton đựng hàng. Các thông tin này có thể sử dụng để tra cứu thông tin về container trên website của các tân cảng Sài Gòn: https://eport.saigonnewport.com.vn/Containers.aspx .
Ở ô này đề cập việc trong quá trình hàng hóa được đóng vào container thì có mặt người gửi hàng quan sát việc đóng hàng, tự mình đếm số lượng hàng đóng và bấm seal cho container. Thông tin mô tả hàng hóa gồm có tên hàng hóa, số kg trong 1 thùng carton, khối lượng tịnh của hàng hóa (Net weight), mã HS của mặt hàng, nhiệt độ và độ thoáng khí được lắp đặt cho container lạnh.
Ngoài ra còn có thông tin về khối lượng tổng của hàng hóa (Gross weight), thể tích (Cube Metric – CBM).
Các thông tin khác:
Các thông tin về phương thức cước phí trả trước Freight Prepaid, nơi trả cước phí là tại TP.HCM. Chở hàng từ bãi container nước xuất đến bãi container nước nhập (Container Yard – CY/CY) với số lượng là 1 container được viết bằng chữ và số.