4.2.1.1 Chứng từ và sổ sách
Tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Thành Nguyện Vĩnh Long kế toán thường sử dụng các chứng từ như:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng thông thường
- Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi của ngân hàng - Các hợp đồng kinh tế….
4.2.1.2 Luân chuyển chứng từ
Sau khi kế toán nhận được thông tin về số lượng nguyên liệu để sản xuất đã gần hết từ các bộ phận có liên quan, kế toán tiến hành mua nguyên vật liệu về để tiếp tục hoạt động sản xuất. Đối với hoạt động mua hàng hóa, doanh nghiệp có hai phương thức thanh toán là mua hàng trả ngay bằng tiền mặt đối với các
35
khoản dưới 20.000.000 đồng, còn các khoản trên 20.000.000 đồng thì chuyển khoản qua ngân hàng để được khấu trừ thuế GTGT.
Quy trình luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ phải trả người bán được thực hiện như sau: Khi kế toán nhận được hóa đơn bán hàng từ nhà cung cấp, kế toán tiến hành kiểm tra với số lượng đặt hàng và lập phiếu nhập kho hàng hóa. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên gửi cho kế toán trưởng và giám đốc để ký duyệt. Sau đó, một liên sẽ được chuyển cho bộ phận kho để theo dõi sổ chi tiết tại kho và lưu lại. Liên còn lại sẽ được gửi đến kế toán để theo dõi sổ chi tiết thanh toán và ghi vào sổ tổng hợp.
Ưu điểm:
- Quy trình luân chuyển chứng từ liên quan đến nợ phải trả tương đối đơn giản, các bộ phận thực hiện khách quan các chức năng nhiệm vụ nên kiểm soát tốt các rủi ro phát sinh.
- Việc kiểm tra, ký duyệt được thực hiện khá cẩn thận nên hạn chế sai sót Nhược điểm:
- Do các bộ phận liên hệ mật thiết với nhau nên phải kiểm tra cẩn thận, tăng cường kiểm soát về nghiệp vụ để hạn chế các sai phạm, theo dõi khoản phải trả để thanh toán đúng thời gian cho nhà cung cấp, tạo uy tín của doanh nghiệp.
36
37
4.2.1.3 Các nghiệp vụ phát sinh
Bảng 3: Tổng hợp khoản phải trả người bán phát sinh 6 tháng đầu năm 2014 Đvt: Đồng
Chỉ tiêu Số tiền
Phát sinh Nợ Phát sinh Có
Công ty CP xây dựng Vĩnh Long 407.286.690 345.223.080
Công ty Xuân Giang 710.075.470 597.296.030
DNTN Thương mại Thanh Quang 699.277.150 626.342.847
DNTN bột màu Hồng Hà 450.542.230 374.269.890
Các công ty khác 1.337.374.179 1.395.582.689
Tổng Cộng 3.604.555.719 3.338.714.536
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán – Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Thành Nguyện Vĩnh Long)
Nghiệp vụ 6
Ngày 04/04/2014 Công ty mua 50m3đá 1x2, 30m3 mi bụi và 5m3đá 0x4 của Công ty Cổ phần Vật Liệu Xây Dựng Vĩnh Long. Tổng số tiền trước thuế phải thanh toán là 18.090.909 đồng, thuếGTGT là 1.809.091 đồng.
Chứng từ liên quan (phụ lục 6) - Phiếu nhập kho số 04PNK001; - Hóa đơn GTGT số 0002913.
Nghiệp vụ 7
Ngày 04/04/2014 Doanh nghiệp chuyển tiền trả cho Doanh Nghiệp Tư Nhân Thương mại Thanh quang số tiền là 40.000.000 đồng theo chứng từ kế toán số 04NH003. Phí chuyển tiền ngân hàng là 16.500 đồng đã bao gồm thuế VAT 10%.
Chứng từ liên quan (phụ lục 7) - Phiếu kế toán 04NH003; - Ủy nhiệm chi.
Nghiệp vụ 8
Ngày 11/04/2014 Doanh nghiệp chuyển tiền trả cho công ty Xuân Giang số tiền là 70.000.000 đồng theo chứng từ kế toán số 04NH020. Phí chuyển tiền ngân hàng là 14.000 đồng đã bao gồm thuế VAT 10%.
38
Chứng từ liên quan (phụ lục 8) - Phiếu kế toán 04NH020; - Ủy nhiệm chi.
Nghiệp vụ 9
Ngày 24/04/2014 Công ty mua 103,4m3 đá 1x2. Đơn giá 272,727 đồng. Nhập kho theo phiếu số 04PNK028, Hóa đơn GTGT số: 2723 ngày 24 tháng 04.
Chứng từ liên quan (phụ lục 9) - Phiếu nhập kho số 04PNK028; - Hóa đơn GTGT số 2723.
Nghiệp vụ 10
Ngày 29/04/2014 Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0001377 của Doanh Nghiệp Tư Nhân Bột màu Hồng Hà số tiền 30.497.500 đồng.
Chứng từ kèm theo (phụ lục 10) - Phiếu nhập kho số 04PNK027; - Hóa đơn GTGT số 0001377.
Nghiệp vụ 11
Ngày 29/04/2014 Công ty mua 10.760kg củi trấu chưa thanh toán cho Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Trấu Vàng Mekong.
Chứng từ liên quan (phụ lục 11) - Phiếu nhập kho số 04PNK030; - Hóa đơn GTGT số 0000111.
4.2.1.4 Thực hiện kế toán chi tiết
Sau khi lập các chứng từ như Hóa đơn GTGT, phiếu chi,… kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để tiến hành lên sổ kế toán chi tiết tài khoản 331 cho từng khách hàng để theo dõi chi tiết các khoản phải trả người bán. Sổ kế toán chi tiết được thực hiện trên mẫu sổ của Bộ tài chính quy định, theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tương tự như các sổ khác thì khi kết xuất sổ kế toán chi tiết của doanh nghiệp thì không có hiển thị nội dung số dư lũy kế qua từng dòng nghiệp vụ phát sinh nên khó theo dõi lũy kế nợ phải trả người bán trong một thời điểm cụ thể ngay lập tức. (Phụ lục số 22).
39
4.2.1.5 Thực hiện kế toán tổng hợp
Bên cạnh việc lên sổ chi tiết, căn cứ vào các chứng từ như Hóa đơn GTGT, phiếu chi, ủy nhiệm chi của ngân hàng,… kế toán tiến hành lên sổ kế toán tổng hợp như sổ Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 331. Sổ kế toán tổng hợp được thực hiện trên mẫu sổ của Bộ tài chính quy định, theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc lên sổ tổng hợp tuân theo hình thức Nhật ký chung, mỗi nghiệp vụ phát sinh kế toán sẽ lên sổ Nhật ký chung ngaysau đó, từ sổ Nhật ký chung sẽ tiến hành lên sổ Cái tương ứng với tài khoản 331 và tài khoản đối ứng. (Phụ lục số 15).