Khi công ty ký kết hợp đồng kinh tế với khách hàng thì công ty tiến hành lập các hồ sơ và bàn giao cho khách hàng bao gồm các nội dung như mẫu mã, số lượng, giá cả, phương thức thanh toán, phương thức giao hàng,… Khi đến thời gian giao hàng thì tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng và thanh toán theo hợp đồng đã ký kết trước đó. Kế toán sẽ lên hóa đơn bán hàng và giao cho khách hàng và lập các chứng từ làm căn cứ ghi sổ chi tiết, tổng hợp và theo dõi các khoản phải thu của công ty.
4.1.1.1 Chứng từ và sổ sách
Tại công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Thành Nguyện Vĩnh Long kế toán thường sử dụng các chứng từ như:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng thông thường
- Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng,…
4.1.1.2 Luân chuyển chứng từ
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra, xét duyệt đơn đặt hàng và lập hợp đồng bán hàng. Dữ liệu từ đơn đặt hàng sẽ được phòng kinh doanh nhập dữ liệu vào phần mềm để lưu trữ lại trong tập tin đơn đặt hàng. Sau khi hợp đồng được lập xong sẽ được chuyển cho khách hàng, hợp đồng cũng sẽ được chuyển sang cho kế toán để lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được chuyển cho bộ phận kho, và được kế toán nhập vào phần mềm để tiến hành cập nhật vào tập tin xuất kho và nợ phải thu để theo dõi. Định kỳ, kế toán in các báo cáo và sổ chi tiết để lưu theo quy định.
Khi kho nhận được phiếu xuất kho bộ phận kho sẽ kiểm tra, đối chiếu dựa vào tập tin đơn đặt hàng và tiến hành thủ tục xuất kho, nội dung kiểm tra sẽ hiển
30 Hình 5: Lưu đồ luân chuyển chứng từ khi bán hàng
31
thị trên màn hình máy tính. Cuối tháng, Giám đốc sẽ nhận sổ chi tiết 131 và báo cáo công nợ khách hàng để kiểm tra đôn đốc hoạt động bán hàng.
Ưu điểm:
- Các chứng từ được lập đầy đủ phục vụ tốt cho hoạt động kế toán trong việc theo dõi chi tiết.
- Quy trình luân chuyển chứng từ khá chặt chẽ, kế toán sử dụng phần mềm kết hợp thủcông để thực hiện hạch toán nên dễdàng đối chiếu, kiểm tra.
- Các nghiệp vụ phát sinh đều được cập nhật vào tập tin lưu trữ và sử dụng khi cần thiết.
- Các hoạt động ký duyệt, kiểm tra được thực hiện thường xuyên để hạn chế sai sót và rủi ro trong quá trình hạch toán.
Nhược điểm:
- Tuy việc kiểm soát của công ty khá tốt nhưng một số chứng từ được lập vẫn thiếu ký duyệt. Nên có thể phát sinh rủi ro sai lệch sốlượng.
- Giám đốc chỉ kiểm tra đối chiếu định kỳ có thể không đưa ra quyết định chính xác cho các khoản phải thu khách hàng.
4.1.1.3 Các nghiệp vụ phát sinh
Bảng 2: Tổng hợp khoản phải thu khách hàng phát sinh 6 tháng đầu năm 2014 Đvt: Đồng
Chỉ tiêu Số tiền
Phát sinh Nợ Phát sinh Có
Công ty Thái Quảng 1.004.003.213 1.264.337.606
Công ty Xuyên Việt 893.087.999 854.819.664
Công ty Phi Hải 1.505.492.157 1.620.121.019
Công ty Thành Công 856.274.518 1.030.843.648
Khác 2.492.241.603 3.543.133.287
Tổng Cộng 6.751.099.490 8.313.255.224
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán – Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Thành Nguyện Vĩnh Long)
32
Nghiệp vụ 1
Ngày 01/04/2014 Công ty xuất bán 04 sản phẩm cống 1000H10 cho công ty CP Đầu Tư Xây Dựng Thái Quảng số tiền chưa thuế là 15.822.545 đồng, thuế GTGT là l.582.255 đồng.
Chứng từ liên quan (phụ lục 1) - Phiếu xuất kho số 04PXK001.
Nghiệp vụ 2
Ngày 04/04/2014 công ty Đoan Trang chuyển tiền Ngân hàng thanh toán nợ số tiền là 30.000.000 đồng.
Chứng từ liên quan (phụ lục 2) - Phiếu kế toán 04NH004;
- Giấy báo có số TT140940PPHG\HG2. Nghiệp vụ 3
Ngày 25/04/2014 Công ty xuất bán 92 cái cống phi 400H30, 92 cái ron cống phi 400 và 70 cái gối cống phi 400 cho CN tại Cần Thơ Công ty CP Xây Lắp III PETROLIMEX.
Chứng từ liên quan (phụ lục 3) - Phiếu xuất kho số 04PXK021; - Hóa đơn GTGT số 0000001.
Nghiệp vụ 4
Ngày 26/04/2014 Công ty xuất bán các loại cống: 127 cái 400VH, 9 cái 400H30, 104 cái 600VH, 6 cái 400VH-2m, 4 cái 400VH-3m, 4 cái 400VH-
1m, 1 cái 400H30-1m, 6 cái 600VH-1m cho Công ty CP CONFITECH Cửu
Long.
Chứng từ liên quan (phụ lục 4) - Phiếu xuất kho số 04PXK022 - Hóa đơn GTGT số 0000002.
Nghiệp vụ 5
Ngày 26/04/2014 Công ty xuất bán 2 loại ron cống: 130 cái 400, 100 cái 600; 2 loại gối cống: 250 cái 400, 192 cái 600; 3 loại cống: 6 cái 600H30, 6 cái 600VH-3m, 8 cái 600VH-2m cho Công ty CP CONFITECH Cửu Long.
33
- Phiếu xuất kho số 04PXK023 - Hóa đơn GTGT số 0000004.
Nhận xét về chứng từ và công tác kế toán phải thu:
- Về mặt chứng từ: công ty sử dụng các chứng từtheo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Đúng về mẫu chứng từ bắt buộc, chứng từhướng dẫn.
- Công ty đã đặt in hóa đơn GTGT theo hướng dẫn để phù hợp với tình hình thanh toán của công ty.
- Nội dung nghiệp vụ phát sinh trên chứng từ được viết rõ ràng, không bôi xóa đúng với nguyên tắc kế toán.
Tuy nhiên một số chứng từ vẫn chưa khớp với quy định:
- Một vài chứng từ vẫn còn sai sót như không ký đủ các chữ ký trên chứng từ, các phiếu thu, phiếu chi Giám đốc chỉ ký tên chứkhông đóng dấu điều này có thể dẫn đến việc giả mạo chữ ký.
- Sổ chi tiết các khoản phải thu chưa theo dõi được các khoản nợ còn trong thời hạn thanh toán hay hết thời hạn thanh toán.
- Các khoản phải thu công ty không phân thành ngắn hạn, dài hạn khó khăn trong việc theo dõi nợ trong kỳ và lập báo cáo tài chính.
- Khoản nợ phải thu khó đòi hoặc không đòi được là khoản thiệt hại được ghi vào chi phí và sẽ làm lợi nhuận doanh nghiệp giảm xuống. Để tuân thủ nguyên tắc thận trọng và phù hợp, kế toán ghi nhận trước các khoản nợ không có khảnăng thu hồi bằng cách lập dự phòng phải thu khó đòi. Tuy nhiên hiện tại tài khoản dự phòng khoản phải thu khó đòi của doanh nghiệp chưa được lập nên vẫn có thể xảy ra rủi ro trong quá trình thu hồi nợ.
4.1.1.4 Thực hiện kế toán chi tiết
Sau khi lập các chứng từ như Hóa đơn GTGT, phiếu thu,… kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để tiến hành lên sổ kế toán chi tiết tài khoản 131 cho từng khách hàng để theo dõi chi tiết các khoản phải thu. Sổ kế toán chi tiết được thực hiện trên mẫu sổ của Bộ tài chính quy định, theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
34
Tuy nhiên, khi kết xuất sổ kế toán chi tiết của doanh nghiệp thì không có hiển thị nội dung số dư lũy kế qua từng dòng nghiệp vụ phát sinh nên khó theo dõi lũy kế nợ phải thu trong một thời điểm cụ thể ngay lập tức. (Phụ lục số 21).
4.1.1.5 Thực hiện kế toán tổng hợp
Bên cạnh việc lên sổ chi tiết, căn cứ vào các chứng từ như Hóa đơn GTGT, phiếu thu… kế toán tiến hành lên sổ kế toán tổng hợp như sổ Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 131. Sổ kế toán tổng hợp được thực hiện trên mẫu sổ của Bộ tài chính quy định, theo dõi chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc lên sổ tổng hợp tuân theo hình thức Nhật ký chung, mỗi nghiệp vụ phát sinh kế toán sẽ lên sổ Nhật ký chung ngay sau đó, từ sổ Nhật ký chung sẽ tiến hành lên sổ Cái tương ứng với tài khoản 131 và tài khoản đối ứng.
Về mẫu sổ doanh nghiệp thực hiện đúng mẫu theo quy định, nội dung kế toán được phản ánh trên màn hình máy tính rất đầy đủ nhưng đến khi kết xuất dữ liệu từ hệ thống phần mềm thì cột Nhật ký chung về số thứ tự dòng thì không có điền đầy đủ, đây là do lỗi của phần mềm được thiết kế nên khi in các sổ sách lưu trữ thì không thể kiểm tra đối chiếu giữa các sổ Cái và sổ Nhật ký chung dễ dàng, gây khó khan trong quá trình kiểm soát dữ liệu. (Phụ lục số 14).