CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY

- 

3.2. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY

3.2.1. Chức năng của công ty

Công ty TNHH MTV Thiên Châu là công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực phân phối sản phẩm tin học nhƣ: các thiết bị, linh phụ kiện máy tính nhƣ: chuột, bàn phím, HDD, ….

Lắp đặt máy tính, linh kiện và thiết bị ngoại vi.

Ngoài ra, công ty còn có các dịch vụ sửa chữa, cài đặt, bảo trì hệ thống và linh kiện máy tính.

3.2.2. Nhiệm vụ của công ty

- Với phƣơng châm “Hợp tác cùng thành công”, Thiên Châu luôn mong muốn mang lại cho khách hàng những sản phẩm chất lƣợng với giá cả tốt nhất. Đồng

Trang 24

thời, cũng mang đến cho khách hàng những dịch vụ sửa chữa, bảo hành chuyên nghiệp Nhanh - Rẻ - Uy tín - Chất lƣợng.

- Tích luỹ nguồn vốn để sản xuất kinh doanh, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn hiện có, giữ vững tỷ lệ bảo toàn vốn và phát triển vốn đồng thời làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho Ngân sách Nhà nƣớc.

- Nghiên cứu việc kinh doanh theo nhu cầu của thị trƣờng để nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ.

- Tuân thủ mọi chủ trƣơng, chính sách của Nhà nƣớc, thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế mà công ty đã ký kết.

- Thực hiện chế độ phân phối theo lao động, chăm lo đời sống vật chất cũng nhƣ tinh thần cho đội ngũ nhân viên. Nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên trực tiếp sản xuất bằng cách đào tạo dài hạn.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh của mình để thực hiện mục đích và nội dung hoạt động của Công ty.

3.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC PHÒNG BAN PHÒNG BAN

3.3.1. Cơ cấu tổ chức

Nguồn: Phòng tổ chức nhân sự công ty Thiên Châu

Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức công ty Thiên Châu

GIÁM ĐỐC

MARKETING KINH DOANH

KẾ TOÁN

KHO & GIAO NHẬN

BẢO HÀNH & KỸ THUẬT

CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

Trang 25

3.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban

- Giám đốc: là ngƣời đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh; là ngƣời trực tiếp tổ chức và điều hành.

- Phòng kinh doanh: cung cấp cho giám đốc về mọi hoạt động kinh doanh hàng hoá; tổ chức marketing, nghiên cứu thị trƣờng, thực hiện các giao dịch mua bán; quảng bá tiếp thị cho công ty; đề ra các kế hoạch nhằm tối đa hoá lợi nhuận.

- Phòng Marketing: lập kế hoạch đề xuất và thực hiện các chƣơng trình khuyến mãi, quảng cáo hỗ trợ kinh doanh.

- Phòng kế toán: lập và lƣu trữ các chứng từ của toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh theo chế độ hiện hành; thực hiện công tác kế toán; đề xuất các giải pháp để nâng cao năng suất sử dụng vốn, giảm chi phí.

- Kho giao và nhận: quản lý và báo cáo tình hình nhập, xuất kho và giao nhận hàng hoá.

- Phòng bảo hành và kỹ thuật: tổ chức lắp ráp máy vi tính, linh kiện điện tử; giải quyết các vấn đề về máy móc trong nội bộ công ty; thực hiện dịch vụ bảo hành và sửa chữa cho khách hàng; kiểm tra chất lƣợng hàng hoá lúc nhập cũng nhƣ lúc xuất cho khách hàng.

- Phòng chăm sóc khách hàng: thu nhận thông tin phản hồi từ khách hàng và giải quyết các vấn đề thắc mắc về kinh doanh, chƣơng trình marketing, bảo hành,…

3.4. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 3.4.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 3.4.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Công ty TNHH MTV Thiên Châu hiện tại là chi nhánh cấp 1, có mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Theo hình thức này, toàn công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm. Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của công ty. Phòng kế toán lƣu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán của doanh nghiệp.

Trang 26

Hình 3.2 Sơ đồ phòng kế toán Công ty Thiên Châu

3.4.2. Nhiệm vụ, chức năng các bộ phận kế toán - Kế toán trƣởng - Kế toán trƣởng

+ Tham mƣu cho giám đốc về tổ chức thực hiện công tác kế toán tài chính. + Phụ trách chỉ đạo phòng kế toán, xem xét việc ghi chép chứng từ,sổ sách lƣu trữ, quản lý hồ sơ kế toán và xử lý kịp thời các sai sót.

+ Kết hợp cùng kế toán tổng hợp lập các báo cáo tài chính, phân tích báo cáo tài chính để nắm bắt tình hình tài chính và báo cáo kịp thời cho cấp trên.

+ Tham mƣu trong các cuộc họp và ký các hợp đồng tín dụng. + Chịu trách nhiệm với cơ quan thuế về cục quản lý vốn. - Kế toán tổng hợp

+ Tập hợp số liệu từ kế toán chi tiết, tiến hành hạch toán tổng hợp. + Tập hợp doanh thu và chi phí để xác định kết quả kinh doanh.

+ Lập báo cáo dƣới sự hƣớng dẫn của kế toán trƣởng để nộp cho cấp trên.

- Kế toán công nợ

+ Tổ chức ghi chép, phản ánh và tổng hợp các số liệu về tình hình phải thu, phải trả của công ty.

+ Lập báo cáo phải thu, phải trả.

+ Theo dõi các khoản nợ khó đòi và lập dự phòng đối với các khoản nợ này. - Thủ quỹ

+ Tổ chức ghi chép, theo dõi chi tiết tình hình thu chi tiền mặt. + Tính toán lƣơng và các khoản trích theo lƣơng quy định.

+ Theo dõi tình hình tồn quỹ tại quỹ và ngân hàng để kịp thời phát hiện khi có chênh lệch giữa thực tế và sổ sách.

+ Lập báo cáo quỹ hằng ngày.

- Kế toán kho, bán hàng + Lập hoá đơn bán hàng

+ Theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn từng loại hàng hoá.

+ Tham gia công tác kiểm kê, báo cáo tồn kho thực kiểm so với sổ sách vào cuối tháng.

Trang 27

3.4.3. Hình thức sổ kế toán áp dụng

Ghi chú

Hình 3.3 Sơ đồ hình thức kế toán

- Chứng từ kế toán (chứng từ gốc): là các chứng từ, các tài liệu phát sinh ở khâu đầu tiên ở nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ gốc phải có đầy đủ chữ ký của những ngƣời có trách nhiệm và phản ánh nội dung, số liệu đầy đủ, chính xác, trung thực.

- Chứng từ ghi sổ: là chứng từ rời kèm theo chứng từ gốc đƣợc lƣu trữ bảo quản cẩn thận. Sổ quỹ Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày

Trang 28

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là tổng hợp ghi chép quản lý chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian và kiểm tra đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh.

- Bảng tổng hợp chi tiết: dựa vào sổ kế toán chi tiết cuối tháng lập bảng tổng hợp chi tiết để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu với sổ cái.

- Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp đƣợc mở cho từng tài khoản để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối chiếu số liệu ghi chép trên sổ cái với số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết.

- Bảng cân đối số phát sinh: để tổng hợp số liệu từ sổ cái để lập báo cáo tài chính.

3.4.4. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại công ty

- Công ty TNHH Một Thành Viên Thiên Châu sử dụng hệ thống tài khoản đúng theo quy định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính.

- Công ty áp dụng hình thức kế toán: Chứng từ ghi sổ. - Các phƣơng pháp kế toán cơ bản tại Công ty:

Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho: phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.

Phƣơng pháp tính giá xuất kho: FIFO (nhập trƣớc, xuất trƣớc) Phƣơng pháp tính thuế GTGT: khấu trừ thuế.

Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến 31/12

Hằng ngày, kế toán phụ trách từng phần căn cứ vào các chứng từ gốc (chứng từ kế toán) hoặc bảng chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra để lập các chứng từ ghi sổ có đầy đủ chữ ký và dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Căn cứ vào chừng từ ghi sổ đã đƣợc lập kế toán tổng hợp ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, và đƣợc dùng để ghi vào sổ cái.

Cuối tháng, kế toán tổng hợp phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dƣ của từng tài khoản trên sổ cái, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) khớp đúng, kế toán tiến hành lấy số liệu ở bảng cân đối số phát sinh để lập báo cáo tài chính và các báo cáo khác.

Trang 29

3.5. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỪ NĂM 2010 ĐẾN NĂM 2012 CÔNG TY TỪ NĂM 2010 ĐẾN NĂM 2012

3.5.1. Phân tích khái quát kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2010 đến năm 2012 2010 đến năm 2012

Nguồn: phòng Kế toán công ty Thiên Châu

Hình 3.4 Biểu đồ doanh thu, chi phí, lợi nhuận từ năm 2010 đến năm 2012

Qua biểu đồ, ta thấy tổng doanh thu của công ty tăng giảm không đều qua các năm. Trong đó, doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ là nguồn thu chủ yếu của công ty, doanh thu tài chính và thu nhập khác chỉ chiếm dƣới 1% so với tổng doanh thu. Cụ thể, doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ từ năm 2010 – 2011 tăng từ 28,399 tỷ đồng lên đến 31,365 tỷ đồng, tăng 10,44% so với năm 2010; nhƣng năm 2012 doanh thu thuần công ty giảm từ 31,365 tỷ đồng xuống 29,510 tỷ đồng, giảm 5,91% so với năm 2011. Nguyên nhân là do ảnh hƣởng của cuộc khủng hoảng kinh tế, ngƣời dân hạn chế mua sắm, dẫn đến tình hình tiêu thụ các loại sản phẩm giảm nhƣng doanh thu thuần vẫn ở mức tăng hơn so với năm 2010. Đó là do sự nổ lực phấn đấu không ngừng của công ty nâng cao chất lƣợng sản phẩm và tìm kiếm nhiều đối tác mới nhằm vƣợt qua khó khăn.

Tuy nhiên, cùng với sự tăng giảm không đều của doanh thu thì chi phí cũng tăng giảm theo doanh thu với tốc độ khá nhanh. Tổng chi phí năm 2010 là 25,409 tỷ đồng đến năm 2011 là 28,115 tỷ đồng tăng 10,65%, đến năm 2012 tổng chi phí là 26,960 đồng giảm 4,1% so với năm 2011. Chi phí tăng chủ yếu là do giá vốn hàng bán, chi phí quản lý kinh doanh (bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp) luôn tăng cao qua các năm. Trong đó, giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng tăng cao nhất trong tổng chi phí, nguyên nhân chủ yếu là do công ty nhập hàng từ bên ngoài, không trực tiếp sản xuất, giá cả các sản phẩm tăng dẫn đến giá vốn hàng bán của công ty theo. Thêm vào đó là chi phí quản lý kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng giảm theo doanh thu qua các năm. Do lạm phát trong những năm vừa qua làm cho giá cả thị trƣờng một số mặt hàng thiết yếu nhƣ: xăng dầu, điện, văn phòng phẩm,… đều tăng nên những chi phí vận chuyển, chi tiếp khách, lƣơng cho nhân viên quản lý… cũng tăng theo làm cho chi phí quản lý kinh doanh tăng qua các năm. Tiếp đến là khoản tăng của chi phí tài chính. Cụ thể năm 2011, chi phí tài chính là 723 triệu đồng tăng 0,98% so với năm 2010. Năm 2012, chi phí tài chính của công ty giảm 13,42% so với năm 2011. Nguyên nhân chủ yếu của khoản chi phí tài chính này là do chi phí lãi vay. Trong năm 2012 lãi suất cho vay đã đƣợc hạ nhiệt dao động trong khoảng từ 12-15%/năm.

28,399 25,409 3,081 31,365 28,115 3,250 29,510 26,960 2,550 0 5,000 10,000 15,000 20,000 25,000 30,000 35,000 Triệu đồng 2010 2011 2012 Năm

Trang 30

Mặc dù tổng doanh thu rất cao và tăng qua các năm nhƣng do tỷ lệ chi phí luôn tăng cao hơn tỷ lệ tăng doanh thu nên làm lợi nhuận vẫn còn thấp và thậm chí bị giảm. Điển hình là lợi nhuận năm 2012 giảm còn 4,571 tỷ đồng so với năm 2011, bị sụt giảm 9,7% so với năm 2011. Điều này cho thấy tình hình kinh doanh của công ty là chƣa thật sự tốt, lợi nhuận bị sụt giảm cũng cho thấy đƣợc sự kiểm soát chi phí còn hạn chế, chƣa tiết kiệm tối đa để tạo lợi nhuận tốt nhất cho công ty. Để biết đƣợc tình hình hoạt động của công ty sang năm 2013 ra sao, ta xem xét báo cáo thu nhập của công ty trong 6 tháng đầu năm 2013 và so sánh với 6 tháng đầu năm 2012.

Trang 31

Bảng 3.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 6 tháng đầu năm 2013

ĐVT: 1.000 đồng 6 tháng đầu năm 2012 6 tháng đầu năm 2013 Chênh lệch Giá trị Tỷ lệ

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 17.330.150 18.566.775 1.236.625 7,14%

Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0 -

Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 17.330.150 18.566.775 1.236.625 7,14%

Giá vốn hàng bán 14.012.500 14.861.028 848.528 6,06%

Lợi nhuận gộp 3.317.650 3.705.747 388.097 11,70%

Doanh thu hoạt động tài chính - - - -

Chi phí tài chính - - - -

Trong đó: CP lãi vay - - - -

Chi phí bán hang 999.120 1.016.363 17.243 1,73%

Chi phí quản lý doanh nghiệp 634.008 643.382 9.374 1,48%

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 1.684.522 2.046.002 361.480 21,46% Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế 1.684.522 2.046.002 361.480 21,46%

Chi phí thuế TNDN 421.131 670.980 249.850 59,33%

Lợi nhuận sau thuế TNDN 1.263.392 1.375.022 111.631 8,84%

Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH MTV Thiên Châu

Trang 32

Qua bảng số liệu cho ta thấy tổng doanh thu thuần 6 tháng đầu năm 2013 tăng so với 6 tháng đầu năm 2012. Điều này thể hiện công ty đang dần mở rộng thị trƣờng, tìm kiếm nhiều đối tác mới, tăng quy mô hoạt động, nâng vị thế của mình. Cụ thể, trong 6 tháng đầu năm 2013, doanh thu đạt 18.566 triệuđồng, tăng 1.237 triệu đồng tƣơng đƣơng với 7,14% so với cùng kỳ năm ngoái. Nguyên nhân là do công ty đã có những chính sách đổi mới trong kinh doanh nhƣ: nâng cao chất lƣợng dịch vụ, đào tạo nhân viên một cách chuyên nghiệp làm cho doanh số bán ra tăng vƣợt so với cùng kỳ 6 tháng đầu năm 2012.

Song song với việc tăng doanh thu, thì chi phí kinh doanh cũng tăng theo trong 6 tháng đầu năm 2013, trong đó, chi phí bán hàng chiếm tỷ trọng cao nhất và cũng tăng cao trong 6 tháng đầu năm 2013 tƣơng đƣơng 1,73% so với cùng kỳ 6 tháng đầu năm 2012, là do doanh thu bán hàng của công ty tăng dẫn đến chi phí bán hàng cũng tăng theo. Nhƣ vậy, Giá vốn hàng bán tuy có tăng hơn tốc độ tăng doanh thu nhƣng không lớn, chứng tỏ ít có biến động. Công ty đang quản lý tốt đầu vào sản phẩm, nhƣ vậy công ty cần kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp và nhất là chi phí bán hàng để có thể tăng nhanh lợi nhuận trong chu kỳ kinh doanh tiếp theo.

Trong 6 tháng đầu năm 2013, Chi phí thuế TNDN hiện hành là 670 triệu đồng, cao hơn cùng kỳ tới 249,850 triệu đồng, tăng 59,33%. Nguyên nhân là do tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế của 6 tháng đầu năm 2013 cao hơn so với cùng kỳ năm