người lao động
Các công cụ tổ chức - hành chính có vai trò quan trọng trong việc duy trì sự hoạt động của doanh nghiệp thông suốt và có kỷ cương, nề nếp, rèn luyện cho NLĐ ý thức tổ chức kỷ luật để đạt được kết quả cao nhất.
50
3.2.2.1. Công cụ tổ chức
- Mô hình cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến - chức năng là sự kết hợp các quan hệ điều khiển - phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mưu - hướng dẫn ở mỗi cấp. Mô hình này tạo cho tổ chức một khung hành chính vững chắc .
- Quy chế hoạt động
Công ty ban hành bộ quy chế hoạt động trong đó quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí, từng bộ phận và trách nhiệm phối hợp giữa các bộ phận, giữa con người với nhau trong công ty và quy định về các chính sách, chế độ đãi ngộ cho NLĐ; về khen thưởng, kỷ luật... Đây là cơ sở để thực hiện quản lý lao động và chi trả các chế độ cho NLĐ.
- Ra quyết định và giám sát sự thực hiện quyết định của các nhà quản lý Cơ chế giám sát của các nhà quản lý thông qua nhiều kênh thông tin khác nhau, như: theo dõi qua bảng chấm công hàng tháng, kiểm tra đột xuất, lấy ý kiến đóng góp trực tiếp của NLĐ, khảo sát ý kiến của khách hàng, lấy ý kiến nơi cư trú của NLĐ hàng năm... để làm cơ sở đánh giá cán bộ, nhân viên, từ đó mà có những chính sách, biện pháp phù hợp để chỉ đạo NLĐ cũng như công việc của họ. NLĐ không những bị ràng buộc bởi các quy định của công ty mà còn chịu sự quản lý của địa phương nơi cư trú. Việc thực hiện giám sát này nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm và hạn chế sự vi phạm của NLĐ trong công tác cũng như trong cuộc sống, .
- Uỷ quyền và trao quyền
Thực hiện uỷ quyền và trao quyền trong quản lý, điều hành công việc, theo đó, các trưởng bộ phận có quyền ra quyết định về tài chính, nhân sự và những công việc thuộc trách nhiệm của bộ phận mình trong khuôn khổ điều lệ
51
của công ty, tạo cho nhà quản trị cấp dưới chủ động hơn trong điều hành công việc. Cụ thể:
+ Về tài chính: quyết định và chịu trách nhiệm về tài chính của bộ phận mình quản lý trong phạm vi 20.000.000 đồng trở xuống.
+ Về nhân sự: quyết định và chịu trách nhiệm về bố trí, sắp xếp công việc và đánh giá sự thực hiện công việc của nhân viên dưới quyền thuộc bộ phận mình quản lý. (bao gồm cả cho phép nhân viên được nghỉ việc theo quy định).
+ Quyết định và chịu trách nhiệm về những công việc thuộc trách nhiệm của bộ phận mình quản lý, như khách hàng, hợp đồng, phương tiện...
- Các thiết chế khác
+ Tổ chức công đoàn: Công ty có tổ chức công đoàn với tổng số công
đoàn viên đến tháng 12/2014 là 86 người. Tổ chức công đoàn là tổ chức đại diện cho quyền lợi hợp pháp của NLĐ trong công ty; tuyên truyền, vận động, giáo dục NLĐ thực hiện nhiệm vụ SXKD an toàn, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm, dịch vụ; tham gia ý kiến vào quá trình hoạch định và thực hiện các chính sách liên quan đến NLĐ, như tuyển dụng, đãi ngộ (trong đó công đoàn có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn lao động, tạo môi trường làm việc thân thiện trong toàn công ty và công tác chi trả các chế độ bảo hiểm cho NLĐ).
3.2.2.2. Công cụ hành chính
- Luật Lao động, Luật BHXH và các văn bản cụ thể hoá Luật Lao động, Luật BHXH với những quy định bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện các chế độ, chính sách cho NLĐ. Công ty thực hiện các chính sách và chế độ đối với NLĐ theo quy định của Luật Lao động, Luật BHXH, như: tuyển dụng, lương, thưởng, phúc lợi, BHXH, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi,... đảm
52
bảo tính khách quan và bình đẳng cho mọi người. Chính sự ràng buộc pháp lý về quyền và lợi ích của NLĐ đã tạo sự tin tưởng, an tâm cho NLĐ khi làm việc trong các doanh nghiệp.
- Các định mức kinh tế kỹ thuật: Các tiêu chuẩn về nguyên, nhiên vật liệu đầu vào cho quá trình SXKD; các định mức sử dụng nhiên liệu, định mức trong sử dụng văn phòng phẩm, điện nước, định mức chi phí sử dụng điện thoại, chi phí văn phòng, chi phí tiếp khách...được giao cụ thể cho từng bộ phận (ví dụ định mức văn phòng phẩm 120.000 đồng/người/tháng đối với lao động gián tiếp); các tiêu chuẩn của đầu ra (chất lượng sản phẩm, dịch vụ, chất lượng công việc). Hàng tháng các bộ phận phải có báo cáo cho lãnh đạo công ty (qua phòng tổ chức - hành chính). Các định mức kinh tế kỹ thuật được coi như là công cụ hành chính để tạo động lực làm việc, vì nó bắt buộc NLĐ phải tìm cách tiết kiệm nguyên, nhiên vật liệu trong quá trình SXKD; đồng thời kích thích họ tìm giải pháp cải tiến kỹ thuật để nâng cao NSLĐ.
- Các quy định hành chính:
+ Thời gian làm việc: thời gian làm việc của bộ phận văn phòng là 8h/ngày và 5 ngày/tuần, lao động trực tiếp làm việc theo khối lượng công việc và thực tế công việc phát sinh tại bộ phận, nhưng không quá 10h/ngày và 28 ngày/tháng.
+ Giờ làm việc: Buổi sáng từ 7h30 đến 11h30, buổi chiều từ 13h đến 17h. + Kỷ luật lao động: NLĐ phải sử dụng đồng phục và các thiết bị, phương tiện đảm bảo an toàn trong quá trình làm việc, tuân thủ quy trình làm việc chặt chẽ (như quy trình giao, nhận tiền với khách hàng, quy trình thanh toán ngân hàng...; trường hợp NLĐ vi phạm sẽ cho nghỉ việc ngày hôm đó và tính vào ngày nghỉ không phép, làm cơ sở cho xếp loại cuối tháng.
Sử dụng hợp lý các biện pháp xử lý về vi phạm kỷ luật lao động. Công ty thường áp dụng hình thức phê bình, khiển trách và cảnh cáo đi đôi với tuyên truyền giáo dục, nhằm duy trì trật tự kỷ cương trong toàn hệ thống và răn đe
53
những lao động thiếu ý thức trách nhiệm, lơ là trong công việc hoặc làm sai quy định gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty, làm mất đoàn kết nội bộ..., tạo sự công bằng trong nhìn nhận và đánh giá nhân viên.
Những công cụ tổ chức - hành chính công ty sử dụng đã tạo nên kỷ cương, nề nếp trong quá trình làm việc của NLĐ. Sự ràng buộc bởi các quy định và định mức tác động nâng cao ý thức trách nhiệm trong công việc, ý thức tiết kiệm trong sử dụng nguyên, nhiên vật liệu, giúp giảm chi phí phát sinh, nâng cao hiệu quả SXKD.