Ký hợp đồng xuất khẩu hàng hoá
Các phòng nghiệp vụ dựa trên kết quả tìm hiểu thị trường, khách hàng nước ngoài đồng thời dựa vào mối quan hệ với khách hàng cũng như đối tác nước ngoài để lập kế hoạch kinh doanh trong kỳ.Sau đó các phòng lập phương án xuất khẩu hàng hoá trình lên Ban giám đốc, Kể toán trưởng ký duyệt. Phương án kinh doanh hàng xuất khẩu trong kỳ bao gồm
- Thông tin về loại mặt hàng xuất khẩu - Thông tin vê khách hàng nước ngoài - Thông tin về nhà cung cấp trong nước - Tổng giá trị hợp đồng
- Số lượng hàng xuất khẩu
- Danh mục chi phí, giá vốn ,giá bán, lợi nhuận của lô hang xuất khẩu - Phương tiện thanh toán và phương thức giao hàng
- Cam kết trách nhiệm của phòng nghiệp vụ trong công tác ghi nhận, quản lý hàng hoá, thu và nộp tiền
Sau khi xem xét tính khả thi của phương án kinh doanh Giám đốc và kế toán trưởng phải phê duyệt, ký và đóng dấu.
Tiến hành mua hàng, chế biến hàng hoá xuất khẩu
Kí hợp đồng xuất khẩu Khiếu nại(nếu có) Làm thủ tục thanh toán Xuất hàng và gửi chứng từ cho khách hàng Làm thủ tục hải quan Ký hợp đồng thuê tàu Kiểm tra hàng xuất khẩu Chuẩn bị hàng xuất khẩu Xin giấy phép xuất khẩu Kiểm tra L/C của khách Thu mua chế biến hàng xuất khẩu
Sau khi xem xét kĩ lưỡng phương án kinh doanh, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng các phòng nghiệp vụ tìm kiếm nguồn hàng, kí kết hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu với người bán trong nước.Hàng hoá mua về có thể nhập kho hoặc xuất thẳng nhưng phổ biến là giao thẳng để đảm bảo vốn, tránh tình trạng lưu kho và giảm chi phí.
Một số hàng xuất khẩu do công ty sản xuất
Xin giấy phép xuất khẩu
Chuẩn bị mặt hàng đã kí kết trong hợp đồng, theo đúng số lượng chất lượng quy cách….
Kiểm tra hàng xuất khẩu
Đây là khâu cuối cùng để xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài để tránh tình trạng hàng sai quy cách phẩm chất …giảm tối đa các chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài
Xuất hàng và gửi chứng từ cho khách hàng.
Sau khi kí kết xong hợp đồng Công ty tiến hành giao hàng và gửi toàn bộ chứng từ cho khách hàng . Cán bộ phòng kinh doanh trực tiếp liên hệ với khách hàng để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng cả hai bên theo đúng thời hạn và những quy định đã ghi trong hợp đồng. Khi hàng được giao cho nước ngoài nhân viên phòng nghiệp vụ đồng thời phải giao cho khách hàng bộ chứng từ bao gồm: Hoá đơn thương mại( Comercial Invoice ), vận đơn ( Bill of Lading - B/L), Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certifficate of quantity), giấy chứng nhận chất lượng ( Certifficate of quality), phiếu đóng gói (Parking List), chứng từ bảo hiểm (Insurance certifficate) và tiến hành điền đầy đủ vào tờ khai hải quan để xuất khẩu hàng hoá theo đúng quy định
Làm thủ tục thanh toán
Khi bên mua là khách hàng nước ngoài đã nhận được hàng và kiểm nhận hàng hoá phù hợp với tiêu chuẩn, quy cách đã quy định trong hợp đồng khách hàng tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp là Công ty. Phương thức thanh toán , thời gian thanh toán đã được quy định cụ thể trong hợp đồng ngoại
Khiếu nại
Sau khi hoàn tất hợp đồng xuất khẩu hàng hoá thì hai bên tiến hành thanh thanh lý hợp đồng và kết thúc nghiệp vụ. nội dung bản thanh lý bao gồm
- Các khoản chi phí tính cho mỗi bên - Khoản tiền bên mua trả cho bên bán
- Hợp đồng được thức hiện theo thoả thuận của hai bên
Khi kết thúc hợp đồng nếu hai bên có khiếu nại tranh chấp sẽ được tiến hành giả quyết theo thoả thuận
Tuy nhiên tuỳ nghiệp vụ cụ thể mà trình tự này có thể thay đổi
2.2.2.Đặc điểm hàng hoá khẩu của công ty
Cũng giống như hầu hết các sản phẩm nông sản, rau quả là mặt hàng mang tính chất thời vụ, do đặc điểm này nên giá cả thu mua và chất lượng của sản phẩm không ổn định. Vào đúng mùa vụ thì số lượng rau quả nhiều và chất lượng cũng khá đảm bảo giá cả thu mua cũng phải chăng. Ngược lại vào lúc trái vụ hàng hoá trở nên khan hiếm, chất lượng hàng thường kém và không đồng đều, giá cả lại cao điều này ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm xuất khẩu, giảm khả năng cạnh tranh hàng của Công ty với Công ty khác trên thị trường. Chính vì vậy, đối doanh nghiệp XNK rau quả thì việc nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước là rất cần thiết để có thể đưa ra kế hoạch thu mua một cách hợp lý. Ngoài ra do đặc điểm thu mua theo thời vụ nên hoạt động thu mua hàng rau quả thường diễn ra trong thời gian ngắn , vì vậy để có thể thu gom được đủ số hàng thì Công ty phải có mạng lưới thu mua rộng khắp và phải chuẩn bị một sổ lượng vốn đủ lớn để công tác thu mua đạt hiệu quả.
Do hoa quả là mặt hàng được tiêu dùng hàng ngày, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ và tính mạng của người tiêu dùng, nên phải có hệ thống tiêu chuẩn chất lượng cho mặt hàng này. Đối một số nước nhập khẩu rau quả, họ thường đặt ra những tiêu chuẩn như: tiêu chuẩn chất lượng , tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm dịch xuất xứ....Vì vậy để có thể xuất khẩu vào thị trường khó tính này buộc doanh nghiệp phải đáp ứng những yêu cầu mà họ đặt ra.
Các sản phẩm rau quả rất khó bảo quản, dễ chịu những tác động xấu từ môi trường xung quanh, không có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng riêng, và chu kỳ sống của sản phẩm rất ngắn( vài ngày, vài tuần đối rau quả tươi) vì vậy nếu không có chế độ bảo quản hợp lý thì hàng hoá rẩ dễ bị thối, hỏng làm ảnh hưởngđến hiệu quả kinh doanh chung của toàn Công ty.
Ngày nay, đời sống của người dân ngày càng được nâng cao, nhu cầu được tiêu dùng những sản phẩm có chất lượng tốt là tất yếu đặc biệt là đối sản phẩm tiêu dùng hàng ngày như rau quả ... nắm được điều này Công ty đã có những chính sách để đa dạng hoá ngành hàng, phong phú trong chủng loại sản phẩm ... Cụ thể những ngành hàng xuất khẩu chủ yếu của Công ty như sau:
- Các loại hoa quả tươi: chuối, dứa , cam , dưa hấu, nhãn, vải...
- Các loại rau tươi: bắp cải, xu hào, cà rốt, dưa chuột, súp lơ, khoai tây, cà chua... - Các loại hoa quả chế biến: long nhãn vải thiều, hạt sen, quế hồi , mận...
- Các loại sản phẩm đóng hộp: dưa chuột, dâu, dứa, cà muối, vải, dưa bao tử, nấm trắng, nấm rơm, măng, ngô bao tử , thạch agar..
Công ty còn kinh doanh xuất khẩu các loại gia vị: gừng, hạt tiêu , hạt điều , gừng, hành , tỏi, nghệ , chè, cả phê....
Với chính sách này Công ty còn đáp ứng được đại bộ nhu cầu trong và ngoài nước