Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định, thực
hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông
Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
Giám đốc công ty: Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động hàng ngày
khác của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao;
Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị. Thực hiện kế hoạch kinh doanh & phương án đầu tư của Công ty;
Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty. Ngoài ra còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác & tuân thủ một số nghĩa vụ của người quản lý Công ty theo Luật pháp quy định
Phó giám đốc kỹ thuật: Là người giúp việc cho giám đốc điều hành toàn bộ dự án, khi cần có thể thay
thế giám đốc điều hành chung toàn bộ vấn đề trong công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc được giao. Giám đốc và phó giám đốc kỹ thuật thông qua các phòng ban để điều hành đội thi công triển khai thi công công trình, hạng mục công trình đúng tiến độ hợp đồng và đúng yêu cầu kỹ thuật của dự án.
Phó giám đốc tài chính: Có chức năng thu thập, xử lý, cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết
quả kinh doanh của công ty. Kiểm tra, đối chiếu, luân chuyển, lưu trữ chứng từ kế toán để làm căn cứ ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp và lập báo cáo tài chính. Đồng thời, căn cứ vào số liệu dự toán của phòng kế hoạch kỹ thuật cung cấp, phòng kế toán lên kế hoạch tài chính để mua vật tư, giám sát các khoản mục chi phí xem đã hợp lý chưa và làm thủ tục thanh quyết toán công trình, hạng mục công trình. Phòng tài chính kế toán có trách nhiệm tổng hợp tình hình sử dụng vật tư cho từng công trình, hạng mục công trình để kịp thời cung cấp số liệu cho các phòng ban có liên quan.
Phòng đầu tư và quản lý dự án : Ngoài các chức năng tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty và kỹ
thuật thi công, đấu thầu và quản lý dự án. Phòng còn phải đảm bảo tổ chức thi công, theo dõi tiến độ, chất lượng, biện pháp an toàn lao động tại các công trình. Kiểm tra việc soạn thảo các văn bản ghi nhớ, các hợp đồng kinh tế, các hợp đồng giao nhận thầu xây lắp để trình lãnh đạo Công ty phê duyệt. Đánh giá, lựa chọn các nhà thầu phụ tham gia thi công hoặc cung ứng vật tư là một trong những nhiệm vụ Phòng vì liên quan trực tiếp đến tiến độ và chất lượng công trình.
Phòng kỹ thuật thi công: Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc trong lĩnh vực quản lý kỹ thuật, thi
công; các biện pháp kỹ thuật, quy trình, quy phạm trong lĩnh vực xây dựng. • Kiểm tra hồ sơ thiết kế, dự toán của các công trình và dự án. • Lập thủ tục, hồ sơ tham dự thầu, nhận thầu.
• Lập thiết kế quy hoạch tổng mặt bằng, thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật và dự toán đầu tư xây dựng.
• Lập kế hoạch kiểm tra, xây dựng phương án an toàn lao động và chịu trách nhiệm về chất lượng thi công tại công trình.
• Phối hợp các Đội thi công thực hiện kiểm tra nghiệm thu từng phần cũng như toàn bộ công trình. Tham gia thiết kế phương án kiến trúc, kết cấu cho các dự án.
Phòng kế hoạch : Phòng kế hoạch lập toàn bộ kế hoạch thực hiện dự án để phòng tài chính kế toán
chuẩn bị nguồn kinh phí thực hiện. Đồng thời, chỉ đạo các đội thi công, bộ phận dự án thực hiện đúng kỹ thuật và tiến độ.
Phòng tổ chức hành chính: có chức năng tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực
hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty. Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nộ quy, quy chế công ty. Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc công ty
Phòng tài chính kế toán: Phòng tài chính Kế toán có chức năng kiểm soát tình hình tài chính của đơn
vị. Kiểm soát định mức chi phí tiêu hao vật tư, nhiên liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thi công theo đúng quy định tại các đơn vị trực tiếp sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí sản xuất, phấn đấu hạ giá thành sản phẩm. Phòng có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ và kịp thời việc thanh toán nghĩa vụ đối với NSNN, tiền lương và các chế độ khác cho CBCNV. Thực hiện các báo cáo tài chính theo quy định.
2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Bộ máy kế toán của công ty cổ phần đầu tư xây dựng và Thương mại Hải Phát gồm 4 người được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý bộ máy và trình độ kế toán của công ty. Mọi công việc kế toán đều được thực hiện ở bộ phận kế toán từ khâu tập hợp chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán. Chính nhờ sự tập trung của công tác kế toán này mà công ty nắm được toàn bộ thông tin để kiểm tra, đánh giá, chỉ đạo kịp thời.
Sau đây là sơ đồ minh hoạ tổ chức bộ máy kế toán của công ty: