Vốn là điều kiện tiờn quyết khụng thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường, do đú việc chủ động xõy dựng kế hoạch huy động và sử dụng vốn lưu động là biện phỏp cần thiết, nhằm nõng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở doanh nghiệp.
Thực tế cụng tỏc quản lý, tổ chức huy động và sử dụng vốn lưu động ở cụng ty cho thấy cũn nhiều tồn tại, hạn chế như đó nờu ở chương 2, do đú ảnh hưởng xấu đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở cụng ty. Vậy để đảm bảo cho việc sử dụng vốn lưu động đạt hiệu quả cao thỡ khi lập kế hoạch huy động và sử dụng vốn lưu động cụng ty cần quan tõm, chỳ ý một số vấn đề sau:
Một là: cụng ty cần xỏc định chớnh xỏc nhu cầu vốn lưu động thường xuyờn cần thiết tối thiểu, từ đú cú biện phỏp phự hợp huy động vốn đỏp ứng cho nhu cầu này, trỏnh tỡnh trạng thừa vốn gõy lóng phớ hoặc thiếu vốn ảnh hưởng xấu đến hoạt
động sản xuất kinh doanh của cụng ty, đồng thời đảm bảo vốn huy động được quyền kiểm soỏt.
Hai là: Sau khi xỏc định nhu cầu vốn lưu động, cụng ty cần xỏc đinh số vốn lưu động thực cú của mỡnh, số vốn thừa (thiếu) từ đú cú biện phỏp huy động đủ số vốn thiếu hoặc đầu tư số vốn thừa hợp lý từ đú giảm thấp nhất chi phớ sử dụng vốn lưu động, mặt khỏc cú thể đưa số vồn thừa vào sử dụng, từ đú nõng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Ba là: Mỗi khoản vốn cần cú định hướng sử dụng hợp lý:
Đối với cỏc khoản vốn chiếm dụng là nguồn vốn chủ yếu của cụng ty. Đõy là một con số rất lớn, một mặt thoả món nhu cầu sử dụng vốn của cụng ty, mặt khỏc đũi hỏi cụng ty phải cú kế hoạch quản lý, sử dụng, hoàn trả theo thời gian cụ thể nhất quỏn, khả thi, nhằm phỏt huy tớnh linh hoạt của nguồn vốn này, trỏnh tỡnh trạng bị động trong hoàn trả vốn sẽ gõy phỏt sinh nhiều chi phớ cho cụng ty.
Đối với khoản vốn vay ngắn hạn, tại thời điểm 31/12/2012 nguồn vốn này chiếm 3,79% trờn tổng vốn lưu động tương ứng với số tiền 4200000đ Nguồn vốn vay tương đối thoả món nhu cầu sử dụng trong năm. Tuy nhiờn, cụng ty cần lập kế hoạch huy động và sử dụng theo từng kỳ khỏc nhau, cú kế hoạch vay trả theo từng thời điểm.
Bốn là: Căn cứ vào kế hoạch huy động và sử dụng vốn lưu động cần điều chỉnh cho phự hợp với thực tế của cụng ty. Trong thực tế,cụng ty cú thể phỏt sinh những nghiệp vụ gõy thừa vốn hoặc thiếu vốn, do đú cụng ty cần phải chủ động cung ứng kịp thời, sử dụng vốn thừa hợp lý để đảm bảo sản xuất kinh doanh được liờn tục, hiệu quả.
Việc lập kế hoạch huy động và sử dụng vốn nhất thiết phải dựa vào phõn tớch chỉ tiờu kinh tế tài chớnh của kỳ trước kết hợp với dự tớnh tỡnh hỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng tăng trưởng trong kỳ tới và những dự đoỏn về nhu cầu của thị trường.
3.2.4. Quản lý và sử dụng cỏc khoản mục của nguồn vốn lưu động hữu hiệu hơn.
Vốn lưu động của Cụng ty bao gồm vốn bằng tiền, cỏc khoản phải thu, hàng tũn kho và vốn lưu động khỏc, cụng ty cần quản lý hữu hiệu hơn đối với cỏc khoản mục này.
3.2.4.1 Quản lý và sử dụng vốn bằng tiền.
Trong cụng tỏc quản lý vốn bằng tiền ở cụng ty, cụng ty vẫn chưa lập kế hoạch tiền mặt, đõy chớnh là hạn chế cơ bản trong việc xỏc định lượng dự trữ tiền mặt hợp lý. Vỡ vậy việc xỏc định mức tồn quỹ tối thiểu và lập kế hoạch tiền mặt là rất cần thiết đối với cụng ty. cụng ty cần phải lập bảng thu-chi ngõn quỹ và so sỏnh giữa thu và chi bằng tiền để tỡm nguồn tài trợ nếu thõm hụt ngõn quỹ, hoặc đầu tư ngắn hạn nếu
dư thừa ngõn quỹ, trong đú cú tớnh đến số dư bằng tiền đầu kỳ và cuối kỳ tối ưu. Chứ khụng nờn chỉ gửi cỏc khoản tiền dư thừa vào ngõn hàng như hiện nay vỡ tỷ lệ sinh lời của nú là rất thấp gõy ra sự kộm hiệu quả trong sử dụng vốn bằng tiền tại cụng ty.
Cú rất nhiều hỡnh thức đầu tư ngắn hạn khỏc nhau cú khả năng sinh lời cao mà cụng ty cú thể lựa chọn như cho vay, đầu tư chứng khoỏn, gúp vốn liờn doanh… Tuy nhiờn, một trong những hỡnh thức đầu tư thường được sử dụng đú là đầu tư chứng khoỏn cú tớnh thanh khoản cao đặc biệt là trong điều kiện hiện này khi thị trường chứng khoỏn Việt Nam đó đi vào hoạt động và gặt hỏi được những thành cụng nhất định. Khi cần thiết Cụng ty cú thể chuyển đổi những chứng khoỏn này ra tiền mặt.
Khi lập kế hoạch tiền mặt Cụng ty nờn lưu ý những vấn đề sau: - Xỏc định mức số dư tiền mặt phự hợp
- Thu thập và sử dụng tiền mặt một cỏch cú hiệu quả.
- Đầu tư tiền mặt dư thừa vào chứng khoỏn khả thị (khả mại).
Ba yếu tố trờn nếu được kết nối với qui mụ, kế hoạch sản xuất kinh doanh của cụng ty ở từng thời kỳ nhất định sẽ gúp phần quản lý tốt vốn bằng tiền cụng ty,sẽ trỏnh được ứ đọng hay thiếu hụt vốn, đưa khả năng sử dụng vốn lưu động của Cụng ty nờn cao.
3.2.4.2 Quản lý khoản phải thu.
Quản lý tốt cỏc khoản phải thu sẽ làm tăng tốc độ luõn chuyển của vốn lưu động, tạo điều kiện mở rộng quy mụ sản xuất kinh doanh, làm tăng doanh thu và lợi nhuận cho Cụng ty . Đồng thời, điều này cũn tạo uy tớn và thế đứng vững vàng cho cụng ty trờn thị trường trờn cơ sở thiết lập cỏc mối quan hệ tốt đẹp với bạn hàng, hạn chế khoản vốn bị chiếm dụng đến mức thấp nhất. Tuy nhiờn, việc quản lý cỏc khoản phải thu, phải trả cũng cần đảm bảo sao cho phự hợp lợi ớch giữa cỏc bờn với nhau.
Để thỳc đẩy tốc độ thu hồi cụng nợ,cụng ty cần chỳ ý đến cỏc vấn đề sau:
a. Tỡm hiểu rừ thực trạng nguồn vốn của cỏc cụng trỡnh mà cụng ty thi cụng.
Tại Cụng ty cổ phần vật liệu xõy dựng Viờn Chõu cũng như nhiều cụng ty xõy dựng khỏc, cỏc cụng trỡnh cú nguồn vốn đầu tư khỏc nhau sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thi cụng và cú quỏ trỡnh thanh quyết toỏn khỏc nhau.
Đối với cỏc cụng trỡnh cú vốn ngõn sỏch nhà nước cấp thỡ quỏ trỡnh thanh quyết toỏn phải chờ kết quả thẩm định giỏ trị khối lượng cụng việc hoàn thành bàn giao của cỏc cơ quan cú thẩm quyền, sau đú quỏ trỡnh thanh toỏn cũn cú thể bị chậm chễ do chờ chỉ tiờu kế hoạch của nhà nước hay cỏc bộ ngành…
Theo kinh nghiệm thực tế thi cụng qua cỏc năm tại Cụng ty cổ phần vật liệu xõy dựng Viờn Chõu, thỡ thường cỏc cụng trỡnh cú nguồn vốn ngoài ngõn sỏch nhà nước được thanh toỏn nhanh nhất, sau đú là cỏc cụng trỡnh do ngõn sỏch nhà nước cấp
phục vụ sử dụng kinh doanh, chậm chế nhất là cỏc cụng trỡnh cú vốn từ ngõn sỏch nhà nước dành cho phỳc lợi dõn sinh. Việc tỡm hiểu nguồn gốc nguồn vốn đầu tư cho cỏc cụng trỡnh mà cụng ty trỳng thầu như trờn sẽ giỳp cho cụng ty đề ra được phương ỏn thi cụng phự hợp, phương ỏn huy động vốn cho việc khởi đầu thi cụng cũng như kế hoạch thu hồi vốn sau này.
b. Thực hiện tốt cụng tỏc hoàn thiện hồ sơ quyết toỏn.
Hồ sơ quyết toỏn là cơ sở đầu tiờn trong quỏ trỡnh thu hồi vốn của mỗi cụng ty xõy dựng, nờn dự cú cần qua thẩm định hay khụng thỡ ngay từ bước khởi đầu này cụng ty cũng cần thực hiện tốt cụng tỏc hoàn thiện hồ sơ quyết toỏn với chủ đầu tư.
Đối với cỏc cụng trỡnh cú nguồn vốn ngõn sỏch nhà nước cấp thỡ ngoài việc hoàn thiện hồ sơ quyết toỏn thỡ Cụng ty cũn nờn thống nhất với chủ đầu tư về cơ quan thẩm định cụng trỡnh, trỏnh tỡnh trạng sau khi thi cụng và hoàn thiện hồ sơ quyết toỏn song cụng ty xin thẩm định tại một cơ quan cũn chủ đầu tư lại xin thẩm định tại một cơ quan khỏc… Ngoài ra cụng ty cũn cú thể lựa chọn phương ỏn thống nhất với chủ đầu tư thẩm định từng hạng mục cụng trỡnh, làm đến đõu kiểm tra đến đú trỏnh tỡnh trạng phỏ đi làm lại.
c. Nhất quỏn chớnh sỏch thu hồi cụng nợ.
Ngoài việc tỡm hiểu nguồn gốc vốn đầu tư và hoàn thiện hồ sơ quyết toỏn thỡ chớnh sỏch tớn dụng khỏch hàng là khõu quan trọng quyết định sự thành cụng của hai giải phỏp trờn, cụ thể là:
* Đối với khỏch hàng mới, ớt uy tớn: Cụng ty cần yờu cầu khỏch hàng cú thế chấp, ký cước bảo lónh, bảo đảm thanh toỏn của ngõn hàng hay một tổ chức cú tiềm lực về tài chớnh. Trờn cơ sở hợp đồng đó ký kết, nếu vi phạm sẽ phạt theo lói suất quỏ hạn đó thoả thuận trong hợp đồng.
* Với khỏch hàng truyền thống, khỏch hàng lớn, cú uy tớn: ỏp dụng hỡnh thức thanh toỏn trả chậm đến 30 ngày, tối đa là 60 ngày sau khi hoàn thành thủ tục bàn giao cụng trỡnh xõy lắp và 30 ngày nếu là cung cấp cỏc sản phẩm, dịch vụ.
* Khỏch hàng trong nội bộ cụng ty: Xỏc định dư nợ thường xuyờn với thời hạn thanh toỏn khụng quỏ 30 ngày đối với sản phẩm hàng hoỏ dịch vụ, khụng quỏ 60 ngày đối với sản phẩm xõy lắp, thường xuyờn đối chiếu bự trừ cụng nợ đối với cỏc khoản nợ đến hạn.
Ngoài ra, cụng ty cần tớnh toỏn tỷ lệ chiết khấu trong thanh toỏn để khuyến khớch khỏch hàng thanh toỏn sớm.
Thực tế tại Cụng ty cổ phần vật liệu xõy dựng Viờn Chõu, việc quản lý cỏc khoản phải thu, phải trả, nhất là đối với cỏc khoản quỏ hạn chưa được phõn tớch đỏnh giỏ một cỏch chớnh xỏc. Việc lập dự phũng chưa dựa trờn cơ sở phõn độ rủi ro dự
tớnh, số liệu chi tiết phản ỏnh trờn sổ kế toỏn chưa chớnh xỏc. Cụng ty cần đối chiếu xem xột cỏc khoản nợ quỏ hạn cú đỳng là khú đũi hay khụng và đỏnh giỏ chớnh xỏc cỏc khoản nợ khú đũi đó bị xoỏ sổ.
3.2.4.3. Tăng cường cụng tỏc quản lý và sử dụng hàng lưu kho.
Khoản mục này nhỡn chung được Cụng ty quản lý tương đối tốt. Song cũng cũn một số vấn đề cần giải quyết sau:
Một là: hàng lưu kho trong năm 2012 tăng về tỷ trọng và chiếm tỷ lệ cao, năm 2010 chiếm 29,96% trờn tổng vốn lưu động tương ứng số tiền 25.152.350.000 đ, năm 2011 chiến 44,45% tổng số vốn lưu động với số tiền 37.583.992.000đ. năm 2012 chiến 51,22% tổng số vốn lưu động với số tiền 64.784.970.000đ. cụng ty cần lưu ý quản lý khoản mục này nhằm hạn chế những thất thoỏt trong khõu dự trữ, giảm chi phớ bảo quản, đảm bảo thu hồi lượng vốn ứ đọng này.
Hai là: Nguyờn vật liệu là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giỏ thành xõy dựng nờn cụng ty cần phải quan tõm nhiều hơn nữa, để tăng cường tớnh kiểm tra, giỏm đốc vật tư, phũng kế toỏn cụng ty cần bố trớ nhõn viờn thường xuyờn theo dừi chi phớ vật tư tại cỏc đội cụng trỡnh, phũng kinh tế kỹ thuật cần bố trớ cỏn bộ quản lý cú kinh nghiệm về tổ chức, giỏm sỏt thi cụng tại cụng trường hỗ trợ cỏc đội trưởng về kỹ thuật, quản lý xõy dựng và lập kế hoạch thi cụng.
Ba là: Trong thi cụng đụi khi cụng ty phải ngừng thi cụng do phải chờ chỉnh sửa thiết kế, để cú thể phần nào khắc phục thiệt hại trong trường hợp này, trước khi thi cụng Cụng ty cần yờu cầu chủ đầu tư khảo sỏt thiết kế thật kỹ lưỡng. Bờn cạnh đú Cụng ty cần đưa ra những điều khoản cam kết thoả thuận cụ thể về trỏch nhiệm vật chất đối với việc làm chậm tiến độ thi cụng, lấy đú làm căn cứ yờu cầu chủ đầu tư cú trỏch nhiệm bồi thường đối với những tổn thất do ngừng thi cụng gõy ra.
Bốn là: Đối với sản phẩm kinh doanh dở dang: Cỏc cụng trỡnh, hạng mục cụng trỡnh sau khi đó khởi cụng xõy dựng cụng ty nờn tập trung nhõn lực, vật lực để đẩy nhanh tốc độ thi cụng, phấn đấu bàn giao cho chủ đầu tư đỳng và trước thời hạn của hợp đồng. Với những cụng trỡnh đó hoàn thành, cụng ty cần đẩy mạnh khõu xỳc tiến thẩm định để sớm được bàn giao cho chủ đầu tư. Trỏnh tỡnh trạng cụng trỡnh đó hoàn thành mà chưa được thẩm định bàn giao, làm ứ đọng vốn, tăng chi phớ bảo quản, lóng phớ nhõn cụng, vật tư.