Sự tồn tại của hệ thống chắnh quyền nhiều cấp ựòi hỏi mỗi cấp chắnh quyền phải có nguồn lực tài chắnh tương ứng ựể thực thi các hoạt ựộng ở cấp mình. Nói cách khác, mỗi cấp chắnh quyền (cấp TW, cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã) ựều phải có ngân sách riêng của mình, ựược thông qua theo những quy ựịnh của Hiến pháp hay pháp luật.
Phân cấp quản lý ngân sách không những tạo ra nguồn lực tài chắnh mang tắnh ựộc lập tương ựối cho mỗi cấp chắnh quyền chủ ựộng thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình, mà ựó còn là ựộng lực khuyến khắch mỗi cấp chắnh quyền và dân cư ở đP tắch cực khai thác các tiềm năng của mình ựể phát triển đP. Theo Bahwantray Mehta (1959) thì: ỘChừng nào chúng ta không ựảm bảo rằng các khoản chi cho những mục ựắch của chắnh quyền đP phải phù hợp với nhu cầu và mong muốn của nhân dân đP, trao cho họ quyền hạn thỏa ựáng và phân bổ cho họ nguồn tài chắnh thắch hợp thì chúng ta sẽ không bao giờ có thể
khơi dậy sự quan tâm và phát huy ựược sáng kiến của người dân đPỢ (Ngân hàng phát triển châu Á: Phục vụ và duy trì: Cải thiện hành chắnh công trong một thế giới cạnh tranh, Nxb. Chắnh trị quốc gia, Hà Nội, Tr 267).
Phân cấp quản lý ngân sách ựang trở thành chủ ựề ựược quan tâm hiện nay về cải cách hoạt ựộng của khu vực công ở ựa số các nước trên thế giới và là nội dung cốt lõi trong phân cấp hoạt ựộng quản lý của Nhà nước. Luật Ngân sách của các nước ựều có quy ựịnh cách thức phân chia nhiệm vụ, quyền hạn về ngân sách giữa các cấp chắnh quyền trong bộ máy Nhà nước.
Phân cấp quản lý ngân sách tạo cho mỗi cấp chắnh quyền đP sự chủ ựộng trong việc tạo lập và sử dụng các nguồn lực tài chắnh cho các hoạt ựộng quản lý Nhà nước ựược phân cấp. Nếu thiếu những quyền hạn nhất ựịnh về thu và chi ngân sách, mỗi cấp chắnh quyền đP khó có thể thực hiện ựược các nhiệm vụ, trách nhiệm quản lý hành chắnh Nhà nước ựược phân cấp. Tuy nhiên, ựi ựôi với việc phân cấp quản lý ngân sách, các nước ựều quan tâm thiết lập những mối quan hệ chặt chẽ giữa ngân sách của chắnh quyền TW và ngân sách của các cấp chắnh quyền đP.
Ở Việt Nam, xu hướng tăng cường phân cấp quản lý ựang ngày càng trở nên rõ nét. Trong bối cảnh chuyển ựổi từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường, Nhà nước TW thực hiện phân cấp ngày càng nhiều cho chắnh quyền đP trong các hoạt ựộng quản lý hành chắnh Nhà nước.
Việc phân cấp quản lý hành chắnh có các lợi ắch sau:
- Khuyến khắch chắnh quyền đP chủ ựộng triển khai thực hiện các quyết ựịnh của Nhà nước TW trên ựịa bàn.
- Tạo ựiều kiện cho nhân dân đP tự quyết ựịnh những vấn ựề có liên quan ựến ựời sống của họ.
- Giảm bớt gánh nặng của chắnh quyền TW, tập trung sức lực vào giải quyết những công việc tầm cỡ quốc giạ
đi ựôi với việc phân cấp quản lý hành chắnh, tất yếu phải thực hiện phân cấp ngân sách cho các cấp chắnh quyền đP ựể ựảm bảo nguồn lực tài chắnh cần thiết cho việc thực thi những nhiệm vụ nàỵ Việc ựể cho chắnh quyền mỗi cấp trực tiếp ựề xuất và bố trắ chi tiêu sẽ có hiệu quả cao hơn là sự áp ựặt từ trên xuống. đồng thời ựiều này còn khuyến khắch chắnh quyền đP phát huy tắnh ựộc lập, tự chủ, chủ ựộng, sáng tạo của đP trong phát triển KT-XH trên ựịa bàn.
Phân cấp quản lý ngân sách là cách tốt nhất ựể gắn các hoạt ựộng của NSNN với các hoạt ựộng KT-XH một cách thiết thực và cụ thể, nhằm tập trung ựầy ựủ, kịp thời các nguồn tài chắnh quốc gia và phân phối sử dụng chúng công bằng, hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả cao phục vụ các mục tiêu phát triển KT- XH của ựất nước. Phân cấp quản lý ngân sách ựúng ựắn và hợp lý không chỉ ựảm bảo phương tiện tài chắnh cho việc duy trì, phát triển hoạt ựộng của các cấp chắnh quyền Nhà nước từ TW ựến đP, mà còn tạo ựiều kiện phát huy ựược các lợi thế nhiều mặt của từng vùng, từng đP trong cả nước. Nó cho phép quản lý và kế hoạch hóa NSNN ựược tốt hơn, ựiều chỉnh hợp lý mối quan hệ giữa các cấp chắnh quyền cũng như mối quan hệ giữa các cấp ngân sách. đồng thời, phân cấp quản lý ngân sách còn có tác dụng phát huy vai trò NSNN như là một công cụ ựiều chỉnh vĩ mô nền kinh tế, góp phần thúc ựẩy phân cấp quản lý KT-XH ngày càng hoàn thiện.
Trong quá trình phát triển kinh tế thị trường, các hoạt ựộng KT-XH ngày càng ựa dạng, phức tạp, chắnh phủ TW không thể quản lý mọi hoạt ựộng một cách tập trung theo một khuân mẫu cứng nhắc, cũng như không thể giải quyết ựược vấn ựề phát sinh tại mỗi đP. Xu hướng chung là các nước ngày càng phân cấp nhiều hơn cho chắnh quyền đP trong quản lý hành chắnh cũng như trong lĩnh vực tài chắnh-ngân sách.
Tất nhiên ựi cùng với phân cấp quản lý ngân sách, nhiều vấn ựề có thể nảy sinh như mất công bằng, tham nhũng, tuỳ tiện, không ựảm bảo kỷ luật tài khoá tổng thể hay chắnh sách chiến lược quốc gia cũng cần ựược tắnh ựến và có giải pháp khắc phục.