CHƯƠNG III: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN SẢN PHẨM
3.3.2.3 Kế toán thanh toán với khách hàng
*) Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT): Do bộ phận kế toán bán hàng và theo dõi công nợ lập
thành 3 liên khi nhận được tiền thanh toán của khách hàng. Trên phiếu ghi đầy đủ các nội dung, thông tin sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ.
- Giấy báo có của Ngân hàng: Là chứng từ được gửi từ Ngân hàng để xác nhận
khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của DN. Đây là căn cứ để kế toán vào các sổ sách liên quan.
*) Tài khoản sử dụng và việc vận dụng tài khoản:
Tài khoản sử dụng: DN sử dụng tài khoản tổng hợp 131 “Phải thu của khách
hàng, 111 “Tiền mặt”, 112 “Tiền gửi ngân hàng” để hạch toán tổng hợp. Đối với
TK 131 thì DN đồng thời mở các tài khoản chi tiết theo từng khách hàng tùy theo yêu cầu quản lý của DN. Khi mở chi tiết, TK 131 sẽ được mã hóa là 131xx, trong đó xx là mã của khách hàng. Đối với các TK tiền thì DN chi tiết theo nội tệ và ngoại tệ để theo dõi. Việc hạch toán và ghi chép chi tiết được phân công cho bộ phận kế toán bán hàng và theo dõi công nợ thực hiện.
Vận dụng tài khoản: Khi hàng đã xác định bán, khách hàng chấp nhận thanh
toán thì kế toán ghi tăng khoản phải thu. Khi khách hàng thanh toán tiền, tùy theo hình thức thanh toán, kế toán định khoản:
Nợ TK 1111 :Thanh toán bằng tiền mặt (Tiền Việt )
Nợ TK 1121 : Thanh toán bằng chuyển khoản (Tiền Việt ) Cớ TK 131: Tổng giá thanh toán
*) Hệ thống sổ kế toán:
- Sổ Nhật ký sổ cái TK 131, 1111, 1121 : Được ghi chép hàng ngày kết hợp theo
trình tự thời gian và theo hệ thống căn cứ vào hóa đơn GTGT, Phiếu thu, giấy báo có của Ngận hàng. Trong đó thể hiện các chỉ tiêu: Tài khoản, tài khoản đối ứng, diễn giải, số tiền…
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua: Dùng để theo dõi việc thanh toán với khách hàng theo từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán.
- Báo cáo quỹ tiền mặt: Được ghi chép hàng ngày theo trình thự thời gian căn cứ
vào phiếu thu, phiếu chi…thể hiện được tình hình thu chi tiền mặt trong tháng của DN.
-Sổ tiền gửi ngân hàng: Được ghi chép hàng ngày theo trình tự thời gian căn cứ vào
giấy báo có, giấy báo nợ của Ngân hàng thể hiện được lượng tiền gửi ra vào trong tháng của DN.
Trình tự ghi chép:
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt thì kế toán căn cứ vào số thực nhận để viết phiếu thu tiền măt trên máy tính, số liệu sẽ được cập nhật vào sổ chi tiết thanh toán với người mua, Báo cáo quỹ tiền mặt, Nhật ký sổ cái TK 1111 và 131.
Khi khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán căn cứ vào giấy báo nợ của Ngân hàng để định khoản và nhập số liệu vào máy tính. Số liệu sẽ được cập nhật vào sổ chi tiết thanh toán với người mua, Sổ tiền gửi ngân hàng và Nhật ký sổ cái TK 1121, 131.
Cuối tháng đối chiếu kiểm tra số liệu giữa Báo cáo quỹ tiền mặt với Nhật ký sổ cái TK 1111. Sổ tiền gửi ngân hàng với Nhật ký sổ cái TK 1121.