Doanh nghiệp nên có chính sách làm đúng ngay từ đầu : Có nghĩa là mỗi công đoạn trong quá trình thực hiện hợp đồng đều được kiểm tra giám sát , đảm bảo chất lượng . Bộ máy này kiểm tra toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng . Từ thu gom hàng, sản xuất sản phẩm , đóng gói ....Vì vậy trước hết bộ phận phòng kỹ thuật tác vụ của doanh nghiệp cần đưa ra bản tiêu chuẩn kỹ thuật với chất lượng thành phẩm sau mỗi khâu thực hiện . Trong bản tiêu chuẩn kỹ thuật này sẽ quy định chất lượng thành phẩm ở mỗi công đoạn . Cán bộ , công nhân viên ở mỗi bộ phận có thể thực hiện theo tiêu chuẩn đã đề ra và tự kiểm tra được chất lượng thành phẩm có đạt quy định hay không .
Ngoài việc xây dựng bản tiêu chuẩn kỹ thuật trên bộ phận phòng kỹ thuật tác vụ phải thường xuyên trực tiếp kiểm tra , giám sát các bước thực hiện hợp đồng, đưa ra những chỉnh sửa sao cho phù hợp với từng điều kiện khác nhau .
Để tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận phòng kỹ thuật tác vụ tiến hành kiểm tra hàng xuất khẩu doanh nghiệp cần :
+ Bố trí , sắp xếp thành phẩm , hàng hóa theo lô, theo tên hàng và số hợp đồng sao cho phù phù hợp , thuận tiện cho việc kiểm tra .
+ Các bộ phận khác nhau phải chuẩn bị đầy đủ chính xác giấy tờ , thông tin phục vụ cho hoạt động kiểm tra , giám sát hàng xuất khẩu .
+ Cán bộ mặt hang phải nhanh chóng cung cấp thông tin do khách hàng yêu cầu thay đổi về sản phẩm cho bộ phận phòng kỹ thuật tác vụ cũng như bộ phận khác có liên quan .
+ Qúa trình bảo quản thực hiện nghiêm túc , trang thiết bị bảo quản , hệ thống nhà xưởng kho bãi đảm bảo chất lượng yêu cầu .