Để thích ứng với mọi hoàn cảnh của môi trường cạnh tranh, Công ty cổ phần thương mại Thiên Nam cần tạo lập một cơ cấu tổ chức hữu cơ, linh hoạt gắn liền với tổ chức hệ thống thông tin chính xác kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định, Một cơ cấu tổ chức hoàn thiện cho phép đảm bảo sự thích nghi của tổ chức với sự thay đổi của môi trường kinh doanh nhằm thực hiện các chiến lược, kế hoạch kinh doanh đã chọn. Trong cơ cấu tổ chức, Công ty cần xác định được các mối tương quan chiến lược, gồm xác định cấu trúc bộ máy, phân quyền và giao quyền, tạo ra các mối liên hệ trong cơ cấu và tất cả phải thích hợp với nhau để đáp ứng mục tiêu theo đuổi. Khi môi trường kinh
doanh thay đổi thì cơ cấu cũng cần có sự linh động không được cứng nhắc, phải luôn được cải tiến, đổi mới để thích ứng với các biến động đó.
Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thương mại Thiên Nam cần chú ý các yêu cầu sau:
- Tính thống nhất trong mục tiêu: cơ cấu tổ chức của công ty phải đảm bảo tạo điều kiện cho tất cả nhân viên trong công ty đều tham gia thực hiện, góp phần công sức vào các kết quả, mục tiêu của công ty.
- Tính tối ưu: cơ cấu tổ chức của công ty phải có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người (không thừa mà cũng không thiếu) để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các hoạt động cần thiết, giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất như vậy cơ cấu tổ chức sẽ mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của công ty.
- Tính tin cậy: cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của các thông tin được sử dụng trong công ty, nhờ vậy đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận, phòng ban trong công ty.
- Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với các tình huống bất ngờ xảy ra trong công ty cũng như ngoài môi trường kinh doanh.
- Tính hiệu quả: cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của công ty với chi phí nhỏ nhất.
- Để có được kết quả cao thì trong quá trình tổ chức cần tuân theo các nguyên tắc hoạt động:
+ Nguyên tắc xác định theo chức năng:
+ Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: trao quyền cho nhân viên tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả năng thực hiện các mục tiêu, kết quả mong muốn
+ Nguyên tắc bậc thang: tuyến quyền hạn từ trên xuống dưới cần rõ ràng, rành mạch,
+ Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc:
+ Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm: trách nhiệm về các hành động không thể lớn hơn, cũng không thể nhỏ hơn trách nhiệm nằm trong quyền hạn được giao phó,
+ Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: + Nguyên tắc quản lý sự thay đổi:
+ Nguyên tắc cân bằng:
Công ty cổ phần thương mại Thiên Nam nên thành lập thêm một số bộ phận chức năng như sau:
+ Cần thành lập bộ phận Marketting (bộ phận này có thể tách riêng hoặc là một bô phận thuộc phòng kế hoạch – kinh doanh) vì dù chỉ là việc tiếp cận dự án để tham gia tranh thầu cũng đòi hỏi khả năng marketing nhất định. Trong tương lai nếu mở rộng thị trường, quy mô hoặc tăng thêm chủng loại sản phẩm thì có thể thành lập phòng Marketing. Năng lực cạnh tranh trong đấu thầu phụ thuộc trực tiếp vào trình độ lập hồ sơ dự thầu vì vậy cần tổ chức điều tra môi trường đấu thầu và đây chính là nhiệm vụ của bộ phận Marketting. Đó là việc điều tra các điều kiện thi công, tự nhiên, kinh tế xã hội của các dự án. Điều tra về đặc điểm vị trí của hiện trường thi công như như vị trí địa lý, điều kiện địa hình, giao thông vận tải, thông tin liên lạc, điều kiện cung ứng vật tư nguyên vật liệu, giá cả, các điều kiện ăn ở, đi lại,…Nếu những thông tin điều tra đầy đủ và chính xác sẽ đảm bảo thắng lợi cho việc lập hồ sơ thầu cũng như tranh thầu.
Bên cạnh đó, bộ phận Marketting cần thực hiện các hoạt động cạnh tranh bằng cách sử dụng các công cụ giao tiếp, khuếch trương về Công ty. Để thực hiện chiến lược lôi kéo chủ đầu tư về Công ty, trước hết cần làm mọi cách để cho khách hàng, chủ đầu tư, tổng thầu biết được về sự hiện diện của Công ty trong thị trường thiết bị điện tử điện lạnh, trang thiết bị y tế, khoa học kỹ thuật (thị trường các sản phẩm điều hòa, thang máy, thiết bị y tế) với đầy đủ thông tin về địa điểm, tiềm lực, các sản phẩm, khả năng đảm bảo chất lượng công trình, giá cả chấp nhận được. Thông qua các hoạt động tiếp thị như quảng cáo, xúc tiến thương mại, Công ty có thể khơi dậy nhu cầu của những khách hàng tiềm năng, gây ấn tượng mạnh khi họ chưa ký hợp đồng với Công ty. Hiệu
quả hoạt động giao tiếp, khuếch trương thể hiện trước hết là nó thúc đẩy nhu cầu tiềm năng trở thành nhu cầu thật sự, biến khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng hiện thực,
Để bộ phận Marketting hoạt động có hiệu quả, việc quy định một khoản tài chính cho các hoạt động marketting như điều tra, thu thập thông tin, quảng cáo là một việc làm cần thiết và hợp lý.
+ Công ty nên thành lập phòng Quản lý chất lượng công trình: hiện nay việc quản lý chất lượng công trình thuộc phòng kỹ thuật, mới chỉ dừng ở mức theo dõi ghi chép tình hình thực hiện công trình, nhật ký công trường. Tình hình chất lượng công trình ở cả khâu thi công và khâu bảo hành đều chưa được giám sát chặt chẽ, việc thực hiện nhật ký công trường chỉ có tính chất hình thức và không thường xuyên. Trong xu thế hội nhập hiện nay, chất lượng công trình luôn được đề cao chính vì vậy công ty cần có quan tâm đúng mức tới vấn đề này.
+ thành lập thêm bộ phận hành chính văn thư với một số nhiệm vụ chủ yếu: - Tổ chức thực hiện quản lý nhân sự toàn Công ty.
- Phối hợp với Ban Giám đốc thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự cho Công ty.
- Tổ chức và phối hợp với các phòng ban khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và bồi dưỡng nhân viên.
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty. xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty, của các bộ phận và tổ chức thực hiện.
- Quản lý con dấu, đóng dấu văn bản theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu của Nhà nước.
- Tiếp nhận các loại công văn; phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu; chuyển giao công văn, tài liệu, báo cáo, hồ sơ đến các bộ phận liên quan.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ. Trên đây là một số giải pháp chuyên đề đóng góp trên cơ sở đã nghiên cứu tình hình thực tế và năng lực cạnh tranh hiện nay của Công ty cổ phần thương mại Thiên Nam. Muốn thực hiện thành công các giải pháp trên đòi hỏi sự nỗ lực, kiên trì và quyết tâm của cả Công ty. Để tạo môi trường và hành
lang pháp lý cho các doanh nghiệp nói chung và Công ty nói riêng nâng cao được năng lực cạnh tranh, Nhà Nước cũng cần có một số thay đổi bổ sung cho phù hợp hơn với tình hình kinh tế trong nước và thế giới.