máy hàng ngày. Máy tính sẽ tự động tính ra đơn giá và giá trị vật tư xuất kho trên mỗi phiếu xuất kho.
2.3/ Kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá
2.3.1/ Chứng từ kế toán sử dụng và thủ tục nhập xuất kho, kiểm kê NVL, CCDC CCDC
* Chứng từ và thủ tục nhập kho NVL, CCDC:
Tất cả NVL, CCDC do Công ty cấp và Điện Lực mua đều phải nhập kho, khi nhập kho phải có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của từng loại. Căn cứ vào tình hình thực tế của từng dự án hoặc từng hợp đồng, Điện Lực Thanh Hoá tiến hành nghiệm thu vật tư, hàng hoá khi giao hàng. Điện Lực Thanh Hoá tổ chức một Hội đồng nghiệm thu vật tư, hàng hoá thực hiện nghiệm thu vật tư nhập kho sau đó lập Biên bản nghiệm thu vật tư, Biên bản giao nhận hàng hoá với nhà cấp hàng và gửi cho phòng Vật tư vận tải. Các loại công cụ thông thường có giá trị sử dụng dưới 1 năm, số lượng ít, giá trị nhỏ hơn 5 triệu đồng một lần mua cho nhiều chủng loại (văn phòng phẩm, bulông, ốc vít…) thì không nhất thiết phải có Biên bản nghiệm thu vật tư.
Thủ kho và kế toán vật tư tiến hành kiểm tra số lượng, quy cách NVL, CCDC trên cơ sở các hoá đơn chứng từ nhận từ phòng Vật tư vận tải, nếu thấy khớp đúng sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho.
Kế toán vật tư căn cứ vào hồ sơ phòng Vật tư vận tải chuyển đến bao gồm các chứng từ: Biên bản nghiệm thu vật tư, Hợp đồng kinh tế, Giấy đề nghị mua vật tư (của phòng Vật tư vận tải), Hoá đơn GTGT, Hoá đơn cước phí vận chuyển (nếu có) … để hạch toán, lập phiếu nhập kho trên máy tính
theo quy định. Phiếu nhập kho được kế toán lập thành 3 liên, ký và ghi rõ họ tên vào cả 3 liên: 1 liên lưu ở phòng Tài chính - kế toán, 1 liên lưu ở phòng Vật tư vận tải và 1 liên lưu đơn vị nhập. Phiếu nhập kho được chuyển đến thủ kho, thủ kho sẽ ghi số thực nhập, ngày tháng năm nhập và ký tên vào phiếu nhập, đồng thời thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho xác định số lượng tồn kho để kế toán vật tư đối chiếu, ký xác nhận và nhận phiếu nhập xuất theo định kỳ. Người giao hàng ký tên khi giao hàng vào kho. Sau khi đã nhập kho vật tư, thủ kho ký vào phiếu nhập và chịu trách nhiệm giao phiếu nhập kho lại cho phòng Vật tư vận tải và giữ lại 1 liên để chuyển cho kế toán ghi chép vào sổ sách hạch toán.
Biểu số 2.1
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 04 tháng 3 năm 2008
Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL Ký hiệu: PS/2007B
Số: 0080820 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Acquy Tia sáng
Địa chỉ: Đại lộ Tôn Đức Thắng – TP Hải Phòng Số tài khoản:
MST: 02001684581
Họ tên người mua hàng: Anh Tới Tên đơn vị: Điện Lực Thanh Hoá
Địa chỉ: 98 Triệu Quốc Đạt TP. Thanh Hoá Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Bằng chuyển khoản MST: 01001004170091
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x2
1 Ácquy kim khí hiệu Phoenix 2V
– 60Ah, Vỏ nhựa ABS, có đầy đủ phụ kiện đầu nối
Bình 18 1.053.000 18.954.000
Cộng tiền hàng: 18.954.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.895.400
Tổng cộng tiền thanh toán: 20.849.400
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu tám trăm bốn mươi chín ngàn bốn trăm đồng chẵn. Người mua hàng (ký, họ tên) Người bán hàng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên)
Biểu số 2.2
Mẫu số: 01-VT
CÔNG TY ĐIỆN LỰC I
Điện Lực Thanh Hoá 98 Triệu Quốc Đạt
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày lập phiếu: 04/03/2008 Liên số: 1 – Lưu tài chính kế toán
Số: 0308K02 0001
Họ tên người giao hàng: Trịnh Văn Tới Theo:
Lý do nhập kho: HĐ 0080820 ngày 20/03/2008 Công ty CP Acquy Tia Sáng Nhập tại kho: Kho nhiệt, sắt thép
STT Mã vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tài khoản
Yêu cầu Thực nhập Nợ Có
1 51612206 Acquy kín 2V - 60Ah Bình 18 18 1.053.000 18.954.000 15222
Tổng thành tiền: 18.954.000
Tổng chi phí: 0
Tổng giá trị nhập (Bằng số): 18.954.000
Tổng giá trị nhập (viết bằng chữ): Mười tám triệu chín trăm năm mươi bốn nghìn đồng chẵn.
Nhập ngày 04 tháng 3 năm 2008 Người lập biểu (ký, họ tên) Phụ trách vật tư (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) UQ thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên)
* Chứng từ và thủ tục xuất NVL, CCDC:
Hàng quý, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, thiết kế dự toán được duyệt và tiến độ thi công của các hạng mục sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên, định mức tiêu hao và khả năng thực hiện các bộ phận trong nội bộ Điện Lực Thanh Hoá lập kế hoạch sử dụng vật tư trình duyệt lập. Trên cơ sở kế hoạch sử dụng vật tư hàng quý được duyệt và nhu cầu sử dụng thực tế, lập Phiếu đề nghị cấp vật tư (theo biểu ĐLLP6/QC 01*B.03) để phòng Vật tư vận tải làm thủ tục cấp phát cho các bộ phận sử dụng. Phiếu này được lập thành 2 liên, một liên do bộ phận sử dụng giữ, 1 liên chuyển lên cho kế toán vật tư làm căn cứ ghi phiếu xuất kho. Trường hợp xuất kho vật tư ngoài kế hoạch thì phải có sự phê duyệt của Thủ trưởng đơn vị kể cả trường hợp xuất vật tư để xử lý sự cố thì cũng phải được Thủ trưởng đơn vị phê duyệt để đáp ứng yêu cầu giải quyết khắc phục sự cố nhanh nhất, sau khi kết thúc sự cố, Đơn vị làm lại đúng thủ tục theo đúng quy định và ghi rõ lý do xuất vật tư.
Biểu số 2.3
CÔNG TY ĐIỆN LỰC I
ĐIỆN LỰC THANH HOÁ
GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ Kính gửi: Giám đốc Điện Lực Thanh Hoá
Căn cứ vào Quy chế phân cấp quản lý vật tư của Công ty Điện Lực I Căn cứ yêu cầu sử dụng vật tư của Chi nhánh điện Thọ Xuân
Căn cứ vào tồn kho của Điện Lực đến ngày 10/03/2008
Kính đề nghị Giám đốc và phòng vật tư vận tải cấp cho chi nhánh các loại vật tư sau:
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT đề nghị cấpSố lượng Ghi chú
43818090 Bulong mạ M18x70 Cái 40
51612206 Acquy kín 2V – 60Ah Bình 1
43514050 Bulong thép có đai ốc 14*50 Con 30
32022156 Ghíp nhôm 3 BL AC50 Bộ 48
Cộng X X
Duyệt
Kế toán vật tư nhận được các Giấy đề nghị cấp vật tư, tiến hành xem xét số lượng còn tồn kho, đồng thời tiến hành lập Phiếu xuất kho một lần cho số NVL, CCDC yêu cầu trong mỗi đợt. Phiếu xuất kho gồm 3 liên: 1 liên lưu phòng Vật tư, 1 liên lưu bộ phận sử dụng vật tư, 1 liên lưu phòng Tài chính - kế toán. Mẫu phiếu nhập - xuất theo đúng quy định của Bộ Tài chính và phù hợp với chương trình quản lý vật tư trên máy tính.
Sau khi kế toán vật tư lập phiếu ký duyệt chuyển cho đơn vị yêu cầu sử dụng nhận vật tư tại kho. Căn cứ phiếu xuất kho, thủ kho giao NVL, CCDC cho người nhận, ghi số thực xuất, ngày tháng năm xuất, thủ kho và người nhận cùng ký tên vào phiếu xuất. Định kỳ, thủ kho giao phiếu xuất kho cho phòng Tài chính - kế toán để đối chiếu so sánh và lập báo cáo nhập - xuất - tồn kho vật tư theo quy định.
Trường hợp xuất NVL, CCDC cho duy tu, sửa chữa lớn thì ngoài các thủ tục trên đơn vị sử dụng còn phải căn cứ vào tiên lượng dự đoán và tiến độ thực hiện để lập phiếu xuất kho.
NVL, CCDC xuất phục vụ dự phòng sản xuất, khắc phục sự cố, đột xuất… thì căn cứ vào kế hoạch vật tư dự phòng đã phê duyệt và nhu cầu thực tế của đơn vị sử dụng để xây dựng một lượng vật tư dự phòng trên cơ sở cân đối với tồn kho của đơn vị.
Biểu số 2.4
Mẫu số: 02-VT
CÔNG TY ĐIỆN LỰC I
Điện Lực Thanh Hoá 98 Triệu Quốc Đạt
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày lập phiếu: 10/03/2008 Liên số: 1 – Lưu tài chính kế toán
Số: 0308K02 0001
Họ và tên người nhận hàng: Hoàng Văn Hải Địa chỉ (bộ phận): Chi nhánh điện Thọ Xuân
Lý do xuất kho: SCTX – DT số 31 ngày 10/01/2008 lộ 671 TG Sao vàng
Xuất tại kho: Kho nhiệt, sắt thép
STT Mã vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tài khoản
Yêu cầu Thực xuất Nợ Có
1 2 3 4 43818090 51612206 43514050 32022156 Bulong mạ M18x70 Acquy kín 2V – 60Ah Bulong thép có đai ốc 14*50 Ghíp nhôm 3 BL AC50 Cái Bình Con Bộ 40 1 30 48 40 1 30 48 3.950 1.051.425 2.461,44 8.700 158.000 1.051.425 73.843 417.600 15222 15222 15222 15222 Tổng cộng (Bằng số): 1.700.868
Tổng giá trị xuất (viết bằng chữ): Một triệu bảy trăm nghìn tám trăm sáu mươi tám đồng
Xuất, ngày 10 tháng 3 năm 2008 Người lập biểu
Biểu số 2.5
Công ty Điện Lực I
ĐIỆN LỰC THANH HOÁ
BẢNG KIỂM KÊ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ TỒN KHO Thời điểm kiểm kê: 0h ngày 01 tháng 01 năm 2008
STT Tên khoản kho Theo kiểm kê Theo sổ sách Chênh lệch Ghi chú
1 TK 152 – Nguyên vật liệu 4.602.786.509 4.602.786.509 -
1.1 TK 15222– Nguyên vật liệu –
nguyên liệu, vật liệu phụ
3.333.726.381 3.333.726.381 - 1.2 TK 1523- Nguyên vật liệu – Phụ tùng 3.413.356 3.413.356 - 1.3 TK 1525- Nguyên vật liệu – Phế liệu 1.265.646.772 1.265.646.772 - 2 TK 153 – Công cụ, dụng cụ 694.583.511 694.583.511 - 2.1 TK 1531- Công cụ dụng cụ - Công cụ dụng cụ 694.583.511 694.583.511 - - Cộng 5.297.370.020 5.297.370.020 - Ngày 01 tháng 01 năm 2008 Người lập (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên)
* Chứng từ và thủ tục kiểm kê NVL, CCDC.
Cuối niên độ kế toán, Điện Lực Thanh Hoá thực hiện việc kiểm kê NVL, CCDC theo quy định của Nhà nước nhằm kiểm tra số lượng cũng như chất lượng NVL, CCDC trong kho và ghi nhận trong Biên bản kiểm kê theo từng kho. Với hệ thống quản lý NVL, CCDC được tổ chức chặt chẽ từ khâu cung ứng, bảo quản sử dụng với sự phối hợp giữa nhiều bộ phận chức năng trong đơn vị nên kết quả kiểm kê thực tế thường sát với ghi chép sổ sách, không xuất hiện các trường hợp thừa thiếu NVL, CCDC. Chính vì vậy mà tài khoản 1381, 3381 để ghi nhận các trường hợp chênh lệch sổ sách thường không xuất hiện trong các Báo cáo tài chính của Điện Lực Thanh Hoá. (Ví dụ qua số liệu ở Biểu số 2.5 trang 36)