Để đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh và duy tu sửa chữa, Điện Lực Thanh Hoá đã chủ động xây dựng một quy chế quản lý NVL, CCDC cũng như vật tư nói chung chặt chẽ ở tất cả các khâu từ cung ứng, dự trữ, bảo quản cho đến sử dụng nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ và đúng chất lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh, sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn.
Khâu cung ứng:
Việc tổ chức cung ứng được thực hiện theo đúng các quy định của Nhà nước và của ngành điện. Việc mua sắm NVL, CCDC do phòng Vật tư trực tiếp quản lý. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn, phòng kế hoạch sẽ lên kế hoạch mua sắm NVL,
CCDC nhằm đảm bảo đầy đủ số lượng và chất lượng NVL, CCDC cho quá trình sản xuất kinh doanh, sửa chữa trình Công ty Điện Lực I duyệt.
Việc mua sắm NVL, CCDC của Điện Lực Thanh Hoá nằm trong kế hoạch sản xuất kinh doanh, duy tu sửa chữa lớn được Công ty giao tuân thủ theo đúng nguyên tắc như sau:
Đúng chủng loại, số lượng NVL, CCDC theo như kế hoạch phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trường hợp mua sắm bằng hình thức đấu thầu, chào hàng cạnh tranh được thực hiện theo đúng thủ tục và trình tự quy định trong quy chế đấu thầu. Trường hợp mua sắm bằng hình thức mua sắm trực tiếp hoặc chỉ định thầu được xem xét kỹ lưỡng, tuân thủ đúng các điều kiện theo quy định của Nhà nước cùng với Quyết định kèm theo số 93 EVN/HĐQT-QLĐT ngày 4/4/2001 của Hội đồng quản trị EVN.
Khâu dự trữ:
Điện Lực Thanh Hoá rất chú trọng đến công tác dự trữ. Hiện nay đơn vị có hai kho NVL, CCDC được xây dựng tại Hàm Rồng (bao gồm kho điện và kho sắt thép, CCDC khác), đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật đối với từng chủng loại NVL, CCDC được lưu giữ và bảo quản tại đó. NVL, CCDC sau khi được nhập kho sẽ thuộc trách nhiệm bảo quản và quản lý của thủ kho. NVL, CCDC nhập kho được thủ kho hay bộ phận vật tư phân loại, sắp xếp đúng chỗ quy định chia thành các nhóm sản phẩm riêng, đảm bảo khoa học hợp lý cho bảo quản nguyên vật liệu cũng như thuận tiện cho việc theo dõi nhập, xuất kho và kiểm kê tồn kho. Mỗi loại NVL, CCDC đều có thẻ kho ghi số liệu nhập ban đầu, cập nhật số liệu nhập, xuất, tồn kho sổ sách và số liệu tồn thực tế qua các đợt kiểm kê.
Hàng kỳ, thủ kho có trách nhiệm báo cáo tình hình tồn kho, thực trạng về chất lượng NVL, CCDC cho các phòng ban liên quan gồm phòng vật tư vận tải, phòng kế hoạch đầu tư và phòng kế toán để có các phương án xử lý kịp
thời về dự trữ NVL, CCDC cũng như những hư hỏng xảy ra với NVL, CCDC để bổ sung dự trữ đầy đủ cho sản xuất kinh doanh, sửa chữa thường xuyên hay sửa chữa lớn và lập hồ sơ xử lý vật tư kém, mất phẩm chất theo đúng quy định của ngành.
Khâu sử dụng:
Quá trình sử dụng NVL, CCDC là sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng vật tư vận tải, phòng tài chính - kế toán, đơn vị sản xuất và thủ kho. Vật tư đã cấp ra khỏi kho thuộc trách nhiệm quản lý trực tiếp của bộ phận sử dụng. Khi có nhu cầu sử dụng NVL, CCDC bộ phận sử dụng lập Kế hoạch sử dụng NVL, CCDC hàng tháng, quý, năm, trình phòng kế hoạch đầu tư, phòng vật tư vận tải tập hợp. Định kỳ hoặc đột xuất đơn vị sử dụng vật tư căn cứ vào kế hoạch sử dụng đã được duyệt, lập Giấy đề nghị cấp vật tư chuyển cho phòng vật tư. Căn cứ giấy đề nghị cấp vật tư được duyệt, Kế toán vật tư tiến hành lập
Phiếu xuất kho và giao cho bộ phận lĩnh vật tư xuống kho để lĩnh vật tư. Phiếu xuất kho và phiếu đề nghị cấp vật tư được sử dụng làm căn cứ ghi sổ và được tổng hợp thông tin và luân chuyển đối chiếu so sánh giữa hai phòng tài chính - kế toán và vật tư vận tải. Tổng hợp tình hình sử dụng vật tư của kỳ trước (do phòng tài chính - kế toán và phòng vật tư vận tải cấp) là căn cứ để xây dựng kế hoạch thu mua NVL, CCDC cho kỳ tới cũng như theo dõi tình hình sử dụng NVL, CCDC tại các bộ phận sử dụng.