Thanh Hoá
2.1.1/ Đặc điểm NVL, CCDC và yêu cẩu quản lý tại Điện Lực Thanh Hoá
* Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, duy tu sửa chữa và xây dựng cơ bản. Đây chính là yếu tố không thể thiếu và chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí của các quá trình trên. Do vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu là một công tác rất quan trọng phải được quan tâm và tổ chức tốt để quá trình sản xuất kinh doanh, sửa chữa và xây dựng cơ bản tại Điện Lực Thanh Hoá đạt hiệu quả cao. Hạch toán nguyên vật liệu nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu, đồng thời là tiền đề cho hạch toán chi phí sản xuất, từ đó xác định kết quả kinh doanh của một kỳ. Công tác này chỉ có thể thực hiện trên cơ sở bám sát đặc thù của nguyên vật liệu tại đơn vị.
Ngành điện có những quy trình sản xuất kinh doanh riêng biệt, nên vật liệu của Điện Lực Thanh Hoá cũng có đặc điểm riêng. Vật liệu chủ yếu là những vật liệu chuyên ngành như công tơ, cáp, dây điện, dầu cách điện, hộp công tơ…
Vật liệu sau khi lắp vào công trình thì phần lớn sẽ ở ngoài trời, nếu chất lượng không được đảm bảo thì sẽ gây nên sự cố, do đó chất lượng vật liệu là đối tượng đang được quan tâm hàng đầu của ngành điện.
Vật liệu dùng cho công tác xây dựng các công trình điện, thi công sửa chữa các đường dây, phục vụ vận hành và kinh doanh bán điện an toàn liên tục… được phân loại theo sổ danh điểm vật liệu. Hiện nay, tại Điện Lực vật liệu được chia thành 5 nhóm chính:
• Nhóm 1: Vật liệu chính (TK 15221) - Bao gồm các loại vật tư chủ yếu để xây dựng các công trình điện, thi công sửa chữa các đường dây, công trình điện. Nhóm này chi tiết thành 495 loại vật liệu chính như cáp, dây, cầu giao, xà, đầu cốt, đầu cáp, cột, máy biến áp, dao cách ly…
• Nhóm 2: Nhiên liệu (TK 15218) – Bao gồm các loại dầu, mỡ, dầu cách điện, dầu máy biến thế, nhựa cách điện, xăng… Nhóm này chi tiết thành 56 loại vật liệu.
• Nhóm 3: Vật liệu phụ (TK 15222) - Bao gồm các loại Aptomat, TI, TU... Nhóm này chi tiết thành 294 loại vật liệu phụ.
• Nhóm 4: Công tơ (TK 15231) – Bao gồm các loại công tơ đo đếm điện 1 pha, 3 pha, hữu công, vô công, điện tử… Nhóm này chi tiết thành 160 loại vật liệu khác nhau.
• Nhóm 5: Vật liệu thu hồi (TK 1525) – Bao gồm các loại vật liệu đã cũ, thu hồi khi xây dựng mới, cải tạo công trình điện.
* Đặc điểm và phân loại công cụ dụng cụ:
Cũng như nguyên vật liệu, số lượng công cụ dụng cụ sử dụng và chủng loại công cụ dụng cụ tương đối nhiều nhằm đáp ứng được nhu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh, duy tu sửa chữa lớn và quản lý. Như vậy, những đặc điểm về NVL, CCDC và tình hình sử dụng làm Điện Lực Thanh Hoá đứng trước khó khăn là phải quản lý tốt tất cả các khâu từ lập kế hoạch thu mua, nhập kho, xuất kho và hạch toán chính xác từng loại đối với khối lượng khối
lượng NVL, CCDC lớn và đa dạng về chủng loại. Điều đó đòi hỏi đơn vị phải tiến hành đồng bộ các biện pháp quản lý cụ thể hiệu quả cho tổng thể các loại NVL, CCDC và từng loại nói riêng nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời và đảm bảo chất lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh và xây dựng cơ bản. Một trong những công việc đầu tiên giúp quản lý tốt và công tác kế toán vật tư đạt hiệu quả là tiến hành phân loại và đánh giá NVL, CCDC.
CCDC bao gồm nhiều loại, nhập kho chủ yếu do mua sắm… Xét về mục đích sử dụng có thể chia CCDC thành 3 nhóm chính theo mục đích sử dụng: dùng cho hoạt động sản xuất, duy tu sửa chữa và quản lý:
CCDC dùng cho sản xuất (công tác quản lý vận hành lưới điện) gồm: kìm kẹp chì, găng, ủng, sào cách điện, bút thử điện, dây da an toàn…
CCDC dùng cho công tác duy tu, sửa chữa gồm: palăng, tời, tó, teromet…
CCDC dùng cho công tác quản lý gồm: máy in, máy vi tính, thiết bị văn phòng…
Các chính sách liên quan đến CCDC thì áp dụng hoàn toàn như đối với NVL: Các thủ tục nhập - xuất kho, quy chế quản lý, kế toán chi tiết… và sẽ được trình bày cụ thể ở phần sau.
* Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Công tác quản lý NVL, CCDC được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và ngành. Bộ máy quản lý NVL, CCDC được tổ chức khoa học, hợp lý theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị. Việc tổ chức cung ứng được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành Điện. Từ khâu lập, duyệt kế hoạch, tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng phải đảm bảo phục vụ kịp thời và đạt hiệu quả cao nhất cho sản xuất kinh doanh, sửa chữa lớn và đầu tư xây dựng của đơn vị. Dự trữ NVL, CCDC phải tính toán chặt chẽ hợp lý, đảm bảo
được yêu cầu của sản xuất kinh doanh, sửa chữa lớn và xây dựng cơ bản nhưng không ứ đọng vốn. Đồng thời đối với quản lý NVL, CCDC cần đảm bảo việc nắm được kịp thời, đầy đủ thông tin về tình hình biến động NVL, CCDC, tình hình tồn kho để có kế hoạch sử dụng NVL, CCDC hiệu quả. Do đó đối với Điện Lực Thanh Hoá, những biện pháp quản lý chặt chẽ nhằm tránh không để hư hỏng, mất mát là rất cần thiết. Kho NVL, CCDC (kho kín và kho hở) đều phải có đầy đủ điều kiện kỹ thuật để đảm bảo vật tư được nguyên vẹn cả về số lượng và chất lượng trong suốt thời gian bảo quản tại kho.
Xuất phát từ những đặc điểm chung cũng như những đặc điểm riêng có của Điện Lực Thanh Hoá, ta thấy việc quản lý tốt khâu cung ứng, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC là điều kiện cần thiết để hạch toán chính xác, hợp lý NVL, CCDC và là điều kiện bảo đảm chất lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn, tiết kiệm chi phí, đạt hiệu quả cao nhất.