Để có được đội ngũ nhân lực phục vụ cho quá trình kinh doanh, Khách sạn Indochina II có hai nguồn tuyển mộ nhân lực như sau:
2.2.1.1. Với nguồn tuyển mộ bên trong khách sạn.
Nguồn này khách sạn chỉ dùng trong 2 trường hợp sau
Một là khi mộ bộ phận nào đó trong khách sạn thiếu người sẽ thông báo tuyển trong khách sạn, nhân viên bộ phận nào quan tâm báo cáo với người quản lý bộ phận mình và sẽ được người quản lý trực tiếp bộ phận cần tuyển phỏng vấn, kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn.
Đây là cách làm mà nhiều doanh nghiệp đã áp dụng, tuy nhiên nó chỉ tốt trong trường hợp nhân viên một bộ phận thì thiếu, một bộ phận thì thừa. Nếu không nhân viên bộ phận này chuyển sang bộ phận khác sẽ để lại khoảng chống cho bộ phận có nhân viên chuyển đi và tổ chức sẽ vẫn phải tuyển bên ngoài. Và trong đa số nhiều trường hợp nhân viên chỉ chấp nhận chuyển khi những chế độ ở bộ phận thiếu người tốt hơn bộ phận mình đang làm.
Hai là trong trường hợp cần tuyển những vị trí cao (như trưởng các bộ phận) Khách sạn thường thông báo trong nội bộ cho những nhân viên cấp dưới với những tiêu chuẩn đi kèm cũng như quyền lợi được hưởng, ai có khả năng thì ứng tuyển. Những vị trí này thường được phỏng vấn bởi những người cán bộ cấp cao, nhiều kinh nghiệm.
Hình thức này được nhiều nhân viên quan tâm nhưng với khách sạn có qui mô không lớn như Indochina thì cách làm này sẽ không làm mới nguồn nhân lực trong khách sạn. Mặt khác có thể gây ra những xung đột, bè phái trong nội bộ. Lãnh đạo cấp cao cần cân nhắc kỹ điều này trước khi ra quyết định tuyển người trong khách sạn nên làm những vị trí cao hơn Họ đang làm.
Hình thức này được khách sạn sử dụng trong các trường hợp như sau:
a- Qua người quen.
Với cách tuyển mộ qua người quen thì thông tin tuyển mộ được truyền trực tiếp qua người trung gian đến người định xin việc, nhưng có một điều là thông tin thường không đáng tin cậy, mà cách thông thường là người quen sẽ cho số điện thoại của người phỏng vấn tuyển chọn và hỏi trực tiếp những gì mà người đó cần biết trước khi nộp hồ sơ.
Với cách tuyển mộ này thì có thể tìm được ứng viên nhanh chóng, nhưng chất lượng tuyển mộ không cao, vì người giới thiệu có thể dựa vào quan hệ cá nhân mà giới thiệu chứ không quan tâm nhiều đến yêu cầu của vị trí tuyển dụng, rồi hiện tượng nể và tuyển người qua các mối quan hệ cá nhân xuất hiện, ảnh hưởng không tốt đến chất lượng nguồn nhân lực nói chung trong khách sạn.
b- Qua Internet.
Sử dụng hình thức này doanh nghiệp đăng tuyển qua các webside, qua đó giới thiệu sơ bộ về khách sạn, mô tả một chút về công việc, nêu những yêu cầu đối với ứng viên, và nói về những quyền lợi mà ứng viên sẽ được hưởng nếu trúng tuyển.
Hiện tại đây là cách tuyển mộ khá thông dụng mà hầu như doanh nghiệp nào khi có nhu cầu tuyển dụng cũng dùng cách này. Hiệu quả nó mang lại rất khả quan, đây cũng là cách mang lại cho khách sạn nguồn nhân lực chủ yếu nhất.
Tuy nhiên hiện tại các doanh nghiệp đăng tuyển trên các webside rất rộng rãi, do vậy để đạt được hiệu quả như mong muốn thì khách sạn cần có những chế độ về lương thưởng đủ để thu hút sự chú ý của lao động.
Mặt khác để việc thu hút các ứng viên qua mạng thì khách sạn cần có một bộ phận chuyên trách về tuyển dụng, những thông tin đăng lên mạng cần ngắn gọn nhưng lại có sức thu hút với ứng viên và tạo cho ứng viên cảm giác tin tưởng vào khách sạn ngay từ những thông tin đó. Nếu người đăng tuyển không chuyên nghiệp, tin tức đăng tuyển không gây thu hút thì việc đăng tuyển lại phản tác dụng rất lớn. Nếu các ứng viên đã mất lòng tin từ những thông tin đăng trên mạng thì khi khách sạn đăng tuyển bằng hình thức khác cũng khó mà gây sự thu hút với ứng viên.
c- Qua những sinh viên đến thực tập tại khách sạn.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, khách sạn cùng các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp phối hợp với nhau nhận các sinh viên về thực tập. Trong quá trình đó sẽ theo dõi năng lực thực hiện công việc của từng sinh viên, tạo điều kiện cho sinh viên thử việc nếu sinh viên muốn (sau thời gian thực tập).
. Đây là nguồn tuyển chọn khá tốt, sinh viên đã có chuyên môn, thực tập đúng chuyên ngành và đã có thời gian tìm hiểu về khách sạn, nên Họ rất nhanh chóng bắt nhịp được công việc tại khách sạn. Một số người còn rất nhanh được thăng chức, được gửi đi đào tạo tại những nơi có uy tín như các khách sạn lớn, các khoá học tại các trung tâm… để nâng cao chuyên môn đảm nhiệm những vị trí cao hơn.
Đây là đội ngũ nhân lực rất có tiềm năng nếu tổ chức biết cách sử dụng và đào tạo Họ.
Tất cả kế hoạch và phân tích công việc của khách sạn đều làm rất tốt, nhưng công tác tuyển mộ, tuyển chọn mới giữ một vai trò quyết định tới số lượng và chất lượng nguồn nhân lực của khách sạn, và cũng là quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của khách sạn. Bởi lẽ hoạt động kế hoạch hoá và phân tích công việc là chuẩn bị cho việc tuyển mộ, tuyển chọn.
Kế hoạch kinh doanh của Khách Sạn được lập từ đầu kỳ, Khách Sạn cũng biết
số lượng lao động cần phải có là bao nhiêu để phục vụ kế hoạch kinh doanh đó. Nhưng một điều Khách sạn làm chưa tốt là việc triển khai kế hoạch không nhất quán và triệt để. Vì đặc thù của ngành Khách sạn là kinh doanh theo mùa, dù thế nào thì lượng khách cũng sẽ đông nhất vào mùa hè, mùa du lịch, nên trong những thời vụ như vậy nhu cầu về nhân lực thường cao.
2.2.2 Quy trình công tác tuyển dụng tại Khách sạn trong 3 năm gần đây.(sơ đồ 2.2.2)
Quy trình tuyển dụng nhân lực tại khách sạn được tiến hành theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2.2 Quy trình tuyển dụng tại khách sạn Indochina II trong 3 năm gần đây.
chuẩn bị tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Nhận và xét duyệt hồ sơ
Phỏng vấn
Quyết định tuyển chọn
2.2.2.1 Công tác tuyển mộ.
Qui trình tuyển mộ tại Indochina là 2 bước đầu tiên trong qui trình trên.
Bước 1: Chuẩn bị tuyển mộ.
Khi có nhu cầu tuyển dụng, người quản lý trực tiếp sẽ làm đơn đề nghị với bộ phận nhân sự và cấp trên. Sau khi được duyệt đề nghị thì Bộ phận nhân sự sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị cho tuyển mộ, như đăng tuyển ở đâu, như thế nào, cần bao nhiêu đơn xin việc thì mới lựa chọn được số ứng viên khách sạn muốn tuyển…
Thông thường các trưởng bộ phận sẽ nắm được tình hình nhân lực của mình và đề nghị lên cấp trên, bộ phận nhân sự trước một tháng.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng.
Bộ phận nhân sự sẽ căn cứ vào lao động thiếu hụt từ các trưởng bộ phận gửi lên, và thông báo tuyển lao động trên các Webside, thông tin sẽ được bộ phận nhân sự soạn thảo và đăng tuyển…(thông tin về công việc, yêu cầu về ứng viên, quyền lợi ứng viên được hưởng…)
2.2.2.2 Công tác tuyển chọn.
Tuyển chọn nhân lực là quá trình quyết định lựa chọn ứng viên ưu thế trong tuyển mộ. Thông qua công tác tuyển chọn nhân lực, khách sạn có thể thu hút người lao động trong khách sạn hoặc từ ngoài khách sạn.
Qui trình tuyển dụng tại khách sạn sẽ được bắt đầu từ bước thứ 3 trong sơ đồ tuyển dụng ở trên.
Bước 3: Nhận và xét duyệt hồ sơ.
Hồ sơ bộ phận nhân sự yêu cầu đối với hầu hết các ứng viên tham gia dự tuyển bao gồm:
01 Sơ yếu lý lịch (có xác nhận của địa phương). 01 Bản sao chứng minh nhân dân.
01 Đơn xin việc viết tay.
01 Giấy khám sức khoẻ cấp Quận (huyện) trở lên. 01 Bản sao sổ hộ khẩu.
Các văn bằng chứng chỉ liên quan. (công chứng). 02 ảnh 4*6.
Sau khi đăng tuyển, nhà tuyển dụng sẽ nhận được những hồ sơ xin việc, và tiến hành xét duyệt hồ sơ theo những yêu cầu đã đăng tuyển.
Bước 4: Phỏng vấn.
Sau khi duyệt hồ sơ Bộ phận nhân sự sẽ liên hệ với những ứng viên vượt qua vòng tuyển mộ và hẹn lịch phỏng vấn.
Ứng viên sẽ phỏng vấn hai vòng liền, vòng một ứng viên sẽ gặp cán bộ tuyển dụng của phòng nhân sự. Cán bộ tuyển dụng sẽ hỏi ứng viên những câu hỏi liên quan đến tố chất, định hướng nghề nghiệp, phong cách, sở trường, mong muốn về lương và công việc…Đấy là những câu hỏi liên quan đến chuyên môn của phòng nhân lực để xác định ứng viên là người thế nào, trình độ ra sao? Những câu hỏi của cán bộ tuyển dụng được chuẩn bị trước phù hợp với từng đối tượng lao động.
Vòng hai ứng viên sẽ được phỏng vấn bởi người quản lý trực tiếp bộ phận mà ứng viên ứng tuyển. Ở vòng này chủ yếu ứng viên sẽ phải trả lời kỹ hơn những câu hỏi liên quan đến công việc, mức độ hiểu biết công việc thực tế như thế nào? Những câu hỏi này những người quản lý trực tiếp hầu như hỏi theo kinh nghiệm, những hiểu biết của mình để trắc nghiệm đánh giá năng lực ứng viên.
Bước 5: Ra quyết định tuyển dụng.
Sau buổi phỏng vấn trực tiếp, bộ phận nhân sự đã có những đánh giá của từng ứng viên về các khía cạnh mà từng vị trí yêu cầu. Trước khi ra quyết định tuyển dụng, cán bộ tuyển dụng và người quản lý sẽ họp và kiểm tra những kết quả về các ứng viên mà hai bên đã phỏng vấn. Hai bên cùng bàn bạc và đi đến thống nhất chọn ứng viên nào? Việc ra quyết định tại Indochina người quản lý trực tiếp lại đóng vai trò chủ yếu, vì quan điểm của ban lãnh đạo khách sạn, yếu tố khả năng thực hiện công việc trong tương lai đóng vai trò quyết định đến việc lựa chọn ứng viên. Người quản lý trực tiếp lại là người biết được điều này chính xác hơn Cán bộ tuyển dụng, vì Họ mới là người trực tiếp làm, kiểm tra, giám sát và có kinh nghiệm về công việc đó.
Sau khi họp bàn và đưa ra quyết định tuyển dụng với những ứng viên trúng tuyển, Cán bộ phòng nhân sự sẽ có trách nhiệm hẹn ứng viên ngày đến nhận việc. Kết quả tuyển dụng được thông báo công khai.
Bước 6: Bố chí công việc.
Đây là bước mà người quản lý sẽ tiếp nhận ứng viên trúng tuyển đến nhận việc và bố trí công việc cho Họ.
2.2.3 Một số ý kiến phân tích đánh giá qui trình tuyển dụng tại khách sạn
a- Những ưu điểm:
Với một khách sạn 3 sao qui trình tuyển dụng như trên không quá sơ sài. Các bước được thiết kế trước và trình tự thực hiện các bước được đảm bảo.
Khi có nhu cầu tuyển dụng thì mọi công tác chuẩn bị cho tuyển dụng, sự nhất quán giữa ban lãnh đạo và các bộ phận chức năng khá cao, chính vì thế mà qui trình được triển khai một cách nhanh chóng.
b- Những hạn chế trong qui trình trên.
Sơ đồ tuyển dụng trên tại Indochina cũng không quá sơ sài đối với một khách sạn có quy mô không lớn. Nhưng điều đáng nói là qui trình thì như vậy còn việc thực hiện quy trình thực tế như thế nào?
Ví dụ về một thông báo tuyển dụng của khách sạn như sau:
“Tuyển nhân viên làm việc tại Hà Nội, Khách sạn Indochina II số 40-42 Lò Sũ, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Số lượng tuyển: - 5 nhân viên buồng phòng. - 3 nhân viên lễ tân làm ca đêm.
Nhân viên làm việc sẽ được trợ cấp cơm trưa 500000d/ tháng (tuỳ vị trí). Mức lương thưởng xứng đáng theo năng lực,.
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, cơ hội thăng tiến, cơ hội học hỏi cao. Hưởng đầy đủ chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, bảo hiểm đúng theo luật lao động.
Thật thà, kinh nghiệm, chịu khó học hỏi và sự nhiệt tình sẽ được đánh giá cao. Tiếng Anh tốt là một lợi thế.
Hồ sơ gồm: - Sơ yếu lý lịch công chứng. - Giấy khai sinh
- Giấy khám sức khoẻ
- Bằng cấp liên quan nếu có.
- Các giấy tờ thiếu có thể bổ sung sau khi nhận việc. Liên hệ: Mr Tân 0983098089
Nộp CV online tại indochinahotel@gmail.com”.
(nguồn “tuyển dụng tại Khách sạn Indochina II năm 2011”, tìm kiếm trên gooogle.com)
Nhìn vào phần trích dẫn tuyển dụng như trên thì ta có thể nhìn thấy ngay ba phần quan trọng nhất của một thông tin tuyển dụng thì lại chưa thấy, đó là: Phần mô tả công việc cho từng vị trí chưa có (tức là những công việc mà người lao động phải làm khi đảm nhiệm một vị trí nào đó trong Khách sạn), phần nữa là mức lương tại từng vị trí, nhân viên tuyển dụng chỉ đăng “lương thưởng xứng đáng theo năng lực”, và thông tin về thời gian, ca kíp khi ứng viên được nhận vào làm cũng không có.
Nếu chỉ có thông tin như vậy thôi thì người lao động không thể yên tâm mà nộp đơn vào làm việc tại Khách sạn. Đây là ba yếu tố mà bất kỳ người lao động nào khi đi xin việc đều quan tâm thì Khách sạn lại không cung cấp thông tin. Điều này chứng tỏ các nhân viên làm về mảng nhân sự trong khách sạn trình độ chuyên môn còn hạn chế, yếu tố chuyên nghiệp chưa hề có trong mảng thông tin tuyển dụng trích dẫn như trên. Mặt khác, như phân tích ở trên, nguồn tuyển mộ qua Internet là nguồn chính của Khách sạn, nhưng với những thông tin được cập nhật mới nhất như trên thì chất lượng tuyển dụng nhân lực tại Khách sạn không thể đảm bảo số lượng một nguồn nhân lực, chứ chưa nói gì đến chất lượng nguồn nhân lực tại Khách sạn.
Thực tế còn cho thấy quá trình thực hiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Khách sạn lại không được tốt và quy củ như kế hoạch đã vạch ra, có rất nhiều hạn chế và bức xúc trong đội ngũ cán bộ nhân viên của khách sạn như:
Qua thăm dò ý kiến của một số nhân viên tại các bộ phận được biết Họ được tuyển chọn qua người quen, một số người khác được tuyển chọn theo qui trình trên nhưng vào làm việc lại thấy không thoả mãn, và luôn có tư tưởng tìm việc mới. Điều
này bắt nguồn từ quá trình trao đổi trực tiếp tại cuộc phỏng vấn tuyển chọn. Người tuyển chọn chưa cung cấp đầy đủ thông tin về thời gian, chế độ khi làm việc tại khách sạn đối với vị trí tuyển dụng Họ, dẫn đến tình trạng người lao động khi vào làm việc không hài lòng và ấn tượng không tốt về khách sạn.
Một thực tế nữa là vào thời gian cao điểm, nhiều nhân viên được tuyển vào một cách nhanh chóng và không đảm bảo yêu cầu của 3 bản như đã thiết lập được ở hoạt động phân tích công việc. Do đó nhiều nhân viên được tuyển vào không đáp ứng được yêu cầu công việc, không có chuyên môn nghiệp vụ nên làm việc không chuyên nghiệp, chậm và phong cách phục vụ khách chưa tốt.
Nhìn vào sơ đồ các bước thì khá tốt, nhưng quá trình thực hiện lại không chuyên nghiệp.
Quyết định tuyển dụng phần nhiều do cán bộ quản lý trực tiếp. Có lẽ đây là sai lầm lớn nhất của Indochina. Tuy người quản lý trực tiếp là người điều hành công việc trực tiếp, nhưng sẽ rất mâu thuẫn khi mà quá trình tuyển dụng lại do Bộ phận nhân sự phụ trách. Nếu như cán bộ của bộ phận này không am hiểu công việc thì nội dung phần đăng tuyển sẽ thế nào, trong khi đó khách sạn cũng có bản mô tả công việc, bản yêu cầu và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Để làm tốt công việc thì khả năng thực hiện công việc là một phần quan trọng nhưng không phải tất cả. Nếu không có chuyên môn